Voraussetzungen & Hinweise
Um die Integration nutzen zu können, benötigst du einen aktiven Lexoffice-Account sowie einen Zugang zu 123Hundeschule mit Administratorrechten.
Einrichtung der Lexoffice Integration
Bevor du Rechnungen übertragen kannst, musst du die Verbindung zwischen 123Hundeschule und Lexoffice herstellen:- Melde dich in deinem 123Hundeschule-Konto an.
- Navigiere zu den Einstellungen und wähle den Bereich “Erweiterungen”.
- Wähle “Lexoffice” und klicke auf “Konfigurieren”.
- Du wirst zu Lexoffice weitergeleitet. Melde dich dort an und akzeptiere die Verbindung.
- Teste die Verbindung mit dem Button “Verbindung testen”.
Funktionsweise der Integration
Nach der erfolgreichen Einrichtung werden alle festgeschriebenen Rechnungen aus 123Hundeschule automatisch an Lexoffice übertragen. Die Kundenzuordnung erfolgt anhand der E-Mail-Adresse, sodass Kunden in beiden Systemen korrekt gematcht werden.Kundenabgleich
Da beide Systeme unterschiedliche Kundennummern verwenden, erfolgt der Abgleich über die E-Mail-Adresse. So wird sichergestellt, dass deine Kunden in Lexoffice und 123Hundeschule eindeutig zugeordnet werden.Automatische Übertragung von Rechnungen
Sobald eine Rechnung in 123Hundeschule festgeschrieben wird, wird sie automatisch im Hintergrund an Lexoffice übertragen. Du musst nichts weiter tun.Die Übertragung erfolgt vollständig automatisiert – kein manuelles Eingreifen notwendig!
Bestehende Belege nachträglich übertragen
Du kannst auch bereits vorhandene Rechnungen nachträglich zu Lexoffice übertragen. Gehe dazu wie folgt vor:- Gehe in der 123Hundeschule-Anwendung zu deinen Belegen.
- Filtere nach Einnahmen, um relevante Belege anzuzeigen.
- Prüfe in der Spalte “Lexoffice”, ob ein Beleg bereits übertragen wurde.
- Wähle die Belege aus, die noch nicht übertragen wurden.
- Klicke auf “Aktionen” und wähle “Zu Lexoffice übertragen”.
- Die Übertragung erfolgt im Hintergrund und kann je nach Anzahl der Belege einige Minuten dauern.
Beispiel: Übertragungsstatus prüfen
In der Belegübersicht siehst du in der Spalte “Lexoffice” sofort, welche Belege bereits übertragen wurden und welche noch ausstehen.
Einschränkungen & Besonderheiten
- Wenn du in 123Hundeschule eine Rechnung auf “bezahlt” setzt, wird dies nicht an Lexoffice übertragen.
- Lexoffice erlaubt keine Änderung des Zahlungsstatus durch externe Systeme. Das dient der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit deiner Buchhaltung.
- Ausgabenbelege können aktuell nicht von 123Hundeschule nach Lexoffice übertragen werden. Diese müssen manuell in Lexoffice erfasst werden.
- Wird ein Beleg in Lexoffice auf “bezahlt” gesetzt, wird dieser Status automatisch in 123Hundeschule übernommen.
Die Synchronisation des Zahlungsstatus erfolgt nur von Lexoffice zu 123Hundeschule, nicht umgekehrt.
Empfehlung zur Bankintegration
Um eine konsistente Buchhaltung zu gewährleisten, solltest du die Bankverbindung ausschließlich in Lexoffice führen:- Entferne die Bankverbindung aus der 123Hundeschule Software.
- Lege die Bank in Lexoffice an und verwalte dort alle Zahlungseingänge und -zuordnungen.
Vorteil der zentralen Bankverwaltung
Durch die alleinige Verwaltung deiner Bankverbindung in Lexoffice kannst du Belege und Zahlungen effizient zuordnen und behältst stets den Überblick.
Lexware Office Stripe Anbindung
Die Stripe-Zahlungen werden nun in einem virtuellen Konto innerhalb von Lexware Office synchronisiert. Dies ermöglicht eine automatische Verbuchung der Belege mit der passenden Stripe-Gebühr und erhöht die Nachvollziehbarkeit bei Stripe-Zahlungen.Funktionsweise
- Stripe-Zahlungen werden automatisch in einem virtuellen Konto verbucht
- Belege werden automatisch mit der passenden Stripe-Gebühr verrechnet
- Auszahlungen werden ebenfalls in diesem Konto verbucht
- Rückzahlungen werden mit der passenden Stornorechnung verbucht
- Verbesserte Nachvollziehbarkeit aller Stripe-Transaktionen
Voraussetzungen
Aktivierung erforderlich:
- Stripe-Zahlungsmethode vollständig aktiviert (unabhängig davon, ob die Zahlungsmethode aktiv verwendet wird)
- Lexware Office Erweiterung ebenfalls aktiviert
Konto finden
Wenn die Bedingungen erfüllt sind, findest du in Lexware Office unter Finanzen > Konten ein “123Hundeschule Stripe” Konto.
