Kurse

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Kann ich einen bereits bestehenden Kurs für neue Teilnehmer verwenden?

Ja, Du kannst den entsprechenden Kurs ganz einfach kopieren, ohne die Termine. Danach kannst Du den Kurs bearbeiten und neue Termine hinzufügen. Wenn Du den Kurs anschließend veröffentlichst, können sich neue Teilnehmer anmelden und erhalten automatisch eine Rechnung, gemäß Deiner Einstellungen.

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Wie kann ich einen Teilnehmer von einem Kurs in einen anderen Kurs umbuchen, ohne eine Stornierung vorzunehmen?

Um einen Teilnehmer von einem Kurs in einen anderen umzubuchen, ohne eine Stornierung vornehmen zu müssen, gehst du einfach zur Detailansicht des Teilnehmers. Dort findest du die Funktion zum Umbuchen, die es dir ermöglicht, den Teilnehmer unkompliziert in einen anderen Kurs zu verschieben. Auf diese Weise kannst du die Buchung ändern, ohne eine Stornierung oder Rechnungsstorno durchführen zu müssen. 🔄

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Wie kann ich veraltete Termine in einem kopierten Kurs löschen?

Wenn Du einen Kurs kopierst, werden die alten Termine mit übernommen. Um die veralteten Daten zu entfernen, gehe in den Reiter „Termine“ des entsprechenden Kurses. Stelle dort den Filter auf „Alle Termine“, damit auch die bereits vergangenen Termine angezeigt werden. Du kannst dann die alten Termine gezielt löschen, um die Übersicht aktuell zu halten.

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Wie kann ich sicherstellen, dass meine Kunden auch bei einem ‘Nicht erschienen’-Status Zugriff auf die Hausaufgaben und Handouts haben?

Wenn ein Kunde an einem Kurstag nicht erschienen ist, können sie dennoch auf die Hausaufgaben (Notizen) und Handouts (Dokumente) zugreifen. Der Systemstatus ‘Nicht erschienen’ wirkt sich nicht mehr auf den Zugriff auf diese Materialien aus.

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Wie kann ich laufende Termine bei fortlaufenden Kursen verwalten?

Beim Anlegen eines Kurses wird festgelegt, in welchem Intervall die Termine stattfinden sollen und wie viele Termine im Voraus erstellt werden. Wenn die ursprünglich angelegten Termine verbraucht sind, musst Du manuell neue Termine anlegen. Um neue Termine hinzuzufügen, gehe in die Gruppe und klicke auf „Termin hinzufügen“. Dort kannst Du das Intervall und die Anzahl der neuen Termine angeben.

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Was passiert, wenn ich einen Trainer in bestehenden Terminen ändere?

Wenn Du einen Trainer in bestehenden Terminen änderst, bleibt diese Änderung bestehen. Das System springt nicht automatisch zurück zum ursprünglichen Trainer. Du machst also alles richtig, indem Du den Trainer in den bestehenden Terminen änderst.

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Kann ich den Titel und Trainingsort in der Beschreibung eines Kurses dauerhaft ändern?

Ja, in der Gruppenbeschreibung kannst Du Titel, Ort und Uhrzeit frei anpassen, da es sich um Freitext-Felder handelt. Beachte jedoch, dass diese Änderungen nicht die tatsächlichen Termine beeinflussen. Wenn sich der Ort oder die Zeit dauerhaft ändern soll, musst Du dies auch in den einzelnen Terminen anpassen.

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Warum wird meine Teilnahmeübersicht nicht korrekt angezeigt, obwohl ich Teilnehmer eingetragen habe?

Die Teilnahmeübersicht zeigt 0/6 an, weil Kurse generell nur komplett buchbar sind. Das bedeutet, dass alle Teilnehmer:innen automatisch zu allen Terminen des Kurses eingetragen sind. Wenn du einzelne Teilnehmer:innen von den Terminen abgezogen hast, kann es sein, dass die Übersicht nicht aktualisiert wurde. Stelle sicher, dass alle Teilnehmer:innen korrekt in den Terminen eingetragen sind und entferne eventuell doppelte Einträge, um die Übersicht zu bereinigen.

