Veranstaltungen

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Was ist eine Veranstaltung?

Eine Veranstaltung ist eine einmalige oder mehrtägige Aktivität mit festen Teilnehmer:innen und einem definierten Start- und Endpunkt. Im Gegensatz zu Kursen, die längere Veranstaltungsreihen sind, werden Veranstaltungen im Ganzen abgerechnet – zum Beispiel 80€ für einen Workshop oder 150€ für ein Webinar.

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Veranstaltung erstellen

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Grundlegende Einstellungen

Im Bereich Hundeschule > Veranstaltungen kannst du neue Veranstaltungen anlegen. Beim Erstellen gibst du der Veranstaltung einen Namen – zum Beispiel “Workshop: Leinenführigkeit” oder “Webinar: Ernährung” – legst die maximale Teilnehmeranzahl sowie den Preis fest.

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Termine anlegen

Im nächsten Schritt legst du die Termine für deine Veranstaltung an. Eine Veranstaltung kann aus einem oder mehreren Terminen bestehen. Ein einzelner Termin besteht immer aus einem Standort und einer verantwortlichen Trainer:in.

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Ausschreibung für deine Webseite

Damit die Veranstaltung auf deiner Webseite optimal präsentiert wird, kannst du eine ausführliche Beschreibung und ein passendes Bild hinterlegen. Öffne dazu die Veranstaltung, wechsle in den Tab “Beschreibung” und ergänze dort die Informationen.

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Termine verwalten

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Übersicht und Bearbeitung

Auf der Detailansicht einer Veranstaltung findest du alle zugehörigen Termine. Diese lassen sich einzeln bearbeiten oder löschen. Über den Button “Termin anlegen” kannst du zusätzliche Termine erstellen.

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Kalenderansicht

Zur besseren Übersicht deiner Termine kannst du innerhalb einer Veranstaltung auf den Kalender wechseln. Dort siehst du nicht nur die Veranstaltungstermine, sondern auch andere relevante Termine im Kontext. Mit Drag & Drop kannst du Termine verschieben oder deren Dauer anpassen.

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Leistungen und Preisgestaltung

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Mehrere Preisvarianten anbieten

Eine Veranstaltung kann aus einer oder mehreren Leistungen bestehen. Diese Leistungen bestimmen den Preis der Veranstaltung und ermöglichen dir, verschiedene Preisvarianten für dieselbe Veranstaltung anzubieten. Die Leistungen werden unter der Kategorie Veranstaltung angelegt und der jeweiligen Veranstaltung zugeordnet.

Wenn du mehrere Leistungen hinterlegst, sehen deine Kund:innen im Buchungsportal verschiedene Preisoptionen und wählen selbst, welche Variante sie buchen möchten.

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Teilnehmeranzahl pro Preisvariante festlegen

Der Abschnitt ist standardmäßig ausgeblendet und muss erstmalig über den Pfeil > ausgeklappt werden.

Wenn du mehrere Leistungen hinterlegt hast, erscheint im Buchungsportal ein Abschnitt Preise. Hier kannst du für jede Variante eine maximale Teilnehmeranzahl festlegen.

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Sichtbarkeit der Plätze im Buchungsportal

Standardmäßig werden Anzahl und Verfügbarkeit der Plätze nicht angezeigt. Sobald eine Variante ausgebucht ist, wird dies jedoch im Portal sichtbar.

Du kannst dies steuern: In den Einstellungen der Leistung gibt es die Option “Anzahl der Teilnehmer öffentlich”:

• Ja: Die Anzahl und verbleibenden Plätze werden angezeigt
• Nein: Nur ausgebuchte Varianten werden als “nicht verfügbar” gekennzeichnet

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Teilnehmer:innen verwalten

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Übersicht und Verwaltung

Die Verwaltung erfolgt im Reiter Teilnahmen. Hier kannst du neue Teilnehmer:innen hinzufügen und bestehende verwalten. Jede Teilnahme kann eine Notiz enthalten. Du erkennst über die Status-Icons 🟢 oder 🔴, ob eine Veranstaltung bereits voll ist.

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Aktionen bei Teilnehmer:innen

• Status ändern: Wähle Teilnehmer:innen aus und ändere ihren Status z. B. auf “Warteliste” oder “Storniert”
• E-Mail senden: Versende Anmeldebestätigungen, Veranstaltungsinfos oder Absagen. E-Mails können als Vorlage gespeichert werden
• Exportieren: Daten als Excel-Datei exportieren (z. B. Adressen, Buchungen, Zahlungsstatus)
• Anwesenheit verwalten: Im Termin wählst du Teilnehmer:innen aus und änderst deren Status auf “Anwesend”, “Nicht erschienen” oder “Storniert”
• Teilnehmer:innen verschieben: Du kannst Teilnehmer:innen zwischen Veranstaltungen, Kursen oder Gruppen verschieben – inklusive aller zugehörigen Daten

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Kommunikation bei Veranstaltungen

Dieser Bereich hilft dir, alle Beteiligten optimal zu informieren – mit E-Mails, Notizen und Dokumenten.

