Die Integration von Lexoffice mit 123Hundeschule ermöglicht dir, Rechnungen und Kundendaten automatisiert und sicher zu übertragen. So sparst du Zeit, reduzierst Fehlerquellen und behältst stets den Überblick über deine Finanzen. In dieser Anleitung erfährst du, wie du die Integration einrichtest, wie die Übertragung funktioniert und worauf du achten solltest.

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Voraussetzungen & Hinweise

Um die Integration nutzen zu können, benötigst du einen aktiven Lexoffice-Account sowie einen Zugang zu 123Hundeschule mit Administratorrechten.
Beachte, dass der Zahlungsstatus von Rechnungen ausschließlich in Lexoffice gepflegt werden sollte. Änderungen am Zahlungsstatus in 123Hundeschule werden nicht an Lexoffice übertragen.

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Einrichtung der Lexoffice Integration

Bevor du Rechnungen übertragen kannst, musst du die Verbindung zwischen 123Hundeschule und Lexoffice herstellen:
  1. Melde dich in deinem 123Hundeschule-Konto an.
  2. Navigiere zu den Einstellungen und wähle den Bereich “Erweiterungen”.
  3. Wähle “Lexoffice” und klicke auf “Konfigurieren”.
  4. Du wirst zu Lexoffice weitergeleitet. Melde dich dort an und akzeptiere die Verbindung.
  5. Teste die Verbindung mit dem Button “Verbindung testen”.
Nach erfolgreicher Verbindung werden neue Rechnungen automatisch übertragen.

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Funktionsweise der Integration

Nach der erfolgreichen Einrichtung werden alle festgeschriebenen Rechnungen aus 123Hundeschule automatisch an Lexoffice übertragen. Die Kundenzuordnung erfolgt anhand der E-Mail-Adresse, sodass Kunden in beiden Systemen korrekt gematcht werden.

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Kundenabgleich

Da beide Systeme unterschiedliche Kundennummern verwenden, erfolgt der Abgleich über die E-Mail-Adresse. So wird sichergestellt, dass deine Kunden in Lexoffice und 123Hundeschule eindeutig zugeordnet werden.

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Automatische Übertragung von Rechnungen

Sobald eine Rechnung in 123Hundeschule festgeschrieben wird, wird sie automatisch im Hintergrund an Lexoffice übertragen. Du musst nichts weiter tun.
Die Übertragung erfolgt vollständig automatisiert – kein manuelles Eingreifen notwendig!

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Bestehende Belege nachträglich übertragen

Du kannst auch bereits vorhandene Rechnungen nachträglich zu Lexoffice übertragen. Gehe dazu wie folgt vor:
  1. Gehe in der 123Hundeschule-Anwendung zu deinen Belegen.
  2. Filtere nach Einnahmen, um relevante Belege anzuzeigen.
  3. Prüfe in der Spalte “Lexoffice”, ob ein Beleg bereits übertragen wurde.
  4. Wähle die Belege aus, die noch nicht übertragen wurden.
  5. Klicke auf “Aktionen” und wähle “Zu Lexoffice übertragen”.
  6. Die Übertragung erfolgt im Hintergrund und kann je nach Anzahl der Belege einige Minuten dauern.

Beispiel: Übertragungsstatus prüfen

In der Belegübersicht siehst du in der Spalte “Lexoffice” sofort, welche Belege bereits übertragen wurden und welche noch ausstehen.
Lexoffice API

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Einschränkungen & Besonderheiten

Der Zahlungsstatus von Rechnungen wird nicht von 123Hundeschule zu Lexoffice übertragen. Lexoffice bleibt das führende System für die Zahlungsverwaltung.
  • Wenn du in 123Hundeschule eine Rechnung auf “bezahlt” setzt, wird dies nicht an Lexoffice übertragen.
  • Lexoffice erlaubt keine Änderung des Zahlungsstatus durch externe Systeme. Das dient der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit deiner Buchhaltung.
  • Ausgabenbelege können aktuell nicht von 123Hundeschule nach Lexoffice übertragen werden. Diese müssen manuell in Lexoffice erfasst werden.
  • Wird ein Beleg in Lexoffice auf “bezahlt” gesetzt, wird dieser Status automatisch in 123Hundeschule übernommen.
Die Synchronisation des Zahlungsstatus erfolgt nur von Lexoffice zu 123Hundeschule, nicht umgekehrt.

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Empfehlung zur Bankintegration

Um eine konsistente Buchhaltung zu gewährleisten, solltest du die Bankverbindung ausschließlich in Lexoffice führen:
  1. Entferne die Bankverbindung aus der 123Hundeschule Software.
  2. Lege die Bank in Lexoffice an und verwalte dort alle Zahlungseingänge und -zuordnungen.

Vorteil der zentralen Bankverwaltung

Durch die alleinige Verwaltung deiner Bankverbindung in Lexoffice kannst du Belege und Zahlungen effizient zuordnen und behältst stets den Überblick.

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Zusammenfassung

Die Lexoffice-Integration in 123Hundeschule automatisiert die Übertragung von Rechnungen und Kunden, während Lexoffice das führende System für die Zahlungsverwaltung bleibt. Für eine reibungslose Buchhaltung empfiehlt es sich, die Bankverbindung nur in Lexoffice zu führen und alle Zahlungen dort zu verwalten. So bleibt deine Finanzübersicht einheitlich und nachvollziehbar.