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Kann ich Termine für Kurse auch einzeln buchen oder sind Kurse grundsätzlich nur komplett buchbar?

Kurse sind grundsätzlich nur komplett buchbar. Wenn du eine flexiblere Buchungsoption wünschst, wäre ein Gruppentraining möglicherweise besser geeignet. Hier kannst du jeden Termin einzeln anlegen und die Teilnehmer:innen gezielt einzelnen Terminen zuweisen. Du kannst in einem Buchungsvorgang mehrere Termine auswählen und die Kosten entsprechend anpassen.

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Warum wird mir bei Teilnehmern 3/6 angezeigt, obwohl bei einem Termin 4/6 steht und es auch 4 Teilnehmer waren?

Die Anzeige der Teilnehmeranzahl kann manchmal verzögert aktualisiert werden. Wenn Du gerade einen Teilnehmer hinzugefügt hast, könnte es sein, dass die Ansicht noch nicht aktualisiert wurde. Überprüfe, ob Du etwas an der Teilnehmerliste verändert hast, bevor die Anzeige aktualisiert wurde. Wir empfehlen, die Seite neu zu laden, um die aktuelle Anzahl der Teilnehmer anzuzeigen.

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Kann ich meine Kurse so gestalten, dass ein Einstieg jederzeit möglich ist?

Ja, Du kannst Deine Kurse flexibel gestalten, indem Du einen fortlaufenden Kurs anlegst. Bei diesem Modell können Teilnehmende jederzeit einsteigen und ab dem Einstiegsdatum eine festgelegte Anzahl von Terminen buchen, beispielsweise 6 Einheiten, zu einem festen Preis. Dies ist kein Abo und läuft nicht über das Kartensystem.

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Gibt es die Möglichkeit, digitale Inhalte direkt nach dem Kauf an Kunden zu versenden?

Ja, es gibt die Möglichkeit, digitale Inhalte wie Links zu YouTube oder Downloads von Materialien direkt nach dem Kauf zur Verfügung zu stellen. Hierzu solltest Du einen Kurs ohne festen Termin anlegen und eine Notiz mit den entsprechenden Inhalten im Kundenbereich erstellen. Diese Notiz wird den Kund*innen angezeigt, sobald der Kurs gebucht und bezahlt wurde. Wichtig ist, dass Du in der Kursbeschreibung darauf hinweist, dass die Inhalte erst nach dem Kauf sichtbar sind.

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Wie ändere ich den Beginn eines Kurses?

Um den Beginn eines Kurses zu ändern, gehe folgendermaßen vor:

1. Logge Dich in die 123Hundeschule Software ein und öffne den Kurs, den Du bearbeiten möchtest.
2. Klicke auf „Alle Termine anzeigen“. Standardmäßig siehst Du nur die zukünftigen Termine.
3. Suche den ursprünglichen ersten Termin und klicke auf „Bearbeiten“ neben diesem Termin.
4. In dem sich öffnenden Fenster kannst Du das Datum anpassen. Zum Beispiel auf den gewünschten neuen Starttermin.
5. Speichere die Änderungen. Das neue Startdatum wird dann automatisch übernommen und auch in der Kursbezeichnung aktualisiert.

Achte darauf, dass wenn alte Termine noch aufgeführt sind, diese zuerst gelöscht werden müssen, bevor Du den neuen Termin anlegen kannst, damit die Änderung korrekt übernommen wird.

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Wie kann ich die Stundenanzahl für die einzelnen Kurse darstellen?

Um die Anzahl der Stunden für einzelne Kurse sichtbar zu machen, solltest Du die Stundenanzahl manuell in die Kursbeschreibung einfügen. Beispiel: „In diesem Kurs erwarten Dich 6 Trainingseinheiten à 60 Minuten.“

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Wie kann ich einen stornierten Teilnehmer in meinem Kurs kennzeichnen?

