Kurse

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Was ist ein Kurs?

Ein Kurs ist eine geschlossene Veranstaltungsreihe mit festen Teilnehmer:innen und einem definierten Start- und Endpunkt. Im Gegensatz zu Gruppen, die fortlaufend sind, wird ein Kurs im Ganzen abgerechnet – zum Beispiel 250€ für 6 Termine im Welpenkurs.

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Voraussetzungen für Kurse

Bevor du deinen ersten Kurs erstellst, solltest du folgende Grundlagen eingerichtet haben:

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Erforderliche Einstellungen

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Leistungen für Kurse

Du benötigst mindestens eine Leistung mit der Kategorie “Kurs”. Diese legst du unter Einstellungen > Leistungen an:

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Trainingsorte einrichten

Unter Einstellungen > Trainingsorte legst du die Standorte für deine Kurse fest. Jeder Termin benötigt einen definierten Ort.

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Schnellstart: Deinen ersten Kurs in 5 Minuten erstellen

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Kurs erstellen

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Grundlegende Einstellungen

Im Bereich Hundeschule > Kurse kannst du neue Kurse anlegen. Beim Erstellen gibst du dem Kurs einen Namen – zum Beispiel “Welpenkurs” oder “Junghundekurs” – legst die maximale Teilnehmeranzahl sowie den Preis fest.

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Termine anlegen

Im nächsten Schritt legst du eine Veranstaltungsreihe an. Ein einzelner Termin besteht immer aus einem Standort und einer verantwortlichen Trainer:in. Mit dem Intervall-Tool kannst du eine ganze Terminserie anlegen. Zum Beispiel: Jeden Donnerstag von 18:00 bis 19:00 Uhr.

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Co-Trainer:in für Termine

Termine können jetzt optional einen zweiten Trainer (Co-Trainer:in) zugewiesen bekommen. Berechtigungen und Funktionen:

• Co-Trainer:innen haben die gleichen Berechtigungen wie Haupttrainer:innen für ihre Termine
• Kalenderansichten und Filter berücksichtigen sowohl Haupt- als auch Co-Trainer:innen
• Excel-Export zeigt beide Trainer:innen in separaten Spalten an
• Mehrfach-Bearbeitung von Terminen unterstützt das Setzen von Co-Trainer:innen
• Alle bestehenden Funktionen (Berechtigungen, Filter, Standort-Abfragen) wurden entsprechend erweitert

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Ausschreibung für deine Webseite

Damit der Kurs auf deiner Webseite optimal präsentiert wird, kannst du eine ausführliche Beschreibung und ein passendes Bild hinterlegen. Öffne dazu den Kurs, wechsle in den Tab “Beschreibung” und ergänze dort die Informationen.

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Termine verwalten

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Übersicht und Bearbeitung

Auf der Detailansicht eines Kurses findest du alle zugehörigen Termine. Diese lassen sich einzeln bearbeiten oder löschen. Über den Button “Termin anlegen” kannst du zusätzliche Termine oder neue Veranstaltungsreihen erstellen.

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Terminabsagen mit Grund

Bei der manuellen Absage von Terminen kann jetzt optional ein Grund angegeben werden. Funktionen:

• Der Grund wird in der E-Mail-Benachrichtigung an die Teilnehmer angezeigt
• Der Grund wird als Notiz am Termin gespeichert
• Bei automatischen Absagen wegen zu geringer Teilnehmerzahl wird automatisch ein entsprechender Grund gesetzt
• In allen Absage-E-Mails wird erwähnt, dass eventuell gebuchtes Guthaben wieder gutgeschrieben wird

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Kalenderansicht

Zur besseren Übersicht deiner Termine kannst du innerhalb eines Kurses auf den Kalender wechseln. Dort siehst du nicht nur die Kurstermine, sondern auch andere relevante Termine im Kontext. Mit Drag & Drop kannst du Termine verschieben oder deren Dauer anpassen.

