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Gutscheine bieten dir die Möglichkeit, deinen Kunden flexible Rabatte und Angebote zu machen. Du kannst sie individuell gestalten, bestimmten Kunden zuweisen und für verschiedene Anwendungsfälle nutzen. Im Folgenden erfährst du, wie du Gutscheine erstellst, verwaltest und einlöst.

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Gutscheine erstellen

  • Individuell zuweisbar: Erstelle Gutscheine, die nur für bestimmte Kunden gültig sind – ideal für personalisierte Angebote.
  • Kundengruppen: Beschränke Gutscheine auf bestimmte Kundengruppen basierend auf Tags – perfekt für gezielte Rabattaktionen.
  • Flexibler Wert: Lege fest, ob der Gutschein einen festen Betrag (z.B. 10 €) oder einen prozentualen Rabatt (z.B. 10 %) gewährt.
  • Nutzungslimit: Bestimme, ob der Gutschein einmalig oder mehrfach verwendet werden kann. Das Nutzungslimit von “1” bedeutet, dass jeder Kunde den Gutschein nur einmal einlösen kann. Ein unbegrenzter Gutschein eignet sich z.B. als “Eröffnungsrabatt 10 %”.
  • Gültigkeitszeitraum: Definiere, wie lange der Gutschein gültig ist und wann er freigeschaltet wird.
  • Spezifische Leistungen: Lege fest, ob der Gutschein nur für bestimmte Leistungen (z.B. Einzelstunden) eingelöst werden kann.
Gutscheine
Gutscheine gelten ausschließlich für online buchbare Leistungen.
Mit der Kundengruppen-Funktion kannst du gezielt Rabattaktionen für bestimmte Zielgruppen erstellen. Zum Beispiel einen speziellen Rabatt für alle “VIP-Kunden” oder “Welpenbesitzer”.

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Geschenkgutscheine im Buchungsportal verkaufen 🎁

Deine Kunden können jetzt direkt im Buchungsportal Geschenkgutscheine kaufen! Diese neue Funktion ermöglicht es dir, professionell gestaltete Gutscheine mit personalisierten PDF-Vorlagen zu verkaufen.

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Einrichtung

Gutschein-Templates

Wir stellen dir aktuell zwei Gutschein Design-Vorlagen zur Verfügung: eine neutrale Vorlage und eine Vorlage in Weihnachtsoptik.
Gutschein-Vorlagen verwalten: Standardmäßig werden alle verfügbaren Gutschein-Vorlagen im Buchungsportal angezeigt. Du hast jedoch die Möglichkeit, einzelne Vorlagen zu aktivieren oder zu deaktivieren:
  1. Navigiere zu Allgemein > Gutscheine
  2. Öffne das (…)-Menü bei einem Gutschein
  3. Wähle “Gutschein-Vorlagen” aus
Hier kannst du:
  • Einzelne Vorlagen aktivieren oder deaktivieren
  • Eine Vorschau jeder Vorlage ansehen
  • Bestimmen, welche Design-Optionen deine Kunden zur Auswahl haben
  • Vorlagen per Drag & Drop sortieren – die Reihenfolge wird auch im Buchungsportal übernommen
  • Vorschaubilder manuell neu generieren – bei Bedarf über das Aktionsmenü
Erweiterte Vorlagen-Verwaltung:
  • Drag & Drop Sortierung: Ordne deine Vorlagen in der gewünschten Reihenfolge an
  • Automatische Vorschaubilder: Werden in deinen Unternehmensfarben generiert
  • Bulk-Aktionen: Aktiviere oder deaktiviere mehrere Vorlagen gleichzeitig über die Aktionen-Funktion
  • Sortierung im Buchungsportal: Die von dir festgelegte Reihenfolge wird für Kunden übernommen
Deaktiviere saisonale Vorlagen (z.B. Weihnachtsdesign) außerhalb der entsprechenden Saison, um deinen Kunden nur relevante Optionen anzubieten. Mit den Bulk-Aktionen geht das besonders schnell.
So richtest du den Gutscheinverkauf ein:
  1. Leistungen anlegen: Erstelle Leistungen vom Typ “Gutschein” mit verschiedenen Werten (z.B. 25€, 50€, 100€). Diese Leistungen müssen als “Öffentlich” und “Buchbar” markiert sein.
  2. Automatische Verfügbarkeit: Der Menüpunkt “Gutscheine” erscheint automatisch im Buchungsportal, sobald buchbare Gutschein-Leistungen existieren.

