Unternehmens-Einstellungen

Documentation Index

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In diesem Bereich lernst du, wie du die wichtigsten Einstellungen für dein Unternehmen in der Software verwaltest. Du kannst hier deine Adresse und Kontaktdaten pflegen, die Darstellung deiner Webseite anpassen, Finanzdaten und Nummernkreise konfigurieren, Einwilligungen und Kunden-Herkunftsquellen verwalten, Abwesenheiten eintragen sowie eine individuelle Danke-Seite für Buchungen einrichten.

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Unternehmensdaten & Kontakt

Hier pflegst du die grundlegenden Informationen deines Unternehmens. Diese Daten erscheinen auf deiner Webseite und auf Rechnungen.

• Adresse: Passe deine Firmenadresse an. Sie wird auf deiner Webseite und auf Rechnungen angezeigt.
• Kontakt: Bearbeite E-Mail-Adresse und Telefonnummern. Diese erscheinen ebenfalls auf deiner Webseite.
• E-Mail-Signatur: Hinterlege eine Signatur, die automatisch an jede versendete E-Mail angehängt wird.

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Hauptunternehmen festlegen (Premium und höher)

Wenn du mehrere Unternehmen in deinem Account führst, kannst du festlegen, welches davon dein Hauptunternehmen ist. Dieses wird dann überall in der Anwendung verwendet – z.B. in E-Mails, auf Rechnungen und auf deiner Webseite.

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Webseite gestalten

Passe die Darstellung deiner persönlichen Webseite an deine Corporate Identity an.

• Farbschema: Wähle zwischen hellem und dunklem Modus. Probiere aus, was am besten zu deiner Hauptfarbe passt.
• Über uns Text: Verfasse einen Text, der auf der Startseite neben dem Bild angezeigt wird.
• Instagram Account: Trage deinen Instagram-Namen ein, um ihn im Kontaktformular anzuzeigen.

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Favicon für das Buchungsportal

Mit einem eigenen Favicon kannst du das Buchungsportal noch individueller an dein Branding anpassen. Das Favicon ist das kleine Symbol, das im Browser-Tab und in Lesezeichen angezeigt wird.

• Gehe zu Einstellungen > Unternehmen.
• Lade ein quadratisches Bild hoch. Ein passendes Icon wird automatisch generiert.
• Das Favicon erscheint im Browser-Tab und in Lesezeichen deines Buchungsportals.

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Finanzdaten & Steuern

Hier stellst du die wichtigsten finanziellen Rahmenbedingungen ein.

• Kleinunternehmerregelung: Lege fest, ob du ein Kleingewerbe betreibst oder Umsatzsteuer ausweist.
• Gewinnermittlung: Aktuell wird die EÜR-Methode (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) unterstützt.
• Besteuerung: Es wird nur die Ist-Besteuerung (nach tatsächlichem Umsatz) unterstützt.

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Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG

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AGB und Datenschutzerklärung

In den Grundeinstellungen Finanzen kannst du Links zu deinen AGB und deiner Datenschutzerklärung hinterlegen. Diese werden bei der Buchung für deine Kunden verfügbar gemacht.

• AGB Link: Trage die URL zu deinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen ein
• Datenschutzerklärung Link: Gib die URL zu deiner Datenschutzerklärung an

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PDF-Dokumente über Cloud-Anbieter bereitstellen

Falls du deine AGB oder Datenschutzerklärung nur als PDF-Datei hast, kannst du diese bei einem Cloud-Anbieter hochladen und einen öffentlichen Link erstellen. Beispiel für Dropbox:

1. Lade deine PDF-Datei in deinen Dropbox-Ordner hoch
2. Rechtsklick auf die Datei → “Teilen” → “Link erstellen”
3. Klicke auf “Link kopieren”
4. Ersetze am Ende der URL ?dl=0 durch ?dl=1 (für direkten Download)
5. Verwende diesen Link in den Einstellungen

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Nummernkreise verwalten

Definiere, wie Kundennummern und Rechnungsnummern aufgebaut sind.