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E-Mails versenden

Hier werden alle versendeten oder verknüpften E-Mails angezeigt. Beim Erstellen einer neuen E-Mail werden automatisch alle Teilnehmer:innen als Empfänger:innen eingetragen. Du kannst Textvorlagen nutzen, Anreden werden personalisiert.

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Termin-Erinnerungen

Standardmäßig erhält jeder Kunde eine E-Mail-Erinnerung einen Tag vor dem Termin. Die Funktion ist pro Veranstaltung aktivierbar und kann vom Kunden deaktiviert werden.

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Anfragen

Nach der Veröffentlichung können Kund:innen auf deiner Webseite Anfragen zu einer Veranstaltung stellen. Diese landen in deinem Posteingang und werden automatisch der Veranstaltung zugeordnet.

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Notizen

Du kannst interne Notizen (für dich oder Trainer:innen) und öffentliche Notizen (für Kunden sichtbar) anlegen. Öffentliche Notizen erscheinen in der Veranstaltungsübersicht im Kundenportal und werden zusätzlich in Erinnerungs-E-Mails hervorgehoben.

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Dokumente

Du kannst interne und öffentliche Dokumente hochladen (z. B. PDF, Bilder). Öffentliche Dokumente sind für Teilnehmer:innen in der Veranstaltungsübersicht sichtbar. Diese werden nicht automatisch per E-Mail versendet.

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Buchungsoptionen

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Anfrage (Standard-Einstellung)

Kund:innen füllen ein Formular aus. Du erhältst eine E-Mail und führst die Kommunikation manuell weiter.

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Verbindliche Online-Buchung

Du kannst Veranstaltungen als online buchbar markieren. Bestehende und neue Kunden können dann verbindlich buchen.

Nach der Buchung:

• Der Kunde erhält eine Bestätigungs-E-Mail
• Eine Rechnung wird automatisch erstellt und versendet
• Die Teilnahme ist verbindlich und im Kundenbereich sichtbar

Verbindliche Buchungen werden als “Anfrage (Erledigt)” gespeichert. Du erhältst eine Benachrichtigung.

Während des Buchungsvorgangs wählt der Kunde eine Zahlungsmethode. Diese konfigurierst du unter Einstellungen > Unternehmen > Zahlungsweisen (inkl. Reihenfolge, Aktivierung, Rechnungsvorlage).

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Buchung auf bestimmte Kundengruppen beschränken

Du kannst einstellen, dass eine Veranstaltung nur von einer bestimmten Kundengruppe gebucht werden darf. Die Zuordnung erfolgt über Tags und wird in den Buchungsoptionen der Veranstaltung vorgenommen.

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Rechnungen

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Rechnung erstellen

Um eine Rechnung zu erstellen, muss die Veranstaltung eine Leistung (Preis) enthalten.

• Über Rechnung erstellen werden Rechnungsentwürfe für alle Teilnehmer:innen generiert
• Die Veranstaltung wird auf den Status Fakturierbar – offen gesetzt

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Einzelne Teilnehmer:innen nachträglich abrechnen

Wird eine Teilnahme später hinzugefügt, kannst du über das (…) Menü beim Teilnehmer eine individuelle Rechnung erstellen.

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Rechnungsstatus

• Offen: Leistung ist fakturiert, Zahlung steht aus
• Bezahlt: Zahlung wurde erfasst – manuell oder automatisch durch Bankabgleich (falls verbunden mit 123Hundeschule)

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Archivierung und Löschung

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Veranstaltungen archivieren

1. Gehe zur Veranstaltung
2. Ändere den Status auf “Archiviert”
3. Die Veranstaltung verschwindet aus der aktiven Ansicht

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Veranstaltungen löschen

Veranstaltungen können nur gelöscht werden, wenn:

• Keine Teilnehmer eingetragen sind
• Alle Rechnungen abgeschlossen sind

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Tipps und Best Practices

1. Regelmäßige Wartung:

   • Überprüfe die Teilnehmerliste
   • Aktualisiere die Beschreibung bei Bedarf

2. Kommunikation:

   • Nutze öffentliche Notizen für wichtige Hinweise
   • Informiere Teilnehmer rechtzeitig über Änderungen
   • Stelle sicher, dass alle wichtigen Informationen in der Beschreibung stehen

3. Organisation:

   • Nutze Tags zur Kategorisierung
   • Halte die Übersicht aktuell
   • Archiviere abgeschlossene Veranstaltungen

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