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Die Integration von Lexware Office mit 123Hundeschule ermöglicht dir, Rechnungen und Kundendaten automatisiert und sicher zu übertragen. So sparst du Zeit, reduzierst Fehlerquellen und behältst stets den Überblick über deine Finanzen. In dieser Anleitung erfährst du, wie du die Integration einrichtest, wie die Übertragung funktioniert und worauf du achten solltest.

Voraussetzungen & Hinweise

Um die Integration nutzen zu können, benötigst du einen aktiven Lexware-Office-Account sowie einen Zugang zu 123Hundeschule mit Administratorrechten.
Beachte, dass der Zahlungsstatus von Rechnungen ausschließlich in Lexware Office gepflegt werden sollte. Änderungen am Zahlungsstatus in 123Hundeschule werden nicht an Lexware Office übertragen.

Einrichtung der Lexware Office Integration

Bevor du Rechnungen übertragen kannst, musst du die Verbindung zwischen 123Hundeschule und Lexware Office herstellen:
  1. Melde dich in deinem 123Hundeschule-Konto an.
  2. Navigiere zu den Einstellungen und wähle den Bereich “Erweiterungen”.
  3. Klicke bei “Lexware Office” auf “Einrichten”.
  4. Klicke auf Mit Lexware Office verbinden.
  5. Du wirst zu Lexware Office weitergeleitet. Melde dich dort an und akzeptiere die Verbindung.
  6. Teste die Verbindung mit dem Button Verbindung testen.
Nach erfolgreicher Verbindung werden neue Rechnungen automatisch übertragen.
Führst du mehrere Unternehmenseinheiten, fragt 123Hundeschule beim Verbinden zusätzlich, welche Einheit du verbinden möchtest. Details dazu findest du unter Mehrere Unternehmenseinheiten.

Funktionsweise der Integration

Nach der erfolgreichen Einrichtung werden alle festgeschriebenen Rechnungen aus 123Hundeschule automatisch an Lexware Office übertragen. Die Kundenzuordnung erfolgt anhand der E-Mail-Adresse, sodass Kunden in beiden Systemen korrekt gematcht werden.

Kundenabgleich

Da beide Systeme unterschiedliche Kundennummern verwenden, erfolgt der Abgleich über die E-Mail-Adresse. So wird sichergestellt, dass deine Kunden in Lexware Office und 123Hundeschule eindeutig zugeordnet werden.

Automatische Übertragung von Rechnungen

Sobald eine Rechnung in 123Hundeschule festgeschrieben wird, wird sie automatisch im Hintergrund an Lexware Office übertragen. Du musst nichts weiter tun.
Die Übertragung erfolgt vollständig automatisiert – kein manuelles Eingreifen notwendig!

Bestehende Belege nachträglich übertragen

Du kannst auch bereits vorhandene Rechnungen nachträglich zu Lexware Office übertragen. Gehe dazu wie folgt vor:
  1. Gehe in der 123Hundeschule-Anwendung zu deinen Belegen.
  2. Filtere nach Einnahmen, um relevante Belege anzuzeigen.
  3. Prüfe in der Spalte “Lexware Office”, ob ein Beleg bereits übertragen wurde.
  4. Wähle die Belege aus, die noch nicht übertragen wurden.
  5. Klicke auf “Aktionen” und wähle “Zu Lexware Office übertragen”.
  6. Die Übertragung erfolgt im Hintergrund und kann je nach Anzahl der Belege einige Minuten dauern.

Beispiel: Übertragungsstatus prüfen

In der Belegübersicht siehst du in der Spalte “Lexware Office” sofort, welche Belege bereits übertragen wurden und welche noch ausstehen.
Lexware Office API

