Kundenverwaltung im Buchungsportal

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Kunden anlegen und verwalten

Die zentrale Verwaltung deiner Kunden erfolgt über die Kundenübersicht im System. Hier hast du Zugriff auf alle relevanten Informationen wie Stammdaten, Buchungshistorie, Mehrfachkarten, Hunde, Rechnungen und vieles mehr. Über die Kunden-Detailansicht kannst du außerdem direkt Aktionen wie E-Mails versenden oder Rechnungen erstellen.

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Kundendatei manuell anlegen

Du kannst Kunden selbst im System anlegen, ohne dass sie sich selbst registrieren müssen:

1. Gehe zu Kunden und klicke auf "Neuer Kunde"
2. Trage die Kundendaten ein
3. Gib eine E-Mail-Adresse an (optional, aber empfohlen)
4. Speichere den Kunden

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Kunden aktiv/inaktiv setzen

Du kannst Kunden als “inaktiv” markieren, um sie aus Statistiken auszuschließen oder zu kennzeichnen, dass sie aktuell keine Termine buchen. So setzt du einen Kunden auf inaktiv:

1. Gehe in die Kunden-Detailansicht
2. Klicke auf den Button "Inaktiv setzen"

Was bedeutet der Status “inaktiv”?

• Inaktive Kunden können weiterhin E-Mails bekommen (z. B. Newsletter), es sei denn, du schließt sie beim Versand gezielt aus
• Inaktive Kunden können keine neuen Anfragen stellen, da sie systemseitig deaktiviert sind
• Sie erscheinen nicht mehr als “aktiv” in den Statistiken

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Kunden filtern und verwalten

Die Kundenliste bietet verschiedene Filteroptionen, um gezielt nach bestimmten Kundengruppen zu suchen. Nach Abonnements filtern: Die Kundenliste kann nach gebuchten Abonnements gefiltert werden, um schnell die gewünschten Kundengruppen zu finden. So behältst du den Überblick über deine Abo-Kunden und kannst gezielt Aktionen durchführen. Nach Postleitzahl filtern: Mit dem PLZ-Filter kannst du deine Kundenliste nach Postleitzahl-Bereichen eingrenzen – ideal für regionale Analysen und gezielte Kommunikation. Flexible Suche:

• "80" findet alle Kunden mit PLZ, die mit “80” beginnen (z.B. 80331, 80469, 80798)
• "8" findet alle Kunden mit PLZ, die mit “8” beginnen
• "80331" findet nur Kunden mit genau dieser PLZ

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Mehrere Hundeführer mit derselben E-Mail-Adresse verwalten

Aus Sicherheitsgründen kann eine E-Mail-Adresse nur einem Kundenkonto zugewiesen werden. Wenn mehrere Hundeführer dieselbe E-Mail-Adresse nutzen (z. B. bei Behörden), hast du zwei Möglichkeiten: Variante 1: Ein Kundenkonto für die Behörde

1. Lege die Behörde als einen Kunden an
2. Hinterlege dort die E-Mail-Adresse sowie die Rechnungsanschrift der Zahlstelle
3. Füge die einzelnen Hunde der Hundeführer unter diesem Kundenkonto hinzu
4. Unter "Weitere Personen" kannst du die Namen und Kontaktdaten der jeweiligen Hundeführer hinzufügen

Variante 2: Einzelne Kunden ohne E-Mail + manueller Rechnungsversand

1. Lege jeden Hundeführer als eigenen Kunden an
2. Lasse das E-Mail-Feld dabei leer
3. Erstelle die Rechnungen wie gewohnt und lade das PDF herunter
4. Versende die Rechnungen manuell per E-Mail an die gemeinsame Adresse der Zahlstelle
5. Markiere die Rechnung in der Software als “versendet”

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Rechnungsempfänger manuell anpassen

Falls ein Kunde eine andere Adresse für Rechnungen benötigt (z. B. bei Unternehmen), kannst du eine abweichende Rechnungsadresse hinterlegen. Diese wird dann automatisch auf allen zukünftigen Rechnungen verwendet. So passt du den Rechnungsempfänger an:

1. Öffne den Kunden in der Detailansicht
2. Gehe zu Finanzen > Bankdaten
3. Trage die abweichende Rechnungsadresse ein
4. Optional: Trage eine Firma im Profil-Reiter ein
5. Speichere die Eingabe