Wie das bei der Stripe-Anbindung hilft
1. Vollständige Transparenz
- Du siehst sowohl die Zahlung (39,00 €) als auch die Stripe-Gebühr (-0,39 €) in derselben Ansicht
- Jede Transaktion ist klar mit der entsprechenden Rechnung verknüpft
2. Automatische Verbuchung
- Stripe-Gebühren werden automatisch als “Kontoführung/Kartengebühr” kategorisiert
- Keine manuelle Nacharbeit bei der Buchhaltung nötig
3. Einfache Nachverfolgung
- Du kannst schnell sehen, welche Rechnungen über Stripe bezahlt wurden
- Die Zuordnung zu Kunden ist automatisch erfolgt (z.B. “Raab, Margareta”)
4. Buchhaltungsintegration
- Alle Stripe-Transaktionen sind direkt in deinem Buchhaltungssystem verfügbar
- Keine doppelte Erfassung oder manuelle Übertragung nötig
Hinweis: Wenn die Lexware Office Erweiterung oder Stripe-Zahlungsmethode gerade erst aktiviert wurde, kann es bis zu einer Stunde dauern, bis das Stripe-Konto in Lexware Office erscheint.
Erweiterte Stripe-Konfiguration
Nach der Aktivierung der Stripe-Anbindung stehen dir in den Lexoffice-Einstellungen zusätzliche Konfigurationsoptionen zur Verfügung, mit denen du die Synchronisation von Stripe-Transaktionen präzise steuern kannst.Stripe Auszahlungen importieren
Standardeinstellung: Aktiviert
Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Du kannst sie deaktivieren, wenn du Stripe-Auszahlungen nicht in Lexoffice synchronisieren möchtest.
Was macht diese Option?
Wenn aktiviert, werden alle Stripe-Auszahlungen (Payouts) automatisch in dein virtuelles “123Hundeschule Stripe” Konto in Lexoffice übertragen. Eine Auszahlung wird in Stripe erstellt, wenn Geld von deinem Stripe-Konto auf dein Bankkonto überwiesen wird.Wann sollte ich diese Option aktiviert lassen?
Empfohlen für vollständige Transparenz:
- Du möchtest alle Stripe-Transaktionen in Lexoffice nachvollziehen
- Du möchtest sehen, wann und wie viel Geld von Stripe auf dein Bankkonto überwiesen wurde
- Du benötigst eine lückenlose Dokumentation aller Geldflüsse für die Buchhaltung
- Du möchtest den tatsächlichen Kontostand deines virtuellen Stripe-Kontos in Lexoffice sehen
- 15.01.2024: Zahlung von Kunde A: +39,00 € (abzgl. Gebühr -0,39 €)
- 16.01.2024: Zahlung von Kunde B: +89,00 € (abzgl. Gebühr -0,89 €)
- 17.01.2024: Stripe Auszahlung: -127,72 € (Überweisung auf dein Bankkonto)
Wann könnte ich diese Option deaktivieren?
Achtung: Bei Deaktivierung werden folgende Daten nicht mehr synchronisiert:- Zeitpunkt der Auszahlung auf dein Bankkonto
- Auszahlungsbetrag (Summe aller eingegangenen Zahlungen minus Gebühren)
- Verbindung zwischen Stripe-Guthaben und Bankkonto
Hinweis: Die einzelnen Zahlungen und Gebühren werden weiterhin synchronisiert, nur die Auszahlungstransaktionen selbst werden übersprungen.
Stripe Importabfrage Startdatum
Standardeinstellung: Leer (keine Begrenzung)
Wenn dieses Feld leer bleibt, werden alle Stripe-Transaktionen seit Beginn deines Stripe-Kontos importiert.
Was macht diese Option?
Mit dieser Option legst du ein Startdatum fest, ab dem Stripe-Transaktionen importiert werden sollen. Alle Transaktionen vor diesem Datum werden ignoriert und nicht nach Lexoffice übertragen.Wann ist diese Option nützlich?