• Platzhalter:
  • %YEAR: Aktuelles Jahr
  • %MONTH: Aktueller Monat
  • %NUMBER: Fortlaufende Nummer (Pflicht)
• Nächste Nummer: Passe die nächste zu vergebende Nummer an, falls du bereits bestehende Nummernkreise hast.

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Rechnungseinstellungen

Hier konfigurierst du alle wichtigen Einstellungen für die Rechnungserstellung und den Versand.

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Bankdaten und QR-Code

• Bankdaten: Trage deine Bankdaten (Bank, Kontoinhaber, IBAN, BIC) ein, damit sie auf den Rechnungen angezeigt werden.
• QR-Code: Werden die Zahlungsinformationen (Bank, Inhaber, IBAN und BIC) vollständig angegeben, wird automatisch ein QR-Code auf der Rechnung angezeigt. Kunden können diesen mit ihrer Bank-App scannen und die Rechnung direkt bezahlen.

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SEPA-XML Export

• Gläubiger-Identifikationsnummer: Wird aus den Rechnungen eine SEPA-XML Datei erstellt, muss hier zwingend eine Gläubiger-Identifikationsnummer hinterlegt werden. Diese ist für den SEPA-Lastschriftverkehr erforderlich.

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Fahrtkostenberechnung

• Fahrtkosten von Mitarbeiter:in Adresse berechnen: Aktiviere diese Option, wenn die Fahrtkosten von der Mitarbeiter-Adresse berechnet werden sollen. Ansonsten wird der Startpunkt vom angegebenen Trainingsort gewählt.

• Freikilometer: Gib die Anzahl der Freikilometer in Kilometer an, die nicht berechnet werden.
• Fahrtkostenberechnung: Wähle zwischen exakter Berechnung oder Abrundung auf den Kilometer.

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Rechnungsversand

• E-Mail Betreff: Definiere den Betreff für automatisch versendete Rechnungen (z.B. beim Online-Buchen oder Massenversand). Verwende den Platzhalter :number für die Rechnungsnummer.

• Zahlungsziel: Gib das Zahlungsziel in Tagen an.

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Rechnungsdesign

• Rechnungslayout: Wähle zwischen Standard, Logo rechts oder Logo links.
• Logo: Lade ein Logo für deine Rechnungen hoch, um sie individuell zu gestalten.

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Einwilligungen verwalten

Lege fest, welche Einwilligungen (z.B. für Mediennutzung, Newsletter, Impfpflicht) du von deinen Kunden einholen möchtest.

• Markiere Einwilligungen als Pflicht oder optional.
• Ordne die Reihenfolge der Abfragen individuell.
• Weise jeder Einwilligung ein Tag zu. Bei Zustimmung wird das Tag automatisch beim Kunden hinterlegt.
• Filtere in der Kundenübersicht nach Einwilligungs-Tags.

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Flexible Konfiguration von Einwilligungen

Datenschutzeinwilligungen können jetzt flexibler konfiguriert werden. Du hast mehr Kontrolle darüber, wann und wo Einwilligungen abgefragt werden.

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Einwilligungen im Buchungsprozess

Du kannst für jede Einwilligung individuell festlegen, in welchen Situationen sie angezeigt werden soll:

• Bei Buchungen: Die Einwilligung wird bei der Online-Buchung von Kursen, Veranstaltungen oder Einzeltraining abgefragt
• Bei Anfragen: Die Einwilligung wird im Anfrage-Modus des Buchungskalenders angezeigt
• Bei spezifischen Leistungen: Verknüpfe die Einwilligung mit bestimmten Leistungen – sie erscheint nur bei Buchung dieser Leistung

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Kunden-Herkunftsquellen

Erfasse, wie neue Kunden auf dich aufmerksam geworden sind, um deine Marketingmaßnahmen gezielt zu steuern.