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Kundennummern verwalten

Automatisch vergebene Kundennummern: Bei jeder Anfrage wird automatisch ein Kunde angelegt und dabei eine Kundennummer vergeben. Diese automatisch vergebene Kundennummer lässt sich nicht manuell ändern. Kundennummern zurücksetzen: Du kannst alle Kundennummern global zurücksetzen:

1. Gehe zu Kunden > Aktionen
2. Wähle "Kundennummer zurücksetzen"
3. Bestätige den Vorgang

Doppelte Kundennummern beheben:

• Einzelne doppelte Nummern kannst du direkt im Kundendatensatz manuell anpassen
• Für eine einheitliche Anpassung aller Kundennummern kontaktiere den Support

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Kundenanmeldung im Buchungsportal

Deine Kunden benötigen kein Passwort, um sich im Buchungsportal anzumelden. Stattdessen erfolgt der Login über einen einmaligen Zugangscode per E-Mail.

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So funktioniert der Login

Deine Kunden geben ihre E-Mail-Adresse im Buchungsportal ein. Anschließend erhalten sie einen Code per E-Mail, den sie für den Zugang nutzen.

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Kunden können sich selbst registrieren

Kunden können sich selbst registrieren, aber nur im Rahmen einer Buchung. Das bedeutet:

• Die Registrierung erfolgt automatisch, wenn ein Kunde einen Termin oder Kurs bucht
• Eine allgemeine Registrierung ohne direkte Buchung ist aktuell nicht möglich
• Du kannst aber selbst ein Kundenkonto für einen neuen Kunden anlegen

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Login-Methoden

E-Mail-Link (einmaliger Zugangscode): Deine Kunden geben ihre E-Mail-Adresse im Buchungsportal ein und erhalten einen Code per E-Mail für den Zugang. Passwort-Login: Nach dem ersten Einstieg können Kunden ein Passwort vergeben und sich dauerhaft einloggen. Kund:innen, die bereits registriert sind, können sich jederzeit mit ihrer E-Mail-Adresse und dem selbst gesetzten Passwort über das Buchungsportal einloggen, ohne den E-Mail-Link verwenden zu müssen.

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Kunden ein Passwort zusenden

Falls gewünscht, kannst du Kunden manuell ein Passwort und den Direktlink zum Buchungsportal schicken:

1. Öffne die Kunden-Detailansicht
2. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (…)
3. Wähle "Passwort neu setzen und versenden"
4. Der Kunde erhält eine E-Mail mit Zugangsdaten

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Kundenansicht sehen

Um zu sehen, wie die Ansicht für deine Kunden aussieht, hast du zwei Möglichkeiten:

1. Klicke ganz oben links auf "Startseite" – dort erhältst du einen Überblick, wie es für den Kunden aussieht
2. Gehe direkt auf einen deiner Kunden und klicke auf "als [Kundenname] anmelden" – damit bist du genau wie dein Kunde eingeloggt

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Kunden über das Portal informieren

Nachdem du dein Kursangebot eingerichtet hast, solltest du deine Bestandskunden informieren: Sende diesen Link am besten per E-Mail oder WhatsApp an deine Kunden, damit sie sich direkt anmelden und buchen können.

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Kundengruppierung und Tags

Um deine Kunden gezielt anzusprechen und effizient zu verwalten, kannst du sie in Gruppen einteilen und mit Tags versehen.

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Gruppierung über Tags

Mit Tags kannst du Kunden thematisch sortieren, z. B. nach Trainingsstand, Kursinteresse oder interner Kategorisierung. Vorteile von Tags:

• Kunden mit bestimmten Tags kannst du filtern
• E-Mails gezielt an markierte Gruppen senden
• Kundendaten nach Tags exportieren
• Gruppen zu Veranstaltungen hinzufügen

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Mehreren Kunden einen Tag zuweisen

Über die Aktionen-Funktion kannst du einem oder mehreren Kunden gleichzeitig einen Tag zuweisen.

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Kunden hervorheben

Du kannst Kunden mit einem Emoji-Marker versehen, z. B. ein Telefon-Icon für Rückrufe. Das Emoji wird dann systemweit immer neben dem Namen dargestellt.

