Status & Aktionen
Ein Abonnement durchläuft verschiedene Status, die den aktuellen Zustand des Vertrags widerspiegeln. Jeder Status hat seine eigene Bedeutung und kann durch bestimmte Aktionen geändert werden.Verfügbare Status
- Entwurf: Initaler Status eines neuen Abonnements
- Aktiv: Das Abonnement ist aktiv und wird automatisch abgerechnet
- Pausiert: Die Abrechnung ist temporär ausgesetzt
- Gekündigt: Das Abonnement wurde beendet
Mögliche Aktionen
- Aktivieren: Wandelt einen Entwurf in ein aktives Abonnement um
- Pausieren: Setzt ein aktives Abonnement temporär aus
- Reaktivieren: Aktiviert ein pausiertes Abonnement wieder
- Kündigen: Beendet ein aktives oder pausiertes Abonnement
Die Status-Übergänge sind fest definiert. So kann beispielsweise ein gekündigtes Abonnement nicht direkt reaktiviert werden. In diesem Fall muss ein neues Abonnement erstellt werden.
Online-Buchungen & Zahlungen
Bei Online-Buchungen von Abonnements gibt es einige wichtige Besonderheiten zu beachten, besonders wenn der Vertragsstart in der Zukunft liegt.Beispiel: Zukünftiger Kursbeginn
Ein Kunde bucht am 15. März einen Kurs, der erst am 1. Mai startet:
- Der erste Monatsbeitrag wird sofort fällig
- Bei Online-Zahlung erfolgt der Einzug direkt bei der Buchung
- Die weiteren monatlichen Abrechnungen beginnen dann ab Juni
Übersicht & Statistik
In der Abo-Liste findest du eine Statistik zum Status aller Abonnements (z. B. aktiv, pausiert, gekündigt). So behältst du jederzeit den Überblick über alle laufenden und beendeten Verträge.Die Statistik hilft dir, Trends und Entwicklungen bei deinen Abonnements frühzeitig zu erkennen.
Automatische Abonnement-Nummern
Jedes Abonnement erhält automatisch eine eindeutige Nummer (z. B. ABO1000, ABO1001 usw.), die dir die Verwaltung und Zahlungszuordnung erheblich erleichtert.Vorteile der Abonnement-Nummern
Automatische Zahlungszuordnung:
- Die Abo-Nummer erscheint auf jeder Rechnung in der Positionsbeschreibung
- Kunden können die Nummer beim Überweisen im Verwendungszweck angeben
- Das System ordnet die Zahlung automatisch der richtigen Rechnung zu
- Die Rechnung wird automatisch auf “bezahlt” gesetzt
- Zeit- und Fehlerersparnis bei der manuellen Zahlungszuordnung
Abonnement-Nummer in der Übersicht
Die Abonnement-Nummer wird direkt in der Abonnement-Übersicht angezeigt. Du kannst:- Nach der Abo-Nummer suchen
- Nach Abo-Nummern filtern
- Die Nummer zur schnellen Identifikation nutzen
Beispiel: Zahlungszuordnung mit Abo-Nummer
Ein Kunde überweist seinen monatlichen Beitrag und gibt im Verwendungszweck “ABO1042” an. Das System:
- Erkennt die Abonnement-Nummer automatisch
- Findet die zugehörige offene Rechnung
- Ordnet die Zahlung zu
- Setzt die Rechnung auf “bezahlt”
- Benachrichtigt dich über die erfolgreiche Zuordnung
Nummerkreis anpassen
Den Nummerkreis für Abonnements kannst du individuell konfigurieren:- Gehe zu Einstellungen > Unternehmen > Nummern
- Wähle den Bereich Abonnement-Nummern
- Passe das Format an (z. B. “ABO”, “SUB”, “MITGLIED”)
- Setze eine eigene Startnummer
- Speichere die Änderungen
Bereits vergebene Abonnement-Nummern ändern sich nicht, wenn du den Nummerkreis anpasst. Die neue Konfiguration gilt nur für neu angelegte Abonnements.
Automatische Rechnungserstellung
Bei jedem Abonnement kannst du festlegen, ob die monatlich automatisch erstellte Rechnung direkt festgeschrieben oder nur als Entwurf erstellt werden soll. Diese Einstellung findest du in den Abo-Einstellungen als Checkbox “Rechnung festschreiben”.Der automatische Versand der Rechnung wird unabhängig davon über die gewählte Zahlungsweise gesteuert.
