Mein Tag

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Was ist “Mein Tag”?

“Mein Tag” ist eine mobile-optimierte Tagesansicht speziell für Trainer:innen. Sie zeigt alle Termine eines Tages in chronologischer Reihenfolge und ermöglicht schnellen Zugriff auf die wichtigsten Informationen und Aktionen.

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Aufbau der Tagesansicht

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Datums-Navigation

Am oberen Rand siehst du das ausgewählte Datum mit Wochentag. Für den Schritt von einem Tag zum nächsten nutzt du die Pfeile links und rechts:

• Pfeil links: Vorheriger Tag
• Pfeil rechts: Nächster Tag

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Zu einem beliebigen Datum springen

Liegt dein Ziel weiter weg – etwa ein Termin in vier Wochen –, klickst du direkt auf das Datum in der Mitte. Es öffnet sich ein Kalender, in dem du jeden beliebigen Tag auswählst; über die Pfeile im Kalender wechselst du den Monat. Du musst dich also nicht Tag für Tag durchklicken. Tage, an denen Termine stattfinden, sind mit einem kleinen Punkt unter der Zahl markiert. So erkennst du schon beim Blättern, an welchen Tagen überhaupt etwas ansteht.

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Termin-Karten

Jeder Termin wird als Karte angezeigt. Die Software unterscheidet dabei zwei Typen:

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Einzeltraining

Einzeltrainings zeigen:

• Uhrzeit: Start- und Endzeit des Termins
• Leistung: Bezeichnung der gebuchten Leistung
• Status: Aktueller Status des Termins (z.B. “Geplant”, “Stattgefunden”)
• Kunde: Name des Kunden – klickbar für Details
• Hund: Name des Hundes (falls vorhanden) – klickbar für Details
• Standort: Trainingsort mit Link zu Google Maps
• Abrechnungsstatus: Badge zeigt den aktuellen Zahlungsstatus
• Notiz: Falls vorhanden, ausklappbar angezeigt

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Gruppentermin

Termine (Kurse, Gruppen, Veranstaltungen) zeigen zusätzlich:

• Typ: Kurs, Gruppe oder Veranstaltung
• Name: Bezeichnung des Angebots
• Session-Index: Bei Kursen z.B. “3/8” für die dritte von acht Einheiten
• Teilnehmeranzahl: Aktuell/Maximum (z.B. “5/8”)
• Teilnehmerliste: Alle aktiven Teilnehmer:innen mit Statusanzeige

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Abrechnungsstatus verstehen

Die farbigen Badges zeigen dir auf einen Blick den Abrechnungsstatus jeder Teilnahme:

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Offene Rechnungen erkennen und vor Ort kassieren

Steht zu einem Termin noch eine Zahlung aus, erscheint ein roter, anklickbarer Hinweis mit dem offenen Betrag und der vereinbarten Zahlungsweise. So siehst du beim Durchgehen deines Tages sofort, bei wem du Geld erwartest – ohne vorher jede Rechnung einzeln zu öffnen. Mit einem Klick gleichst du die Rechnung direkt vor Ort aus. Der Hinweis erscheint in zwei Situationen: Besonders praktisch ist das bei der Zahlungsart „Barzahlung” oder „Später zahlen vor Ort”: Vereinbart das Büro mit der Kund:in eine Zahlung beim Termin, sieht die Trainer:in das jetzt in der Tagesübersicht, statt vorher in die Rechnung schauen zu müssen.

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Wann erscheint der Hinweis?

Der Hinweis wird angezeigt, wenn alle folgenden Punkte zutreffen:

• Zum Termin gibt es eine Rechnung – bei Einzelstunden die Rechnung des Termins, bei Gruppenterminen die Rechnung der eingelösten Mehrfachkarte.
• Die Rechnung ist noch offen (Status „Offen” oder „Fällig”) und hat einen offenen Restbetrag.
• Die Rechnung wird nicht online eingezogen – bei Online-Zahlung ist ja keine Zahlung vor Ort zu erwarten.

Ist die Rechnung bereits vollständig bezahlt, verschwindet der Hinweis automatisch.