Sinnvolle Anwendungsfälle:
-
Neustart der Buchhaltung:
- Du möchtest nur Transaktionen ab einem bestimmten Geschäftsjahr importieren
- Beispiel: Du setzt das Datum auf “01.01.2024”, um nur Transaktionen ab 2024 zu synchronisieren
-
Erste Einrichtung mit bestehendem Stripe-Konto:
- Dein Stripe-Konto existiert bereits seit mehreren Jahren
- Du möchtest nicht tausende alter Transaktionen importieren
- Beispiel: Setze das Datum auf den Zeitpunkt, ab dem du mit der Lexoffice-Integration starten möchtest
-
Problemlösung:
- Es gab Probleme bei der ersten Synchronisation
- Du möchtest nur Transaktionen nach einem bestimmten Datum erneut importieren
- Vermeide Duplikate älterer Transaktionen
-
Performance-Optimierung:
- Dein Stripe-Konto hat sehr viele historische Transaktionen
- Der Import aller Daten würde sehr lange dauern
- Du benötigst nur aktuelle Daten in Lexoffice
Beispiel-Szenarien
Szenario 1: Umstellung zum Jahreswechsel Du nutzt Stripe schon seit 2020, möchtest aber erst ab 2024 die Lexoffice-Integration nutzen:- Setze das Startdatum auf
01.01.2024 - Aktiviere die Integration
- Nur Transaktionen ab dem 1. Januar 2024 werden importiert
- Historische Daten (2020-2023) bleiben in Stripe, werden aber nicht nach Lexoffice übertragen
- Setze das Startdatum auf
01.01.2024 - Alle Test-Transaktionen aus Dezember 2023 werden übersprungen
- Die saubere Buchhaltung startet ab Januar 2024
- Setze das Startdatum auf den Tag, ab dem die Daten korrekt sein sollen
- Nur diese neueren Transaktionen werden importiert
- Ältere, möglicherweise fehlerhafte Daten werden nicht erneut importiert
Was wird durch das Startdatum gefiltert?
Das Startdatum filtert alle drei Arten von Stripe-Transaktionen:Zahlungen (Payment Intents)
Kundeneinzahlungen werden nur ab dem Startdatum importiert
Auszahlungen (Payouts)
Stripe-Auszahlungen auf dein Bankkonto nur ab dem Startdatum
Rückerstattungen (Refunds)
Stornorechungen und Rückzahlungen nur ab dem Startdatum
Wichtige Hinweise
Zeitzone: Das Startdatum gilt ab 00:00 Uhr (Mitternacht) des gewählten Tages in deiner lokalen Zeitzone.
Konfiguration in den Einstellungen
So findest und konfigurierst du diese Optionen:- Melde dich in deinem 123Hundeschule-Konto an
- Navigiere zu Einstellungen > Erweiterungen
- Wähle “Lexoffice” aus
- Im Bereich “Stripe Einstellungen” findest du:
- ✅ Stripe Auszahlungen importieren (Checkbox, standardmäßig aktiviert)
- 📅 Stripe Importabfrage Startdatum (Datumsfeld, optional)
- Nimm die gewünschten Änderungen vor
- Klicke auf “Speichern”
Die Änderungen werden bei der nächsten automatischen Synchronisation wirksam. Du musst nichts weiter tun.
Best Practices
Empfohlene Konfiguration für die meisten Nutzer
Standardeinstellung beibehalten:
- ✅ Stripe Auszahlungen importieren: Aktiviert
- 📅 Stripe Importabfrage Startdatum: Leer lassen
Empfohlene Konfiguration bei bestehenden Stripe-Konten
Wenn du bereits seit längerem Stripe nutzt:
- ✅ Stripe Auszahlungen importieren: Aktiviert
- 📅 Stripe Importabfrage Startdatum: Setze ein sinnvolles Datum (z.B. Beginn des aktuellen Geschäftsjahres)
Häufig gestellte Fragen
F: Kann ich das Startdatum nachträglich ändern? A: Ja, du kannst das Startdatum jederzeit ändern. Bereits importierte Transaktionen bleiben bestehen, aber zukünftige Synchronisationen berücksichtigen das neue Datum.F: Was passiert, wenn ich die Auszahlungen deaktiviere? A: Die einzelnen Zahlungen (Payment Intents) und Gebühren werden weiterhin synchronisiert. Du siehst nur nicht mehr, wann und wie viel Geld von Stripe auf dein Bankkonto überwiesen wurde. Der Saldo deines virtuellen Stripe-Kontos in Lexoffice wird dann nicht mit deinem tatsächlichen Stripe-Guthaben übereinstimmen.
F: Werden alte Transaktionen gelöscht, wenn ich ein Startdatum setze? A: Nein, bereits importierte Transaktionen bleiben in Lexoffice erhalten. Das Startdatum filtert nur neue Synchronisationen.
F: Wie oft werden Stripe-Transaktionen synchronisiert? A: Die Synchronisation erfolgt automatisch im Hintergrund. In der Regel werden neue Transaktionen innerhalb von wenigen Minuten bis zu einer Stunde nach Erstellung in Stripe nach Lexoffice übertragen.
F: Kann ich einzelne Transaktionen manuell ausschließen? A: Nein, die Filterung erfolgt nur über das Startdatum. Alle Transaktionen ab diesem Datum werden importiert. Wenn du einzelne Transaktionen nicht benötigst, kannst du diese direkt in Lexoffice bearbeiten oder löschen.