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Die Verwaltung von Fahrten und Fahrtkosten ist ein wichtiger Bestandteil deines Buchungsportals. Hier erfährst du, wie du die Fahrtkostenberechnung optimal für deine Hundeschule einrichtest und verwaltest.

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Fahrtkostenberechnung

Die Fahrtkostenberechnung kannst du flexibel an deine Bedürfnisse anpassen. Du hast die Wahl zwischen zwei Berechnungsmethoden:

Berechnungsmethoden

  • Exakte Berechnung: Die tatsächliche Entfernung wird ohne Rundung in Kilometern erfasst
  • Gerundete Berechnung: Die Entfernung wird auf den nächsten vollen Kilometer abgerundet
Beispiel: Bei einer Strecke von 23,5 Kilometern:
  • Exakte Berechnung: 23,5 Kilometer
  • Gerundete Berechnung: 23 Kilometer

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Freikilometer festlegen

Freikilometer ermöglichen dir, kurze Fahrten von der Kostenberechnung auszunehmen oder einen pauschalen Abzug pro Fahrt festzulegen. Du kannst die Anzahl der Freikilometer unter Unternehmen > Fahrtkosten > Freikilometer definieren.
Die Freikilometer beziehen sich immer auf die Gesamtstrecke inklusive Rückfahrt. Wohnt eine Kundin 7 Kilometer entfernt, rechnet die Software mit 14 Kilometern. Möchtest du 5 Kilometer reine Anfahrt frei geben, trage 10 ein.

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Fahrtkosten-Modus

Mit dem Feld Fahrtkosten-Modus unter Unternehmen > Fahrtkosten legst du fest, wie abgerechnet wird und wie die Freikilometer dabei berücksichtigt werden:

Abzug

Die Freikilometer werden von der Gesamtstrecke abgezogen. Nur die verbleibenden Kilometer erscheinen auf der Rechnung.Beispiel: 7 km Anfahrt (= 14 km Gesamtstrecke), 5 Freikilometer → 9 km werden berechnet. Auf der Rechnungsposition steht der Hinweis „abzgl. 5 Freikilometer”.

Freigrenze

Liegt die Gesamtstrecke innerhalb der Freikilometer, fallen keine Fahrtkosten an. Wird die Grenze überschritten, werden alle Kilometer berechnet – ohne Abzug.Beispiel: 5 Freikilometer, 2 km Anfahrt (= 4 km Gesamtstrecke) → keine Fahrtkosten. Bei 7 km Anfahrt (= 14 km Gesamtstrecke) → die vollen 14 km werden berechnet.

Pauschale

Liegt die Gesamtstrecke innerhalb der Freikilometer, fallen keine Fahrtkosten an. Wird die Grenze überschritten, berechnest du einen festen Betrag – unabhängig von der tatsächlichen Entfernung. Den Betrag hinterlegst du als Preis der Leistung „Fahrtkosten”.Beispiel: 5 Freikilometer, 20,00 € Pauschale. 2 km Anfahrt (= 4 km Gesamtstrecke) → keine Fahrtkosten. Bei 7 km Anfahrt ebenso wie bei 30 km Anfahrt → jeweils 20,00 €.Auf der Rechnung erscheint die Position mit der Menge 1 und der Einheit Pauschale, dazu der Hinweis „Pauschale ab 5 km”.
Die Einstellung Fahrtkostenberechnung (exakt oder abgerundet) wirkt nur bei der Abrechnung pro Kilometer. Im Pauschal-Modus hat sie keine Auswirkung.

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Pauschale einrichten

  1. Öffne Leistungen und wähle die Leistung der Kategorie Fahrtkosten.
  2. Trage bei Preis deinen Pauschalbetrag ein, zum Beispiel 20,00.
  3. Wechsle zu Unternehmen > Fahrtkosten.
  4. Setze Fahrtkosten-Modus auf Pauschale.
  5. Trage bei Freikilometer ein, ab welcher Gesamtstrecke die Pauschale anfällt – oder 0, wenn sie immer berechnet werden soll.
Ab dem nächsten Termin vor Ort erscheint die Pauschale auf der Rechnung. Bereits erstellte Rechnungen ändern sich nicht.
Trägst du im Pauschal-Modus 0 Freikilometer ein, fällt die Pauschale bei jedem Termin vor Ort an – unabhängig von der Entfernung. Das ist der richtige Weg, wenn du für alle Anfahrten denselben Betrag berechnen möchtest.
Wenn du generell auf die Berechnung von Fahrtkosten verzichten möchtest, setze einen sehr hohen Wert (z.B. 1000 Kilometer) als Freikilometer.