Wenn eine Rechnung für einen Teilnehmer storniert wurde, musst du das manuell in der Kursdetailansicht tun. Setze den Teilnehmer einfach auf “storniert”. Falls das nicht möglich ist, überprüfe deine Berechtigungen oder mögliche Systemeinstellungen. Wenn du den Teilnehmer komplett aus dem Kurs entfernen möchtest, kannst du ihn löschen. Der Status “storniert” hilft jedoch, sichtbar zu machen, dass der Teilnehmer nicht mehr teilnimmt.

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Kann ich eine Buchung direkt eintragen und die Rechnung erst 4 Wochen vorher versenden?

Ja, das ist möglich! Du kannst Kunden manuell in einen Kurs eintragen und die Teilnahme auf „Abrechenbar“ lassen. Die Rechnung kannst du dann bei Bedarf später erstellen. Wenn die Buchung über das Buchungsportal erfolgt, kannst du die Leistung auf „nicht online buchbar“ stellen. Dadurch wird keine automatische Rechnung erstellt, sondern es kommt zunächst eine Anfrage. Diese kannst du dann manuell als verbindliche Teilnahme einbuchen.

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Wie kann ich nachträglich den Veranstaltungsort im Kurs ändern?

Um den Veranstaltungsort nachträglich im Kurs zu ändern, folge bitte diesen Schritten:

1. Erstelle einen neuen Trainingsort: Gehe zu Einstellungen → Trainingsorte und erstelle einen neuen Trainingsort, z. B. “Folgt per Mail”, ohne weitere Angaben.
2. Kurs bearbeiten: Gehe dann in den entsprechenden Kurs und bearbeite die einzelnen Termine, um den neuen Standort auszuwählen.

Wenn du einen neuen Kurs erstellst, kannst du den Standort “Folgt per Mail” direkt auswählen, und das System übernimmt diesen Standort automatisch für alle Termine.

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Wie archiviere ich einen Kurs, der auf Entwurf steht und wozu ist das sinnvoll?

Wenn ein Kurs abgeschlossen ist und die Rechnungen bereits geschrieben wurden, kannst Du ihn am besten archivieren. So bleibt alles übersichtlich, und der Kurs taucht nicht mehr in der aktiven Ansicht auf. Falls Du ihn später noch einmal benötigst, kannst Du ihn jederzeit wieder auf „Entwurf“ oder „aktiv“ setzen.

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Wie kann ich eine Mindest-Teilnehmerzahl für einen Kurs festlegen?

Aktuell gibt es leider keine Möglichkeit, eine Mindest-Teilnehmerzahl für einen Kurs festzulegen. Es existiert auch kein Automatismus, der Kurse bei Unterschreitung dieser Anzahl absagt. Wir haben dieses Feature jedoch auf unserer Liste für zukünftige Erweiterungen, und werden es in Betracht ziehen.

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Wie kann ich die Termine eines kopierten Kurses ändern?

Nachdem du einen Kurs kopiert hast, gibt es zwei einfache Möglichkeiten, die Termine zu ändern:

1. Kurs ohne Termine kopieren: Kopiere den Kurs ohne Termine und füge die neuen Termine manuell hinzu.
2. Kurs mit Terminen kopieren: Kopiere den Kurs mit bereits festgelegten Terminen, wähle alle Termine aus und klicke dann auf ‘Aktionen’ → ‘Termine bearbeiten’, um Änderungen an Zeit, Ort oder Trainer*in vorzunehmen.

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Wann kann ein Kunde einen Kurs stornieren, wenn ich eine Stornofrist von einem Tag eingebe?

Ein Kunde kann einen Kurs bis zu 24 Stunden vor dem Kursbeginn stornieren, wenn eine Stornofrist von einem Tag festgelegt ist. Das bedeutet, wenn der Kurs beispielsweise um 09:30 Uhr beginnt, sollte die Stornierung bis spätestens 09:29 Uhr des Vortages möglich sein. Stornierungen, die nach dieser Zeit erfolgen, sind nicht mehr kostenlos möglich und führen zu einer kostenpflichtigen Stornierung.

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Wie kann ich die Anzahl der angezeigten vergangenen Termine in der Kursübersicht anpassen?

Aktuell gibt es keine Möglichkeit, die Anzahl der angezeigten vergangenen Termine in der Kursübersicht selbst zu ändern.