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Offene Gruppen und Teilnehmer:innen-Übersicht

Im Bereich „Alle Teilnehmer:innen” werden automatisch alle Personen angezeigt, die jemals gebucht haben. Diese offene Gruppierung bietet dir:

• Übersicht über alle aktiven oder ehemaligen Kunden
• Direkten Zugriff auf Kontaktmöglichkeiten
• Möglichkeit, Aktionen wie Mailings oder Exporte auf diese Gruppe anzuwenden

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Mehrfachkarten im Überblick

Im Kundenbereich stehen dir verschiedene Linsen zur Verfügung – das sind spezielle Filteransichten für bestimmte Kundengruppen oder Themen. Eine besonders hilfreiche Linse ist „Kunden mit Mehrfachkarten”. So behältst du den Überblick über die Auslastung und kannst rechtzeitig an neue Karten erinnern.

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Hunde verwalten

Jeder Kunde kann ein oder mehrere Hunde anlegen – entweder du in der Kundenakte oder der Kunde selbst im Kundenbereich des Portals.

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Hunde in der Kundenakte anlegen

1. Gehe zu Kunden > Detailansicht
2. Scrolle zum Bereich Hunde
3. Trage Name, Rasse, Alter und weitere Infos ein

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Selbstverwaltung durch den Kunden

Deine Kunden können ihre Hunde auch selbst anlegen oder bearbeiten. Über ihr Benutzerkonto im Buchungsportal lassen sich Daten jederzeit aktualisieren.

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Hunde bei der Buchung angeben

Bei jeder Buchung können Kunden den passenden Hund für den Termin auswählen:

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Hundebilder hochladen

Kunden können Bilder ihrer Hunde hochladen. Falls das Hochladen nicht funktioniert, können folgende Ursachen vorliegen:

• Technische Spezifikationen: Prüfe Format (z. B. JPG, PNG) und Dateigröße
• Netzwerkprobleme: Langsame Verbindung kann den Upload verhindern
• Browser-Einstellungen: Manche Browser blockieren Datei-Uploads

Bei weiteren Problemen empfehlen wir, sich an den Support zu wenden, um das Problem zu identifizieren und zu lösen.

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E-Mail-Benachrichtigungen für Kunden

Im Reiter Kommunikation > Benachrichtigungen in der Kundenansicht findest du alle automatisch versendeten E-Mails.

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Rechnungen & Finanzen

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Sammelrechnung erstellen

Du kannst für einen Kunden eine Sammelrechnung über alle offenen Buchungen erstellen:

1. Öffne die Kunden-Detailansicht
2. Klicke auf "Rechnung erstellen"
3. Wähle den gewünschten Zeitraum
4. Entscheide dich für eine passende Rechnungsvorlage
5. Klicke auf "Rechnung erstellen"

Danach gelangst du zum Rechnungsentwurf, den du noch bearbeiten und finalisieren kannst.

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Abweichende Rechnungsadresse hinterlegen

Falls ein Kunde eine andere Adresse für Rechnungen benötigt, kannst du eine abweichende Rechnungsadresse hinterlegen. Ideal für Geschäftskunden oder bei Trennung von Wohn- und Rechnungsadresse.

1. Öffne den Kunden in der Detailansicht
2. Gehe zu Finanzen > Bankdaten
3. Trage die abweichende Rechnungsadresse ein
4. Speichere die Eingabe

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Rabatte und Ermäßigungen

Du hast zwei Möglichkeiten, um einem Kunden einen Rabatt zu geben: Variante 1: Gutschein erstellen

1. Lege einen Gutschein über den gewünschten Prozentsatz an (z. B. 10%)
2. Teile den Code mit dem Kunden
3. Der Kunde kann den Rabatt selbst beim Buchen einlösen

Variante 2: Manuell in der Rechnung

1. Erstelle die Rechnung für den Kunden
2. Bearbeite die jeweilige Position
3. Gib den Rabatt manuell ein

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Datenexport: Excel und VCard

Du kannst Kundendaten bequem exportieren – für Auswertungen, Marketingaktionen oder zur Weitergabe.

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Kunden als Excel-Datei exportieren

1. Wähle im Kundenbereich einen oder mehrere Kunden aus
2. Klicke auf "Aktion auswählen > Exportieren als Excel"
3. Die Datei steht anschließend zum Download bereit

In CSV umwandeln:

1. Öffne die Excel-Datei
2. Gehe zu "Datei > Speichern unter"
3. Wähle den Dateityp "CSV (Trennzeichen-getrennt)" aus
4. Klicke auf "Speichern"

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Kunden als VCard-Datei exportieren

Das Format VCard (.vcf) wird von den meisten Smartphones und Mailprogrammen unterstützt.

