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Du betreust Hunde tagsüber, über Nacht oder beides? Dann kennst du das Gewusel: WhatsApp-Nachrichten mit „Kann Luna am Donnerstag kommen?”, ein Kalender mit Zettelwirtschaft, Impfpässe in der Schublade und am Monatsende die Frage, wer eigentlich was bezahlt hat. Das Modul Betreuung (HuTa & Pension) nimmt dir genau das ab. Deine Kund:innen buchen Tage und Aufenthalte selbst online, du siehst jeden Morgen, wer kommt, checkst am Tresen ein und aus, und die Abrechnung läuft über Mehrfachkarten, Abos oder Rechnungen – so, wie du es aus dem Rest der Software kennst.
Das Modul ist ein kostenpflichtiges Zusatz-Modul. Die Freischaltung übernimmt das 123Hundeschule-Team für dich. Alles Weitere richtest du selbst ein – wie, steht unter Einrichtung.

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Was das Modul für dich erledigt

Online-Buchung

Kund:innen wählen im Buchungsportal Tage oder einen Zeitraum, sehen freie Plätze und bezahlen direkt – oder stellen eine Anfrage.

Kapazität im Griff

Gruppenräume und Zimmer haben eine Kapazität. Das System vergibt Plätze automatisch und stoppt bei „voll”.

Check-in am Tresen

Ein Tagesboard fürs Tablet zeigt, wer erwartet wird, wer da ist und wer heute schon abgeholt wurde – mit Foto, Notiz und Impfstatus.

Abrechnung wie gewohnt

Einzelzahlung, Mehrfachkarten, Stammplatz-Abo oder flexibles Abo. Zusatzleistungen wie Gassigang oder Medikamentengabe rechnest du nach dem Aufenthalt ab.

Impfnachweise

Pflichtimpfungen je Angebot. Fehlt ein Nachweis, bleibt die Buchung bestehen, aber der Check-in ist gesperrt, bis der Nachweis da ist.

Bestandsbuch nach §11 TierSchG

Jeder Check-in landet automatisch im Bestandsbuch, das du als PDF exportierst.

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Die drei Betreuungsmodelle

Bevor du loslegst, lohnt sich eine Minute Nachdenken: Wie sieht dein Betrieb aus? Das Modul kennt drei Modelle, die du auch kombinieren kannst.

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1. Tagesbetreuung, flexibel gebucht

Die klassische HuTa: Halter:innen bringen den Hund morgens und holen ihn nachmittags ab. Sie tippen im Kalender die gewünschten Tage an – heute, nächste Woche, ein Tag hier, zwei Tage da.
  • Bezahlt wird pro Tag, per Mehrfachkarte (z. B. 10er-Karte) oder über ein flexibles Abo mit Kontingent.
  • Passt, wenn deine Kund:innen unregelmäßig kommen oder du gerade erst startest.

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2. Tagesbetreuung als Stammplatz

Feste Wochentage im Abo: „Luna kommt jeden Montag und Mittwoch.” Das System legt die Tage automatisch Woche für Woche an, der Platz ist garantiert, die Abrechnung läuft monatlich.
  • Bezahlt wird monatlich über eine Abo-Stufe, z. B. „Stammplatz 2 Tage/Woche”.
  • Passt, wenn du eine feste Stammkundschaft hast und Planungssicherheit willst.

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3. Pension mit Übernachtung

Mehrtägige Aufenthalte mit Anreise und Abreise. Kund:innen wählen eine Variante (z. B. nach Hundegröße), den Zeitraum und optional Zusatzleistungen. Mehrere Hunde eines Haushalts wohnen zusammen in einem Zimmer; solche Buchungen kommen als Anfrage zu dir, damit du den Preis für die Gruppe bestätigst.
  • Bezahlt wird pro Nacht – je nach Preis sofort online oder erst nach deiner Bestätigung.
  • Passt, wenn du Urlaubsbetreuung anbietest.
Du musst dich nicht entscheiden. Ein Angebot vom Typ Tagesbetreuung kann „Flexibel”, „Nur Stammplatz” oder „Beides” sein. Die Pension ist ein eigenes Angebot daneben. Viele Hundeschulen fahren zweigleisig: Stammplätze für die Basis, Flex-Tage für den Rest.

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Welches Modell wann?

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Kaufen oder anfragen?

Eine Frage, die viele Betreiber:innen umtreibt: Sollen Kund:innen einfach buchen dürfen, oder will ich vorher „Ja” sagen? Beides geht, und zwar pro Preis. An jeder Betreuungs-Leistung stellst du unter Wie wird gebucht? ein:
  • Sofort online buchen und bezahlen: Der Aufenthalt ist mit der Zahlung bestätigt, die Rechnung geht automatisch raus.
  • Nur als Anfrage: Es wird nichts bezahlt. Der Aufenthalt landet als Anfrage bei dir, du bestätigst ihn mit einem Klick.
Du kannst das mischen: Der Probetag „nur als Anfrage”, die normalen Tage „sofort buchen”. Wie das für deine Kund:innen aussieht, zeigt Kundenportal.

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Wie das Geld fließt

Die Betreuung nutzt dieselben Bausteine wie deine Kurse und Gruppen: Zusatzleistungen und automatische Zuschläge (Läufigkeit, Feiertag, Heizsaison) laufen bei der Tagesbetreuung immer nach dem Aufenthalt über eine separate Rechnung. Details unter Abrechnung & Storno.