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Anzeige im Buchungsportal

Buchen deine Kund:innen online, weist das Buchungsportal auf die zusätzlichen Fahrtkosten hin – passend zum eingestellten Modus, zum Beispiel „zzgl. Fahrtkostenpauschale ab 5 km: 20,00 €”. Derselbe Hinweis steht in der Terminbestätigung per E-Mail.

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Fahrtenprotokollierung

Die Protokollierung von Fahrten ist wichtig für die korrekte Abrechnung und Dokumentation. Du kannst für jeden Trainingsort individuell festlegen, ob Fahrten protokolliert werden sollen.

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Trainingsorte konfigurieren

  1. Navigiere zum Bereich “Trainingsorte” in deinem System
  2. Öffne die Details des gewünschten Trainingsorts
  3. Aktiviere oder deaktiviere die Option “Fahrten protokollieren”
Wenn die Protokollierung deaktiviert ist, werden keine Fahrtkosten für Einzeltrainings berechnet. Diese Einstellung ist verbindlich für alle Buchungen an diesem Ort.

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Einzelne Fahrten löschen und wiederherstellen

Du kannst einzelne Einträge im Fahrtenbuch jederzeit entfernen, ohne den dazugehörigen Termin anzufassen. Gelöschte Fahrten bleiben dauerhaft entfernt und werden auch nicht automatisch neu erstellt – dein Fahrtenbuch bleibt so aufgeräumt, wie du es brauchst.

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Eine Fahrt löschen

  1. Navigiere zu Fahrten in der Seitenleiste
  2. Öffne den gewünschten Eintrag oder wähle ihn über die Checkbox aus
  3. Klicke auf Löschen
Der zugehörige Termin (z. B. Einzelstunde oder Gruppentermin) bleibt unverändert bestehen. Es wird ausschließlich der Fahrtenbuch-Eintrag entfernt.

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Eine gelöschte Fahrt wiederherstellen

Hast du eine Fahrt versehentlich gelöscht oder möchtest sie zurückholen, kannst du sie über den Papierkorb-Filter wiederherstellen.
  1. Navigiere zu Fahrten in der Seitenleiste
  2. Wähle in der Filterleiste die Option Mit Papierkorb oder Nur Papierkorb, um gelöschte Einträge anzuzeigen
  3. Öffne die gewünschte Fahrt und klicke auf Wiederherstellen
Über Nur Papierkorb siehst du ausschließlich gelöschte Fahrten – praktisch, um schnell den richtigen Eintrag zu finden.

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Fahrten für einen ganzen Trainingsort deaktivieren

Möchtest du für einen Trainingsort grundsätzlich keine Fahrten mehr erfassen, deaktiviere die Option Fahrten protokollieren in den Einstellungen des Trainingsorts. Bestehende Einträge an diesem Ort bleiben erhalten, neue werden nicht mehr automatisch angelegt.

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Abfahrtsort nachträglich korrigieren

Wenn du die Einstellung Fahrtkosten von Mitarbeiter:in Adresse berechnen unter Unternehmen > Fahrtkosten erst nachträglich aktivierst, haben bereits bestehende Fahrten-Einträge noch den alten Abfahrtsort (z. B. den Trainingsort statt der Mitarbeiter-Adresse). Mit der Aktion Abfahrtsort korrigieren kannst du den Abfahrtsort für mehrere Einträge gleichzeitig anpassen.

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So korrigierst du den Abfahrtsort

  1. Navigiere zu Fahrten in der Seitenleiste
  2. Wähle die betroffenen Einträge über die Checkboxen aus
  3. Klicke auf Abfahrtsort korrigieren im Aktionsmenü
  4. Gib die korrekte Startadresse im Adressfeld ein und wähle den Vorschlag aus
  5. Bestätige die Aktion
Die Entfernungen und Fahrtzeiten werden im Hintergrund automatisch über Google Maps neu berechnet. Das kann je nach Anzahl der Einträge einen Moment dauern.
Du kannst die Fahrten-Liste nach Mitarbeiter:in filtern, um gezielt die Einträge einer Person auszuwählen und deren Abfahrtsort zu korrigieren.

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