Benachrichtigung bei getrennter Verbindung

Es kann vorkommen, dass Lexware Office die Verbindung zu 123Hundeschule automatisch trennt – zum Beispiel nach einer Wartung oder Sicherheitsänderung auf Seiten von Lexware Office. In diesem Fall wirst du per E-Mail benachrichtigt, damit du die Verbindung zeitnah wiederherstellen kannst. Die Benachrichtigung wird an die im Unternehmen hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet und enthält einen direkten Link zu den Einstellungen. So kannst du die Verbindung in wenigen Schritten erneut herstellen:
  1. Öffne die E-Mail und klicke auf den Link zu den Einstellungen.
  2. Trenne die bestehende Verbindung vollständig.
  3. Verbinde Lexware Office erneut über den Button Mit Lexware Office verbinden.
  4. Teste die Verbindung anschließend mit “Verbindung testen”.
Führst du mehrere Unternehmenseinheiten, steht in der E-Mail zusätzlich, welche Einheit betroffen ist. Die E-Mail geht immer an die Adresse deiner Hauptfirma.
Die Benachrichtigung wird nur einmal versendet. Sobald du die Verbindung wiederhergestellt hast, wird der Benachrichtigungsstatus zurückgesetzt. Bei einer erneuten Trennung erhältst du wieder eine E-Mail.

Mehrere Unternehmenseinheiten

Führst du deine Hundeschule mit mehreren Unternehmenseinheiten – zum Beispiel als GbR mit zwei Einzelunternehmer:innen oder mit rechtlich eigenständigen Standorten –, hat oft jede Einheit ihre eigene Steuernummer und ihre eigene Buchhaltung. Deshalb kannst du jede Einheit mit einem eigenen Lexware-Office-Konto verbinden. Die Belege einer Einheit landen dann genau dort, wo sie hingehören.
Nutzt du nur ein Unternehmen, betrifft dich dieser Abschnitt nicht. Deine Verbindung funktioniert wie gewohnt.

Welche Einheit überträgt wohin?

Entscheidend ist immer die Rechnung: Jede Rechnung gehört zu einer Unternehmenseinheit. Wird aus der Rechnung ein Beleg erzeugt, überträgt 123Hundeschule ihn in das Lexware Office genau dieser Einheit.

Beispiel: Zwei Standorte

Deine Hundeschule hat die Hauptfirma „Hundeschule Pfotenglück Nord“ und die Einheit „Pfotenglück Süd“. Beide sind mit ihrem eigenen Lexware-Office-Konto verbunden.
  • Eine Rechnung von Pfotenglück Nord landet als Beleg im Lexware Office von Nord.
  • Eine Rechnung von Pfotenglück Süd landet als Beleg im Lexware Office von Süd.
  • Eine Kundin, die an beiden Standorten bucht, wird in beiden Lexware-Office-Konten als Kontakt angelegt – jeweils einmal.

Einheit ohne Verbindung überträgt nichts

Ist eine Einheit nicht mit Lexware Office verbunden, werden ihre Belege gar nicht übertragen – auch nicht ersatzweise in das Lexware Office der Hauptfirma. So landet nie ein Beleg in der Buchhaltung einer anderen Einheit.
Damit du nicht rätseln musst, warum ein Beleg fehlt, siehst du den Grund direkt am Beleg:
  1. Öffne den Beleg unter Finanzen > Belege.
  2. Im Bereich Lexware Office zeigt das Feld Einheit, zu welcher Einheit der Beleg gehört und ob diese verbunden ist.
  3. Wurde der Beleg nicht übertragen, steht im Feld Fehler zum Beispiel: Die Einheit „Pfotenglück Süd“ ist nicht mit Lexware Office verbunden. Der Beleg wurde nicht übertragen.
Hat eine Rechnung keine Einheit zugeordnet, wird der zugehörige Beleg ebenfalls nicht übertragen.

Einheiten verbinden

  1. Navigiere zu Einstellungen > Erweiterungen und öffne Lexware Office.
  2. Klicke auf Mit Lexware Office verbinden.
  3. Wähle im Feld Einheit die Einheit aus, die du verbinden möchtest. Zur Auswahl stehen nur Einheiten, die noch nicht verbunden sind.
  4. Du wirst zu Lexware Office weitergeleitet. Melde dich mit den Zugangsdaten des Lexware-Office-Kontos dieser Einheit an und bestätige die Verbindung.
  5. Wiederhole die Schritte für jede weitere Einheit.
Achte bei der Anmeldung in Lexware Office darauf, im richtigen Konto angemeldet zu sein. Bist du im Browser noch mit dem Konto einer anderen Einheit eingeloggt, melde dich dort vorher ab – sonst verbindest du die Einheit versehentlich mit dem falschen Konto.
Du musst nicht alle Einheiten verbinden. Führt eine Einheit ihre Buchhaltung ohne Lexware Office, lässt du sie einfach unverbunden – ihre Belege bleiben dann nur in 123Hundeschule.