• Lege unter Einstellungen > Unternehmen > Kunden-Herkunftsquellen verschiedene Auswahlmöglichkeiten an (z.B. Facebook, Instagram, Zeitung).
• Die Frage erscheint bei der Buchung nur, wenn mindestens eine Quelle hinterlegt ist.
• Die Auswahl wird pro Kunde gespeichert und kann in der Kundenverwaltung geändert werden.
• Nutze Filter und Statistiken, um die Wirksamkeit deiner Werbekanäle auszuwerten.

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Abwesenheiten eintragen

Blockiere Zeiten, an denen keine Kurse oder Trainings stattfinden sollen. Abwesenheiten werden automatisch im internen Kalender angezeigt und für alle Mitarbeiter:innen im Buchungskalender blockiert.

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Einzelne Abwesenheit anlegen

1. Gehe zu Einstellungen > Unternehmen > Abwesenheiten
2. Klicke auf Abwesenheit erstellen
3. Wähle die Abwesenheitsart (z.B. Blocker, Urlaub, Krankheit)
4. Aktiviere oder deaktiviere Ganztätig — bei deaktivierter Option kannst du eine genaue Uhrzeit angeben
5. Trage Von und Bis ein
6. Klicke auf Erstellen

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Wiederkehrende Abwesenheiten (Serien)

Für regelmäßig wiederkehrende Abwesenheiten – etwa einen festen freien Tag pro Woche oder einen monatlichen Betriebstag – kannst du eine Serie anlegen. Dabei werden alle einzelnen Termine automatisch erstellt. So legst du eine Serie an:

1. Erstelle eine neue Abwesenheit wie gewohnt
2. Wähle unter Wiederholung das gewünschte Muster:
   • Täglich — jeden Tag
   • Wöchentlich — jede Woche am gleichen Wochentag
   • Alle 2 Wochen — jede zweite Woche am gleichen Wochentag
   • Monatlich — jeden Monat am gleichen Tag (z.B. immer am 15.)
3. Sobald du ein Muster wählst, erscheint das Feld Wiederholung bis — trage hier das Enddatum der Serie ein
4. Klicke auf Erstellen

Alle Termine der Serie werden sofort angelegt und im Kalender angezeigt.

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Serie im Kalender bearbeiten

Im internen Kalender kannst du Abwesenheiten per Drag & Drop verschieben oder durch Ziehen am Rand die Dauer ändern. Bei wiederkehrenden Abwesenheiten erscheint dabei ein Dialog mit zwei Optionen:

• Nur diesen Termin — Nur die verschobene Abwesenheit wird angepasst. Alle anderen Termine der Serie bleiben unverändert.
• Gesamte Serie — Die Änderung (neuer Wochentag, neue Uhrzeit, neue Dauer) wird auf alle Termine der Serie übertragen.

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Serie in der Detailansicht bearbeiten

In der Detailansicht einer wiederkehrenden Abwesenheit stehen dir über das Aktions-Menü (…) zwei zusätzliche Aktionen zur Verfügung:

• Änderungen auf Serie anwenden — Übernimmt die aktuellen Werte dieser Abwesenheit (Abwesenheitsart, Uhrzeit, Dauer) auf alle anderen Termine der Serie. Nutze diese Aktion, wenn du z.B. die Abwesenheitsart von „Blocker” auf „Urlaub” ändern möchtest.
• Gesamte Serie löschen — Entfernt alle Termine der Serie auf einmal.

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Einzelne Abwesenheit aus einer Serie löschen

Du kannst einzelne Termine aus einer Serie entfernen, ohne die restliche Serie zu beeinflussen. Im Kalender:

1. Klicke auf die Abwesenheit im Kalender
2. Wähle im Popover Abwesenheit löschen

In der Detailansicht:

1. Öffne die gewünschte Abwesenheit
2. Lösche sie über das Aktions-Menü

Die restlichen Termine der Serie bleiben bestehen.

