Gutscheine gelten ausschließlich für online buchbare Leistungen. Stelle sicher, dass die jeweilige Leistung als „online buchbar” markiert ist – sonst kann der Gutschein nicht eingelöst werden.
In 3 Schritten loslegen
Quickstart
- Leistungen anlegen: Erstelle in Einstellungen > Leistungen eine Leistung mit Kategorie „Gutschein” pro Wert (z.B. 25 €, 50 €, 100 €). Markiere sie als „Öffentlich” und „Buchbar”.
- Vorlagen aktivieren: Unter Allgemein > Gutscheine wählst du im (…)-Menü „Gutschein-Vorlagen” und aktivierst die Designs, die du anbieten möchtest (neutrale Vorlage, Weihnachtsoptik …).
- Verkaufen oder vergeben: Sobald buchbare Gutschein-Leistungen existieren, erscheint der Menüpunkt „Gutscheine” automatisch im Buchungsportal. Manuelle Rabattgutscheine legst du direkt unter Allgemein > Gutscheine an.
Was sind Gutscheine?
Gutscheine in der 123Hundeschule decken zwei verschiedene Anwendungsfälle ab, die technisch im selben Bereich verwaltet werden:Die zwei Bausteine
- Rabatt-Gutscheine – Du legst Gutscheine manuell an, um gezielte Aktionen, Kundengruppen-Rabatte oder Kulanz abzubilden. Zuweisung an einzelne Kund:innen, Gruppen über Tags oder offen für alle.
- Geschenkgutscheine – Kund:innen kaufen Gutscheine direkt im Buchungsportal für Dritte. Personalisiert mit „Von” und „Für”, als professionelles PDF erstellt und nach Bezahlung automatisch einlösbar.
Warum das Feature dir hilft
Zusätzlicher Umsatz
Geschenkgutscheine bringen Einnahmen von Personen, die selbst noch keine Kund:innen sind – ein direkter Vertriebskanal über dein Buchungsportal.
Kundenbindung
Gezielte Rabatte für VIPs, Welpenbesitzer:innen oder Aktionen wie „Eröffnungsrabatt 10 %” – flexibel pro Kunde, Gruppe oder offen.
Flexible Konfiguration
Fester Betrag oder Prozentsatz, einmalig oder unbegrenzt, für bestimmte Leistungen, mit Gültigkeitsbeginn und -ende.
Automatisch verwaltet
PDF-Erstellung, Aktivierung nach Zahlungseingang, Teileinlösung mit Restbetrag – alles läuft im Hintergrund.
Voraussetzungen
Damit Gutscheine verkauft und eingelöst werden können, sollten diese Punkte erfüllt sein:- Für Geschenkgutscheine im Buchungsportal: Mindestens eine Leistung mit Kategorie „Gutschein”, markiert als „Öffentlich” und „Buchbar”
- Für die Einlösung: Die Ziel-Leistung ist als „online buchbar” und verbindlich buchbar markiert
- Für manuell abgerechnete Gutscheine: Eine passende Leistung mit Kategorie „Gutschein” – fehlt sie, wird sie bei der Rechnungserstellung automatisch angelegt
- Für die Aktivierung: Die zugehörige Rechnung ist vollständig bezahlt
Gutscheine erstellen
- Individuell zuweisbar: Erstelle Gutscheine, die nur für bestimmte Kunden gültig sind – ideal für personalisierte Angebote.
- Kundengruppen: Beschränke Gutscheine auf bestimmte Kundengruppen basierend auf Tags – perfekt für gezielte Rabattaktionen.
- Flexibler Wert: Lege fest, ob der Gutschein einen festen Betrag (z.B. 10 €) oder einen prozentualen Rabatt (z.B. 10 %) gewährt.
- Nutzungslimit: Bestimme, ob der Gutschein einmalig oder mehrfach verwendet werden kann. Das Nutzungslimit von “1” bedeutet, dass jeder Kunde den Gutschein nur einmal einlösen kann. Ein unbegrenzter Gutschein eignet sich z.B. als “Eröffnungsrabatt 10 %”.
