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Ein Aufenthalt ist die Buchung eines Hundes für einen Tag (Tagesbetreuung) oder einen Zeitraum (Pension). Du findest alle Aufenthalte unter Betreuung > Aufenthalte. Was Kund:innen im Portal buchen, landet automatisch hier; du kannst Aufenthalte aber auch selbst anlegen.

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Die Liste

Die Liste zeigt pro Aufenthalt den Status, Hund / Kunde, den Zeitraum, den Platz (oder ⚠️ Ohne Platz) und unter Extras ein Symbol 🧩 mit der Anzahl der Zusatzleistungen, orange, wenn davon noch etwas offen ist. Suchen kannst du nach Hund, Chipnummer oder Halter:in. Filter:
  • Zeitraum: Heute, Morgen, Diese Woche, Nächste Woche, Dieser Monat, Kommende 30 Tage und mehr.
  • Buchung / Anfrage: Alle Aufenthalte, die aus derselben Portal-Buchung stammen, z. B. drei Tage aus einem Kauf.
  • Angebot und Platz über die Spalten.
Reservierungen aus dem Buchungsprozess (Status Reserviert) erscheinen in der Liste nicht. Sie halten den Platz maximal 30 Minuten, bis die Buchung abgeschlossen ist, und verschwinden sonst von selbst.

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Status

Nicht erschienen steht auch dann, wenn die Kund:in abgesagt hat – nur eben nach Ablauf der Stornofrist. Beide Fälle kosten den vollen Preis, deshalb teilen sie sich einen Status. Im Grund und im Verlauf steht, was wirklich passiert ist.
Den Status wechselst du über den Button Status wechseln auf der Detailseite oder über die Aktionen in der Liste. Wichtige Übergänge laufen bewusst über Aktionen mit Rückfrage, damit Einlösungen und Rechnungen mitziehen.

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Aktionen

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Anfrage bestätigen

Für Aufenthalte im Status Angefragt. Der Dialog fasst zusammen, was passiert, z. B. „Der Betreuungstag am 12.03.2026 wird bestätigt. Eine vorhandene Mehrfachkarte oder ein Abo wird eingelöst; sonst bleibt der Aufenthalt abrechenbar und du stellst ihn über ‚Rechnung erstellen’ in Rechnung. Der Kunde erhält die Buchungsbestätigung per E-Mail.” Ist an der Variante ein Formular bei Buchung hinterlegt, nennt der Dialog auch das Formular, das mit der Bestätigung rausgeht.
Beim Bestätigen entsteht keine Rechnung. Hat die Kund:in eine passende Karte oder ein Abo, wird eine Einheit eingelöst. Sonst bleibt der Aufenthalt abrechenbar, und du erstellst die Rechnung separat, einzeln oder gesammelt.
Bei einer Anfrage für mehrere Hunde setzt du vor dem Bestätigen den Preis: Öffne den führenden Aufenthalt und wähle unter Leistung die passende Variante, z. B. „Geschwister-Kombi”. Der Preis dieser Variante gilt einmal für die ganze Gruppe; die weiteren Hunde der Gruppe werden nicht extra berechnet.

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Stornieren

Für alle offenen Aufenthalte. Ohne weiteres Zutun entscheidet die Stornofrist der gebuchten Leistung über die Gebühr, so wie sie auf der Detailseite unter Storno-Regelung steht. Mit dem Häkchen Kostenfrei stornierst du unabhängig von der Frist ohne Gebühr, etwa aus Kulanz oder weil du den Hund abweist. Ein optionaler Grund erscheint am Aufenthalt und im Verlauf. Was beim Storno mit Karten-Einheiten und Rechnungen passiert, steht unter Abrechnung & Storno.

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Als nicht erschienen markieren

Für bestätigte Aufenthalte, deren Hund nicht gebracht wurde. Der Aufenthalt wird trotzdem voll berechnet, eine bereits eingelöste Karten-Einheit bleibt verbraucht. Jeden Abend um 20 Uhr bekommst du eine E-Mail mit der Zahl der Aufenthalte, die vorbei sind, aber nie eingecheckt wurden; auf dem Dashboard zeigt die Karte Nicht erschienen? dieselbe Zahl.
Prüfe vorher, ob der Hund einfach nicht eingecheckt wurde. Dann ist Check-in nachtragen die richtige Aktion.