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So sieht der Hinweis aus

Der Hinweis zeigt den offenen Betrag und die Zahlungsweise, gefolgt von einem Pfeil (›) als Hinweis zum Anklicken:

50,00 € offen · Barzahlung ›

Bei einer Einzelstunde steht er unten auf der Terminkarte, bei einem Gruppentermin unterhalb der betroffenen Person in der Teilnehmerliste.

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Rechnungsdetails ansehen

Ein Klick auf den roten Hinweis öffnet das Rechnungsfenster mit allen wichtigen Angaben. Bei einer Mehrfachkarte heißt es Karten-Rechnung, bei einer Einzelstunde schlicht Rechnung: Über den Link Rechnung in der Verwaltung öffnen springst du bei Bedarf in einem neuen Tab zur vollständigen Rechnung – zum Beispiel, um sie zu bearbeiten, erneut zu senden oder eine Teilzahlung zu erfassen.

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Rechnung als bezahlt markieren

Wenn die Kund:in beim Termin bezahlt, gleichst du die Rechnung direkt aus dem Fenster aus:

1. Klicke auf den roten Hinweis – auf der Terminkarte oder bei der betroffenen Person.
2. Prüfe im Rechnungsfenster die Angaben – vor allem den offenen Betrag.
3. Klicke auf Als bezahlt markieren.
4. Bestätige die Sicherheitsabfrage. Es wird eine Barzahlung über den offenen Betrag verbucht.
5. Das Fenster schließt sich, die Tagesübersicht aktualisiert sich und der rote Hinweis verschwindet.

Im Hintergrund passiert dabei Folgendes:

• Es wird eine Barzahlung über den offenen Betrag der Rechnung verbucht.
• Ist der Betrag damit vollständig gedeckt, wechselt die Rechnung auf den Status Bezahlt.
• Noch ausstehende Zahlungserinnerungen zu dieser Rechnung werden automatisch storniert.
• Der rote Hinweis verschwindet, da die Rechnung nicht mehr offen ist.

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Teilnehmer-Status ändern

Bei Gruppenterminen kannst du den Status einzelner Teilnehmer:innen direkt ändern:

1. Klicke auf den aktuellen Status (z.B. “Teilnehmer”)
2. Wähle im Dropdown die gewünschte Aktion
3. Der Status wird sofort aktualisiert

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Verfügbare Status-Übergänge

Je nach aktuellem Status stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung:

• Teilnehmer → Stornieren: Teilnahme absagen
• Warteliste → Teilnehmer: Von Warteliste auf Teilnehmer setzen
• Warteliste → Stornieren: Wartelisteneintrag löschen

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Aktionen Menü

Jede Termin-Karte und jede Teilnehmer-Zeile hat ein Drei-Punkte-Menü (⋯) mit weiteren Aktionen.

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Einzeltraining-Aktionen

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Gruppentermin-Aktionen

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Teilnehmer-Aktionen

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Teilnehmer:in in einen anderen Termin verschieben

Manchmal kann eine Teilnehmer:in an einem bestimmten Tag nicht – etwa in einer fortlaufenden (halb-offenen) Gruppe. Mit der Aktion In Termin verschieben buchst du die Teilnahme für genau diesen einen Termin in einen anderen Gruppentermin um, zum Beispiel wenn an einem anderen Tag in einer anderen Gruppe noch ein Platz frei ist.

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Schritt für Schritt

1. Öffne das Drei-Punkte-Menü (⋯) der Teilnehmer:in und wähle In Termin verschieben.
2. Wähle im Kalender einen Tag. Tage mit Terminen sind mit einem Punkt markiert.

3. Unter dem Kalender erscheinen die Gruppentermine des gewählten Tages mit Uhrzeit, Standort und Auslastung. Tippe den gewünschten Zieltermin an.

4. Prüfe in der Übersicht Von → Nach die Angaben und bestätige mit Jetzt verschieben.

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Was beim Verschieben passiert

• Die bisherige Teilnahme wird kostenlos storniert. Bereits abgebuchtes Guthaben aus einer Mehrfachkarte oder einem Abonnement wird dadurch wieder frei.
• Im Zieltermin wird die Teilnehmer:in neu eingetragen; die Abrechnung erfolgt über das Guthaben für den neuen Termin.
• Die Umbuchung gilt nur für diesen einen Termin. Die Mitgliedschaft in der ursprünglichen Gruppe bleibt unverändert.