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Verwaltung

In der Gutschein-Verwaltung hast du folgende Möglichkeiten:
  • Gutschein-Übersicht: Alle verkauften Gutscheine werden automatisch in der Gutschein-Verwaltung erfasst.
  • Käufer & Empfänger: Unterscheidung zwischen dem Käufer (“Gekauft von”) und dem späteren Einlöser des Gutscheins.
  • Personalisierung: Jeder Gutschein speichert “Von” und “Für” Angaben für die persönliche Note.
  • PDF-Generierung: Gutschein-PDFs werden automatisch im Hintergrund erstellt und der Bestätigungs-E-Mail angehängt.
  • Neue Aktion: “Gutschein drucken”: Gutscheine können jederzeit manuell neu gedruckt werden – wähle einfach eine Design-Vorlage aus.
  • Gutschein manuell anlegen: Es ist auch möglich, den Gutschein manuell anzulegen und zu drucken, ohne dass er im Buchungsportal gebucht werden muss. Die Rechnung kann ebenfalls erstellt und manuell versendet werden.
  • Status-Anzeige: Das Feld “Aktiv” zeigt an, ob der Gutschein einlösbar ist.
  • Rechnung für Käufer erstellen: Über die Aktion “Rechnung erstellen” kannst du direkt aus der Gutscheinverwaltung eine Rechnung für den Käufer des Gutscheins erstellen – ideal für Vor-Ort-Verkäufe oder nachträgliche Abrechnungen.
Gutscheine werden erst nach vollständiger Bezahlung der Rechnung automatisch aktiviert und sind dann einlösbar.
Die Rechnung wird an den Käufer ausgestellt, auch wenn der Gutschein an eine andere Person verschenkt wird.
Nach dem Kauf erhält der Käufer automatisch eine E-Mail mit der Bestellbestätigung und dem Gutschein als PDF-Anhang.

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Für deine Kunden im Buchungsportal

So funktioniert der Gutscheinkauf:
  1. Gutschein auswählen: Im Menü “Gutscheine” werden alle verfügbaren Gutschein-Designs angezeigt.
  2. Personalisieren:
    • Wähle den gewünschten Wert aus dem Dropdown (z.B. 50€, 100€)
    • Gib an, von wem der Gutschein ist (z.B. “Oma Erna”)
    • Gib an, für wen der Gutschein ist (z.B. “Familie Müller”)
  3. Bezahlen: Der Gutschein wird wie gewohnt über den Buchungsprozess mit Rechnung bezahlt.
  4. Erhalten: Nach der Bezahlung wird der personalisierte Gutschein als PDF per E-Mail zugestellt.
  5. Einlösen: Der Gutscheincode kann anschließend bei Buchungen im Portal eingelöst werden.
Besonderheiten:
  • ✅ Geschenkgutscheine: Perfekt zum Verschenken – der Gutschein ist nicht an den Käufer gebunden
  • 🎨 Professionelles Design: Hochwertige PDF-Gutscheine mit deinem Logo und Design
  • ⏱️ Sofortige Verfügbarkeit: Nach Zahlungseingang ist der Gutschein sofort einsatzbereit
  • 📱 Digitaler Versand: Kein Warten – alles erfolgt digital und schnell

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Gültigkeitsbeginn festlegen

Bei der Erstellung eines Gutscheins kannst du nicht nur den Gültigkeitszeitraum, sondern auch den Beginn der Gültigkeit festlegen. Der Gutschein wird erst ab diesem Datum im persönlichen Bereich der beschenkten Person angezeigt. Das ist besonders praktisch, wenn du Gutscheine im Voraus erstellst – auch wenn die Rechnung bereits an den Schenkenden verschickt wird, bleibt der Gutschein für den oder die Beschenkte unsichtbar bis zum festgelegten Gültigkeitsdatum.