Übersicht aller Verbindungen

Auf der Seite Einstellungen > Erweiterungen > Lexware Office findest du im Bereich Verbindungen eine Liste aller Einheiten mit ihrem Status: Den Status einer einzelnen Einheit siehst du außerdem direkt in der Einheit unter Einstellungen > Einheiten (bzw. für die Hauptfirma unter Einstellungen > Unternehmen) im Bereich Lexware Office. Verbunden und getrennt wird aber immer zentral auf der Erweiterungsseite.

Verbindung testen oder trennen

Die Buttons Verbindung testen und Verbindung trennen fragen ebenfalls nach der Einheit. Beides wirkt nur auf die gewählte Einheit:
  • Trennst du eine Einheit, übertragen alle anderen verbundenen Einheiten weiter wie bisher.
  • Trennt Lexware Office eine Verbindung automatisch, ist ebenfalls nur diese eine Einheit betroffen. Du erhältst eine E-Mail, in der die Einheit genannt wird.
  • Erst wenn keine Einheit mehr verbunden ist, wird die Erweiterung insgesamt deaktiviert.

Belege nachträglich übertragen

Hast du eine Einheit erst später verbunden, überträgst du ihre bisherigen Belege wie im Abschnitt „Bestehende Belege nachträglich übertragen“ weiter oben beschrieben. Jeder Beleg geht dabei automatisch in das Lexware Office seiner Einheit. Ein vorher angezeigter Fehler verschwindet nach erfolgreicher Übertragung.

Zahlungsstatus aus Lexware Office

Setzt du einen Beleg in Lexware Office auf „bezahlt“, übernimmt 123Hundeschule den Status wie gewohnt. Dabei werden nur Belege der Einheit berücksichtigt, zu der das Lexware-Office-Konto gehört. Haben zwei Einheiten zufällig Belege mit derselben Nummer, wird also nie der Beleg der falschen Einheit als bezahlt markiert.

Besonderheit: Stripe-Zahlungen laufen über die Hauptfirma

Pro Hundeschule gibt es nur ein Stripe-Konto. Die Stripe-Anbindung läuft deshalb immer über das Lexware Office der Hauptfirma:
  • Das virtuelle Konto „123Hundeschule Stripe“ gibt es nur im Lexware Office der Hauptfirma.
  • Alle Stripe-Zahlungen, -Gebühren, -Auszahlungen und -Rückerstattungen werden dort gebucht – auch wenn die Rechnung zu einer anderen Einheit gehört.
  • Die Provisionsrechnung von 123Hundeschule wird ebenfalls im Lexware Office der Hauptfirma abgelegt.
Der Grund: Stripe fasst bei einer Auszahlung Zahlungen aller Einheiten zu einem Betrag zusammen. Eine saubere Aufteilung auf die Einheiten ist dadurch nicht möglich.
Was das für deine Buchhaltung bedeutet: Bezahlt eine Kundin die Rechnung einer anderen Einheit per Stripe, liegt der Beleg im Lexware Office dieser Einheit, die Zahlung aber im Stripe-Konto der Hauptfirma. Lexware Office kann beides nicht automatisch einander zuordnen.Kläre am besten mit deiner Steuerberatung, wie ihr diese Zahlungen zwischen den Einheiten verrechnet – zum Beispiel über ein Verrechnungskonto.