- Gültigkeitszeitraum: Definiere, wie lange der Gutschein gültig ist und wann er freigeschaltet wird.
- Spezifische Leistungen: Lege fest, ob der Gutschein nur für bestimmte Leistungen (z.B. Einzelstunden) eingelöst werden kann.
Geschenkgutscheine im Buchungsportal verkaufen
Deine Kunden können jetzt direkt im Buchungsportal Geschenkgutscheine kaufen! Diese neue Funktion ermöglicht es dir, professionell gestaltete Gutscheine mit personalisierten PDF-Vorlagen zu verkaufen.Einrichtung
Gutschein-Templates
Wir stellen dir aktuell zwei Gutschein Design-Vorlagen zur Verfügung: eine neutrale Vorlage und eine Vorlage in Weihnachtsoptik.
- Navigiere zu Allgemein > Gutscheine
- Öffne das (…)-Menü bei einem Gutschein
- Wähle “Gutschein-Vorlagen” aus
- Einzelne Vorlagen aktivieren oder deaktivieren
- Eine Vorschau jeder Vorlage ansehen
- Bestimmen, welche Design-Optionen deine Kunden zur Auswahl haben
- Vorlagen per Drag & Drop sortieren – die Reihenfolge wird auch im Buchungsportal übernommen
- Vorschaubilder manuell neu generieren – bei Bedarf über das Aktionsmenü
Erweiterte Vorlagen-Verwaltung:
- Drag & Drop Sortierung: Ordne deine Vorlagen in der gewünschten Reihenfolge an
- Automatische Vorschaubilder: Werden in deinen Unternehmensfarben generiert
- Bulk-Aktionen: Aktiviere oder deaktiviere mehrere Vorlagen gleichzeitig über die Aktionen-Funktion
- Sortierung im Buchungsportal: Die von dir festgelegte Reihenfolge wird für Kunden übernommen
- Leistungen anlegen: Erstelle Leistungen vom Typ “Gutschein” mit verschiedenen Werten (z.B. 25€, 50€, 100€). Diese Leistungen müssen als “Öffentlich” und “Buchbar” markiert sein.
- Automatische Verfügbarkeit: Der Menüpunkt “Gutscheine” erscheint automatisch im Buchungsportal, sobald buchbare Gutschein-Leistungen existieren.
Verwaltung
In der Gutschein-Verwaltung hast du folgende Möglichkeiten:- Gutschein-Übersicht: Alle verkauften Gutscheine werden automatisch in der Gutschein-Verwaltung erfasst.
- Käufer & Empfänger: Unterscheidung zwischen dem Käufer (“Gekauft von”) und dem späteren Einlöser des Gutscheins.
- Personalisierung: Jeder Gutschein speichert “Von” und “Für” Angaben für die persönliche Note.
- PDF-Generierung: Gutschein-PDFs werden automatisch im Hintergrund erstellt und der Bestätigungs-E-Mail angehängt.
- Neue Aktion: “Gutschein drucken”: Gutscheine können jederzeit manuell neu gedruckt werden – wähle einfach eine Design-Vorlage aus.
- Gutschein manuell anlegen: Es ist auch möglich, den Gutschein manuell anzulegen und zu drucken, ohne dass er im Buchungsportal gebucht werden muss. Die Rechnung kann ebenfalls erstellt und manuell versendet werden.
- Status-Anzeige: Das Feld “Aktiv” zeigt an, ob der Gutschein einlösbar ist.
- Rechnung für Käufer erstellen: Über die Aktion “Rechnung erstellen” kannst du direkt aus der Gutscheinverwaltung eine Rechnung für den Käufer des Gutscheins erstellen – ideal für Vor-Ort-Verkäufe oder nachträgliche Abrechnungen.
Die Rechnung wird an den Käufer ausgestellt, auch wenn der Gutschein an eine andere Person verschenkt wird.