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Gutscheine für Firmenkunden

Eine Firma kann problemlos einen Gutschein für einen Mitarbeiter kaufen. Du stellst den Gutschein aus und die Rechnung auf den Namen der Firma aus, auch wenn der Gutschein später vom Mitarbeiter eingelöst wird. So gehst du vor:
  1. Erstelle den Gutschein mit den gewünschten Konditionen
  2. Weise den Gutschein dem entsprechenden Mitarbeiter zu
  3. Stelle die Rechnung auf den Namen der Firma aus

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Gutscheine ausdrucken

Mit der neuen Funktion “Gutschein drucken” kannst du Gutscheine jederzeit direkt aus dem System ausdrucken. Wähle einfach eine der verfügbaren Design-Vorlagen aus, und das System generiert automatisch ein professionelles PDF mit dem Gutscheincode.
Alternativ kannst du den Gutscheincode auch in eine eigene Vorlage (z.B. Word oder Photoshop) übertragen und individuell gestalten.

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Manuell angelegte Gutscheine abrechnen

Wenn du einen Gutschein manuell anlegst und dafür eine Rechnung erstellen möchtest, benötigst du eine passende Leistung mit der Kategorie “Gutschein”. Der Betrag der Leistung muss exakt dem Gutscheinwert entsprechen.
In den Leistungen wird die Mehrwertsteuer definiert. Je nach Land oder steuerlicher Regelung kann diese unterschiedlich sein – daher ist es wichtig, für jeden Gutscheinwert eine entsprechende Leistung anzulegen.
Beispiel: Du möchtest einen 50 €-Gutschein manuell verkaufen und abrechnen.
  1. Navigiere zu Einstellungen > Leistungen
  2. Erstelle eine neue Leistung mit folgenden Einstellungen:
    • Name: Gutschein 50 €
    • Kategorie: Gutschein
    • Preis: 50,00 €
    • MwSt.: Wähle den für dich geltenden Steuersatz
  3. Lege den Gutschein manuell unter Allgemein > Gutscheine an
  4. Erstelle über die Aktion “Rechnung erstellen” die Rechnung für den Käufer
Lege für jeden angebotenen Gutscheinwert (z.B. 25 €, 50 €, 100 €) eine eigene Leistung an. So kannst du jederzeit flexibel Gutscheine in verschiedenen Beträgen verkaufen und korrekt abrechnen.

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Gutscheine im Buchungsportal einlösen

Einlösen im Buchungsportal

Damit deine Kunden Gutscheine nutzen können, muss die entsprechende Leistung als “online buchbar” markiert und verbindlich buchbar sein.
Stelle sicher, dass der Gutschein korrekt konfiguriert ist. Achte darauf, dass der Gutschein für die gewünschte Teilnahmeform (z.B. Einzelteilnahme oder 5er Karte) und für die richtigen Leistungen gilt. Ein falsch konfigurierter Gutschein kann von Kunden nicht eingelöst werden.

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Gutschein-Teileinlösung

Gutscheine können nun auch teilweise eingelöst werden. Diese intelligente Funktion macht die Verwendung von Gutscheinen noch flexibler: Im Buchungsportal:
  • Wenn der Gutscheinwert höher ist als der Bestellbetrag, wird automatisch nur der benötigte Betrag verwendet
  • Der Restbetrag bleibt auf dem ursprünglichen Gutschein erhalten und kann für zukünftige Bestellungen genutzt werden
  • Während des Bestellvorgangs sieht der Kunde eine Übersicht, die zeigt:
    • Welcher Betrag eingelöst wird
    • Wie viel nach dem Kauf noch verfügbar bleibt
  • Bricht der Kunde die Bestellung ab, bleibt der Gutschein vollständig erhalten
  • Erst nach erfolgreichem Abschluss wird der verwendete Betrag abgezogen
Gutscheine
Die Teileinlösung erfolgt vollautomatisch – deine Kunden müssen nichts Besonderes beachten und können ihre Gutscheine optimal ausnutzen.