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Aufenthalt verlängern

Für Pensionsaufenthalte mit Platz, die noch nicht ausgecheckt sind: „Der Hund bleibt noch zwei Nächte länger.” Du trägst das Neue Ende ein, das System prüft, ob der Platz für die zusätzlichen Nächte bzw. Tage frei ist, und schreibt eine Anmerkung ins Bestandsbuch. Die zusätzlichen Nächte kommen auf die Rechnung beim Check-out. War eine frühe Abholung gebucht, entfällt sie samt Nachlass, und der neue Abreisetag ist wieder belegt. Ist der Platz belegt, bricht die Aktion ab und nennt den Grund – „Für die Verlängerung ist kein Platz frei.” Dann räumst du erst im Belegungsplan um.
Am Tresen geht es schneller: Auf der Karte in Anwesend steht im Check-in-Board derselbe Knopf.
Ein Tag der Tagesbetreuung lässt sich nicht verlängern – er endet am Tag des Beginns. Soll die Kund:in einen weiteren Tag, ist das eine zweite Buchung.

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Check-in nachtragen

Trägt einen vergessenen Check-in nach. Der Check-in-Zeitpunkt ist Pflicht und landet auch im Bestandsbuch. Die Aktion steht nur an Aufenthalten ohne Check-in zur Verfügung. Klappt sie nicht, nennt die Meldung den Grund, z. B. „Check-in gesperrt: Pflichtimpfungen fehlen oder sind abgelaufen” oder „Der Aufenthalt ist bereits eingecheckt”.
Auf der Detailseite eines Aufenthalts erscheinen Check-out, Notiz und Ankunftsfotos erst, wenn sie gefüllt sind – leere Zeilen mit Gedankenstrichen entfallen.

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Zusatzleistung hinzufügen

Hängt eine Zusatzleistung an einen oder mehrere markierte Aufenthalte, etwa einen Feiertagszuschlag für alle Hunde eines Tages. Du wählst die Zusatzleistung, die Menge und eine optionale Notiz, die auf der Rechnungsposition erscheint.

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Auto-Zuschlag entfernen

Entfernt einen automatischen Zuschlag für die gewählten Aufenthalte dauerhaft, etwa wenn die Läufigkeit doch schon vorbei war.

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Rechnung erstellen

Erstellt für die markierten Aufenthalte Rechnungen, gruppiert nach Kund:in. Offene Tage der Tagesbetreuung werden dabei pro Kund:in und Variante zu einer internen Mehrfachkarte gebündelt, damit ein rechtzeitiger Storno später nur die Einheit zurückgibt und nicht die ganze Rechnung stornieren muss. Offene Zusatzleistungen kommen mit auf die Rechnung.

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Abrechnung & Notizen aktualisieren

Setzt den Abrechnungsstatus mehrerer Aufenthalte in einem Schritt, zum Beispiel wenn eine Kund:in mehrere Betreuungstage bar bezahlt hat. Du findest die Aktion in der Liste unter Betreuung > Aufenthalte, im Reiter Aufenthalte am Hund und auf der Detailseite eines Aufenthalts.
  1. Markiere die gewünschten Aufenthalte über die Checkbox.
  2. Klicke auf Aktionen > Abrechnung & Notizen aktualisieren.
  3. Wähle unter Abrechenbar den neuen Status, z. B. Bezahlt oder Nicht abrechenbar.
  4. Hinterlege optional eine Notiz. Sie wird als interne Notiz im Reiter Notizen jedes ausgewählten Aufenthalts gespeichert.
  5. Klicke auf Aktion ausführen.
Lässt du Abrechenbar leer, bleibt der Status unverändert und es wird nur die Notiz angelegt.
Aufenthalte, die über eine Mehrfachkarte, ein Abo oder eine Rechnung abgerechnet werden, behalten ihren Status. Den setzt dort das System, sonst könnte zum Beispiel eine Karten-Einheit doppelt eingelöst werden. Die Meldung nach der Aktion nennt, wie viele Aufenthalte das betraf. Die Notiz bekommen sie trotzdem.
Die Aktion steht nur Personen mit der Berechtigung für die Rechnungsstellung zur Verfügung. Zusatzleistungen ändert sie nicht, die rechnest du wie gewohnt über Rechnung erstellen ab.

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Die Detailseite

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Der Aufenthalt

Kunde, Hund, Angebot, Platz und die gebuchte Leistung (Preis-Variante), dazu Beginn und bei der Pension Ende. Ein Tag der Tagesbetreuung endet immer am Tag des Beginns. Fehlt der Platz, prüfe zusätzlich den Status: Der Aufenthalt kann auf der Warteliste stehen oder bereits bestätigt sein. Weise einen Platz hier oder im Belegungsplan zu. Bei zukünftigen Aufenthalten steht hier die Storno-Regelung, z. B. „✅ Storno jetzt: kostenfrei” und darunter die Staffel „Kostenfrei bis 10.03. · danach voller Preis (35,00 €)”. Wurde bei der Buchung kein Platz gefunden, ist Braucht Aufmerksamkeit gesetzt.

