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Die Zoom-Integration ermöglicht dir, Videokonferenz-Links direkt aus 123Hundeschule heraus zu erstellen. Besonders für Online-Trainings, Beratungsgespräche oder hybride Kursformate ist diese Integration ein echtes Zeitersparnis.

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Voraussetzungen

Um die Zoom-Integration nutzen zu können, benötigst du einen aktiven Zoom-Account. Ein kostenloser Zoom Basic-Account reicht aus, wobei hier Zeitlimits für Meetings gelten können.
  • Ein Zoom-Account (Basic oder höher)
  • Zugang zu 123Hundeschule mit Administratorrechten
  • Berechtigungen zur Verbindung von Drittanbieter-Apps in deinem Zoom-Konto

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Einrichtung der Zoom-Integration

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1. Zoom in 123Hundeschule verbinden

  1. Melde dich in deinem 123Hundeschule-Konto an.
  2. Navigiere zu Einstellungen > Erweiterungen.
  3. Wähle Zoom aus und klicke auf Konfigurieren.
  4. Klicke auf die Aktion “Mit Zoom verbinden”.
  5. Du wirst zu Zoom weitergeleitet – melde dich dort an und erlaube den Zugriff.
  6. Nach der erfolgreichen Verbindung wirst du zurück zu 123Hundeschule geleitet.
Nach erfolgreicher Verbindung wird die Integration automatisch aktiviert. Du kannst die Verbindung jederzeit mit “Verbindung testen” überprüfen.

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2. Verbindung testen

Nach der Einrichtung empfehlen wir, die Verbindung zu testen:
  1. Bleibe in der Zoom-Konfiguration.
  2. Klicke auf “Verbindung testen”.
  3. Bei Erfolg erhältst du die Bestätigung “Die Verbindung ist aktiv.”
Falls der Test fehlschlägt, wurde die Verbindung automatisch getrennt. Verbinde dich in diesem Fall erneut mit Zoom.
Bei Problemen mit der Einrichtung findest du weitere Hilfe im Abschnitt Fehlerbehebung.

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Funktionsweise

Sobald die Zoom-Integration aktiviert ist, kannst du für einzelne Trainingstermine Zoom-Meetings erstellen.

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Zoom-Meeting für einen Termin erstellen

Voraussetzung: Die Zoom-Integration muss verbunden und aktiv sein. Der Termin, für den du ein Meeting erstellen möchtest, muss bereits angelegt sein.
  1. Öffne den gewünschten Termin (z.B. ein Einzeltraining).
  2. Wähle unter Aktionen die Option “Zoom Meeting erstellen”.
  3. Das Meeting wird automatisch mit folgenden Daten angelegt:
    • Thema: Name der Leistung + Name des Kunden/der Kundin
    • Startzeit: Datum und Uhrzeit des Termins
    • Dauer: Automatisch berechnet aus Start- und Endzeit
    • Zeitzone: Wird aus deinen Systemeinstellungen übernommen
Nach der Erstellung wird der Zoom-Link direkt im Termin gespeichert und ist sofort verfügbar.
Nach der Meeting-Erstellung findest du den Zoom-Link in den Termin-Details:
  • Zoom Link: Der Beitrittslink, den du mit deinen Kund:innen teilen kannst
  • Der Link ist kopierbar – ein Klick auf das Kopieren-Symbol übernimmt den Link in die Zwischenablage
Sobald für einen Einzeltermin ein Zoom-Meeting erstellt wurde, sehen deine Kund:innen den Beitritts-Link automatisch an mehreren Stellen. Du musst dafür keine Vorlage anpassen und nichts zusätzlich versenden. Terminerinnerung per E-Mail Die automatische Terminerinnerung enthält direkt unter dem Termindatum den Hinweis “Dein Termin findet online über Zoom statt” mit dem klickbaren Link “Am Zoom-Meeting teilnehmen”. Wurde für das Meeting ein Passwort vergeben, erscheint es eine Zeile darunter. Kundenportal – Terminübersicht Auf der Startseite des persönlichen Bereichs zeigt der Online-Termin den Button Zum Zoom-Meeting. Wird ein Passwort verwendet, steht es als kleiner Hinweis direkt darunter. Kundenportal – Meine Teilnahmen Unter Meine Teilnahmen > Meine Einzeltermine wird jeder Online-Termin mit einer blau hinterlegten Hinweisbox und Video-Symbol gekennzeichnet. Darin sind der Beitritts-Link und – falls vorhanden – das Zoom-Passwort hinterlegt. Abonnierter Kalender (Apple, Google, Outlook) Wenn deine Kund:innen ihren persönlichen Kalender abonniert haben, enthält die Beschreibung jedes Online-Termins den Zoom-Link und das Passwort. Damit lässt sich das Meeting direkt aus dem Kalendereintrag in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook öffnen.
Die Anzeige greift ausschließlich für Einzeltermine mit aktivem Zoom-Meeting. Bei Kursen, Gruppen und Veranstaltungen ohne Zoom-Anbindung sehen Kund:innen weiterhin nur die normalen Termininformationen.
Voraussetzung: Für den jeweiligen Termin muss ein Zoom-Meeting erstellt worden sein. Der Platzhalter {zoom-link} muss in der verwendeten Textvorlage hinterlegt sein.
Zusätzlich zur automatischen Anzeige im Kundenportal und in der Terminerinnerung kannst du den Zoom-Link in eigenen Textvorlagen (z. B. einer individuellen Terminbestätigung oder einer Nachfass-Mail) einbinden:

