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Überblick

Die Integration von Sevdesk ermöglicht die automatische Übertragung von Rechnungen aus deinem 123Hundeschule-Konto in deinen Sevdesk-Account. Nach der erfolgreichen Verbindung werden Rechnungen automatisch synchronisiert, und Kunden können abgeglichen werden. Zusätzlich kannst du bereits bestehende Belege nachträglich zu Sevdesk übertragen.

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Voraussetzungen

  • Du benötigst das Buchhaltung Pro-Paket von Sevdesk, um die Schnittstelle nutzen zu können.
  • Wir planen, uns als offizieller Partner von Sevdesk zu registrieren. Sobald dies erfolgreich ist, könnte die Integration auch in kleineren Sevdesk-Paketen verfügbar sein.

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Einrichtung

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1. API-Token in Sevdesk abrufen

  1. Melde dich in deinem Sevdesk-Account an.
  2. Gehe zu Verwalten > Erweiterungen > API im linken Menü.
  3. Blende den API-Token ein, indem du dein Sevdesk-Passwort erneut eingibst.
  4. Kopiere den API-Token in die Zwischenablage.

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2. Sevdesk in 123Hundeschule einrichten

  1. Melde dich in deinem 123Hundeschule-Account an.
  2. Navigiere zu Einstellungen > Erweiterungen.
  3. Wähle Sevdesk aus und klicke auf Konfigurieren.
  4. Öffne die Konfiguration mit dem Stift-Symbol.
  5. Füge den kopierten API-Token in das entsprechende Feld ein.
  6. Aktiviere die Erweiterung per Checkbox.
  7. Klicke auf “Verbindung testen”, um sicherzustellen, dass die Integration erfolgreich eingerichtet wurde.

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3. Kunden zuordnen (Empfohlen)

Nach der erfolgreichen Aktivierung der Erweiterung empfehlen wir, die automatische Kundenzuordnung durchzuführen:
  1. Bleibe in der Sevdesk-Konfiguration.
  2. Klicke auf die Aktion “Sevdesk Kunden zuordnen”.
  3. Bestätige den Dialog mit “Ja, Kunden zuordnen”.
Was passiert dabei?
  • Das System vergleicht automatisch alle deine 123Hundeschule-Kunden mit den Kontakten in Sevdesk.
  • Der Abgleich erfolgt anhand von Vorname und Nachname.
  • Bei Übereinstimmung wird die Sevdesk-Kundennummer automatisch beim 123Hundeschule-Kunden hinterlegt.
  • Diese Zuordnung verhindert, dass Kunden doppelt in Sevdesk angelegt werden.
Tipp: Nach der Zuordnung findest du die Sevdesk-Kundennummer in den Kunden-Details unter dem Profil-Tab.

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Funktionsweise

Sobald die Verbindung zwischen 123Hundeschule und Sevdesk erfolgreich hergestellt wurde:
  • Automatische Rechnungsübertragung: Festgeschriebene Rechnungen werden automatisch an Sevdesk übertragen.
  • Intelligenter Kundenabgleich:
    • Wurde die Kundenzuordnung durchgeführt, werden vorhandene Sevdesk-Kontakte wiederverwendet.
    • Neue Kunden werden automatisch in Sevdesk angelegt.
    • Bestehende Kunden werden bei Bedarf aktualisiert.

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Kundenabgleich

Mit Kundenzuordnung (empfohlen):
  • Durch die initiale Kundenzuordnung werden deine bestehenden Sevdesk-Kontakte mit den 123Hundeschule-Kunden verknüpft.
  • Die Sevdesk-Kundennummer wird bei jedem Kunden hinterlegt und ist in den Kunden-Details sichtbar.
  • Bei zukünftigen Rechnungen werden die vorhandenen Sevdesk-Kontakte verwendet – keine Duplikate.
Ohne Kundenzuordnung:
  • Jeder Kunde aus 123Hundeschule wird in Sevdesk neu angelegt – auch wenn dieser dort bereits vorhanden sein könnte.
  • Dies kann zu doppelten Einträgen in Sevdesk führen.
Wichtig: Da Sevdesk und 123Hundeschule unterschiedliche Kundennummern verwenden, ist die Kundenzuordnung über Namen der beste Weg, um Duplikate zu vermeiden.

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Automatische Übertragung

Die Rechnungsübertragung erfolgt im Hintergrund, sobald eine Rechnung in 123Hundeschule festgeschrieben wird. Es ist kein manuelles Eingreifen erforderlich.

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Bestehende Belege nachträglich übertragen

Falls du bereits vorhandene Rechnungen nachträglich an Sevdesk übertragen möchtest, gehe wie folgt vor:
  1. Navigiere zu den Belegen in der 123Hundeschule-Anwendung.
  2. Filtere nach Einnahmen, um nur die relevanten Belege anzuzeigen.
  3. Überprüfe den Übertragungsstatus in der Spalte “Sevdesk”, um zu sehen, welche Belege bereits übertragen wurden.
  4. Wähle die noch nicht übertragenen Belege aus.
  5. Starte die Übertragung, indem du unter “Aktionen” die Option “Zu Sevdesk übertragen” auswählst.
  6. Warte auf die Übertragung – die Belege werden im Hintergrund an Sevdesk gesendet. Je nach Anzahl kann dies einige Minuten dauern.
Nach der Übertragung stehen die Belege in Sevdesk zur weiteren Verarbeitung und Archivierung bereit.

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Häufige Fragen

Muss ich die Kundenzuordnung durchführen? Die Kundenzuordnung ist optional, aber stark empfohlen. Sie verhindert, dass Kunden doppelt in Sevdesk angelegt werden und sorgt für eine saubere Datenbasis. Kann ich die Kundenzuordnung mehrfach durchführen? Ja, du kannst die Zuordnung jederzeit erneut ausführen. Bereits zugeordnete Kunden werden übersprungen, nur neue Kunden werden abgeglichen. Was passiert, wenn ein Kunde nicht automatisch zugeordnet werden kann? Kunden, die nicht automatisch zugeordnet werden können (z.B. unterschiedliche Namen), werden bei der ersten Rechnung neu in Sevdesk angelegt. Du kannst die Sevdesk-Kundennummer dann manuell in den Kunden-Details nachtragen. Wo finde ich die Sevdesk-Kundennummer? Die Sevdesk-Kundennummer findest du in den Kunden-Details unter dem Profil-Tab. Dort wird auch ein direkter Link zum Sevdesk-Kontakt angezeigt.