Beispiel: Stripe-Zahlung bei Pfotenglück Süd

Eine Kundin bucht einen Welpenkurs bei Pfotenglück Süd und bezahlt online per Kreditkarte.
  • Der Rechnungsbeleg über 149,00 € liegt im Lexware Office von Süd.
  • Die Zahlung über 149,00 € und die Stripe-Gebühr erscheinen im Konto „123Hundeschule Stripe“ im Lexware Office von Nord (Hauptfirma).
  • In Süd bleibt der Beleg offen, bis du ihn dort – nach Absprache mit deiner Steuerberatung – als bezahlt verbuchst.
Wird bei dir nicht per Stripe bezahlt, sondern etwa per Überweisung oder Lastschrift auf das Bankkonto der jeweiligen Einheit, betrifft dich diese Besonderheit nicht.

Häufige Fragen zu mehreren Einheiten

F: Ich war schon mit Lexware Office verbunden, bevor ich mehrere Einheiten hatte. Muss ich etwas tun? A: Nein. Deine bestehende Verbindung bleibt erhalten und gilt für deine Hauptfirma. Verbinde nur die zusätzlichen Einheiten, die ein eigenes Lexware-Office-Konto haben.
F: Warum ist ein Beleg nicht in Lexware Office angekommen? A: Öffne den Beleg und sieh dir im Bereich Lexware Office die Felder Einheit und Fehler an. Meist ist die Einheit nicht (mehr) verbunden. Verbinde sie und übertrage den Beleg anschließend erneut.
F: Was passiert, wenn ich eine andere Einheit zur Hauptfirma mache? A: Die Verbindungen der Einheiten bleiben bestehen. Da die Stripe-Anbindung aber an der Hauptfirma hängt, melde dich in diesem Fall bitte vorher beim Support, damit wir das Stripe-Konto in Lexware Office mit dir umziehen.

Einschränkungen & Besonderheiten

Der Zahlungsstatus von Rechnungen wird nicht von 123Hundeschule zu Lexware Office übertragen. Lexware Office bleibt das führende System für die Zahlungsverwaltung.
  • Wenn du in 123Hundeschule eine Rechnung auf “bezahlt” setzt, wird dies nicht an Lexware Office übertragen.
  • Lexware Office erlaubt keine Änderung des Zahlungsstatus durch externe Systeme. Das dient der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit deiner Buchhaltung.
  • Ausgabenbelege können aktuell nicht von 123Hundeschule nach Lexware Office übertragen werden. Diese müssen manuell in Lexware Office erfasst werden.
  • Wird ein Beleg in Lexware Office auf “bezahlt” gesetzt, wird dieser Status automatisch in 123Hundeschule übernommen.
  • Rechnungen und ihre Gutschriften bzw. Rechnungskorrekturen kommen als getrennte Belege in Lexware Office an und stehen dort beide offen. Die Schnittstelle kann sie nicht automatisch verrechnen. Wie du damit umgehst, steht unter Rechnung und Korrektur in Lexware Office ausgleichen.
Die Synchronisation des Zahlungsstatus erfolgt nur von Lexware Office zu 123Hundeschule, nicht umgekehrt.

Rechnung und Korrektur in Lexware Office ausgleichen

In Lexware Office erscheinen übertragene Rechnungen als Einnahme und Gutschriften bzw. Rechnungskorrekturen als Einnahmenminderung. Beide bleiben offen und werden nach dem Fälligkeitsdatum als überfällig angezeigt, bis ihnen eine Zahlung zugeordnet ist. Lexware Office mahnt nur Rechnungen, die dort erstellt wurden, keine übertragenen Belege. Wenn es eine Zahlung gibt: Wurde nach der Korrektur eine neue Rechnung geschrieben und per Überweisung bezahlt, ordnest du dem Bankumsatz alle drei Belege zu. Das geht nur, wenn alle Belege und der Umsatz im selben Lexware-Office-Konto liegen.
  1. Gehe in Lexware Office zu Finanzen > Umsätze und öffne den Reiter Umsätze zuordnen.
  2. Klicke beim Bankumsatz auf Manuell zuordnen.
  3. Markiere zuerst die alte Rechnung, dann die Korrektur und zuletzt die neue Rechnung.
  4. Sobald unten Noch offen 0,00 € anzeigt, klicke auf Zuordnen.
Danach übernimmt 123Hundeschule den Status für alle drei Belege. Steht der Umsatz noch unter Vorschläge prüfen, lehne den Vorschlag zuerst ab. Ist er schon einem Beleg zugeordnet, löse das vorher über Zuordnungen auflösen. Wann das nicht geht:
  • Rechnung und Korrektur ohne Zahlung: Lexware Office lehnt ein Paar ab, das sich zu 0 € aufhebt („Die Summe der zugeordneten Belege darf nicht 0 sein“). Ohne passenden Umsatz bleiben beide Belege offen.
  • Neue Rechnung in einer anderen Einheit: Mit mehreren Einheiten hat jede Einheit ihr eigenes Lexware-Office-Konto. Die Zahlung lässt sich den alten Belegen in der anderen Einheit nicht zuordnen.
In diesen Fällen fehlt kein Geld, denn die beiden Belege heben sich auf. Kläre bei Bedarf mit deiner Steuerberatung, wie du sie in Lexware Office behandelst.
Der Status in 123Hundeschule hängt nicht an der Anzeige „überfällig“ in Lexware Office. Ist eine Rechnung in 123Hundeschule bezahlt oder storniert, wird sie dort auch nicht automatisch angemahnt.