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Check-in / Check-out

Der Impfstatus sagt vor dem Check-in, ob der Hund eingecheckt werden darf: „✅ Check-in frei – Pflichtimpfungen gültig”, „⚠️ Frisch geimpft (unter 4 Wochen)” oder „⛔ Check-in gesperrt – fehlend: Zwingerhusten”. Darunter Check-in und Check-out mit Zeit, Mitarbeiter:in, Check-in-Notiz und Ankunftsfotos.

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Abrechnung

Abrechnungspanel: Aufenthalt Bezahlt, interne Mehrfachkarte mit offener Rechnung, ein Gassigang mit offener Rechnung, Medikamentengabe im Entwurf und ein noch abrechenbarer Zuschlag über 20 Euro.

Der Tag ist über eine Karte gedeckt. Darunter siehst du getrennt die Karten-Rechnung und den Stand jeder Zusatzleistung.

In diesem Beispiel bedeutet Bezahlt, dass der Tag über die Karte gedeckt ist. Die Rechnung der Karte kann trotzdem noch Offen sein. Bei den Extras erkennst du einzeln, ob bereits eine Rechnung oder ein Entwurf existiert oder die Position noch Abrechenbar ist. Der Abrechnungsstatus wie bei Teilnahmen (Abrechenbar, Offen, Bezahlt), dazu:
  • Zahlung: Womit der Tag bezahlt ist – Mehrfachkarte, Abo oder Rechnung – und darunter jede Zusatzleistung mit Menge, Preis und Stand. Jede Zeile ist verlinkt: Karte, Abo, Leistung und die zugehörige Rechnung, auch die eines einzelnen Zuschlags. Fährst du mit der Maus über einen Link, zeigt eine Kurzansicht die wichtigsten Felder. Über den Zusatzleistungen steht, was davon noch abzurechnen ist. Die Farben sind dieselben wie überall in der Software:
  • Mehrfachkarten: Das Kartenguthaben der Kund:in für diese Leistung.
  • Eingelöste Mehrfachkarte und Eingelöstes Abonnement, wenn der Tag darüber bezahlt wurde.
Den Status änderst du einzeln über Bearbeiten im Feld Abrechenbar oder für mehrere Aufenthalte auf einmal mit der Aktion Abrechnung & Notizen aktualisieren (siehe Aktionen).

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Reiter

  • Zusatzleistungen: Alle Extras und Zuschläge des Aufenthalts als eigene Zeilen. Über ⊕ fügst du eine hinzu, abgerechnete Zeilen sind eingefroren.
  • Formulare: Formulare, die zu diesem Aufenthalt automatisch verschickt wurden, z. B. der Futterplan, mit Status (versendet, geöffnet, ausgefüllt). Siehe Formular bei jeder Buchung.
  • Notizen und Dokumente wie überall in der Software. Als Öffentlich markierte Einträge sieht die Kund:in in ihrem Kundenbereich.
  • Verlauf mit allen Statuswechseln und Änderungen.

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Aufenthalt selbst anlegen

Du kannst Aufenthalte auch ohne Portal anlegen, etwa für Kund:innen, die telefonisch buchen:
  1. Betreuung > Aufenthalte > Erstellen.
  2. Kunde wählen, dann den Hund (die Auswahl zeigt nur Hunde dieser Kund:in; über ⊕ legst du einen neuen an).
  3. Angebot, Platz und Leistung wählen, Beginn und bei der Pension Ende setzen. Unter Leistung stehen die Preis-Varianten des Angebots und zusätzlich deine internen Preise, die keinem Angebot zugeordnet sind. Bietet die Pension eine frühe Abholung an, kannst du sie hier mit dem Haken Frühe Abholung buchen. Die Abholzeit wird dann auf die Uhrzeit der frühen Abholung gesetzt. Nach dem Speichern lässt sich die frühe Abholung nicht mehr ändern.
  4. Speichern. Der Aufenthalt ist Angefragt; mit Anfrage bestätigen wird er bestätigt und eine vorhandene Karte oder ein Abo eingelöst.
Schneller geht es vom Hund aus: Öffne den Hund und lege den Aufenthalt im Reiter Aufenthalte an. Dann sind Kunde und Hund schon ausgewählt.
Manuell angelegte Aufenthalte prüfen die Kapazität nicht. Wirf vorher einen Blick in den Belegungsplan.

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Verwandte Themen

Zusatzleistungen

Offene Extras gesammelt abrechnen.

Abrechnung & Storno

Was bei Storno, Karte und Rechnung passiert.

Check-in / Check-out

Das Tagesboard für den Tresen.

Impfungen

Warum ein Check-in gesperrt sein kann.