Abonnements bieten dir die Möglichkeit, wiederkehrende Leistungen wie Kurse oder Mitgliedschaften für deine Kunden einfach und automatisiert abzurechnen. Im Folgenden erfährst du, wie du Abonnements verwaltest, pausierst, reaktivierst und wie Gutscheine dauerhaft eingesetzt werden können.

​
Status & Aktionen

Ein Abonnement durchläuft verschiedene Status, die den aktuellen Zustand des Vertrags widerspiegeln. Jeder Status hat seine eigene Bedeutung und kann durch bestimmte Aktionen geändert werden.

Verfügbare Status

  • Entwurf: Initaler Status eines neuen Abonnements
  • Aktiv: Das Abonnement ist aktiv und wird automatisch abgerechnet
  • Pausiert: Die Abrechnung ist temporär ausgesetzt
  • Gekündigt: Das Abonnement wurde beendet

Mögliche Aktionen

  • Aktivieren: Wandelt einen Entwurf in ein aktives Abonnement um
  • Pausieren: Setzt ein aktives Abonnement temporär aus
  • Reaktivieren: Aktiviert ein pausiertes Abonnement wieder
  • Kündigen: Beendet ein aktives oder pausiertes Abonnement

Die Status-Übergänge sind fest definiert. So kann beispielsweise ein gekündigtes Abonnement nicht direkt reaktiviert werden. In diesem Fall muss ein neues Abonnement erstellt werden.

​
Online-Buchungen & Zahlungen

Bei Online-Buchungen von Abonnements gibt es einige wichtige Besonderheiten zu beachten, besonders wenn der Vertragsstart in der Zukunft liegt.

Auch wenn der Kurs erst zu einem späteren Zeitpunkt beginnt, wird der erste Monatsbeitrag sofort fällig. Bei Zahlung über Online-Zahlungsmethoden wird dieser Betrag direkt eingezogen.

Beispiel: Zukünftiger Kursbeginn

Ein Kunde bucht am 15. März einen Kurs, der erst am 1. Mai startet:

  • Der erste Monatsbeitrag wird sofort fällig
  • Bei Online-Zahlung erfolgt der Einzug direkt bei der Buchung
  • Die weiteren monatlichen Abrechnungen beginnen dann ab Juni

​
Übersicht & Statistik

In der Abo-Liste findest du eine Statistik zum Status aller Abonnements (z. B. aktiv, pausiert, gekündigt). So behältst du jederzeit den Überblick über alle laufenden und beendeten Verträge.

Die Statistik hilft dir, Trends und Entwicklungen bei deinen Abonnements frühzeitig zu erkennen.

​
Automatische Rechnungserstellung

Bei jedem Abonnement kannst du festlegen, ob die monatlich automatisch erstellte Rechnung direkt festgeschrieben oder nur als Entwurf erstellt werden soll. Diese Einstellung findest du in den Abo-Einstellungen als Checkbox “Rechnung festschreiben”.

Der automatische Versand der Rechnung wird unabhängig davon über die gewählte Zahlungsweise gesteuert.

Rechnungserstellung & Versand

  • Rechnung festschreiben: Aktiviere diese Option, wenn die Rechnung automatisch festgeschrieben werden soll
  • Entwurf: Deaktiviere die Option, um die Rechnung zunächst als Entwurf zu erstellen
  • Versand: Die Konfiguration für den automatischen Versand erfolgt in den Einstellungen der Zahlungsweise

​
Teilrechnung erstellen

Bei Abonnements hast du die Möglichkeit, eine anteilige Rechnung für einen bestimmten Zeitraum zu erstellen. Dies ist besonders nützlich, wenn ein Abonnement nicht zum Monatsersten beginnt oder wenn besondere Abrechnungssituationen entstehen.

Funktionen der Teilrechnung

  • Zeitraum: Wähle ein Startdatum bis zum Monatsende
  • Flexibler Betrag: Der Rechnungsbetrag kann individuell angepasst werden

Teilrechnungen sind ideal für:

  • Abonnements die mitten im Monat starten
  • Sondervereinbarungen mit Kunden
  • Nachberechnungen

Achte darauf, dass der gewählte Zeitraum sich nicht mit anderen Abrechnungen überschneidet, um Doppelberechnungen zu vermeiden.

​
Abonnement pausieren

Du kannst ein Abonnement jederzeit pausieren. Während der Pause werden die Abrechnung und die automatische Verlängerung gestoppt. Bereits gebuchte Teilnahmen bleiben bestehen, werden aber auf den Status „Nicht abrechenbar“ gesetzt.

Das Pausieren ist ideal, wenn ein Kunde vorübergehend nicht teilnehmen kann, aber das Abo nicht kündigen möchte.

​
Abonnement reaktivieren

Nach einer Pause kannst du das Abonnement reaktivieren und ein neues Vertragsstart-Datum festlegen. Ab diesem Zeitpunkt werden die Abrechnung und Verlängerung fortgeführt. Die Teilnahmen sind ab dem neuen Vertragsstart wieder abrechenbar.

Nutze die Reaktivierung, um deinen Kunden einen flexiblen Wiedereinstieg zu ermöglichen.

​
Gutscheine bei Abonnements

Gutscheine, die bei der Buchung eines Abonnements angegeben werden, gelten nun nicht mehr nur für die erste Rechnung, sondern werden dauerhaft im Abonnement hinterlegt. Bei jeder monatlichen Abrechnung wird der Gutschein automatisch eingelöst – vorausgesetzt, der Gutschein ist mehrfach einlösbar und alle festgelegten Bedingungen (z. B. Gültigkeitszeitraum, anwendbare Leistungen) sind erfüllt.

  • Gutscheine werden automatisch bei jeder Abrechnung berücksichtigt, solange sie gültig und mehrfach einlösbar sind.
  • Rabattaktionen können so auch für Mitgliedschaften genutzt werden.
  • Bestandskund:innen können mit dauerhaften Sonderkonditionen berücksichtigt werden.

Falls die Einlösung fehlschlägt, wird die Rechnung ohne Rabatt erstellt und versendet. Der Grund für das Scheitern wird im Verlauf des Abonnements dokumentiert.

Beispiel: Dauerhafter Gutschein für Mitgliedschaft

Ein Kunde erhält einen 10 %-Rabatt-Gutschein, der für alle monatlichen Abrechnungen seiner Mitgliedschaft gilt. Der Gutschein wird automatisch bei jeder Rechnung angewendet, solange die Bedingungen erfüllt sind.