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Belege verwalten

Im Bereich Belege dokumentierst du alle finanziellen Transaktionen deiner Hundeschule. Hier findest du sowohl Einnahmen als auch Ausgaben übersichtlich aufgelistet.

Rechnungen, die du über das Buchungsportal erstellst, werden automatisch als Einnahme-Belege erfasst und mit dem zugehörigen PDF-Dokument gespeichert.

Wichtige Funktionen

  • Automatische Erfassung von Rechnungen als Einnahme-Belege
  • Manuelle Erfassung von Ausgaben
  • Dokumentation von Betriebsausgaben
  • Einfluss auf die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

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Zahlungen verwalten

Der Bereich Zahlungen gibt dir einen vollständigen Überblick über alle Transaktionen deiner verbundenen Bankkonten. Hier kannst du eingehende und ausgehende Zahlungen nachverfolgen und verwalten.

Transaktionen mit bekannter Rechnungsnummer werden automatisch der entsprechenden Rechnung zugeordnet. Die Rechnung wird dann als “bezahlt” markiert und die Transaktion erhält einen blauen “erledigt”-Haken.

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Zahlungen zuordnen

Falls eine Zahlung nicht automatisch zugeordnet wird, kannst du sie manuell zuweisen:

  1. Öffne die betreffende Rechnung
  2. Klicke auf “Zahlung erfassen”
  3. Wähle die passende Transaktion aus
  4. Speichere die Zuordnung

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Ausgaben-Belege erstellen

Du hast zwei Möglichkeiten, Ausgaben-Belege zu erstellen:

Beleg aus Datei erstellen

  • Wähle den ”(+)-Button” oder das ”(…)-Menü”
  • Klicke auf “Beleg aus Datei erstellen”
  • Lade das PDF der Ausgabe hoch
  • Überprüfe die automatisch erkannten Daten
  • Speichere den Beleg

Beleg aus Zahlung hinzufügen

  • Wähle eine Transaktion aus
  • Klicke auf “Beleg aus Zahlung hinzufügen”
  • Fülle die erforderlichen Informationen aus
  • Speichere den Beleg

Die Option “Beleg aus Zahlung hinzufügen” ist besonders nützlich für wiederkehrende Abbuchungen wie Versicherungsbeiträge oder Mieten.

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Belege exportieren

Für die Übergabe an deinen Steuerberater oder zur eigenen Dokumentation kannst du Belege in verschiedenen Formaten exportieren.

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Excel-Export

Schritte für den Excel-Export

  1. Gehe in den Bereich “Belege”
  2. Filtere die Belege nach Zeitraum (z.B. 01.01.2023 bis 31.12.2023)
  3. Wähle “Alle markieren”
  4. Klicke auf “Aktionen” → “Exportieren (Excel)”
  5. Die Datei wird in deinem Download-Ordner gespeichert

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PDF-Export

Der PDF-Export kann einige Minuten dauern, da alle Dokumente in ein ZIP-Archiv gepackt werden.

Schritte für den PDF-Export

  1. Gehe in den Bereich “Belege”
  2. Filtere die Belege nach Zeitraum
  3. Wähle “Alle markieren”
  4. Klicke auf “Aktionen” → “Belegdateien exportieren (ZIP)”
  5. Warte auf die E-Mail mit dem ZIP-Archiv

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Häufig gestellte Fragen

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Zahlungen und Erledigt-Status

Der blaue “erledigt”-Haken erscheint automatisch, wenn:

  • Eine Transaktion einer Rechnung zugeordnet wurde
  • Die Rechnung als bezahlt markiert ist
  • Du eine Zahlung manuell zuordnest

Du kannst nach dem Erledigt-Status filtern, um fehlende Belege leichter zu identifizieren.

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Belege bearbeiten

Um einen Beleg zu bearbeiten:

  1. Gehe in den Bereich “Belege”
  2. Wähle den entsprechenden Beleg aus
  3. Passe die Details wie Betrag, Datum und Kategorie an
  4. Die Änderungen werden automatisch gespeichert

Alle Änderungen an Belegen werden sofort in deiner Buchhaltung berücksichtigt.