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Kunden- und Hunde-Details

Klicke auf einen Kundennamen oder Hundenamen, um ein Detail-Fenster zu öffnen.

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Kunden-Info zeigt:

• Name und ggf. Marker (Besonderheiten)
• Kontaktdaten (Telefon, E-Mail) – direkt anklickbar
• Aktive Mehrfachkarten mit Restguthaben (z.B. „10er Karte: 6/10”). Die Farbe zeigt, wie viel Guthaben noch übrig ist – Grün, Gelb oder Rot, sobald die Karte fast aufgebraucht ist.
• Aktive Abonnements mit Name, Status (aktiv oder gekündigt) und nächster Verlängerung
• Letzte Notizen zum Kunden
• Aktivitätsverlauf (Feed)
• Link zum vollständigen Kundenprofil in Nova

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Hunde-Info zeigt:

• Foto (falls vorhanden) und Name
• Besitzer:in mit Link zum Profil
• Rasse, Alter, Geschlecht, Kastrationsstatus
• Chip-Nummer und Versicherung (falls hinterlegt)
• Notizen, Dokumente und ausgefüllte Formulare
• Link zum vollständigen Hundeprofil in Nova

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Termin absagen

Um einen Gruppentermin abzusagen:

1. Öffne das Drei-Punkte-Menü (⋯) des Termins
2. Wähle Termin absagen
3. Im Dialog siehst du:
   • Termin-Details (Name, Datum, Uhrzeit)
   • Anzahl betroffener Teilnehmer:innen
4. Optional: Teilnehmer per E-Mail benachrichtigen aktivieren
5. Optional: Grund der Absage eingeben (wird in der E-Mail verwendet)
6. Klicke auf Termin absagen

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Alle Termine eines Tages absagen

Wenn du kurzfristig ausfällst – zum Beispiel bei Krankheit – kannst du mit einer einzigen Aktion alle Termine eines Tages absagen. Die Software übernimmt dabei Einzeltrainings und Gruppen-/Kurs-/Seminar-Einheiten gemeinsam.

1. Navigiere in Mein Tag zum betroffenen Tag
2. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) oben rechts neben der Datums-Navigation
3. Wähle Alle Termine absagen
4. Im Dialog siehst du:
   • Anzahl der betroffenen Termine
   • Liste aller Termine mit Uhrzeit und Bezeichnung
5. Optional: Teilnehmer:innen per E-Mail benachrichtigen aktivieren
6. Optional: Grund eingeben (z.B. “Krankheit”) – erscheint in allen Absage-E-Mails
7. Klicke auf Jetzt alle absagen

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Leerer Tag

Wenn an einem Tag keine Termine geplant sind, siehst du einen Hinweis “Keine Termine” mit der Information, ob es sich um heute oder einen anderen Tag handelt.

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Häufige Fragen

Wie komme ich schnell zu einem weit entfernten Datum?

Klicke oben auf das angezeigte Datum. Es öffnet sich ein Kalender, in dem du direkt den gewünschten Tag auswählst – über die Pfeile im Kalender wechselst du den Monat. Tage mit Terminen sind mit einem Punkt markiert. Du musst dich also nicht über die Pfeile Tag für Tag vorarbeiten.

Werden vergangene Termine auch angezeigt?

Ja, alle Termine des ausgewählten Tages werden angezeigt – unabhängig davon, ob sie in der Vergangenheit liegen oder noch bevorstehen.

Kann ich mehrere Teilnehmer gleichzeitig benachrichtigen?

Ja, über das Menü des Gruppentermins kannst du mit “Terminerinnerung senden” alle aktiven Teilnehmer:innen gleichzeitig benachrichtigen.

Was passiert, wenn ein Kunde keine E-Mail-Adresse hat?

Bei fehlender E-Mail-Adresse erscheint eine Warnung. Der Kunde wird dann von automatischen Benachrichtigungen ausgeschlossen, aber du siehst alle anderen Informationen normal.

Wie sehe ich, welche Mehrfachkarte ein Teilnehmer nutzt?

Fahre mit der Maus über das Karten-Badge. Im Tooltip siehst du den Namen der Mehrfachkarte und das aktuelle Guthaben.