Rechnungserstellung & Versand
- Rechnung festschreiben: Aktiviere diese Option, wenn die Rechnung automatisch festgeschrieben werden soll
- Entwurf: Deaktiviere die Option, um die Rechnung zunächst als Entwurf zu erstellen
- Versand: Die Konfiguration für den automatischen Versand erfolgt in den Einstellungen der Zahlungsweise
Teilrechnung erstellen
Bei Abonnements hast du die Möglichkeit, eine anteilige Rechnung für einen bestimmten Zeitraum zu erstellen. Dies ist besonders nützlich, wenn ein Abonnement nicht zum Monatsersten beginnt oder wenn besondere Abrechnungssituationen entstehen.Funktionen der Teilrechnung
- Zeitraum: Wähle ein Startdatum bis zum Monatsende
- Flexibler Betrag: Der Rechnungsbetrag kann individuell angepasst werden
Abonnement pausieren
Du kannst ein Abonnement jederzeit pausieren. Während der Pause werden die Abrechnung und die automatische Verlängerung gestoppt. Bereits gebuchte Teilnahmen bleiben bestehen, werden aber auf den Status „Nicht abrechenbar“ gesetzt.Das Pausieren ist ideal, wenn ein Kunde vorübergehend nicht teilnehmen kann, aber das Abo nicht kündigen möchte.
Abonnement reaktivieren
Nach einer Pause kannst du das Abonnement reaktivieren und ein neues Vertragsstart-Datum festlegen. Ab diesem Zeitpunkt werden die Abrechnung und Verlängerung fortgeführt. Die Teilnahmen sind ab dem neuen Vertragsstart wieder abrechenbar.Gutscheine bei Abonnements
Gutscheine, die bei der Buchung eines Abonnements angegeben werden, gelten nun nicht mehr nur für die erste Rechnung, sondern werden dauerhaft im Abonnement hinterlegt. Bei jeder monatlichen Abrechnung wird der Gutschein automatisch eingelöst – vorausgesetzt, der Gutschein ist mehrfach einlösbar und alle festgelegten Bedingungen (z. B. Gültigkeitszeitraum, anwendbare Leistungen) sind erfüllt.- Gutscheine werden automatisch bei jeder Abrechnung berücksichtigt, solange sie gültig und mehrfach einlösbar sind.
- Rabattaktionen können so auch für Mitgliedschaften genutzt werden.
- Bestandskund:innen können mit dauerhaften Sonderkonditionen berücksichtigt werden.
Beispiel: Dauerhafter Gutschein für Mitgliedschaft
Ein Kunde erhält einen 10 %-Rabatt-Gutschein, der für alle monatlichen Abrechnungen seiner Mitgliedschaft gilt. Der Gutschein wird automatisch bei jeder Rechnung angewendet, solange die Bedingungen erfüllt sind.
Gutscheine mehreren Abonnements zuweisen
Mit der Aktion “Gutschein zuweisen” kannst du mehreren Abonnements gleichzeitig einen Gutschein zuweisen oder einen bestehenden Gutschein entfernen. Dies ist besonders praktisch für Rabattaktionen, Sonderangebote oder die Verwaltung von Bestandskunden-Rabatten.So funktioniert’s
- Gehe zur Abonnement-Übersicht
- Wähle per Checkbox mehrere Abonnements aus
- Klicke auf “Aktionen” und wähle “Gutschein zuweisen”
- Wähle den gewünschten Gutschein aus oder entferne einen bestehenden Gutschein
- Bestätige die Aktion
Vorteile der Massen-Zuweisung:
- Schnelle Verwaltung von Rabattaktionen über mehrere Abonnements hinweg
- Einheitliche Gutscheinvergabe für bestimmte Kundengruppen
- Einfaches Entfernen von ausgelaufenen Gutscheinen
- Zeitersparnis bei der Verwaltung von Sonderkonditionen
Anwendungsbeispiele
Beispiel 1: Treuerabatt für Bestandskunden
Du möchtest allen Kunden, die seit über einem Jahr ein Abonnement haben, einen 15%-Treuerabatt gewähren. Filtere nach der Vertragslaufzeit, wähle alle relevanten Abonnements aus und weise den Treuerabatt-Gutschein zu.Beispiel 2: Saisonale Rabattaktion
Zum Jahresende möchtest du allen aktiven Mitgliedschaften einen Weihnachtsrabatt geben. Wähle alle aktiven Abonnements aus und weise den Gutschein zu – der Rabatt wird ab der nächsten Abrechnung automatisch angewendet.Beispiel 3: Auslaufende Gutscheine entfernen
Ein Sonderangebot ist ausgelaufen. Wähle alle betroffenen Abonnements aus und entferne den Gutschein mit einem Klick.
Wichtig: Die Zuweisung wirkt sich auf alle zukünftigen Abrechnungen aus. Bereits erstellte Rechnungen werden nicht nachträglich geändert.