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In einer knappen Stunde startklar

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Freischaltung prüfen

Unter Einstellungen > Erweiterungen siehst du die Kachel Betreuung (HuTa & Pension). Ist sie aktiv, erscheint links im Menü der Bereich Betreuung.
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Startdaten anschauen

Beim Freischalten legt das System eine Beispielwelt an: zwei Angebote, Plätze, Preise, eine 10er-Karte, Stammplatz-Stufen, Zusatzleistungen und zwei E-Mail-Vorlagen. Nichts davon ist öffentlich – du passt es in Ruhe an.
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Plätze anlegen

Unter Betreuung > Plätze deine Gruppenräume und Zimmer mit Kapazität eintragen.
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Preise festlegen

Unter Einstellungen > Leistungen die Betreuungs-Preise, Karten und Abo-Stufen anpassen.
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Angebot veröffentlichen

Unter Betreuung > Angebote Öffnungszeiten, Bring- und Abholfenster, Pflichtimpfungen und Preis-Varianten prüfen, dann Status auf Veröffentlicht.
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Selbst buchen

Öffne dein Buchungsportal unter /betreuung und buche als Testkunde einen Tag. So siehst du genau, was deine Kund:innen sehen.
Die ausführliche Anleitung mit allen Feldern findest du unter Einrichtung.

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Drei typische Setups

Die kleine HuTa

Ausgangslage: Ein Gruppenraum für 8 Hunde, Mo–Fr geöffnet, Kund:innen kommen unregelmäßig.Setup: Ein Angebot „Tagesbetreuung”, Modus Flexibel, ein Platz „Gruppe A” mit Kapazität 8, ein Preis „HuTa-Tag” (sofort buchbar), eine 10er-Karte. Probetag erforderlich, damit du jeden Hund vorher siehst.Ergebnis: Kund:innen buchen Tage im Kalender, zahlen pro Tag oder mit der Karte. Du siehst morgens im Check-in-Board, wer kommt.

Die etablierte HuTa mit Stammkundschaft

Ausgangslage: Zwei Gruppenräume, 20 Hunde am Tag, die meisten kommen an festen Tagen.Setup: Angebot „Tagesbetreuung”, Modus Beides. Stammplatz-Stufen für 1 bis 5 Tage pro Woche, dazu Flex-Tage für Gelegenheitskund:innen. Zusatzleistungen „Einzelgassigang” und „Medikamentengabe”.Ergebnis: Der Generator legt die Stammplatz-Tage automatisch an, die Restplätze füllen Flex-Buchungen. Extras rechnest du gesammelt am Monatsende ab.

Tagesstätte plus Pension

Ausgangslage: Wie oben, plus vier Zimmer für Übernachtungen.Setup: Zusätzlich ein Angebot „Hundepension” mit den Plätzen „Zimmer 1–4” (Einzel- oder Doppelzimmer), Varianten „bis 40 cm”, „ab 40 cm” und „Geschwister-Kombi”. Zuschlag „Heizkosten” als automatischer Saison-Zuschlag Oktober bis April.Ergebnis: Kund:innen buchen den Zeitraum online, mehrere Hunde landen im selben Zimmer, der Heizkostenzuschlag hängt sich in der Saison automatisch an.

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Was du beachten solltest

Impfnachweise sperren den Check-in, nicht die Buchung. Das ist Absicht: Kund:innen sollen buchen können, auch wenn der Impfpass noch nicht hochgeladen ist. Sie bekommen eine Erinnerung per E-Mail, du eine Aufgabe. Ohne gültigen Nachweis lässt sich der Hund am Tresen aber nicht einchecken. Wie du das am Tresen löst, steht unter Impfungen.
  • Plätze werden über alle Angebote gezählt. Nutzen HuTa und Pension denselben Raum, teilen sie sich seine Kapazität.
  • Mehrfachkarten sind für die Tagesbetreuung. Ein gebuchter Tag kostet eine Einheit, egal welche Variante – auch ein halber. Bei der Pension gibt es keine Karten: Dort ist der ganze Aufenthalt eine Buchung, eine Einheit deckte vierzehn Nächte so gut wie eine.
  • Stornofristen sind zweistufig bei der Pension, einstufig bei der HuTa. Ein HuTa-Tag ist bis zur Frist kostenfrei stornierbar, danach kostet er den vollen Preis. Bei der Pension gibt es dazwischen eine anteilige Gebühr.
  • Betriebsferien gehören ans Angebot. Machst du Urlaub, trägst du den Zeitraum unter Betreuung > Angebote > Schliesszeiten ein – nicht als Abwesenheit deines Unternehmens, die wirkt hier bewusst nicht. Der Stammplatz-Generator überspringt diese Tage. Einen einzelnen Raum nimmst du für Umbauten unter Betreuung > Plätze mit Aktiv = aus heraus.

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Die Bereiche im Überblick

Einrichtung

Schritt für Schritt vom freigeschalteten Modul zum ersten Aufenthalt.

Angebote

Tagesbetreuung und Pension anlegen: Zeiten, Regeln, Varianten.

Preise & Leistungen

Betreuungs-Preise, Zusatzleistungen, Karten, Abo-Stufen, Storno-Staffel.

Plätze

Gruppenräume und Zimmer mit Kapazität und Belegung.

Hundeprofil

Chipnummer, Kastrationsstatus, Läufigkeit, Merkmale und Probetag-Ausnahme.

Aufenthalte

Alle Buchungen, Anfragen bestätigen, stornieren, abrechnen.

Zusatzleistungen

Extras und automatische Zuschläge an Aufenthalten.

Check-in / Check-out

Das Tagesboard am Tresen.

Belegungsplan

Wer liegt wann in welchem Platz – mit Umräumen per Drag & Drop.

Bestandsbuch

Das Register nach §11 TierSchG.

Impfungen

Pflichtimpfungen, Nachweise, Erinnerungen, Freigaben.

Kundenportal

So sehen und buchen deine Kund:innen die Betreuung.

Abrechnung & Storno

Zahlwege, Rechnungen, Stornogebühren, Rückbuchungen.