Wo sehe ich alle Karten und Abos eines Kunden auf einen Blick?

Klicke in einer Termin-Karte auf den Kundennamen. Im Kunden-Detailfenster werden direkt unter den Kontaktdaten alle aktiven Mehrfachkarten mit Restguthaben und alle aktiven Abonnements aufgelistet. Abgelaufene oder aufgebrauchte Karten werden ausgeblendet, damit der Überblick übersichtlich bleibt.

Bekommt die Kund:in beim Verschieben eine Storno-E-Mail?

Nein. Das Verschieben ist ein interner Vorgang. Die bisherige Teilnahme wird kostenlos storniert, ohne dass eine Stornierungs-E-Mail an die Kund:in verschickt wird.

Verschiebe ich damit die ganze Gruppenmitgliedschaft?

Nein. Die Umbuchung betrifft ausschließlich den einen ausgewählten Termin. Die Mitgliedschaft in der ursprünglichen Gruppe und alle weiteren Termine bleiben unverändert.

Warum sehe ich die Aktion 'In Termin verschieben' nicht?

Die Aktion erscheint nur bei Teilnahmen an Gruppenterminen. Bei Kursen, Veranstaltungen und Einzeltrainings steht sie nicht zur Verfügung.

Kann ich die Ansicht auch am Desktop nutzen?

Ja, “Mein Tag” funktioniert auf allen Geräten. Die Ansicht ist jedoch besonders für die mobile Nutzung auf Smartphone oder Tablet optimiert.

Werden auch bereits abgesagte Termine erneut benachrichtigt, wenn ich 'Alle Termine absagen' nutze?

Nein. Bereits stornierte Termine tauchen in der Liste gar nicht erst auf und werden von der Aktion übersprungen. Es werden ausschließlich noch aktive Termine abgesagt und deren Teilnehmer:innen benachrichtigt.

Kann ich bei 'Alle Termine absagen' den Grund pro Termin unterschiedlich angeben?

Nein, der Grund gilt einheitlich für alle Absagen des Tages. Wenn du für einzelne Termine einen abweichenden Grund brauchst, sage diese separat über das Menü der jeweiligen Termin-Karte ab.

Warum gilt die Teilnahme als abgerechnet, obwohl die Karten-Rechnung offen ist?

Das grüne Karten-Badge zeigt nur, dass die Teilnahme über eine Mehrfachkarte gedeckt ist. Ob die Rechnung für den Kauf dieser Karte bezahlt wurde, ist davon unabhängig. Solange die Karten-Rechnung offen ist, weist dich der rote Hinweis darauf hin.

Was passiert genau, wenn ich auf 'Als bezahlt markieren' klicke?

Es wird eine Barzahlung über den offenen Betrag der Rechnung verbucht. Ist die Rechnung damit vollständig bezahlt, wechselt ihr Status auf „Bezahlt”, ausstehende Zahlungserinnerungen werden storniert und der rote Hinweis verschwindet.

Warum sehe ich bei einer Einzelstunde keinen Hinweis, obwohl Barzahlung vereinbart ist?

Die Zahlungsweise ist immer an der Rechnung hinterlegt. Gibt es zum Termin noch keine Rechnung, weiß die Software nicht, dass Barzahlung vereinbart wurde – der Hinweis kann dann nicht erscheinen. Lege die Rechnung mit der passenden Zahlungsart vor dem Termin an. Ist die Rechnung bereits bezahlt oder wird sie online über den Zahlungsanbieter eingezogen, erscheint ebenfalls kein Hinweis.

Kann ich nur einen Teilbetrag kassieren?

Über „Als bezahlt markieren” wird immer der komplette offene Betrag verbucht. Für eine Teilzahlung öffnest du die Rechnung über „Rechnung in der Verwaltung öffnen” und erfasst dort die gewünschte Teilzahlung.

Ich habe versehentlich als bezahlt markiert – was nun?

Öffne die Rechnung über „Rechnung in der Verwaltung öffnen” beziehungsweise unter Finanzen und entferne die erfasste Barzahlung wieder. Die Rechnung wechselt anschließend zurück auf „Offen”. Details dazu findest du unter Rechnungen verwalten.

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