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Die Umstellung auf ein neues System erfordert sorgfältige Planung und Durchführung. Diese Anleitung führt Dich Schritt für Schritt durch den Migrationsprozess und zeigt Dir, wie Du alle wichtigen Daten und Funktionen erfolgreich übertragen kannst.

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Vorbereitung der Migration

Bevor Du mit der Migration beginnst, solltest Du alle notwendigen Daten aus Deinem bestehenden System exportieren. Die meisten Systeme bieten eine Exportfunktion für Kundendaten an.

Datenexport

  • Kundendaten (Name, Kontaktdaten)
  • Hundedaten (Name, Rasse, Alter)
  • Kurs- und Gruppendaten
  • Teilnahmehistorie
  • Mehrfachkarten und deren Guthaben
Falls Du mehrere Datenquellen hast (z.B. Excel-Dateien, andere Systeme), kontaktiere uns bitte. Wir unterstützen Dich gerne bei der Zusammenführung und Migration Deiner Daten.

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Import der Kundendaten

Die 123Hundeschule Software unterstützt den Import von Kundendaten im CSV- oder Excel-Format. Stelle sicher, dass Deine Daten folgende Mindestanforderungen erfüllen:

Pflichtfelder

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
Überprüfe die Daten vor dem Import auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Fehlerhafte Daten können zu Problemen bei der späteren Nutzung führen.

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Einrichtung der Kursstruktur

Nach dem Import der Kundendaten richtest Du die Kursstruktur ein. Dabei kannst Du zwischen verschiedenen Veranstaltungstypen wählen:

Veranstaltungstypen

  • Gruppen (regelmäßige Treffen)
  • Kurse (zeitlich begrenzte Einheiten)
  • Einzelveranstaltungen
Lege für jede Veranstaltung die Preise und Leistungen fest. Du kannst dabei zwischen Einzelbuchungen, Mehrfachkarten und Abonnements wählen.

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Mehrfachkarten und Abonnements

Mehrfachkarten und Abonnements sind wichtige Instrumente für die Kundenbindung. Bei der Migration dieser Elemente beachte folgende Punkte:

Mehrfachkarten Migration

  • Erfassung des aktuellen Guthabens
  • Dokumentation des Migrationszeitpunkts
  • Festlegung eines Stichtags für die Überprüfung
Erstelle eine interne Notiz bei jeder Mehrfachkarte, um den Migrationsprozess nachvollziehbar zu dokumentieren.

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Mitarbeiterverwaltung

Die korrekte Einrichtung der Mitarbeiter ist entscheidend für einen reibungslosen Betrieb. Lege für jeden Mitarbeiter ein Konto an und weise die passenden Rollen zu:

Mitarbeiterrollen

  • Administrator
  • Kursleiter
  • Rezeption
  • Buchhalter
Überprüfe die Berechtigungen jedes Mitarbeiters und stelle sicher, dass sie ihrem Aufgabenbereich entsprechen.

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Buchungsportal

Das Buchungsportal ist ein zentrales Element der 123Hundeschule Software. Bei der Migration kannst Du folgende Vorgehensweise wählen:

Migrationsstrategie

  • Schrittweise Aktivierung der Kurse
  • Temporäre Deaktivierung bei Bedarf
  • Manuelle Teilnahmeerfassung während der Übergangsphase
Bei größeren Hundeschulen empfehlen wir eine schrittweise Migration der Kurse, um die Kundenbetreuung optimal zu gewährleisten.

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Abschluss der Migration

Nach der Migration aller Daten und der Einrichtung der Strukturen, führe eine abschließende Überprüfung durch:

Checkliste

  • Vollständigkeit der Kundendaten
  • Korrekte Kursstruktur
  • Funktionierende Mehrfachkarten
  • Mitarbeiterzugänge
  • Buchungsportal-Funktionalität
Nimm Dir Zeit für die Kontrolle und Feinabstimmung der Daten. Eine gründliche Überprüfung spart später Zeit und vermeidet Unzufriedenheit bei den Kunden.