Die Mitarbeiterverwaltung ist das zentrale Tool für die Verwaltung deines Teams. Hier kannst du alle wichtigen Informationen zu deinen Mitarbeitern verwalten, von persönlichen Daten bis hin zu Zugriffsrechten und Abwesenheiten.

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Mitarbeiterprofile

In der Mitarbeiterverwaltung kannst du für jeden Mitarbeiter ein individuelles Profil anlegen und verwalten. Dazu gehören:

  • Persönliche Informationen
  • Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
  • Kalenderfarbe für die interne Terminplanung
  • Systemrollen und Zugriffsrechte
  • Individuelle E-Mail-Signatur

Jeder Mitarbeiter kann als Trainer für Termine im Buchungssystem zugewiesen werden.

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Zugriffsrechte und Rollen

Das System bietet zwei verschiedene Rollen, die den Zugriff und die Berechtigungen deiner Mitarbeiter regeln:

Administrator

  • Vollzugriff auf alle Systemfunktionen
  • Kann alle Einstellungen verwalten
  • Hat Zugriff auf sensible Daten (Bankkonten, Zahlungsverkehr, etc.)
  • Kann Mitarbeiter und Trainingsorte verwalten

Mitarbeiter

  • Eingeschränkter Zugriff auf sensible Bereiche
  • Kein Zugriff auf:
    • Bankkonten und Zahlungsverkehr
    • Unternehmensdaten
    • Belege und EÜR-Auswertungen
    • Mitarbeiter- und Trainingsortverwaltung
  • Voller Zugriff auf alle anderen relevanten Funktionen

Die Rollenvergabe sollte mit Bedacht erfolgen, da Administratoren vollen Zugriff auf alle Systemfunktionen haben.

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E-Mail-Signaturen

Du kannst für deine Mitarbeiter individuelle E-Mail-Signaturen einrichten:

  1. Die Unternehmenssignatur (unter Einstellungen > Unternehmen) wird standardmäßig an alle E-Mails angehängt
  2. Mitarbeiter können eine zusätzliche persönliche Signatur haben
  3. Im E-Mail-Editor steht der Block “Mitarbeiter:in Signatur” zur Verfügung

Die Kombination aus Unternehmens- und Mitarbeiter-Signatur sorgt für eine professionelle und persönliche Kommunikation mit deinen Kunden.

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Passwortverwaltung

Für die Passwortverwaltung stehen dir zwei Methoden zur Verfügung:

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Manuelle Passwortvergabe

  1. Bearbeite das Mitarbeiterprofil
  2. Gib ein sicheres Passwort ein
  3. Teile das Passwort dem Mitarbeiter mit

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Automatische Passwortvergabe

  1. Öffne das Mitarbeiterprofil
  2. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (…)
  3. Wähle “Passwort neu setzen und versenden”

Das System generiert automatisch ein sicheres Passwort und sendet es per E-Mail an den Mitarbeiter.

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Mitarbeiter ohne Systemzugang

Wichtig zu wissen

  • Mitarbeiter können ohne Passwort angelegt werden
  • Diese haben keinen Zugriff auf das Administrationssystem
  • Können trotzdem für Termine eingeplant werden
  • Ideal für externe Trainer oder Teilzeitkräfte

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Abwesenheitsplanung

Für die Planung von Mitarbeiterabwesenheiten:

  1. Gehe zu Einstellungen
  2. Wähle Mitarbeiter
  3. Wähle den entsprechenden Mitarbeiter
  4. Klicke auf Abwesenheiten
  5. Trage die gewünschte Abwesenheit ein

Die Abwesenheitsplanung hilft dir, die Verfügbarkeit deines Teams im Blick zu behalten und Termine entsprechend zu koordinieren.