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Welche deiner Angebote bringen wirklich Geld – und welche kosten dich vor allem Zeit? Unter Finanzen > Auswertungen beantwortest du genau das. Der Bereich bündelt drei betriebswirtschaftliche Auswertungen an einer Stelle:
  • Wirtschaftlichkeit – wie viel Umsatz, welche Auslastung und (zusammen mit der Zeiterfassung) welche Marge jede Gruppe, jeder Kurs, jede Veranstaltung und jedes Einzeltraining erzielt.
  • Rechnungen – wie sich deine Rechnungen über Quartale und Monate entwickeln, was davon bezahlt oder offen ist und welche Umsatzsteuer angefallen ist.
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) – deine Einnahmen und Ausgaben über einen Zeitraum, für den Blick aufs große Ganze.
Die Auswertungen stehen ab dem Plus-Abo zur Verfügung. Die Kosten- und Marge-Werte der Wirtschaftlichkeit entstehen aus der Arbeitszeiterfassung und sind deshalb nur im Premium-Abo gefüllt. Ohne Premium siehst du in der Wirtschaftlichkeit Umsatz und Auslastung; die Kosten stehen dann auf 0.
Oben auf der Seite wechselst du über das Menü zwischen Wirtschaftlichkeit, Rechnungen und Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

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Wirtschaftlichkeit

Die Wirtschaftlichkeit zeigt dir angebotsweise, wie gut es „läuft”. Statt einer großen Gesamtsumme siehst du jede Gruppe, jeden Kurs und jedes Einzeltraining einzeln – sortiert nach Marge, das Beste oben, Verluste unten.

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Zeitraum wählen

Ganz oben legst du mit Von und Bis den Betrachtungszeitraum fest. Für den schnellen Wechsel gibt es die Schaltflächen 30 Tage, 90 Tage, ± 90 Tage und Dieses Jahr. Beim Öffnen sind die letzten 30 Tage vorausgewählt. Der Zeitraum gilt für alle Bereiche – Gruppen, Kurse, Veranstaltungen und Einzeltrainings gleichzeitig.
Kommende Kurse mit Anmeldungen liegen oft in der Zukunft. Willst du sie sehen, zieh das Bis-Datum nach vorn oder nutze ± 90 Tage.

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Die Kopfzahlen

Direkt unter dem Zeitraum stehen vier Kennzahlen für den gewählten Zeitraum:

Kopfzahlen

  • Umsatz – realisierte Einnahmen: bezahlte und offene Rechnungen sowie eingelöste Mehrfachkarten und Abos.
  • Kosten – geleistete Arbeitszeit aus der Zeiterfassung × interner Stundensatz (nur mit Premium, sonst 0).
  • Marge – Umsatz − Kosten. Grün = Gewinn, rot = Verlust.
  • Ø Auslastung – wie voll deine Angebote im Schnitt sind (Teilnehmer ÷ Plätze). Die Ampel färbt ab 80 % grün, ab 50 % gelb, darunter rot.

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Gruppen

Gruppen laufen fortlaufend, deshalb siehst du hier die letzten Termine im gewählten Zeitraum. Jede Zeile zeigt auf einen Blick Auslastung, €/Std, den Teilnehmer-Trend und die Marge der Gruppe. Klappst du eine Gruppe auf (Pfeil links), erscheinen ihre einzelnen Termine mit Datum, Uhrzeit, belegten Plätzen, Einnahmen, Kosten und Marge. Und jeden Termin kannst du noch einmal aufklappen – dann siehst du Umsatz je Teilnehmer:in: pro Person, ob sie über Rechnung, Mehrfachkarte oder Abo bezahlt hat und welchen Betrag das dem Termin einbringt. Die Summe dieser Beiträge ergibt den Umsatz des Termins.
Der Umsatz zählt nur Teilnehmer:innen mit einem echten Zahlungsbeleg. Wer zwar eingetragen ist, aber (noch) keine Rechnung, Karte oder Abo-Einlösung hat – etwa bei einer Probestunde – erhöht die Teilnehmerzahl, aber nicht den Umsatz.
Wirtschaftlichkeit mit Kopfzahlen und aufgeklapptem Gruppentermin

