Mitarbeiterprofile
In der Mitarbeiterverwaltung kannst du für jeden Mitarbeiter ein individuelles Profil anlegen und verwalten. Dazu gehören:- Persönliche Informationen
- Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
- Kalenderfarbe für die interne Terminplanung
- Systemrollen und Zugriffsrechte
- Individuelle E-Mail-Signatur
Jeder Mitarbeiter kann als Trainer für Termine im Buchungssystem zugewiesen werden.
Zugriffsrechte und Rollen
Das System bietet zwei verschiedene Rollen, die den Zugriff und die Berechtigungen deiner Mitarbeiter regeln:Administrator
- Vollzugriff auf alle Systemfunktionen
- Kann alle Einstellungen verwalten
- Hat Zugriff auf sensible Daten (Bankkonten, Zahlungsverkehr, etc.)
- Kann Mitarbeiter und Trainingsorte verwalten
Mitarbeiter
- Eingeschränkter Zugriff auf sensible Bereiche
- Kein Zugriff auf:
- Bankkonten und Zahlungsverkehr
- Unternehmensdaten
- Belege und EÜR-Auswertungen
- Mitarbeiter- und Trainingsortverwaltung
- Voller Zugriff auf alle anderen relevanten Funktionen
Die Rollenvergabe sollte mit Bedacht erfolgen, da Administratoren vollen Zugriff auf alle Systemfunktionen haben.
E-Mail-Signaturen
Du kannst für deine Mitarbeiter individuelle E-Mail-Signaturen einrichten:- Die Unternehmenssignatur (unter Einstellungen > Unternehmen) wird standardmäßig an alle E-Mails angehängt
- Mitarbeiter können eine zusätzliche persönliche Signatur haben
- Im E-Mail-Editor steht der Block “Mitarbeiter:in Signatur” zur Verfügung
Die Kombination aus Unternehmens- und Mitarbeiter-Signatur sorgt für eine professionelle und persönliche Kommunikation mit deinen Kunden.
Passwortverwaltung
Für die Passwortverwaltung stehen dir zwei Methoden zur Verfügung:Manuelle Passwortvergabe
- Bearbeite das Mitarbeiterprofil
- Gib ein sicheres Passwort ein
- Teile das Passwort dem Mitarbeiter mit
Automatische Passwortvergabe
- Öffne das Mitarbeiterprofil
- Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (…)
- Wähle “Passwort neu setzen und versenden”
Das System generiert automatisch ein sicheres Passwort und sendet es per E-Mail an den Mitarbeiter.
Mitarbeiter ohne Systemzugang
Wichtig zu wissen
- Mitarbeiter können ohne Passwort angelegt werden
- Diese haben keinen Zugriff auf das Administrationssystem
- Können trotzdem für Termine eingeplant werden
- Ideal für externe Trainer oder Teilzeitkräfte
Abwesenheitsplanung
Für die Planung von Mitarbeiterabwesenheiten:- Gehe zu Einstellungen
- Wähle Mitarbeiter
- Wähle den entsprechenden Mitarbeiter
- Klicke auf Abwesenheiten
- Trage die gewünschte Abwesenheit ein
Die Abwesenheitsplanung hilft dir, die Verfügbarkeit deines Teams im Blick zu behalten und Termine entsprechend zu koordinieren.