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Das Rollensystem in der 123Hundeschule-Software ermöglicht dir eine präzise Steuerung der Zugriffsrechte deiner Mitarbeiter. Durch klar definierte Rollen stellst du sicher, dass jeder Mitarbeiter nur auf die für seine Aufgaben relevanten Bereiche zugreifen kann. Dies schützt sensible Daten und optimiert die Arbeitsabläufe deines Teams.
Die Verwaltung von Rollen und Berechtigungen ist ein wichtiger Bestandteil der Datensicherheit und Prozessoptimierung in deiner Hundeschule.

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Basisrollen

Die Software bietet drei vordefinierte Rollen, die nicht verändert werden können:

Administrator

  • Umfassende Berechtigungen
  • Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen
  • Vollständige Verwaltungsrechte

Mitarbeiter

  • Eingeschränkte Berechtigungen
  • Zugriff auf zugewiesene Bereiche
  • Basis-Funktionen für die tägliche Arbeit

Trainer

  • Fokus auf Trainings und Kurse
  • Verwaltung eigener Trainings
  • Zugriff auf relevante Kundendaten
Die Basisrollen können nicht bearbeitet werden, um die Kompatibilität mit Software-Updates zu gewährleisten.

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Abonnement-Varianten

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Starter- und Plus-Abo

  • Keine Anpassung der Rollen möglich
  • Nur Verwendung der vordefinierten Rollen
  • Keine Erstellung neuer Rollen

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Premium-Abo

  • Erstellung eigener Rollen
  • Individuelle Anpassung der Berechtigungen
  • Kopieren und Anpassen existierender Rollen
Nach Software-Updates solltest du deine selbst erstellten Rollen überprüfen und bei Bedarf anpassen.

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Mehrfachrollen

Jeder Mitarbeiter kann mehrere Rollen gleichzeitig zugewiesen bekommen. Die Berechtigungen werden dabei kombiniert:

Beispiel

Ein Mitarbeiter mit den Rollen “Trainer” und “Finanzverwaltung” hat Zugriff auf:
  • Trainingsverwaltung
  • Finanzielle Daten
  • Relevante Kundendaten

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Berechtigungsgruppen

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Hundeschule-Verwaltung

  • Zugriff auf Trainingsbereiche
  • Verwaltung von Einzeltrainings
  • Verwaltung von Gruppentrainings
  • Eigene Trainings verwalten

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Kundenverwaltung

  • Kundenliste einsehen
  • Kundendetails verwalten
  • Hundedaten verwalten
  • Kommunikationshistorie einsehen
  • Alle Chats: alle Chats der Hundeschule lesen und darin schreiben, in Umfragen die Namen sehen (eigene Chats hat jede Trainer:in; Standard nur Administrator:in)

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Finanzverwaltung

  • Rechnungen verwalten
  • Rechnungen aller Unternehmenseinheiten
  • Rechnungen stornieren
  • Zahlungen einsehen und bearbeiten
  • Mahnverlauf einsehen
  • Mahnungen erstellen
  • Mahnungen versenden
  • Gutscheine verwalten
  • Belege verwalten
  • Abonnements verwalten
  • Fahrtenbuch verwalten
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung

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Allgemeine Verwaltung

  • Mehrfachkarten verwalten
  • Anfragen bearbeiten
  • Teilnahmen verwalten
  • Alle Aufgaben im Team sehen, bearbeiten und löschen (ohne dieses Recht nur zugewiesene und selbst erstellte)

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Betreuung

Nur sichtbar, wenn du die Betreuung aktiviert hast. Für jeden Bereich legst du getrennt fest, ob eine Rolle ihn nur einsehen oder auch ändern darf. Wer etwas verwalten darf, darf es auch einsehen.
  • Angebote & Plätze einsehen und Angebote & Plätze verwalten: die Grundeinstellungen deiner Angebote, Plätze und Sondertage
  • Aufenthalte einsehen und Aufenthalte verwalten: Aufenthalte anlegen, bearbeiten, stornieren und verlängern. Das Einsehen gilt auch für die Tagesbelegung im Kalender.
  • Zusatzleistungen einsehen und Zusatzleistungen verwalten: Extras an Aufenthalten hinzufügen, entfernen und abrechnen
  • Check-in / Check-out einsehen und Check-in / Check-out ausführen: Hunde ein- und auschecken, Impfnachweise und Läufigkeit eintragen, Plätze zuweisen
  • Belegungsplan einsehen und Belegungsplan bearbeiten: Aufenthalte im Belegungsplan auf einen anderen Platz verschieben
  • Bestandsbuch einsehen & exportieren: das Bestandsbuch lässt sich nicht ändern, nur ansehen und als PDF oder Excel exportieren
Die Basisrollen sind so voreingestellt: Wer nur einsehen darf, sieht im Check-in und im Belegungsplan keine Schaltflächen zum Ändern. Menüpunkte, für die eine Rolle kein Recht hat, sind ausgeblendet.
Eigene Rollen, die es schon vor diesen Rechten gab, haben die Rechte von Mitarbeiter:in bekommen. Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten also weiter wie gewohnt, nur die Grundeinstellungen der Angebote sind ihnen jetzt verschlossen. Passe die Rollen danach an, zum Beispiel für Praktikant:innen, die nur einsehen und ein- und auschecken sollen.

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Systemeinstellungen

  • Benutzerkonten verwalten
  • Rollen verwalten (Premium)
  • Erweiterungen konfigurieren
  • Textvorlagen erstellen
Die Berechtigungen sind in logische Gruppen unterteilt, um eine übersichtliche Verwaltung zu ermöglichen.
Das Recht Rechnungen aller Unternehmenseinheiten ist nur relevant, wenn du mit mehreren Unternehmenseinheiten arbeitest. Rechnungen sind dann standardmäßig nach Einheit getrennt und nur für Inhaber:innen vollständig sichtbar. Wie du damit zum Beispiel eine Buchhaltungskraft freischaltest, liest du unter Mehrere Unternehmenseinheiten.

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Best Practices

  • Erstelle Rollen nach tatsächlichen Aufgabenbereichen
  • Weise nur notwendige Berechtigungen zu
  • Überprüfe regelmäßig die Rollenzuweisungen
  • Dokumentiere die Verantwortlichkeiten
Bei der Erstellung neuer Rollen solltest du besonders auf die Sicherheit sensibler Daten achten.
Nutze die Möglichkeit, Rollen zu kopieren, um Zeit bei der Erstellung neuer Rollen zu sparen.

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