Zeitraum, Kopfzahlen und die Gruppenliste – hier ist ein Termin bis auf den Umsatz je Teilnehmer:in aufgeklappt

Der Name jeder Gruppe und jedes Termindatum sind zugleich ein Link: ein Klick öffnet die Gruppe bzw. den Termin in einem neuen Tab.
Gruppen ohne Aktivität – Gruppen, die im Zeitraum weder Teilnehmer:innen noch Umsatz hatten (z. B. reine Mitgliedschaften), stehen aufgeräumt in einem eigenen, eingeklappten Block „Gruppen ohne Aktivität im Zeitraum” unter der Liste – sichtbar, aber nicht im Weg.

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Kurse und Veranstaltungen

Kurse und Veranstaltungen haben feste Termine und feste Teilnehmer:innen. Jede Karte zeigt dir:
  • Von–bis und Anzahl der Termine – über welchen Zeitraum der Kurs läuft.
  • Marge samt Prozentwert, groß und farbig als Antwort auf „lohnt sich das?”.
  • Auslastung als Balken (belegte ÷ verfügbare Plätze).
  • Einnahmen, Kosten und €/Std als Kennzahlen.
  • Rentabel ab … Teilnehmer:innen – ab wie vielen Anmeldungen der Kurs seine Kosten deckt, und wie viele noch fehlen.
Karten für Kurse und Veranstaltungen in der Wirtschaftlichkeit

Je Kurs und Veranstaltung eine Karte mit Laufzeit, Marge, Auslastung sowie Einnahmen, Kosten und €/Std

Bei Kursen ist der Umsatz aus den Anmeldungen erwartet (Teilnehmer × Kurspreis) – so kannst du schon vor dem Start sehen, ob sich ein Kurs trägt. Übersteigen die Kosten das mögliche Maximum an Plätzen, weist die Karte ausdrücklich darauf hin.

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Einzeltrainings

Einzeltrainings werden nach Leistung zusammengefasst – so siehst du pro Angebot (z. B. „Einzelcoaching am Hundeplatz”), wie oft es stattfand, welchen Umsatz, welche Kosten und welche Marge es brachte. Berücksichtigt werden geplante und stattgefundene Stunden. Ein Hinweis wie „3 ohne Umsatz” markiert Stunden ohne erfassten Erlös – etwa Probe- oder Kennenlernstunden oder noch nicht fakturierte Termine. Klappst du eine Leistung auf, siehst du die einzelnen Stunden mit Datum, Kund:in und Betrag; die umsatzlosen sind eigens gekennzeichnet.
Einzeltrainings nach Leistung mit aufgeklappten Einzelstunden

Einzeltrainings nach Leistung gebündelt; aufgeklappt stehen die einzelnen Stunden mit Datum, Kund:in und Betrag – umsatzlose sind als „ohne Umsatz“ markiert

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Die Verbindung zur Zeiterfassung

Der Umsatz allein sagt noch nicht, ob sich ein Angebot lohnt – dafür braucht es die Kostenseite. Die entsteht in der 123Hundeschule ganz automatisch aus der Arbeitszeiterfassung:
1

Interner Stundensatz hinterlegen

Trage bei jeder Mitarbeiter:in unter Einstellungen > Mitarbeiter im Feld Interner Stundensatz ein, was eine Arbeitsstunde intern kostet. Dieser Wert ist nur für dich sichtbar und dient allein der Auswertung.
2

Arbeitszeit wird erfasst

Stattgefundene Termine werden automatisch als Arbeitszeit verbucht, zusätzliche Zeiten (Vorbereitung, Fahrten …) trägst du in Mein Tag nach.
3