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Leistungen und Preisgestaltung

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Mehrere Preisvarianten anbieten

Ein Kurs kann aus einer oder mehreren Leistungen bestehen. Diese Leistungen bestimmen den Preis des Kurses und ermöglichen dir, verschiedene Preisvarianten für denselben Kurs anzubieten. Die Leistungen werden unter der Kategorie Kurs angelegt und dem jeweiligen Kurs zugeordnet. Wenn du mehrere Leistungen hinterlegst, sehen deine Kund:innen im Buchungsportal verschiedene Preisoptionen und wählen selbst, welche Variante sie buchen möchten.

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Teilnehmeranzahl pro Preisvariante festlegen

Der Abschnitt ist standardmäßig ausgeblendet und muss erstmalig über den Pfeil > ausgeklappt werden. Wenn du mehrere Leistungen hinterlegt hast, erscheint im Buchungsportal ein Abschnitt Preise. Hier kannst du für jede Variante eine maximale Teilnehmeranzahl festlegen.

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Sichtbarkeit der Plätze im Buchungsportal

Standardmäßig werden Anzahl und Verfügbarkeit der Plätze nicht angezeigt. Sobald eine Variante ausgebucht ist, wird dies jedoch im Portal sichtbar. Du kannst dies steuern: In den Einstellungen der Leistung gibt es die Option “Anzahl der Teilnehmer öffentlich”:

• Ja: Die Anzahl und verbleibenden Plätze werden angezeigt
• Nein: Nur ausgebuchte Varianten werden als “nicht verfügbar” gekennzeichnet

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Teilnehmer:innen verwalten

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Übersicht und Verwaltung

Die Verwaltung erfolgt im Reiter Teilnahmen. Hier kannst du neue Teilnehmer:innen hinzufügen und bestehende verwalten. Jede Teilnahme kann eine Notiz enthalten. Du erkennst über die Status-Icons 🟢 oder 🔴, ob ein Kurs bereits voll ist.

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Aktionen bei Teilnehmer:innen

• Status ändern: Wähle Teilnehmer:innen aus und ändere ihren Status z. B. auf “Warteliste” oder “Storniert”
• E-Mail senden: Versende Anmeldebestätigungen, Kursinfos oder Absagen. E-Mails können als Vorlage gespeichert werden
• Exportieren: Daten als Excel-Datei exportieren (z. B. Adressen, Buchungen, Zahlungsstatus)
• Anwesenheit verwalten: Im Termin wählst du Teilnehmer:innen aus und änderst deren Status auf “Anwesend”, “Nicht erschienen” oder “Storniert”
• Teilnehmer:innen verschieben: Du kannst Teilnehmer:innen zwischen Kursen, Veranstaltungen oder Gruppen verschieben – inklusive aller zugehörigen Daten

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Kommunikation im Kurs

Dieser Bereich hilft dir, alle Beteiligten optimal zu informieren – mit E-Mails, Notizen und Dokumenten.

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E-Mails versenden

Hier werden alle versendeten oder verknüpften E-Mails angezeigt. Beim Erstellen einer neuen E-Mail werden automatisch alle Teilnehmer:innen als Empfänger:innen eingetragen. Du kannst Textvorlagen nutzen, Anreden werden personalisiert.

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Termin-Erinnerungen

Du kannst für jeden Kurs individuell einstellen, wie viele Tage vorher die Terminerrinnerung versendet werden soll. Standardmäßig erhält jeder Kunde eine E-Mail-Erinnerung einen Tag vor dem Termin. Die Funktion ist pro Kurs aktivierbar und kann vom Kunden deaktiviert werden.

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Erneute Erinnerung bei Terminverschiebung

Wird ein bereits erinnerter Termin in die Zukunft verschoben, wird automatisch eine neue Erinnerung an die Teilnehmer gesendet. So stellst du sicher, dass alle Teilnehmer über die neue Terminzeit informiert werden.

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Anfragen

Nach der Veröffentlichung können Kund:innen auf deiner Webseite Anfragen zu einem Kurs stellen. Diese landen in deinem Posteingang und werden automatisch dem Kurs zugeordnet.

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Notizen

Du kannst interne Notizen (für dich oder Trainer:innen) und öffentliche Notizen (für Kunden sichtbar) anlegen. Öffentliche Notizen erscheinen in der Kursübersicht im Kundenportal und werden zusätzlich in Erinnerungs-E-Mails hervorgehoben.