Empfehlung zur Bankintegration

Um eine konsistente Buchhaltung zu gewährleisten, solltest du die Bankverbindung ausschließlich in Lexware Office führen:
  1. Entferne die Bankverbindung aus der 123Hundeschule Software.
  2. Lege die Bank in Lexware Office an und verwalte dort alle Zahlungseingänge und -zuordnungen.

Vorteil der zentralen Bankverwaltung

Durch die alleinige Verwaltung deiner Bankverbindung in Lexware Office kannst du Belege und Zahlungen effizient zuordnen und behältst stets den Überblick.

Lexware Office Stripe Anbindung

Die Stripe-Zahlungen werden nun in einem virtuellen Konto innerhalb von Lexware Office synchronisiert. Dies ermöglicht eine automatische Verbuchung der Belege mit der passenden Stripe-Gebühr und erhöht die Nachvollziehbarkeit bei Stripe-Zahlungen.

Funktionsweise

  • Stripe-Zahlungen werden automatisch in einem virtuellen Konto verbucht
  • Belege werden automatisch mit der passenden Stripe-Gebühr verrechnet
  • Auszahlungen werden ebenfalls in diesem Konto verbucht
  • Rückzahlungen werden mit der passenden Stornorechnung verbucht
  • Verbesserte Nachvollziehbarkeit aller Stripe-Transaktionen
Führst du mehrere Unternehmenseinheiten, läuft die Stripe-Anbindung immer über das Lexware Office deiner Hauptfirma. Was das für Rechnungen anderer Einheiten bedeutet, liest du im Abschnitt Mehrere Unternehmenseinheiten unter „Besonderheit: Stripe-Zahlungen laufen über die Hauptfirma“.

Voraussetzungen

Aktivierung erforderlich:
  • Stripe-Zahlungsmethode vollständig aktiviert (unabhängig davon, ob die Zahlungsmethode aktiv verwendet wird)
  • Lexware Office Erweiterung ebenfalls aktiviert

Konto finden

Wenn die Bedingungen erfüllt sind, findest du in Lexware Office unter Finanzen > Konten ein “123Hundeschule Stripe” Konto. Lexware Office Stripe Konto

Wie das bei der Stripe-Anbindung hilft

1. Vollständige Transparenz

  • Du siehst sowohl die Zahlung (39,00 €) als auch die Stripe-Gebühr (-0,39 €) in derselben Ansicht
  • Jede Transaktion ist klar mit der entsprechenden Rechnung verknüpft

2. Automatische Verbuchung

  • Stripe-Gebühren werden automatisch als “Kontoführung/Kartengebühr” kategorisiert
  • Keine manuelle Nacharbeit bei der Buchhaltung nötig

3. Einfache Nachverfolgung

  • Du kannst schnell sehen, welche Rechnungen über Stripe bezahlt wurden
  • Die Zuordnung zu Kunden ist automatisch erfolgt (z.B. “Raab, Margareta”)

4. Buchhaltungsintegration

  • Alle Stripe-Transaktionen sind direkt in deinem Buchhaltungssystem verfügbar
  • Keine doppelte Erfassung oder manuelle Übertragung nötig
Hinweis: Wenn die Lexware Office Erweiterung oder Stripe-Zahlungsmethode gerade erst aktiviert wurde, kann es bis zu einer Stunde dauern, bis das Stripe-Konto in Lexware Office erscheint.