Nach dem Kauf erhält der Käufer automatisch eine E-Mail mit der Bestellbestätigung und dem Gutschein als PDF-Anhang.
Für deine Kunden im Buchungsportal
So funktioniert der Gutscheinkauf:- Gutschein auswählen: Im Menü “Gutscheine” werden alle verfügbaren Gutschein-Designs angezeigt.
- Personalisieren:
- Wähle den gewünschten Wert aus dem Dropdown (z.B. 50€, 100€)
- Gib an, von wem der Gutschein ist (z.B. “Oma Erna”)
- Gib an, für wen der Gutschein ist (z.B. “Familie Müller”)
- Bezahlen: Der Gutschein wird wie gewohnt über den Buchungsprozess mit Rechnung bezahlt.
- Erhalten: Nach der Bezahlung wird der personalisierte Gutschein als PDF per E-Mail zugestellt.
- Einlösen: Der Gutscheincode kann anschließend bei Buchungen im Portal eingelöst werden.
- ✅ Geschenkgutscheine: Perfekt zum Verschenken – der Gutschein ist nicht an den Käufer gebunden
- 🎨 Professionelles Design: Hochwertige PDF-Gutscheine mit deinem Logo und Design
- ⏱️ Sofortige Verfügbarkeit: Nach Zahlungseingang ist der Gutschein sofort einsatzbereit
- 📱 Digitaler Versand: Kein Warten – alles erfolgt digital und schnell
Gültigkeitsbeginn festlegen
Bei der Erstellung eines Gutscheins kannst du nicht nur den Gültigkeitszeitraum, sondern auch den Beginn der Gültigkeit festlegen. Der Gutschein wird erst ab diesem Datum im persönlichen Bereich der beschenkten Person angezeigt. Das ist besonders praktisch, wenn du Gutscheine im Voraus erstellst – auch wenn die Rechnung bereits an den Schenkenden verschickt wird, bleibt der Gutschein für den oder die Beschenkte unsichtbar bis zum festgelegten Gültigkeitsdatum.Gutscheine für Firmenkunden
Eine Firma kann problemlos einen Gutschein für einen Mitarbeiter kaufen. Du stellst den Gutschein aus und die Rechnung auf den Namen der Firma aus, auch wenn der Gutschein später vom Mitarbeiter eingelöst wird. So gehst du vor:- Erstelle den Gutschein mit den gewünschten Konditionen
- Weise den Gutschein dem entsprechenden Mitarbeiter zu
- Stelle die Rechnung auf den Namen der Firma aus
Gutscheine ausdrucken
Mit der neuen Funktion “Gutschein drucken” kannst du Gutscheine jederzeit direkt aus dem System ausdrucken. Wähle einfach eine der verfügbaren Design-Vorlagen aus, und das System generiert automatisch ein professionelles PDF mit dem Gutscheincode.Manuell angelegte Gutscheine abrechnen
Wenn du einen Gutschein manuell anlegst und dafür eine Rechnung erstellst, benötigst du eine passende Leistung mit der Kategorie “Gutschein”, deren Betrag exakt dem Gutscheinwert entspricht. Existiert noch keine solche Leistung, wird sie bei der Rechnungserstellung automatisch angelegt – du kannst also direkt über die Aktion “Rechnung erstellen” abrechnen.Die automatisch angelegte Leistung übernimmt den Mehrwertsteuersatz einer bereits vorhandenen Leistung (bei der Kleinunternehmerregelung ohne Umsatzsteuer). Da die Mehrwertsteuer je nach Land oder steuerlicher Regelung unterschiedlich ist, empfehlen wir, die Gutschein-Leistungen vorab selbst anzulegen – so behältst du die volle Kontrolle über Steuersatz und Bezeichnung.
