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Das Rollensystem in der 123Hundeschule-Software ermöglicht dir eine präzise Steuerung der Zugriffsrechte deiner Mitarbeiter. Durch klar definierte Rollen stellst du sicher, dass jeder Mitarbeiter nur auf die für seine Aufgaben relevanten Bereiche zugreifen kann. Dies schützt sensible Daten und optimiert die Arbeitsabläufe deines Teams.
Die Verwaltung von Rollen und Berechtigungen ist ein wichtiger Bestandteil der Datensicherheit und Prozessoptimierung in deiner Hundeschule.

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Basisrollen

Die Software bietet drei vordefinierte Rollen, die nicht verändert werden können:

Administrator

  • Umfassende Berechtigungen
  • Zugriff auf alle Funktionen und Einstellungen
  • Vollständige Verwaltungsrechte

Mitarbeiter

  • Eingeschränkte Berechtigungen
  • Zugriff auf zugewiesene Bereiche
  • Basis-Funktionen für die tägliche Arbeit

Trainer

  • Fokus auf Trainings und Kurse
  • Verwaltung eigener Trainings
  • Zugriff auf relevante Kundendaten
Die Basisrollen können nicht bearbeitet werden, um die Kompatibilität mit Software-Updates zu gewährleisten.

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Abonnement-Varianten

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Starter- und Plus-Abo

  • Keine Anpassung der Rollen möglich
  • Nur Verwendung der vordefinierten Rollen
  • Keine Erstellung neuer Rollen

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Premium-Abo

  • Erstellung eigener Rollen
  • Individuelle Anpassung der Berechtigungen
  • Kopieren und Anpassen existierender Rollen
Nach Software-Updates solltest du deine selbst erstellten Rollen überprüfen und bei Bedarf anpassen.

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Mehrfachrollen

Jeder Mitarbeiter kann mehrere Rollen gleichzeitig zugewiesen bekommen. Die Berechtigungen werden dabei kombiniert:

Beispiel

Ein Mitarbeiter mit den Rollen “Trainer” und “Finanzverwaltung” hat Zugriff auf:
  • Trainingsverwaltung
  • Finanzielle Daten
  • Relevante Kundendaten

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Berechtigungsgruppen

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Hundeschule-Verwaltung

  • Zugriff auf Trainingsbereiche
  • Verwaltung von Einzeltrainings
  • Verwaltung von Gruppentrainings
  • Eigene Trainings verwalten

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Kundenverwaltung

  • Kundenliste einsehen
  • Kundendetails verwalten
  • Hundedaten verwalten
  • Kommunikationshistorie einsehen

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Finanzverwaltung

  • Rechnungen verwalten
  • Rechnungen aller Unternehmenseinheiten
  • Rechnungen stornieren
  • Zahlungen einsehen und bearbeiten
  • Mahnverlauf einsehen
  • Mahnungen erstellen
  • Mahnungen versenden
  • Gutscheine verwalten
  • Belege verwalten
  • Abonnements verwalten
  • Fahrtenbuch verwalten
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung

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Allgemeine Verwaltung

  • Mehrfachkarten verwalten
  • Anfragen bearbeiten
  • Teilnahmen verwalten
  • Aufgaben erstellen und zuweisen

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Systemeinstellungen

  • Benutzerkonten verwalten
  • Rollen verwalten (Premium)
  • Erweiterungen konfigurieren
  • Textvorlagen erstellen
Die Berechtigungen sind in logische Gruppen unterteilt, um eine übersichtliche Verwaltung zu ermöglichen.
Das Recht Rechnungen aller Unternehmenseinheiten ist nur relevant, wenn du mit mehreren Unternehmenseinheiten arbeitest. Rechnungen sind dann standardmäßig nach Einheit getrennt und nur für Inhaber:innen vollständig sichtbar. Wie du damit zum Beispiel eine Buchhaltungskraft freischaltest, liest du unter Mehrere Unternehmenseinheiten.

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Best Practices

  • Erstelle Rollen nach tatsächlichen Aufgabenbereichen
  • Weise nur notwendige Berechtigungen zu
  • Überprüfe regelmäßig die Rollenzuweisungen
  • Dokumentiere die Verantwortlichkeiten
Bei der Erstellung neuer Rollen solltest du besonders auf die Sicherheit sensibler Daten achten.
Nutze die Möglichkeit, Rollen zu kopieren, um Zeit bei der Erstellung neuer Rollen zu sparen.

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