Abrechnung & Storno

Die Betreuung rechnet mit denselben Bausteinen ab wie deine Kurse: Rechnungen, Mehrfachkarten und Abonnements. Neu ist nur, wie sie zusammenspielen. Diese Seite erklärt, wann Geld fließt, wann eine Rechnung entsteht und was bei einem Storno zurückkommt.

​

Grundpreis und Zusatzleistungen

Prüfe am Aufenthalt zwei Bereiche getrennt:

1. Der Tagespreis (bzw. Nachtpreis): bezahlt per Einzelzahlung, Karte oder Abo.
2. Die Zusatzleistungen: Extras und automatische Zuschläge. Bei der Tagesbetreuung werden sie nach dem Aufenthalt berechnet, auch wenn der Tag über Karte oder Abo bereits gedeckt ist. Bei der Pension sind gewählte Extras und automatische Zuschläge im Buchungsbetrag enthalten. Greift ein Zuschlag erst nach der Buchung, etwa weil du beim Hund ein Merkmal nachträgst, kommt er beim Check-out auf eine eigene Rechnung.

Am Aufenthalt siehst du beides im Panel Abrechnung: den Abrechnungsstatus des Tages und darunter jede Zusatzleistung mit offen oder abgerechnet.

​

So wird der Tagespreis bezahlt

​

Einzelzahlung im Portal

Die Kund:in wählt Einzelzahlung, geht durch den Checkout und bezahlt über deine Zahlungsart, z. B. Stripe. Mit der Zahlung ist der Aufenthalt bestätigt und die Rechnung erstellt. Bei jedem Kauf legt das System intern eine Mehrfachkarte mit so vielen Einheiten wie Tage an und löst die Tage daraus ein – auch bei einem einzelnen Tag. Der Grund: Ein Kauf ergibt genau eine Rechnung. Storniert die Kund:in später einen Tag rechtzeitig, kommt die Einheit als Guthaben zurück, die Rechnung bleibt stehen, und der Tag lässt sich neu buchen. Diese internen Karten siehst du am Aufenthalt unter Zahlung, z. B. „Bezahlt über Karte »HuTa-Tag 3x Einzelbuchung« – Rechnung 2026-0142 bezahlt”.

​

Mehrfachkarte

Hat die Kund:in Guthaben auf einer passenden Karte, ist Guthaben nutzen vorausgewählt. Pro Tag wird eine Einheit eingelöst, die Buchung ist sofort verbindlich, ohne Checkout und ohne neue Rechnung. Karten kaufen Kund:innen im Portal beim Buchen oder du legst sie unter Allgemein > Mehrfachkarten an.

​

Abo

Bei einem Stammplatz legt das System die festen Tage automatisch an und markiert sie als bezahlt – egal ob die Kund:in ihn online gebucht oder du ihn unter Finanzen > Abonnements angelegt hast (siehe Stammplatz für Kund:innen anlegen). Die monatliche Abo-Rechnung läuft wie bei jedem Abo. Bei einem flexiblen Abo wählt die Kund:in Abo nutzen und bucht die Tage im Rahmen des Kontingents selbst. Über ein Abo gedeckte Tage bekommen keine automatischen Zuschläge. Das Abo ist eine Pauschale, Zuschläge preist du dort ein. Gewählte Extras werden dagegen auch bei Abo-Tagen nach dem Aufenthalt berechnet.

​

Reihenfolge beim Einlösen

Kommt ein Aufenthalt ohne Zahlung an, etwa aus einer bestätigten Anfrage oder weil du ihn selbst angelegt hast, prüft das System der Reihe nach:

1. Passendes Abo mit freiem Kontingent.
2. Passende Mehrfachkarte mit Guthaben. Karten gehören zur Kund:in und gelten für jeden ihrer Hunde. Bei der Pension entfällt dieser Schritt.
3. Sonst bleibt der Aufenthalt abrechenbar: Du erstellst die Rechnung selbst, oder das System stößt sie beim Check-out an.

​

Rechnungen im Backend

Aufenthalte, die abrechenbar geblieben sind, rechnest du an drei Stellen ab:

​

Fälligkeit der Rechnung

Standardmäßig ist eine Rechnung nach dem Zahlungsziel aus Einstellungen > Unternehmen fällig, gerechnet ab dem Rechnungsdatum. Steht dort 0, ist sie am Buchungstag fällig. Bei einer Pension, die Monate im Voraus gebucht wird, passt das oft nicht: Das Geld soll erst kurz vor dem Aufenthalt kommen. Dafür legst du am Angebot fest, wie viele Tage vor Beginn die Rechnung fällig wird:

1. Öffne Betreuung > Angebote und bearbeite das Angebot, z. B. deine Pension.
2. Trage im Reiter Buchungsregeln bei Rechnung fällig … Tage vor Beginn die Anzahl Tage ein, z. B. 14.
3. Speichere das Angebot.