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Dokumente

Du kannst interne und öffentliche Dokumente hochladen (z. B. PDF, Bilder). Öffentliche Dokumente sind für Teilnehmer:innen in der Kursübersicht sichtbar. Diese werden nicht automatisch per E-Mail versendet.

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Buchungsoptionen

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Anfrage (Standard-Einstellung)

Kund:innen füllen ein Formular aus. Du erhältst eine E-Mail und führst die Kommunikation manuell weiter.

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Verbindliche Online-Buchung

Du kannst Kurse als online buchbar markieren. Bestehende und neue Kunden können dann verbindlich buchen. Nach der Buchung:

• Der Kunde erhält eine Bestätigungs-E-Mail
• Eine Rechnung wird automatisch erstellt und versendet
• Die Teilnahme ist verbindlich und im Kundenbereich sichtbar

Verbindliche Buchungen werden als “Anfrage (Erledigt)” gespeichert. Du erhältst eine Benachrichtigung. Während des Buchungsvorgangs wählt der Kunde eine Zahlungsmethode. Diese konfigurierst du unter Einstellungen > Unternehmen > Zahlungsweisen (inkl. Reihenfolge, Aktivierung, Rechnungsvorlage).

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Warteliste für ausgebuchte Kurse

Du kannst in den Buchungsoptionen eines Kurses eine Warteliste aktivieren. Sobald der Kurs ausgebucht ist, können sich Kunden unverbindlich in die Warteliste eintragen.

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Automatische Benachrichtigung bei freien Plätzen

Sobald ein Kunde einen Kurs storniert und ein Platz frei wird, werden alle Wartelisten-Teilnehmer automatisch per E-Mail informiert: Beispiel-E-Mail: 🔔 Ein Platz in “Hundesport-Kurs 16.07.25 - 30.07.25 (Mi.-Mi.)” ist frei geworden! Buche gleich deinen Termin. Hallo Florian, Gute Neuigkeiten! In dem folgenden Angebot ist ein Platz frei geworden. Nutze die Chance und buche jetzt deinen Termin! Hundesport-Kurs 16.07.25 - 30.07.25 (Mi.-Mi.) Bitte beachte, dass der Platz nicht exklusiv für dich reserviert ist und daher von jedem anderen ebenfalls gebucht werden kann.

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Verbindliche Buchung erforderlich

Nach der Benachrichtigung müssen Kunden den Kurs verbindlich neu buchen. Der Wartelistenplatz wird dann in einen regulären Teilnehmer umgewandelt.

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Stornofristen konfigurieren

Du kannst für jeden Kurs individuell eine Stornofrist in den Buchungsoptionen festlegen. Diese bestimmt, bis wann Kunden ihre Teilnahme kostenlos stornieren können.

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Buchung auf bestimmte Kundengruppen beschränken

Du kannst einstellen, dass ein Kurs nur von einer bestimmten Kundengruppe gebucht werden darf. Die Zuordnung erfolgt über Tags und wird in den Buchungsoptionen des Kurses vorgenommen.

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Typische Workflows

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Von der Kursidee bis zur ersten Buchung

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Status-Workflow eines Kurses

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Kommunikations-Workflow

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Rechnungen

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Rechnung erstellen

Um eine Rechnung zu erstellen, muss der Kurs eine Leistung (Preis) enthalten.

• Über Rechnung erstellen werden Rechnungsentwürfe für alle Teilnehmer:innen generiert
• Der Kurs wird auf den Status Fakturierbar – offen gesetzt

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Einzelne Teilnehmer:innen nachträglich abrechnen

Wird eine Teilnahme später hinzugefügt, kannst du über das (…) Menü beim Teilnehmer eine individuelle Rechnung erstellen.

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Automatische Rechnungsverwaltung bei Stornierungen

Sobald ein Kunde eine Teilnahme storniert und bereits eine Rechnung existiert, wird diese je nach Status automatisch behandelt:

• Offene/bezahlte Rechnungen: werden storniert
• Entwürfe: werden gelöscht

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Rechnungsstatus

• Offen: Leistung ist fakturiert, Zahlung steht aus
• Bezahlt: Zahlung wurde erfasst – manuell oder automatisch durch Bankabgleich (falls verbunden mit 123Hundeschule)