Kosten und Marge erscheinen

Die Wirtschaftlichkeit rechnet je Angebot geleistete Zeit × Stundensatz = Kosten und daraus die Marge. So siehst du auch, was dir eine Arbeitsstunde einbringt (€/Std).
Zeiterfassung und interner Stundensatz gibt es nur im Premium-Abo. Im Plus-Abo ist die Wirtschaftlichkeit trotzdem nutzbar – dann ohne Kostenseite: die Kosten stehen auf 0 und die Marge entspricht dem Umsatz. Umsatz und Auslastung stimmen in beiden Fällen.

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Rechnungen

Die Auswertung Rechnungen beantwortet die Frage „Wie lief mein Jahr – Quartal für Quartal, Monat für Monat?”. Sie zeigt dir, wie viel du in Rechnung gestellt hast, was davon bereits bezahlt und was noch offen ist, welche Umsatzsteuer angefallen ist und woher dein Umsatz eigentlich kommt.
Der Unterschied zur EÜR: Die Rechnungen-Auswertung schaut auf deine Ausgangsrechnungen – also auf das, was du deinen Kund:innen berechnet hast. Die EÜR rechnet mit allen Belegen, also auch mit deinen Ausgaben.

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Jahr, Ansicht und Zählweise

Über der Auswertung stellst du drei Dinge ein:
  • Jahr – zur Auswahl stehen alle Jahre, für die Rechnungsdaten vorliegen.
  • Ansicht – Quartal zeigt Q1 bis Q4; ein Klick auf ein Quartal klappt die drei Monate darunter auf. Monat listet direkt alle zwölf Monate.
  • Zählweise – nach welchem Datum eine Rechnung ihrem Zeitraum zugeordnet wird.

Rechnungsdatum oder Zahlungseingang?

  • Rechnungsdatum – die Rechnung zählt in den Monat, in dem du sie gestellt hast, unabhängig davon, ob sie schon bezahlt ist. Das ist die Standardeinstellung.
  • Zahlungseingang – die Rechnung zählt in den Monat, in dem das Geld eingegangen ist. Das entspricht der Zählweise deiner EÜR.
Die Differenz zwischen beiden Sichten sind genau deine offenen Posten.
Führst du mehrere Unternehmen in einem Konto, kommt ein Auswahlfeld Firma hinzu. Damit grenzt du die gesamte Auswertung auf ein einzelnes Unternehmen ein – wichtig, weil Umsatzsteuer und Rechnungsnummern je Unternehmen getrennt laufen.

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Die Kopfzahlen

Kennzahlen des Jahres

  • Rechnungsumsatz – alles, was du im Jahr festgeschrieben hast, inklusive Veränderung gegenüber dem Vorjahr.
  • Rechnungen – die Anzahl, dazu der durchschnittliche Rechnungsbetrag.
  • Bezahlt – wie viel davon durch zugeordnete Zahlungen beglichen ist, samt Anteil am Umsatz.
  • Offene Forderungen – was aktuell noch aussteht, und wie viel davon überfällig ist.
  • Storniert – der Betrag der stornierten Rechnungen und ihre Anzahl.
  • Entwürfe – Rechnungen, die du noch nicht festgeschrieben hast.
Offene Forderungen ist ein Stichtagswert über alle Jahre – es ist alles, was heute noch aussteht. Die Spalte Offen in der Tabelle darunter zeigt dagegen nur die offenen Beträge des gewählten Jahres. Die beiden Zahlen dürfen also voneinander abweichen.
Die Kachel Entwürfe lohnt einen regelmäßigen Blick: Ein Entwurf ist noch nicht festgeschrieben, wurde also nie verschickt und kann auch nicht bezahlt werden. Steht dort ein nennenswerter Betrag, liegt dort bares Geld.