1. Wähle einen oder mehrere Kunden aus
2. Klicke auf "Exportieren als VCard"
3. Lade die Datei(en) herunter

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Kundendaten importieren

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Kundendaten aus Lexware importieren

Um Kundendaten aus Lexware in 123Hundeschule zu importieren:

1. Erstelle eine CSV-Datei mit den Kundendaten
2. Importiere die Datei über Kunden > Aktionen > Daten importieren
3. Nach dem Import: Prüfe stichprobenartig nach ein paar Datensätzen aus deiner CSV (idealerweise nach E-Mail-Adressen oder vollständigen Namen)
4. Optional: Exportiere eine Kundenliste als CSV und vergleiche einzelne Zeilen mit deiner Originaldatei

Bei Problemen kontaktiere den Support.

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Probleme beim Import beheben

Wenn du beim Import deiner Kunden eine Fehlermeldung wie “500 interner Fehler” erhältst, kann das mehrere Ursachen haben:

• Probleme mit der CSV-Datei (Formatierung, fehlende Felder)
• Server-Probleme

Stelle sicher, dass die Datei korrekt formatiert ist und alle erforderlichen Felder enthält. Wenn das Problem weiterhin besteht, könnte es hilfreich sein, die Datei dem Support-Team zur Überprüfung zu senden.

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Kundendaten ausdrucken

Aktuell kannst du die Kundendaten nur bedingt direkt ausdrucken. Es besteht die Möglichkeit, die Daten als Excel-Datei zu exportieren und dann auszudrucken. Wir planen, in Zukunft die Möglichkeit zu schaffen, alle relevanten Kundeninformationen direkt aus der Software heraus auszudrucken, um den Einsatz im Training zu erleichtern.

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Dubletten finden und bereinigen

Doppelte Einträge entstehen schnell – z. B. durch falsche Schreibweisen oder Mehrfachanmeldungen. Im Bereich Allgemein > Kunden > Linse: Dubletten kannst du diese Einträge leicht erkennen und bereinigen.

1. Navigiere zu Allgemein > Kunden
2. Wähle die Linse "Dubletten"
3. Vergleiche die Vorschläge (Vor- und Nachname)
4. Entscheide, welche Einträge behalten oder gelöscht werden sollen

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Doppelte Kundenkonten zusammenführen

Falls mehrere Kundenkonten von einem Kunden existieren, können diese zusammengeführt werden:

1. Gehe in die Detailansicht des Ziel-Kunden (der bestehen bleiben soll)
2. Öffne das (...)-Menü oben rechts
3. Wähle "Kunden zusammenführen" aus
4. Gib die Kundennummer des doppelten Eintrags (Quelle) ein
5. Bestätige den Vorgang

Doppel-Einträge umgehen: Wenn du feststellst, dass ein Kunde mehrere Einträge in deinem System hat:

1. Prüfe die Profile, um die korrekten Informationen zu identifizieren
2. Stelle sicher, dass du das doppelte Konto löschst
3. Passe die E-Mail-Adresse im richtigen Profil an, damit alle Daten konsistent sind

Inaktive Konten zusammenführen: Inaktive Konten können genauso zusammengeführt werden wie aktive Konten. Die Vorgehensweise ist identisch.

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Kunden auf Karte anzeigen

Mit der Kartenansicht erhältst du einen schnellen, visuellen Überblick darüber, wo deine Kunden wohnen oder sich befinden. Das ist besonders hilfreich, um neue Trainingsorte zu planen, Gruppenkurse zu organisieren oder Fahrtrouten effizient zu gestalten. So findest du die Kartenansicht:

1. Gehe in den Bereich Kunden
2. Öffne das (…)-Menü oben rechts
3. Wähle "Kartenansicht" aus

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Termine und Teilnahmen im Kundenprofil

In der Kunden-Detailansicht findest du unter dem Reiter "Termine und Teilnahmen" eine Übersicht über alle Buchungen und Teilnahmen des Kunden:

• Einzeltraining: Alle gebuchten Einzelstunden
• Gruppen: Teilnahmen an Gruppentrainings
• Kurse: Teilnahmen an Kursen
• Veranstaltungen: Teilnahmen an Veranstaltungen
• Alle Teilnahmen: Gesamtübersicht aller Termine

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Vergangene Termine einsehen

Du kannst die vergangenen Teilnahmen eines Kunden in der Kunden-Detailansicht unter "Alle Termine" einsehen. Dort werden dir sowohl aktuelle als auch vergangene Termine angezeigt.