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Gutscheine zu Rechnungen hinzufügen

Auch nachträglich kannst du in der Administration Gutscheine zu einer Rechnung hinzufügen. Dies erfolgt über das (…)-Menü bei den Rechnungspositionen.
Pro Rechnung kann nur ein Gutschein manuell eingelöst werden. Wenn ein Kunde mehrere Gutscheine besitzt, musst du diese vor dem Einlösen manuell zusammenführen.
Gutscheine
Nutze diese Funktion, um nachträglich Rabatte oder Kulanzgutscheine unkompliziert zu verrechnen.

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Automatische Teileinlösung in der Administration

Die Teileinlösung steht auch in der Administration zur Verfügung und macht die Gutscheinverwaltung deutlich einfacher: So funktioniert es: Beim Hinzufügen eines Gutscheins zu einer Rechnung wird automatisch erkannt, wenn der Gutschein-Wert den Rechnungsbetrag übersteigt. In diesem Fall:
  1. Vom Original-Gutschein wird der Rechnungsbetrag abgezogen
  2. Ein neuer Gutschein mit dem Rechnungsbetrag wird erstellt und für die Rechnung verwendet
  3. Der Original-Gutschein bleibt mit dem Restbetrag dem Kunden erhalten
Beispiel: Ein Kunde hat einen Gutschein über 200 € und die Rechnung beträgt 50 €.
  • Der 200 €-Gutschein wird auf 150 € reduziert
  • Ein neuer 50 €-Gutschein wird erstellt und der Rechnung zugeordnet
  • Der Kunde kann die restlichen 150 € für zukünftige Buchungen nutzen
Keine manuellen Berechnungen mehr nötig – das System erledigt die Aufteilung automatisch und sauber!

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Gutscheine bei Abonnements

Gutscheine können auch bei Abonnements verwendet werden, allerdings gibt es hier einige Besonderheiten zu beachten:

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Gutschein vor Abo-Start einlösen

Du kannst Gutscheine für Abonnements verwenden, indem du den Gutschein vor dem Start des Abos einlöst. Der Gutscheinwert wird dann beim ersten Abo-Zyklus berücksichtigt.

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Gutscheine in laufenden Abonnements

In bestehenden Abonnements kannst du Gutscheine hinterlegen, jedoch sollten diese mehrfach einlösbar sein. Wenn ein Gutschein in einem Abo hinterlegt ist, wird dieser jeden Monat automatisch abgezogen, weshalb keine neue Rechnung erstellt wird.
Eine Teileinlösung von Gutscheinen über mehrere Monate ist momentan nicht möglich.
Workaround für gestaffelte Abrechnung: Um einen Gutscheinanteil bei einem mehrmonatigen Abo (z.B. 3-Monatsabo) gestaffelt abzurechnen, musst du derzeit die Rechnungen manuell erstellen und den Gutscheinanteil jeweils anteilig abziehen.

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Beispiel: Gutscheinanwendung

Stell dir vor, ein Kunde bucht eine Veranstaltung und besitzt einen 10 €-Gutschein. Bei der Online-Buchung kann er den Gutschein direkt einlösen – der Rabatt wird automatisch abgezogen. Sollte es nachträglich notwendig sein, kannst du den Gutschein auch nach der Buchung noch zur Rechnung hinzufügen. Gutscheine
Mit den Gutschein-Features bietest du deinen Kunden mehr Flexibilität und Service. Probiere es aus und gib uns gerne Feedback!