In diesem Bereich verwaltest du alle deine angebotenen Leistungen und Produkte. Das System bietet dir bereits voreingestellte Leistungen an, die du nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst. Eine regelmäßige Pflege und Aktualisierung dieses Bereichs ist wichtig für eine korrekte und transparente Abrechnung.

Die Leistungen sind in verschiedene Kategorien unterteilt und werden je nach Art der Dienstleistung verwendet. Standardmäßig wird immer die erste Leistung einer Kategorie verwendet, du kannst diese aber jederzeit innerhalb eines Einzeltrainings, Gruppentrainings, Kurses oder einer Veranstaltung ändern.

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Übersicht der Leistungskategorien

Das System unterscheidet zwischen verschiedenen Leistungskategorien, die jeweils spezifische Funktionen und Einstellungen bieten:

  • Fahrtkosten: Für die Abrechnung von Anfahrtskosten
  • Abonnements: Für wiederkehrende Verträge mit automatischer Abrechnung
  • Gruppentraining: Für Gruppenveranstaltungen und Mehrfachkarten
  • Einzeltraining: Für individuelle Trainingsstunden
  • Karten: Für verschiedene Mehrfachkarten-Systeme
  • Sonstige: Für alle anderen Dienstleistungen und Produkte

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Fahrtkosten

Wenn du Fahrtkosten abrechnest, muss zwingend eine Leistung mit der Kategorie Fahrtkosten angelegt sein.

Fahrtkosten werden automatisch berechnet und können je nach Entfernung oder Zeitaufwand variieren. Diese Kategorie ist essentiell für eine vollständige Abrechnung deiner Dienstleistungen.

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Abonnements

Abonnements ermöglichen wiederkehrende Verträge mit automatischer Abrechnung. Du kannst detaillierte Vertragsinformationen festlegen:

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Vertragseinstellungen

  • Vertragsdauer: Befristet oder unbefristet
  • Mindestlaufzeit: Anzahl der Monate für befristete Verträge
  • Automatische Verlängerung: Verlängerungszeitraum in Monaten
  • Kündigungsfrist: Vorlaufzeit für Kündigungen in Monaten

Beispiel: Vertragsmodelle

12-monatige Mindestlaufzeit

  • Preis: 60,00 € monatlich
  • Mindestlaufzeit: 12 Monate
  • Automatische Verlängerung: 12 Monate
  • Kündigungsfrist: 3 Monate

3-monatige Mindestlaufzeit

  • Preis: 65,00 € monatlich
  • Mindestlaufzeit: 3 Monate
  • Automatische Verlängerung: 1 Monat
  • Kündigungsfrist: 1 Monat

Diese Einstellungen findest du später im Bereich Allgemein > Abonnements wieder. Hier kannst du dann Verträge mit deinen Kunden erstellen, wobei das System automatisch Vertragsende, nächste Abrechnung und Kündigungsmöglichkeiten berechnet.

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Gruppentraining

Für Gruppentrainings wählst du die Kategorie “Gruppentraining”. Diese Leistung wird für die Berechnung der Teilnahme an Gruppenterminen verwendet.

Beispiel: Strukturierter Spaziergang

  • Gruppenname: “Strukturierter Spaziergang”
  • Leistung: “Strukturierter Spaziergang”
  • Preis: 12,00 € pro Stunde
  • Kategorie: Gruppentraining

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Mehrfachkarten für Gruppentraining

Du kannst Mehrfachkarten (z.B. 5er oder 10er Karten) für Gruppentermine anbieten. Dafür gibst du bei der Leistung einen entsprechenden Kartenwert an.

Beispiel: 10er Karte

  • Kunde kauft: 10er Karte für 100,00 €
  • Leistung: “Strukturierter Spaziergang” mit Kartenwert 1
  • Ergebnis: Bei jeder Teilnahme wird eine Karte abgezogen

Für halboffene Gruppen kannst du auch virtuelle Mehrfachkarten erstellen. Diese ermöglichen die Teilnahme an zehn Terminen, wobei bei Absagen keine Karte abgezogen wird. In der Gruppenübersicht siehst du den aktuellen Stand der virtuellen Karten pro Kunde und den theoretisch letzten möglichen Termin.

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Kartenwert konfigurieren

Der Kartenwert bestimmt, wie viele Einheiten einer Mehrfachkarte für diese Leistung eingelöst werden. Du kannst sowohl ein Punkte-System als auch einen direkten Wert verwenden.

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Punkte-System

Beispiel: Punkte-System

  • Kunde hat: 100€ Karte mit 100 Punkten
  • Leistung: “Strukturierter Spaziergang” mit Kartenwert 10
  • Ergebnis: Bei jeder Teilnahme werden 10 Punkte abgezogen
  • Verfügbare Termine: 10 Termine mit einer Karte

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Direkter Kartenwert

Beispiel: 1:1 Kartenwert

  • Kunde hat: 50€ Karte
  • Leistung: “Strukturierter Spaziergang” mit Kartenwert 50
  • Ergebnis: Bei jeder Teilnahme wird die gesamte Karte eingelöst
  • Verfügbare Termine: 1 Termin mit einer Karte

Ein höherer Kartenwert bedeutet, dass mehr Karten/Punkte pro Buchung verbraucht werden. Wähle den Wert entsprechend deiner Preisgestaltung und Kundenwünschen.