- Navigiere zu Einstellungen > Leistungen
- Erstelle eine neue Leistung mit folgenden Einstellungen:
- Name: Gutschein 50 €
- Kategorie: Gutschein
- Preis: 50,00 €
- MwSt.: Wähle den für dich geltenden Steuersatz
- Lege den Gutschein manuell unter Allgemein > Gutscheine an
- Erstelle über die Aktion “Rechnung erstellen” die Rechnung für den Käufer
Gutscheine im Buchungsportal einlösen
Einlösen im Buchungsportal
Damit deine Kunden Gutscheine nutzen können, muss die entsprechende Leistung als “online buchbar” markiert und verbindlich buchbar sein.
Gutschein-Teileinlösung
Gutscheine können nun auch teilweise eingelöst werden. Diese intelligente Funktion macht die Verwendung von Gutscheinen noch flexibler: Im Buchungsportal:- Wenn der Gutscheinwert höher ist als der Bestellbetrag, wird automatisch nur der benötigte Betrag verwendet
- Der Restbetrag bleibt auf dem ursprünglichen Gutschein erhalten und kann für zukünftige Bestellungen genutzt werden
- Während des Bestellvorgangs sieht der Kunde eine Übersicht, die zeigt:
- Welcher Betrag eingelöst wird
- Wie viel nach dem Kauf noch verfügbar bleibt
- Bricht der Kunde die Bestellung ab, bleibt der Gutschein vollständig erhalten
- Erst nach erfolgreichem Abschluss wird der verwendete Betrag abgezogen
Die Teileinlösung erfolgt vollautomatisch – deine Kunden müssen nichts Besonderes beachten und können ihre Gutscheine optimal ausnutzen.
Gutscheine zu Rechnungen hinzufügen
Auch nachträglich kannst du in der Administration Gutscheine zu einer Rechnung hinzufügen. Dies erfolgt über das (…)-Menü bei den Rechnungspositionen.
Automatische Teileinlösung in der Administration
Die Teileinlösung steht auch in der Administration zur Verfügung und macht die Gutscheinverwaltung deutlich einfacher: So funktioniert es: Beim Hinzufügen eines Gutscheins zu einer Rechnung wird automatisch erkannt, wenn der Gutschein-Wert den Rechnungsbetrag übersteigt. In diesem Fall:- Vom Original-Gutschein wird der Rechnungsbetrag abgezogen
- Ein neuer Gutschein mit dem Rechnungsbetrag wird erstellt und für die Rechnung verwendet
- Der Original-Gutschein bleibt mit dem Restbetrag dem Kunden erhalten
- Der 200 €-Gutschein wird auf 150 € reduziert
- Ein neuer 50 €-Gutschein wird erstellt und der Rechnung zugeordnet
- Der Kunde kann die restlichen 150 € für zukünftige Buchungen nutzen
Keine manuellen Berechnungen mehr nötig – das System erledigt die Aufteilung automatisch und sauber!
Gutscheine bei Abonnements
Gutscheine können auch bei Abonnements verwendet werden, allerdings gibt es hier einige Besonderheiten zu beachten:Gutschein vor Abo-Start einlösen
Du kannst Gutscheine für Abonnements verwenden, indem du den Gutschein vor dem Start des Abos einlöst. Der Gutscheinwert wird dann beim ersten Abo-Zyklus berücksichtigt.Gutscheine in laufenden Abonnements
In bestehenden Abonnements kannst du Gutscheine hinterlegen, jedoch sollten diese mehrfach einlösbar sein. Wenn ein Gutschein in einem Abo hinterlegt ist, wird dieser jeden Monat automatisch abgezogen, weshalb keine neue Rechnung erstellt wird.Eine Teileinlösung von Gutscheinen über mehrere Monate ist momentan nicht möglich.
Beispiel: Gutscheinanwendung
Stell dir vor, ein Kunde bucht eine Veranstaltung und besitzt einen 10 €-Gutschein. Bei der Online-Buchung kann er den Gutschein direkt einlösen – der Rabatt wird automatisch abgezogen. Sollte es nachträglich notwendig sein, kannst du den Gutschein auch nach der Buchung noch zur Rechnung hinzufügen.
Mit den Gutschein-Features bietest du deinen Kunden mehr Flexibilität und Service. Probiere es aus und gib uns gerne Feedback!
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