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Altersstruktur der überfälligen Forderungen

Gibt es überfällige Rechnungen, erscheint darunter ein Balken, der sie nach Alter staffelt: 1 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage nach Fälligkeit. So erkennst du sofort, ob deine Außenstände frisch sind oder ob dort schon lange etwas liegt – ab 90 Tagen wird es erfahrungsgemäß schwierig.

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Vergleich mit dem Vorjahr oder der Vorperiode

Über der Tabelle wählst du, womit verglichen wird. Die Auswahl gilt für das Diagramm und die Spalte ganz rechts gleichzeitig:
  • Vorjahr – derselbe Zeitraum im Vorjahr. Blendet die Saisonalität aus, und die ist in Hundeschulen ausgeprägt: Frühjahr und Sommer laufen stark, Dezember und Januar schwach.
  • Vorperiode – der jeweils davorliegende Zeitraum, also Q2 gegen Q1 oder Februar gegen Januar. Zeigt, ob es gerade anzieht oder abflaut.
Zeiträume, die noch nicht begonnen haben, zeigen einen Strich statt einer Zahl. Und gibt es für den Vergleichszeitraum noch gar keine Rechnungsdaten – etwa weil du erst mitten im Vorjahr mit der Software begonnen hast – entfällt der Vergleich ebenfalls. Sonst entstünden Wachstumswerte, die es nie gab. Läuft das Jahr noch, wird nur der bereits vergangene Teil mit demselben Zeitraum des Vorjahres verglichen.
Rechnungsauswertung mit Kennzahlen, Altersstruktur und Jahresdiagramm

Die Rechnungsauswertung: Jahr, Ansicht und Zählweise, die Kennzahlen, die Altersstruktur der überfälligen Forderungen und der Jahresverlauf im Vergleich zum Vorjahr

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Die Tabelle

Für jeden Zeitraum stehen nebeneinander: Anzahl, Netto, USt, Brutto, Bezahlt, Offen, Storniert und die Veränderung. In der Quartalsansicht klappst du ein Quartal auf und siehst die drei Monate darunter – genau die Aufteilung, die du für die Umsatzsteuer-Voranmeldung brauchst. Über CSV exportieren lädst du alle Zeiträume samt Steuersätzen als Datei herunter, zum Beispiel für deine Steuerberatung. Die Datei öffnet sich direkt in Excel.
Rechnungstabelle in der Quartalsansicht mit aufgeklappten Monaten

Die Quartalsansicht mit aufgeklapptem Q3 – darunter die drei Monate Juli, August und September

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Wie die Zahlen gerechnet werden

Was zählt – und was nicht

  • Entwürfe zählen nicht zum Umsatz. Sie stehen nur in der eigenen Kachel.
  • Stornierte Rechnungen werden vollständig herausgerechnet: weder die Originalrechnung noch die Stornorechnung erhöhen oder senken den Umsatz. Stattdessen erscheint der Betrag in der Spalte Storniert, und zwar im Zeitraum der ursprünglichen Rechnung – nicht in dem, in dem du storniert hast.
  • Bezahlt berücksichtigt auch Teilzahlungen. Wurden auf eine Rechnung über 200 € bislang 80 € zugeordnet, zählen 80 € als bezahlt und 120 € als offen.
  • Überfällig bedeutet: die Rechnung ist offen und ihr Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit.

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Umsatzsteuer je Steuersatz

Dieser Abschnitt zeigt Netto und Umsatzsteuer getrennt nach Steuersatz – also 19 %, 7 % und 0 % – je Quartal beziehungsweise Monat, plus die Summe. Das sind genau die Werte, die du für deine Umsatzsteuer-Voranmeldung brauchst.
Die Aufteilung erfolgt anhand der einzelnen Rechnungspositionen. Enthält eine Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen, wird jede Position ihrem eigenen Satz zugeordnet.
Bist du Kleinunternehmer:in, weist du keine Umsatzsteuer aus und gibst auch keine Voranmeldung ab. Statt der Steuersätze siehst du dann deinen Abstand zu den Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung als Balken – so erkennst du früh, wenn du dich einer Grenze näherst.

