Kundenverwaltung im Buchungsportal

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Kunden anlegen und verwalten

Die zentrale Verwaltung deiner Kunden erfolgt über die Kundenübersicht im System. Hier hast du Zugriff auf alle relevanten Informationen wie Stammdaten, Buchungshistorie, Mehrfachkarten, Hunde, Rechnungen und vieles mehr. Über die Kunden-Detailansicht kannst du außerdem direkt Aktionen wie E-Mails versenden oder Rechnungen erstellen.

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Anmeldung im Buchungsportal

Kunden benötigen kein Passwort, um sich im Buchungsportal anzumelden. Stattdessen erfolgt der Login über einen einmaligen Zugangscode.

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So funktioniert der Login:

Kunden geben ihre E-Mail-Adresse im Buchungsportal ein. Anschließend erhalten sie einen Code per E-Mail, den sie für den Zugang nutzen.

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Kunden ein Passwort zusenden

Falls gewünscht, kannst du Kunden manuell ein Passwort und den Direktlink zum Buchungsportal schicken:

1. Öffne die Kunden-Detailansicht.
2. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (…).
3. Wähle „Passwort neu setzen und versenden“.
4. Der Kunde erhält eine E-Mail mit Zugangsdaten.

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Kunden über das Portal informieren

Nachdem du dein Kursangebot eingerichtet hast, solltest du deine Bestandskunden informieren:

Sende diesen Link am besten per E-Mail oder WhatsApp an deine Kunden, damit sie sich direkt anmelden und buchen können.

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Kundengruppierung und Tags

Um deine Kunden gezielt anzusprechen und effizient zu verwalten, kannst du sie in Gruppen einteilen und mit Tags versehen.

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Gruppierung über Tags

Mit Tags kannst du Kunden thematisch sortieren, z. B. nach Trainingsstand, Kursinteresse oder interner Kategorisierung.

• Kunden mit bestimmten Tags kannst du filtern
• E-Mails gezielt an markierte Gruppen senden
• Kundendaten nach Tags exportieren
• Gruppen zu Veranstaltungen hinzufügen

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Offene Gruppen und Teilnehmer:innen-Übersicht

Im Bereich „Alle Teilnehmer:innen“ werden automatisch alle Personen angezeigt, die jemals gebucht haben. Diese offene Gruppierung bietet dir:

• Übersicht über alle aktiven oder ehemaligen Kunden
• Direkten Zugriff auf Kontaktmöglichkeiten
• Möglichkeit, Aktionen wie Mailings oder Exporte auf diese Gruppe anzuwenden

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Mehrfachkarten im Überblick

Im Kundenbereich stehen dir verschiedene Linsen zur Verfügung – das sind spezielle Filteransichten für bestimmte Kundengruppen oder Themen.

Eine besonders hilfreiche Linse ist „Kunden mit Mehrfachkarten“.

So behältst du den Überblick über die Auslastung und kannst rechtzeitig an neue Karten erinnern.

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Hunde verwalten

Jeder Kunde kann ein oder mehrere Hunde anlegen – entweder du in der Kundenakte oder der Kunde selbst im Kundenbereich des Portals.

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Hunde in der Kundenakte anlegen

1. Gehe zu Kunden > Detailansicht.
2. Scrolle zum Bereich Hunde.
3. Trage Name, Rasse, Alter und weitere Infos ein.

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Selbstverwaltung durch den Kunden

Deine Kunden können ihre Hunde auch selbst anlegen oder bearbeiten. Über ihr Benutzerkonto im Buchungsportal lassen sich Daten jederzeit aktualisieren.

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Hunde bei der Buchung angeben

Bei jeder Buchung können Kunden den passenden Hund für den Termin auswählen:

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Kommunikation mit Kunden

Im Reiter Kommunikation > Benachrichtigungen in der Kundenansicht findest du alle automatisch versendeten E-Mails.

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Rechnungen & Finanzen

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Sammelrechnung erstellen

1. Öffne die Kunden-Detailansicht.
2. Klicke auf „Rechnung erstellen“.
3. Wähle den gewünschten Zeitraum.
4. Entscheide dich für eine passende Rechnungsvorlage.
5. Klicke auf „Rechnung erstellen“.