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Kundenverlauf und Historie

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wichtige Informationen direkt sichtbar zu machen:

• Im Kundenprofil: Übersicht vergangener Termine unter “Termine und Teilnahmen”
• Unter Kommunikation: Notizen und Gesprächsnotizen aus Einzelstunden
• Emoji-Marker: Setze einen Emoji-Marker (z. B. ⚠️ oder 🐕‍🦺) im Kundenprofil. Dieser Marker erscheint dann neben dem Kundennamen, sodass du sofort siehst, wenn etwas zu beachten ist

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Statistiken und Kennzahlen

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Aktive Kund:innen

Um dir einen besseren Überblick über die Aktivität deiner Kund:innen zu verschaffen, stehen dir verschiedene Kennzahlen zur Verfügung. Aktive Kund:innen mit zukünftigem Termin: Im Bereich Kurse, Gruppen und Veranstaltungen findest du eine Kennzahl mit dem Titel "Aktive Kund:innen mit zukünftigem Termin". Diese Metrik zeigt dir an, wie viele deiner Kund:innen derzeit als aktiv gelten. Als aktiv wird eine Kundin oder ein Kunde dann gezählt, wenn mindestens ein Termin in der Zukunft gebucht wurde. Bereits vergangene Termine werden bei dieser Zählung nicht berücksichtigt. Aktive Kund:innen (Gesamt): Im allgemeinen Kundenbereich findest du zusätzlich die Kennzahl "Aktive Kund:innen (Gesamt)". Diese zeigt dir die Gesamtanzahl aller Kund:innen, die aktuell mindestens einen zukünftigen Termin in einem der folgenden Bereiche gebucht haben:

• Kurs
• Gruppe
• Seminar
• Einzelstunde

Auch hier gelten nur zukünftige Termine als Grundlage – vergangene Buchungen fließen nicht in diese Zahl ein. Dadurch bekommst du jederzeit einen Überblick darüber, wie viele Kund:innen gerade aktiv mit deiner Hundeschule arbeiten.

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Woher kommen Kunden

Du kannst eine Statistik dazu sehen, indem du unter Allgemein auf Kunden gehst. Dort wird dir oben rechts angezeigt, wo deine Kunden herkommen.

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Schloss-Symbol nicht angezeigt

Das Schloss-Symbol wird nicht angezeigt, wenn für den Kunden alle bisherigen Termine bereits als bezahlt im System hinterlegt sind. Auch wenn der Kunde keine 10er-Karte besitzt, führt das Vorhandensein von keinerlei offenen Beträgen dazu, dass das System kein Schloss-Symbol anzeigt. Die Zahlungen könnten manuell oder über eine andere Zahlungsmethode erfasst worden sein.

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Kundenportal und Zugriff

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Link zum Buchungsportal

Der Link zu deinem Buchungsportal lautet: https://meinehundeschule.123hundeschule.de Sende diesen Link am besten per E-Mail oder WhatsApp an deine Kunden, damit sie sich direkt anmelden und buchen können.

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Direkter Zugang zur Buchungsseite

Um Kunden den direkten Zugang zur Buchungsseite zu erleichtern, führe sie am besten zu einem spezifischen Kurs- oder Einzelstunden-Link. Auf diesen Seiten werden Neukunden Schritt für Schritt durch den Buchungsprozess geführt. Bestandskunden können sich einfach mit ihrer E-Mail-Adresse anmelden.

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Stundenplan für Kunden

Deine Kund:innen können einen Stundenplan bzw. einen Termin-Überblick sehen. Dafür gibt es einen öffentlichen Kalender-Link, den du auf der Website deiner Hundeschule einbinden kannst. So haben deine Kunden stets alle Termine im Blick.

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Kunden löschen und wiederherstellen

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Versehentlich Kunde gelöscht

Wenn du eine Kundin versehentlich löschst, können wir die Daten aus einem Backup wiederherstellen. Es ist jedoch wichtig, die Löschvorgänge genau zu überprüfen, da möglicherweise nicht die Karte, sondern die komplette Kundin gelöscht wurde. In diesem Fall müssen die Änderungen, die nach der Löschung vorgenommen wurden, manuell nachgepflegt werden. Kontaktiere den Support für die Wiederherstellung.

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