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Umsatz nach Leistungsart

Hier siehst du, woher dein Umsatz kommt: aufgeteilt nach Abo, Mehrfachkarte, Kurs, Veranstaltung, Einzeltraining, Einzeltermin, Fahrtkosten und Gutscheinen. Rechts oben steht der planbare Anteil – wie viel deines Umsatzes über Abonnements wiederkehrend hereinkommt. Je höher dieser Wert, desto verlässlicher lässt sich dein Geschäft planen.
Positionen, die du frei in eine Rechnung geschrieben hast, lassen sich keiner Leistung zuordnen und erscheinen gesammelt unter Sonstiges. Darunter werden die größten dieser Posten mit Namen aufgelistet. Ist der Anteil hoch, lohnt ein Blick: Tippst du zum Beispiel Abos oder Karten von Hand in die Rechnung, statt sie über die Leistung zu buchen, fehlen sie in der Aufteilung – und der planbare Anteil fällt zu niedrig aus.
Aufteilung des Umsatzes nach Leistungsart

Der Umsatz nach Leistungsart mit dem planbaren Anteil oben rechts; unter „Sonstiges“ stehen die größten frei erfassten Positionen

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Zahlungsverhalten

Zahlen deine Kund:innen pünktlich?

  • Zahlungsdauer – wie viele Tage im Mittel zwischen Rechnung und Zahlungseingang liegen.
  • Pünktlich – wie viel Prozent innerhalb des Zahlungsziels beglichen wurden, samt der Anzahl der zugrunde liegenden Rechnungen.
  • Gemahnt – bei wie vielen Rechnungen eine Erinnerung oder Mahnung nötig war.
Darunter steht eine Aufstellung je Zahlungsart mit Umsatz und Zahlungsdauer. Sie beantwortet zum Beispiel, ob Lastschriftkund:innen spürbar schneller zahlen als Überweisungskund:innen.
Ist bei deinen Rechnungen kein Zahlungsziel hinterlegt, sind sie sofort am Rechnungstag fällig und gelten bereits am Folgetag als überfällig – auch im Mahnwesen. Solche Rechnungen fließen nicht in die Pünktlichkeitsquote ein, weil selbst ein Lastschrifteinzug ein bis drei Tage braucht. Wie hoch ihr Anteil ist, steht unter den Kennzahlen. Das Zahlungsziel legst du bei der jeweiligen Leistung oder Rechnung fest.
Basiert die Pünktlichkeitsquote auf sehr wenigen Rechnungen, wird sie ohne Farbe dargestellt – dann ist der Wert statistisch nicht belastbar.
Zahlungsverhalten mit Kennzahlen und Aufstellung je Zahlungsart

Zahlungsverhalten mit Zahlungsdauer, Pünktlichkeit und Mahnquote sowie der Aufstellung je Zahlungsart – hier ohne Pünktlichkeitsquote, weil bei allen Rechnungen ein Zahlungsziel fehlt

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Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Während dir die Wirtschaftlichkeit je Angebot zeigt, wo Geld verdient wird, beantwortet die Einnahmen-Überschuss-Rechnung die Frage nach dem Gesamtergebnis deiner Hundeschule: Was bleibt unterm Strich übrig? Sie ist die einfache Gewinnermittlung, die viele Selbstständige und kleine Betriebe nutzen – Einnahmen minus Ausgaben = Gewinn.
Der Unterschied auf einen Blick: Die Wirtschaftlichkeit rechnet angebotsgenau und bezieht über die Zeiterfassung deine Arbeitszeit als Kosten ein. Die EÜR betrachtet den ganzen Betrieb und rechnet ausschließlich mit echten Belegen – so, wie es auch dein Steuerberater sieht.

