Gutscheine erstellen
- Individuell zuweisbar: Erstelle Gutscheine, die nur für bestimmte Kunden gültig sind – ideal für personalisierte Angebote.
- Kundengruppen: Beschränke Gutscheine auf bestimmte Kundengruppen basierend auf Tags – perfekt für gezielte Rabattaktionen.
- Flexibler Wert: Lege fest, ob der Gutschein einen festen Betrag (z.B. 10 €) oder einen prozentualen Rabatt (z.B. 10 %) gewährt.
- Nutzungslimit: Bestimme, ob der Gutschein einmalig oder mehrfach verwendet werden kann. Das Nutzungslimit von “1” bedeutet, dass jeder Kunde den Gutschein nur einmal einlösen kann. Ein unbegrenzter Gutschein eignet sich z.B. als “Eröffnungsrabatt 10 %”.
- Gültigkeitszeitraum: Definiere, wie lange der Gutschein gültig ist und wann er freigeschaltet wird.
- Spezifische Leistungen: Lege fest, ob der Gutschein nur für bestimmte Leistungen (z.B. Einzelstunden) eingelöst werden kann.
Gutscheine gelten ausschließlich für online buchbare Leistungen.
Mit der Kundengruppen-Funktion kannst du gezielt Rabattaktionen für bestimmte Zielgruppen erstellen. Zum Beispiel einen speziellen Rabatt für alle “VIP-Kunden” oder “Welpenbesitzer”.
Gültigkeitsbeginn festlegen
Bei der Erstellung eines Gutscheins kannst du nicht nur den Gültigkeitszeitraum, sondern auch den Beginn der Gültigkeit festlegen. Der Gutschein wird erst ab diesem Datum im persönlichen Bereich der beschenkten Person angezeigt. Das ist besonders praktisch, wenn du Gutscheine im Voraus erstellst – auch wenn die Rechnung bereits an den Schenkenden verschickt wird, bleibt der Gutschein für den oder die Beschenkte unsichtbar bis zum festgelegten Gültigkeitsdatum.Gutscheine für Firmenkunden
Eine Firma kann problemlos einen Gutschein für einen Mitarbeiter kaufen. Du stellst den Gutschein aus und die Rechnung auf den Namen der Firma aus, auch wenn der Gutschein später vom Mitarbeiter eingelöst wird. So gehst du vor:- Erstelle den Gutschein mit den gewünschten Konditionen
- Weise den Gutschein dem entsprechenden Mitarbeiter zu
- Stelle die Rechnung auf den Namen der Firma aus
Gutscheine ausdrucken
Du kannst Gutscheine nicht direkt aus dem System ausdrucken. Stattdessen kannst du den Gutscheincode in eine eigene Vorlage (z.B. Word oder Photoshop) übertragen und dann ausdrucken, um ihn als Geschenk zu verwenden.Gutscheine im Buchungsportal einlösen
Einlösen im Buchungsportal
Damit deine Kunden Gutscheine nutzen können, muss die entsprechende Leistung als “online buchbar” markiert und verbindlich buchbar sein.
Stelle sicher, dass der Gutschein korrekt konfiguriert ist. Achte darauf, dass der Gutschein für die gewünschte Teilnahmeform (z.B. Einzelteilnahme oder 5er Karte) und für die richtigen Leistungen gilt. Ein falsch konfigurierter Gutschein kann von Kunden nicht eingelöst werden.
Gutscheine zu Rechnungen hinzufügen
Auch nachträglich kannst du in der Administration Gutscheine zu einer Rechnung hinzufügen. Dies erfolgt über das (…)-Menü bei den Rechnungspositionen.Pro Rechnung kann nur ein Gutschein manuell eingelöst werden. Wenn ein Kunde mehrere Gutscheine besitzt, musst du diese vor dem Einlösen manuell zusammenführen.
Nutze diese Funktion, um nachträglich Rabatte oder Kulanzgutscheine unkompliziert zu verrechnen.
Gutschein höher als Rechnungsbetrag
Wenn der Gutscheinbetrag höher ist als der Rechnungsbetrag, kannst du eine manuelle Minus-Position über den Rechnungsbetrag zur Rechnung hinzufügen. Beispiel: Der Gutscheinwert beträgt 200 €, die Rechnung aber nur 10 €.- Füge eine Minus-Position von 190 € zur Rechnung hinzu
- Passe den Gutscheinwert manuell auf die Differenz von 10 € an
- Die restlichen 190 € des Gutscheins kannst du bei einer zukünftigen Rechnung verwenden
Gutscheine bei Abonnements
Gutscheine können auch bei Abonnements verwendet werden, allerdings gibt es hier einige Besonderheiten zu beachten:Gutschein vor Abo-Start einlösen
Du kannst Gutscheine für Abonnements verwenden, indem du den Gutschein vor dem Start des Abos einlöst. Der Gutscheinwert wird dann beim ersten Abo-Zyklus berücksichtigt.Gutscheine in laufenden Abonnements
In bestehenden Abonnements kannst du Gutscheine hinterlegen, jedoch sollten diese mehrfach einlösbar sein. Wenn ein Gutschein in einem Abo hinterlegt ist, wird dieser jeden Monat automatisch abgezogen, weshalb keine neue Rechnung erstellt wird.Eine Teileinlösung von Gutscheinen über mehrere Monate ist momentan nicht möglich.
Beispiel: Gutscheinanwendung
Stell dir vor, ein Kunde bucht eine Veranstaltung und besitzt einen 10 €-Gutschein. Bei der Online-Buchung kann er den Gutschein direkt einlösen – der Rabatt wird automatisch abgezogen. Sollte es nachträglich notwendig sein, kannst du den Gutschein auch nach der Buchung noch zur Rechnung hinzufügen.
Mit den Gutschein-Features bietest du deinen Kunden mehr Flexibilität und Service. Probiere es aus und gib uns gerne Feedback!