Erweiterte Stripe-Konfiguration

Nach der Aktivierung der Stripe-Anbindung stehen dir in den Lexware-Office-Einstellungen zusätzliche Konfigurationsoptionen zur Verfügung, mit denen du die Synchronisation von Stripe-Transaktionen präzise steuern kannst.

Stripe Auszahlungen importieren

Standardeinstellung: Aktiviert

Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Du kannst sie deaktivieren, wenn du Stripe-Auszahlungen nicht in Lexware Office synchronisieren möchtest.

Was macht diese Option?

Wenn aktiviert, werden alle Stripe-Auszahlungen (Payouts) automatisch in dein virtuelles “123Hundeschule Stripe” Konto in Lexware Office übertragen. Eine Auszahlung wird in Stripe erstellt, wenn Geld von deinem Stripe-Konto auf dein Bankkonto überwiesen wird.

Wann sollte ich diese Option aktiviert lassen?

Empfohlen für vollständige Transparenz:
  • Du möchtest alle Stripe-Transaktionen in Lexware Office nachvollziehen
  • Du möchtest sehen, wann und wie viel Geld von Stripe auf dein Bankkonto überwiesen wurde
  • Du benötigst eine lückenlose Dokumentation aller Geldflüsse für die Buchhaltung
  • Du möchtest den tatsächlichen Kontostand deines virtuellen Stripe-Kontos in Lexware Office sehen
Beispiel: Du siehst in Lexware Office:
  • 15.01.2024: Zahlung von Kunde A: +39,00 € (abzgl. Gebühr -0,39 €)
  • 16.01.2024: Zahlung von Kunde B: +89,00 € (abzgl. Gebühr -0,89 €)
  • 17.01.2024: Stripe Auszahlung: -127,72 € (Überweisung auf dein Bankkonto)
So kannst du genau nachvollziehen, welche Beträge wann ausgezahlt wurden.

Wann könnte ich diese Option deaktivieren?

Nur in speziellen Fällen:Deaktiviere diese Option nur, wenn:
  • Du die Auszahlungen lieber manuell in Lexware Office erfasst
  • Du bereits eine andere Methode zur Erfassung von Stripe-Auszahlungen nutzt
  • Du nur die Einnahmen, aber nicht die Geldflüsse zu deinem Bankkonto tracken möchtest
Achtung: Bei Deaktivierung werden folgende Daten nicht mehr synchronisiert:
  • Zeitpunkt der Auszahlung auf dein Bankkonto
  • Auszahlungsbetrag (Summe aller eingegangenen Zahlungen minus Gebühren)
  • Verbindung zwischen Stripe-Guthaben und Bankkonto
Hinweis: Die einzelnen Zahlungen und Gebühren werden weiterhin synchronisiert, nur die Auszahlungstransaktionen selbst werden übersprungen.

Stripe Importabfrage Startdatum

Standardeinstellung: Leer (keine Begrenzung)

Wenn dieses Feld leer bleibt, werden alle Stripe-Transaktionen seit Beginn deines Stripe-Kontos importiert.

Was macht diese Option?

Mit dieser Option legst du ein Startdatum fest, ab dem Stripe-Transaktionen importiert werden sollen. Alle Transaktionen vor diesem Datum werden ignoriert und nicht nach Lexware Office übertragen.

Wann ist diese Option nützlich?