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Wie kann ich einen Kurs als Teil eines Pakets anlegen?

Leider ist es derzeit nicht möglich, einen Kurs direkt als Teil eines Pakets anzulegen. Du kannst jedoch die gewünschten Leistungen für dein Paket individuell zusammenstellen und beispielsweise Kombinationen aus Gruppenkursen und Einzeltrainings nutzen.

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Wie kann ich einen abgeschlossenen Kurs reaktivieren oder einen neuen Kurs anlegen?

Beim Archivieren von Kursen behältst Du die Übersicht über abgeschlossene Kurse. Für die Wiederverwendung eines Kurses empfiehlt es sich, den Kurs zu kopieren und dabei die Termine nicht zu übernehmen. Dadurch wird eine neue Version des Kurses erstellt, in der keine alten Teilnehmer oder Termine enthalten sind. Wenn Du dem kopierten Kurs neue Termine hinzufügst, wird das Startdatum automatisch aktualisiert. Wenn Du einen archivierten Kurs reaktivierst und nur die Termine änderst, bleibt das ursprüngliche Startdatum bestehen, solange die alten Termine vorhanden sind. Alte Teilnehmer musst Du nur manuell löschen, wenn Du einen Kurs reaktivierst, nicht jedoch, wenn Du einen Kurs kopierst. Zusammengefasst:

• Archivieren: Gut für die Übersicht, aber nicht ideal für Wiederholungen.
• Kopieren (ohne Termine): Ideal für neue Kursrunden, da keine Teilnehmer oder alten Termine übernommen werden.

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Warum können meine Kunden nicht auf die Unterlagen von aktuell nicht laufenden Kursen zugreifen?

Der Grund, warum deine Kunden nicht mehr auf die Unterlagen zugreifen können, entsteht, wenn ein Kurs archiviert wurde. Sobald ein Kurs archiviert ist, sind die Inhalte für die Teilnehmer nicht mehr sichtbar.

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Wie werden die Kurse auf der Webseite sortiert und wie kann ich die Sortierung ändern/anpassen?

Die Kurse auf der Webseite werden derzeit nach dem Erstellungsdatum sortiert. Um die Reihenfolge der Kurse anzupassen, kannst du links in der Liste das Symbol mit den drei Strichen verwenden oder die Pfeile nach oben oder unten nutzen.

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Wie kann ich einen Kurs jeden ersten Samstag oder Sonntag im Monat anlegen?

Um einen Kurs jeden ersten Samstag oder Sonntag im Monat zu planen, gehe folgendermaßen vor:

1. Wähle beim Start der Gruppe den gewünschten ersten Samstag oder Sonntag des Monats aus.
2. Stelle das Intervall auf „Jeder erster [Wochentag] im Monat“ ein, z. B. „Jeder erster Samstag im Monat“.

So wird der Termin automatisch korrekt wiederholt.

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Warum werden Kurse, bei denen die Anmeldung bereits beendet ist, im eingebetteten Kalender nicht angezeigt?

Kurse, bei denen die Anmeldung bereits beendet ist, werden im eingebetteten Kalender nicht mehr angezeigt, um zu verhindern, dass Neukunden auf diese Kurse stoßen. Dies reduziert die Anzahl unnötiger Anfragen zu bereits gestarteten oder vollen Kursen. Bestehende Teilnehmer können jedoch alle ihre gebuchten Termine wie gewohnt in ihrem persönlichen Kundenbereich einsehen.

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Wie kann ich im Kalender sehen, um wievielten Termin es sich im Kurs handelt?

Aktuell ist die Anzeige der Terminnummer im Kalender (zum Beispiel 1/5) geplant und wird in einem zukünftigen Update verfügbar sein. Bitte behalte die Software im Auge, um die neuen Funktionen zu nutzen!

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Ist es möglich, für Kurse und Veranstaltungen mehr als einen Trainer anzulegen?

Aktuell ist es leider nicht möglich, mehr als einen Trainer für Kurse oder Veranstaltungen gleichzeitig einzutragen. Du kannst jedoch in deinem Beschreibungstext vermerken, dass noch ein weiterer Trainer dabei sein wird.