Danach gelangst du zum Rechnungsentwurf, den du noch bearbeiten und finalisieren kannst.

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Abweichende Rechnungsadresse hinterlegen

Falls ein Kunde eine andere Adresse für Rechnungen benötigt:

1. Öffne den Kunden in der Detailansicht.
2. Gehe zu Finanzen > Bankdaten.
3. Trage die abweichende Rechnungsadresse ein.
4. Speichere die Eingabe.

Ideal für Geschäftskunden oder bei Trennung von Wohn- und Rechnungsadresse.

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Datenexport: Excel und VCard

Du kannst Kundendaten bequem exportieren – für Auswertungen, Marketingaktionen oder zur Weitergabe.

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Kunden als Excel-Datei exportieren

1. Wähle im Kundenbereich einen oder mehrere Kunden aus.
2. Klicke auf „Aktion auswählen > Exportieren als Excel“.
3. Die Datei steht anschließend zum Download bereit.

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In CSV umwandeln:

1. Öffne die Excel-Datei.
2. Gehe zu „Datei > Speichern unter“.
3. Wähle den Dateityp CSV (Trennzeichen-getrennt) aus.
4. Klicke auf „Speichern“.

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Kunden als VCard-Datei exportieren

Das Format VCard (.vcf) wird von den meisten Smartphones und Mailprogrammen unterstützt.

1. Wähle einen oder mehrere Kunden aus.
2. Klicke auf „Exportieren als VCard“.
3. Lade die Datei(en) herunter.

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Dubletten finden und bereinigen

Doppelte Einträge entstehen schnell – z. B. durch falsche Schreibweisen oder Mehrfachanmeldungen.

Im Bereich „Allgemein > Kunden > Linse: Dubletten“ kannst du diese Einträge leicht erkennen und bereinigen.

1. Navigiere zu Allgemein > Kunden.
2. Wähle die Linse „Dubletten“.
3. Vergleiche die Vorschläge (Vor- und Nachname).
4. Entscheide, welche Einträge behalten oder gelöscht werden sollen.

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Kennzahlen: Aktive Kund:innen

Um dir einen besseren Überblick über die Aktivität deiner Kund:innen zu verschaffen, stehen dir neue Kennzahlen zur Verfügung.

Im Bereich Kurse, Gruppen und Veranstaltungen findest du nun eine neue Kennzahl mit dem Titel „Aktive Kund:innen mit zukünftigem Termin“. Diese Metrik zeigt dir an, wie viele deiner Kund:innen derzeit als aktiv gelten. Als aktiv wird eine Kundin oder ein Kunde dann gezählt, wenn mindestens ein Termin in der Zukunft gebucht wurde. Bereits vergangene Termine werden bei dieser Zählung nicht berücksichtigt.

Im allgemeinen Kundenbereich findest du zusätzlich die Kennzahl „Aktive Kund:innen (Gesamt)“. Diese zeigt dir die Gesamtanzahl aller Kund:innen, die aktuell mindestens einen zukünftigen Termin in einem der folgenden Bereiche gebucht haben:

• Kurs
• Gruppe
• Seminar
• Einzelstunde

Auch hier gelten nur zukünftige Termine als Grundlage – vergangene Buchungen fließen nicht in diese Zahl ein. Dadurch bekommst du jederzeit einen Überblick darüber, wie viele Kund:innen gerade aktiv mit deiner Hundeschule arbeiten.

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Kunden auf Karte anzeigen

Mit der neuen Kartenansicht erhältst du einen schnellen, visuellen Überblick darüber, wo deine Kunden wohnen oder sich befinden. Das ist besonders hilfreich, um neue Trainingsorte zu planen, Gruppenkurse zu organisieren oder Fahrtrouten effizient zu gestalten.

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So findest du die Kartenansicht

• Gehe in den Bereich Kunden.
• Öffne das (…) Menü oben rechts.
• Wähle Kartenansicht aus.