Platzhalter für Textvorlagen

Verwende den Platzhalter {zoom-link} in deinen Textvorlagen, um den Zoom-Link automatisch in E-Mails oder Benachrichtigungen einzufügen.
Beispiel für eine Terminbestätigung: 
Hallo {vorname},

hier ist dein Zoom-Link für unser Training am {datum}:

{zoom-link}

Bis bald!
Der Platzhalter wird nur ausgefüllt, wenn für den Termin ein Zoom-Meeting erstellt wurde. Andernfalls bleibt das Feld leer.

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Anwendungsfälle

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Online-Einzeltraining

Ideal für Beratungsgespräche oder Trainings, bei denen deine Kund:innen nicht vor Ort sein können:
  1. Erstelle einen neuen Einzeltraining-Termin
  2. Erstelle das Zoom-Meeting über die Aktionen
  3. Versende die Terminbestätigung mit dem Zoom-Link

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Hybrid-Kurse

Für Kurse, bei denen Teilnehmer:innen wahlweise vor Ort oder online teilnehmen können:
  1. Erstelle für die einzelnen Termine Zoom-Meetings
  2. Teile den Zoom-Link mit den Online-Teilnehmer:innen
  3. Führe den Kurs sowohl vor Ort als auch via Zoom durch

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Erstgespräche

Nutze Zoom für unverbindliche Kennenlerngespräche mit potenziellen Neukund:innen:
  1. Erstelle einen Termin für das Erstgespräch
  2. Generiere den Zoom-Link
  3. Versende den Link an die:den Interessent:in

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App entfernen

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Zoom-Integration in 123Hundeschule trennen

Falls du die Zoom-Integration nicht mehr benötigst:
  1. Navigiere zu Einstellungen > Erweiterungen > Zoom.
  2. Klicke auf “Verbindung trennen”.
  3. Bestätige die Trennung.

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Zoom-App über den Zoom Marketplace entfernen

Du kannst die App auch direkt über deinen Zoom-Account deinstallieren:
  1. Melde dich im Zoom App Marketplace an.
  2. Navigiere zu Manage > Installed Apps.
  3. Suche nach 123Hundeschule und klicke auf Uninstall.

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Was passiert bei der Trennung?

Wenn du die Zoom-Integration trennst oder die App deinstallierst:
  • Autorisierung wird widerrufen: 123Hundeschule verliert sofort den Zugriff auf dein Zoom-Konto. Alle gespeicherten Zugangstokens (OAuth-Tokens) werden gelöscht.
  • Keine neuen Meetings: Du kannst keine neuen Zoom-Meetings mehr über 123Hundeschule erstellen.
  • Bestehende Meetings bleiben erhalten: Bereits erstellte Zoom-Meetings in deinem Zoom-Account werden nicht gelöscht und bleiben weiterhin nutzbar.
  • Zoom-Links in Terminen: Bereits gespeicherte Zoom-Links in deinen Terminen bleiben sichtbar, funktionieren aber weiterhin nur, solange das Meeting in Zoom existiert.
  • Platzhalter: Der Platzhalter {zoom-link} in Textvorlagen wird für neue Nachrichten nicht mehr befüllt.

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Löschung von Nutzerdaten

Bei der Trennung der Integration werden folgende Daten aus 123Hundeschule gelöscht:
  • OAuth-Zugangstokens (Access-Token und Refresh-Token)
  • Zoom-Benutzer-ID und zugehörige Kontoinformationen
Zoom-Meeting-Links, die in Terminen gespeichert wurden, verbleiben als Text in deinen Termindaten. Diese enthalten keine sensiblen Zugangsdaten.
123Hundeschule speichert keine Zoom-Meeting-Aufzeichnungen, Chat-Verläufe oder andere Inhalte aus deinem Zoom-Konto. Es werden ausschließlich die für die Meeting-Erstellung notwendigen Daten verarbeitet.
Die Trennung kann nicht rückgängig gemacht werden. Um die Integration erneut zu nutzen, musst du die Verbindung unter Einstellungen > Erweiterungen > Zoom neu einrichten.