Ab jetzt bekommt jede neue Rechnung zu diesem Angebot ein Fälligkeitsdatum, das so viele Tage vor der Anreise liegt. Bei Tagesbetreuung und Gassi-Service zählt der erste gebuchte Tag. Die Einstellung gilt für alle Preis-Varianten des Angebots. Darauf solltest du achten:

• Die Rechnung geht trotzdem sofort raus. Die Einstellung verschiebt nur das Fälligkeitsdatum, nicht den Versand.
• Kurzfristige Buchungen: Liegt die Anreise näher als die eingestellten Tage, gilt das Zahlungsziel aus den Unternehmenseinstellungen. Eine Rechnung wird nie früher fällig als dort eingestellt.
• Mehrere Aufenthalte auf einer Rechnung: Entscheidend ist die früheste Anreise. Das gilt für einen Warenkorb im Portal genauso wie für Rechnung erstellen über mehrere Aufenthalte.
• Online-Zahlung: Bezahlt die Kund:in direkt beim Buchen online, etwa per Karte, ist das Geld sofort da. Möchtest du den Geldeingang wirklich erst kurz vor der Anreise, bietest du für dieses Angebot nur Zahlung per Überweisung an.
• Bestehende Rechnungen bleiben, wie sie sind. Die Einstellung wirkt nur auf neue Rechnungen. Auch wenn du einen Aufenthalt später verschiebst, ändert sich das Fälligkeitsdatum einer bereits erstellten Rechnung nicht. Bei Bedarf passt du es unter Finanzen > Rechnungen über die Aktion Fälligkeit ändern an.

​

Anfragen und Abrechnung

Bei einer Anfrage wird nichts bezahlt. Mit Anfrage bestätigen löst das System eine vorhandene Karte oder ein Abo ein; sonst bleibt der Aufenthalt abrechenbar. Eine Rechnung entsteht beim Bestätigen nicht, die erstellst du separat oder sie kommt beim Check-out. Karten und Abos entstehen bei einer Anfrage nie automatisch; hast du eine Stammplatz-Anfrage zugesagt, legst du das Abo selbst an, der Generator erzeugt dann die Tage.

​

Storno

​

Was es kostet

Die Stornofrist steht an der gebuchten Leistung (Preise & Leistungen). Ohne gepflegte Frist ist der Storno immer kostenfrei. Ein rechtzeitig stornierter Aufenthalt wird Storniert, ein anteiliger Teilweise kostenpflichtig storniert, ein zu später Nicht erschienen. Was Kund:innen im Dialog sehen, steht unter Kundenportal.

​

Was zurückkommt

Anteiliges Storno bei der Pension: Das System nimmt die bisherige Einlösung bzw. die direkt verknüpfte Rechnung zurück. Anschließend rechnest du die anteilige Gebühr neu ab. Beispiel ohne Extras: Vier Nächte à 39 € kosten 156 €; bei 50 % Stornogebühr bleiben 78 € fällig. Die ursprünglichen 156 € und die 78 € werden nicht zusätzlich nebeneinander berechnet. Storno zum vollen Preis: Die bisherige Einlösung bzw. Rechnung bleibt bestehen. Ein noch nicht abgerechneter Grundpreis bleibt fällig; es kommt keine zweite Gebühr zusätzlich zum vollen Grundpreis hinzu. Jeder Storno entfernt außerdem die noch nicht abgerechneten Zusatzleistungen des Tages, denn der Hund war nicht da. Das gilt auch beim kostenpflichtigen Storno. Bereits abgerechnete Extras werden dadurch nicht automatisch gelöscht; prüfe sie zusammen mit der betroffenen Rechnung.

​

Storno durch dich

Unter Betreuung > Aufenthalte mit der Aktion Stornieren. Ohne Häkchen gilt die Stornofrist wie im Portal, mit Kostenfrei stornierst du unabhängig davon, etwa aus Kulanz oder weil du einen Hund abweist. Ein Grund erscheint am Aufenthalt und im Verlauf.

​

Hund nicht erschienen

Ein Hund, der nicht gebracht wurde, wird mit Als nicht erschienen markieren kostenpflichtig berechnet. Eine bereits eingelöste Karten-Einheit bleibt verbraucht. Jeden Abend um 20 Uhr erinnert dich eine E-Mail an Aufenthalte, die vorbei sind und nie eingecheckt wurden.

​

Stammplatz kündigen

Endet ein Stammplatz-Abo, storniert das System alle automatisch angelegten Tage nach dem Vertragsende kostenfrei. Fehltage während der Laufzeit werden nicht gutgeschrieben, rechtzeitig stornierte Tage bleiben ohne Extra-Kosten.

​

Beispiel: Karte, Extras und ein Storno

​

Häufige Fragen

Warum steht ein über Karte bezahlter Tag in der Liste „Offene Zusatzleistungen”? Weil der Tag bezahlt ist, die Extras aber nicht. Grundpreis und Zusatzleistungen werden getrennt betrachtet. Erstelle die Rechnung über die Liste. Kann ich eine Position einer Sammelrechnung stornieren? Nein. Sammelrechnungen werden ganz storniert. Bündle Tage deshalb erst nach dem Aufenthalt, oder verlasse dich auf die internen Karten, die einzelne Einheiten zurückgeben. Wie verkaufe ich ein flexibles Abo? Direkt beim Buchen. Ist das Abo Öffentlich und mit der Preis-Variante verknüpft, steht es im Buchungsportal unter Zahlungsweise neben Einzelzahlung und Mehrfachkarte zur Wahl; die gewählten Tage werden sofort aus dem frischen Kontingent gebucht. Bei der Buchungsart Stammplatz erscheint es bewusst nicht – dort gehören nur die Stufen mit festen Wochentagen hin. Kann ich eine Mehrfachkarte für die Pension anlegen? Nein. Ein Pensionsaufenthalt ist eine einzige Buchung über den ganzen Zeitraum – eine Karte würde für vierzehn Nächte genauso eine Einheit abziehen wie für eine. Bei Pensions-Varianten erscheint der Karten-Abschnitt deshalb gar nicht.

​

Verwandte Themen