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Mehrfachkarten (Kategorie “Karten”)

Mit der Kategorie “Karten” erstellst du verschiedene Mehrfachkarten (5er, 10er, 15er), die du einfach als Rechnungsposition hinzufügen kannst.

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Karteneinstellungen

Bei der Erstellung von Mehrfachkarten stehen dir folgende Einstellungen zur Verfügung:

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Erinnerungssystem

  • Aktiviert: Automatische Erinnerung bei niedrigem Kartenstand
  • Erinnerungsschwelle: Wird verschickt, wenn nur noch eine Einheit verfügbar ist
  • Inhalt: Direkter Link zum Nachkaufen der Karte
  • Deaktiviert: Keine automatische Erinnerung

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Anzahl der Karteneinheiten

  • Definition: Anzahl der Einheiten beim Neukauf der Karte
  • Beispiele: 5er Karte = 5 Einheiten, 10er Karte = 10 Einheiten
  • Flexibilität: Beliebig viele Einheiten möglich

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Gültigkeitsdauer

  • Optional: Gültigkeitsdauer in Monaten ab Kaufdatum
  • Unbefristet: Leer lassen für unbefristete Gültigkeit
  • Beispiel: 12 Monate = Karte verfällt ein Jahr nach Kauf

Beispiel: 10er Karte mit Erinnerung

  • Anzahl der Karteneinheiten: 10
  • Erinnerung: Aktiviert
  • Gültigkeit: 12 Monate
  • Ergebnis: Kunde erhält Erinnerung bei 1 verbleibender Einheit, Karte ist 12 Monate gültig

Karten können über einen direkten Link gebucht werden. Diesen findest du in der Detailansicht der Leistung.

So kopierst du den Link:

  1. Öffne die Detailansicht der gewünschten Leistung
  2. Klicke auf den Link zum Kopieren
  3. Füge den Link an der gewünschten Stelle ein (z.B. Webseite oder WhatsApp)

Der Direktlink ermöglicht es deinen Kunden, ohne Umwege direkt zur Buchung zu gelangen.

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Einzeltraining

Einzeltrainings sind individuelle Trainingsstunden, die du mit verschiedenen Leistungen abrechnen kannst.

Mit einem aktivierten Buchungskalender kannst du eine bestimmte Einzeltraining-Leistung direkt verlinken. Deine Kunden können dann sofort mit der Terminauswahl beginnen, ohne die Leistung manuell auswählen zu müssen.

So kopierst du den Link:

  1. Öffne die Detailansicht der gewünschten Einzeltraining-Leistung
  2. Klicke auf den Link zum Kopieren
  3. Füge den Link an der gewünschten Stelle ein (z.B. Webseite oder WhatsApp)

Der Direktlink vereinfacht die Buchung für deine Kunden und reduziert Abbruchraten.

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Individuelle Zahlungsart-Einstellungen

Für jede Leistung kannst du individuell festlegen, welche Zahlungsarten akzeptiert werden. Diese Einstellung ermöglicht eine präzise Kontrolle über die Zahlungsoptionen pro Dienstleistung.

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Standardverhalten

  • Keine Auswahl: Alle aktiven Zahlungsarten werden für die Leistung verwendet
  • Individuelle Auswahl: Nur die ausgewählten Zahlungsarten sind für diese Leistung verfügbar

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Anwendungsbeispiele

Beispiel: Nur Überweisung

  • Leistung: “Beratungsgespräch”
  • Zahlungsarten: Nur “Überweisung” ausgewählt
  • Ergebnis: Kunden können diese Leistung nur per Überweisung bezahlen

Beispiel: Nur Online-Zahlung

  • Leistung: “Online-Kurs”
  • Zahlungsarten: Nur “Kreditkarte” und “PayPal” ausgewählt
  • Ergebnis: Kunden können diese Leistung nur online bezahlen

Beispiel: Alle Zahlungsarten

  • Leistung: “Einzeltraining”
  • Zahlungsarten: Keine Auswahl (Standard)
  • Ergebnis: Alle aktiven Zahlungsarten sind verfügbar

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Vorteile der individuellen Einstellung

  • Flexibilität: Verschiedene Zahlungsoptionen für verschiedene Leistungstypen
  • Kontrolle: Präzise Steuerung der Zahlungsabwicklung pro Dienstleistung
  • Kundenfreundlichkeit: Angepasste Zahlungsoptionen je nach Leistungsart
  • Buchhaltung: Vereinfachte Zuordnung von Zahlungsarten zu bestimmten Leistungen

Die Einstellung der Zahlungsarten pro Leistung überschreibt die globalen Zahlungsart-Einstellungen nur für diese spezifische Leistung. Alle anderen Leistungen verwenden weiterhin die Standardeinstellungen.

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Best Practices für die Leistungsverwaltung

  • Überprüfe deine Leistungen monatlich auf Aktualität
  • Passe Preise bei Bedarf an
  • Entferne nicht mehr angebotene Leistungen
  • Aktualisiere Beschreibungen und Kategorien
  • Verwende einheitliche Namen für die Leistungen und vermeide Doppelbenennungen
  • Achte darauf, dass die Einheit korrekt ist
  • Archiviere nicht mehr angebotene Leistungen

Eine gut organisierte Leistungsverwaltung bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Abrechnung und Kundenzufriedenheit.