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Gesamte Serie löschen

Wenn du eine komplette Serie entfernen möchtest, hast du zwei Möglichkeiten: Im Kalender:

1. Klicke auf eine beliebige Abwesenheit der Serie
2. Wähle im Popover Gesamte Serie löschen

In der Detailansicht:

1. Öffne eine beliebige Abwesenheit der Serie
2. Wähle im Aktions-Menü (…) die Aktion Gesamte Serie löschen

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Termine in Abwesenheitszeiträumen stornieren

Nach dem Eintragen von Abwesenheiten kannst du über die Aktion “Termine in diesem Zeitraum stornieren” alle bestehenden Termine in diesem Zeitraum automatisch stornieren. So funktioniert es:

1. Öffne die Abwesenheit über das Auge-Symbol
2. Wähle die Aktion “Termine in diesem Zeitraum stornieren”
3. Alle Termine in diesem Zeitraum (Tag von bis) werden ohne Berücksichtigung der Uhrzeit storniert

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Was du bei Abwesenheitsserien beachten solltest

• Wiederholung nur beim Erstellen: Das Wiederholungsmuster kann nur beim Anlegen einer neuen Abwesenheit gewählt werden. Nachträglich lässt sich das Muster nicht mehr ändern. Möchtest du den Rhythmus ändern, lösche die bestehende Serie und lege eine neue an.
• Termine werden nicht automatisch storniert: Das Anlegen einer Abwesenheit blockiert den Buchungskalender, storniert aber keine bereits bestehenden Termine. Nutze dafür die Aktion „Termine in diesem Zeitraum stornieren”.
• Einzelne Termine anpassbar: Auch wenn du eine Serie angelegt hast, kannst du einzelne Termine unabhängig verschieben oder löschen.
• Maximale Laufzeit: Eine Serie kann bis zu 365 Einzeltermine umfassen. Bei täglicher Wiederholung entspricht das ungefähr einem Jahr.

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Externe Kalender integrieren

Du kannst externe Kalender (z.B. private Kalender, Ferienkalender) in deine 123Hundeschule integrieren, um einen besseren Überblick über alle deine Termine zu erhalten.

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Anzeige und Funktionsweise

• Interne Anzeige: Externe Kalender werden nur im internen Kalender der Software angezeigt, nicht im öffentlichen Kundenbereich
• Buchungskalender: Die Termine aus externen Kalendern beeinflussen nicht den Buchungskalender für Einzeltraining
• Übersicht: Du siehst alle deine privaten Termine, Ferien oder andere wichtige Ereignisse direkt in deinem Arbeitskalender

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Einrichtung externer Kalender

Die detaillierte Anleitung zur Einrichtung externer Kalender findest du unter Integrationen > Kalender. Dort erfährst du:

• Wie du Apple Kalender (iCloud) einbindest
• Wie du Google Kalender integrierst
• Wie du öffentliche Ferienkalender hinzufügst
• Welche häufigen Fehler es gibt und wie du sie vermeidest

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Individuelle Danke-Seite nach Buchung

Gestalte die Erfahrung deiner Kunden nach einer Buchung individuell, indem du eine eigene Danke-Seite hinterlegst.

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Einrichtung

1. Gehe zu Einstellungen > Unternehmen > Darstellung Website > Erweitert
2. Trage die URL deiner Danke-Seite ein

Nach jeder erfolgreichen Buchung werden Kunden auf diese Seite weitergeleitet.

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Übertragene Buchungsinformationen

Beim Weiterleiten werden folgende Buchungsdaten als GET-Parameter an die URL angehängt:

• id: Eindeutige Buchungs-ID
• position_title: Titel und Details der gebuchten Veranstaltung
• quantity: Anzahl der gebuchten Einheiten
• price: Einzelpreis
• total: Gesamtsumme
• tax: Steuerbetrag (falls vorhanden)
• customer: Array mit Kundendaten (firstname, lastname, email)

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Finanzdaten zurücksetzen

Mit dieser Funktion kannst du alle Finanzdaten (Rechnungen, Belege) dauerhaft löschen – z.B. nach einer Testphase.

• Gehe zu Einstellungen > Unternehmen > (…) Menü > Finanzdaten zurücksetzen
• Bestätige den Vorgang

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