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Fehlerbehebung

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Verbindung schlägt fehl

Falls die Verbindung zu Zoom nicht hergestellt werden kann:
  1. Stelle sicher, dass du in deinem Zoom-Account angemeldet bist.
  2. Überprüfe, ob du die erforderlichen Berechtigungen in Zoom erteilt hast.
  3. Lösche den Browser-Cache und versuche die Verbindung erneut.
  4. Falls du einen Firmen-Zoom-Account nutzt, prüfe ob dein Zoom-Administrator die Installation von Drittanbieter-Apps erlaubt hat.

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Zoom-Meeting kann nicht erstellt werden

Falls die Meeting-Erstellung fehlschlägt:
  1. Teste die Verbindung unter Einstellungen > Erweiterungen > Zoom > Verbindung testen.
  2. Falls der Test fehlschlägt, trenne die Verbindung und richte sie erneut ein.
  3. Stelle sicher, dass dein Zoom-Account noch aktiv ist.
Falls der Platzhalter {zoom-link} nicht ausgefüllt wird:
  1. Prüfe, ob für den betreffenden Termin ein Zoom-Meeting erstellt wurde.
  2. Der Platzhalter funktioniert nur, wenn ein aktives Zoom-Meeting mit dem Termin verknüpft ist.
Falls Kund:innen den Link nicht im persönlichen Bereich, in der Terminerinnerung oder im abonnierten Kalender sehen:
  1. Prüfe in der Termin-Detailansicht, ob ein Zoom Link hinterlegt ist. Steht dort kein Link, wurde noch kein Meeting erstellt – führe die Aktion “Zoom Meeting erstellen” aus.
  2. Die automatische Anzeige greift ausschließlich für Einzeltermine. Bei Kurs-, Gruppen- oder Veranstaltungsterminen wird der Link nicht automatisch eingeblendet.
  3. Beim abonnierten Kalender kann es einige Minuten dauern, bis das Kalenderprogramm den aktualisierten Termin abruft. Im Zweifel im Kalenderprogramm manuell aktualisieren.

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Häufige Fragen

Brauche ich einen kostenpflichtigen Zoom-Account? Nein, die Integration funktioniert auch mit dem kostenlosen Zoom Basic-Account. Beachte jedoch, dass bei Gruppenanrufen mit mehr als zwei Personen ein 40-Minuten-Limit gilt. Für längere Trainings empfehlen wir einen Zoom Pro-Account.
Kann ich bestehende Zoom-Meetings verknüpfen? Aktuell werden Meetings direkt über 123Hundeschule erstellt. Das Verknüpfen bestehender Meetings aus deinem Zoom-Account ist nicht möglich.
Was passiert, wenn die Verbindung abbricht? Falls dein Zoom-Zugang abläuft oder widerrufen wird, wird die Integration automatisch deaktiviert. Du kannst dich jederzeit erneut verbinden, indem du die Einrichtungsschritte wiederholst.
Werden die Zoom-Meetings automatisch gelöscht? Nein, erstellte Meetings verbleiben in deinem Zoom-Account. Wenn du einen Termin in 123Hundeschule löschst, wird das zugehörige Zoom-Meeting nicht automatisch entfernt.
Kann ich für Gruppentermine Zoom-Meetings erstellen? Die Zoom-Meeting-Erstellung ist aktuell für Einzeltraining-Termine verfügbar. Für Gruppentrainings und Kurse kannst du den Zoom-Link manuell in den Termin-Notizen hinterlegen.
Wo sehen meine Kund:innen den Zoom-Link? Sobald für einen Einzeltermin ein Zoom-Meeting erstellt wurde, erscheint der Link automatisch in der Terminerinnerung per E-Mail, auf der Startseite des Kundenportals (Terminübersicht), unter Meine Teilnahmen > Meine Einzeltermine sowie in der Beschreibung des Termins im abonnierten Kalender (Apple, Google, Outlook). Du musst den Link nicht zusätzlich versenden.
Wird das Zoom-Passwort an die Kund:innen weitergegeben? Ja. Wenn das Zoom-Meeting mit einem Passwort gesichert ist, wird es zusammen mit dem Link angezeigt – in der Terminerinnerung, im Kundenportal und in der Kalenderbeschreibung. So müssen Kund:innen das Passwort nicht separat erfragen.

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Zusammenfassung

Die Zoom-Integration in 123Hundeschule macht die Organisation von Online-Trainings einfach und zeitsparend. Mit wenigen Klicks erstellst du Zoom-Meetings direkt aus deinen Terminen heraus und kannst die Links automatisch an deine Kund:innen weitergeben. Die sichere OAuth2-Verbindung sorgt dafür, dass deine Daten geschützt bleiben.

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