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Was die EÜR anzeigt

Ganz oben stehen drei Kennzahlen für den gewählten Zeitraum:

Kennzahlen der EÜR

  • Betriebseinnahmen – die Summe deiner Einnahmen.
  • Betriebsausgaben – die Summe deiner Ausgaben.
  • Gewinn – Einnahmen minus Ausgaben, dein Überschuss.
Darunter folgt die ausführliche Aufstellung, damit du nicht nur das Ergebnis, sondern auch dessen Herkunft siehst:
  • Betriebseinnahmen, aufgeteilt in umsatzsteuerpflichtige und nicht steuerbare Einnahmen, dazu die vereinnahmte Umsatzsteuer.
  • Betriebsausgaben, gruppiert nach Beleg-Kategorie (z. B. Miete, Fahrzeug, Material …), dazu die Erlösminderungen aus Stornos und Rechnungskorrekturen sowie die gezahlte Vorsteuer.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Kennzahlen und Aufstellung

Die EÜR mit Zeitraum, Berechnungsart und den drei Kennzahlen, darunter die vollständige Aufstellung. In diesem Beispiel sind keine Belege erfasst – deshalb bestehen die Betriebsausgaben allein aus Erlösminderungen

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Zeitraum und Berechnungsart

Wie in der Wirtschaftlichkeit grenzt du den Zeitraum über Von und Bis ein – etwa auf einen Monat für deinen Monatsumsatz oder auf ein Jahr für den Jahresabschluss. Über Auswertung nach legst du fest, nach welchem Datum gezählt wird:

Ist-Prinzip oder Soll-Prinzip

  • Nach Zahlungsdatum (Ist-Prinzip) – es zählen nur Belege, die im Zeitraum tatsächlich bezahlt wurden. Das ist die klassische EÜR-Sicht und die Standardeinstellung.
  • Nach Belegdatum (Soll-Prinzip) – es zählen Belege nach ihrem Belegdatum, unabhängig davon, ob sie schon bezahlt sind.
In die EÜR fließen ausschließlich protokollierte Belege ein (siehe Belege). Ausgaben werden nur berücksichtigt, wenn sie als Beleg erfasst wurden.
Für den schnellen Monatsumsatz stellst du Start- und Enddatum auf den gewünschten Monat. Für Finanzamt oder Steuerberater wählst du das Ist-Prinzip und den passenden Jahres- oder Quartalszeitraum. Alternativ lassen sich alle Belege als Excel-Datei exportieren.

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Begriffe kurz erklärt

Was bedeuten die Zahlen?

  • Marge – Einnahmen − Kosten. Was am Ende übrig bleibt.
  • Auslastung – Teilnehmer ÷ Plätze. Wie voll ein Angebot ist.
  • €/Std – Marge je Trainer-Arbeitsstunde: was dir ein Angebot pro geleisteter Stunde einbringt. Macht kurze und lange Angebote vergleichbar.
  • Ampel – ab 80 % grün, ab 50 % gelb, darunter rot.
  • Netto, USt, Brutto – Netto ist der Betrag ohne Umsatzsteuer, Brutto der Betrag mit. Die Differenz ist die Umsatzsteuer.
  • Offen – in Rechnung gestellt, aber noch nicht bezahlt. Überfällig ist der Teil davon, dessen Fälligkeitsdatum bereits vorbei ist.
  • Planbarer Anteil – wie viel deines Umsatzes über Abonnements wiederkehrend hereinkommt.
  • Zahlungsdauer – Tage zwischen Rechnungsdatum und Zahlungseingang, als mittlerer Wert. Ein einzelner sehr später Zahler verzerrt ihn deshalb nicht.

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Nächste Schritte

Arbeitszeiterfassung

Grundlage der Kostenseite: Wie Arbeitszeit automatisch und manuell erfasst und am Monatsende festgeschrieben wird.