Sinnvolle Anwendungsfälle:
  1. Neustart der Buchhaltung:
    • Du möchtest nur Transaktionen ab einem bestimmten Geschäftsjahr importieren
    • Beispiel: Du setzt das Datum auf “01.01.2024”, um nur Transaktionen ab 2024 zu synchronisieren
  2. Erste Einrichtung mit bestehendem Stripe-Konto:
    • Dein Stripe-Konto existiert bereits seit mehreren Jahren
    • Du möchtest nicht tausende alter Transaktionen importieren
    • Beispiel: Setze das Datum auf den Zeitpunkt, ab dem du mit der Lexware-Office-Integration starten möchtest
  3. Problemlösung:
    • Es gab Probleme bei der ersten Synchronisation
    • Du möchtest nur Transaktionen nach einem bestimmten Datum erneut importieren
    • Vermeide Duplikate älterer Transaktionen
  4. Performance-Optimierung:
    • Dein Stripe-Konto hat sehr viele historische Transaktionen
    • Der Import aller Daten würde sehr lange dauern
    • Du benötigst nur aktuelle Daten in Lexware Office

Beispiel-Szenarien

Szenario 1: Umstellung zum Jahreswechsel Du nutzt Stripe schon seit 2020, möchtest aber erst ab 2024 die Lexware-Office-Integration nutzen:
  1. Setze das Startdatum auf 01.01.2024
  2. Aktiviere die Integration
  3. Nur Transaktionen ab dem 1. Januar 2024 werden importiert
  4. Historische Daten (2020-2023) bleiben in Stripe, werden aber nicht nach Lexware Office übertragen
Szenario 2: Testphase überspringen Du hast die Integration im Dezember 2023 zum ersten Mal getestet, aber möchtest die Test-Transaktionen nicht in der “echten” Buchhaltung haben:
  1. Setze das Startdatum auf 01.01.2024
  2. Alle Test-Transaktionen aus Dezember 2023 werden übersprungen
  3. Die saubere Buchhaltung startet ab Januar 2024
Szenario 3: Nach einer Bereinigung Du hast in Lexware Office manuell Stripe-Transaktionen korrigiert und möchtest ab einem bestimmten Zeitpunkt neu synchronisieren:
  1. Setze das Startdatum auf den Tag, ab dem die Daten korrekt sein sollen
  2. Nur diese neueren Transaktionen werden importiert
  3. Ältere, möglicherweise fehlerhafte Daten werden nicht erneut importiert

Was wird durch das Startdatum gefiltert?

Das Startdatum filtert alle drei Arten von Stripe-Transaktionen:

Zahlungen (Payment Intents)

Kundeneinzahlungen werden nur ab dem Startdatum importiert

Auszahlungen (Payouts)

Stripe-Auszahlungen auf dein Bankkonto nur ab dem Startdatum

Rückerstattungen (Refunds)

Stornorechungen und Rückzahlungen nur ab dem Startdatum

Wichtige Hinweise

Beachte folgende Punkte:
  • Das Startdatum filtert nur neue Importe bei der Synchronisation
  • Bereits importierte Transaktionen werden nicht automatisch gelöscht
  • Wenn du das Datum änderst, werden beim nächsten Import nur Transaktionen ab dem neuen Datum berücksichtigt
  • Die Filterung erfolgt auf Basis des Transaktions-Erstellungsdatums in Stripe
Zeitzone: Das Startdatum gilt ab 00:00 Uhr (Mitternacht) des gewählten Tages in deiner lokalen Zeitzone.

Konfiguration in den Einstellungen

So findest und konfigurierst du diese Optionen:
  1. Melde dich in deinem 123Hundeschule-Konto an
  2. Navigiere zu Einstellungen > Erweiterungen
  3. Wähle “Lexware Office” aus
  4. Im Bereich “Stripe Einstellungen” findest du:
    • ✅ Stripe Auszahlungen importieren (Checkbox, standardmäßig aktiviert)
    • 📅 Stripe Importabfrage Startdatum (Datumsfeld, optional)
Stripe Einstellungen
  1. Nimm die gewünschten Änderungen vor
  2. Klicke auf “Speichern”
Die Änderungen werden bei der nächsten automatischen Synchronisation wirksam. Du musst nichts weiter tun.

Best Practices

Empfohlene Konfiguration für die meisten Nutzer

Standardeinstellung beibehalten:
  • ✅ Stripe Auszahlungen importieren: Aktiviert
  • 📅 Stripe Importabfrage Startdatum: Leer lassen
Diese Konfiguration bietet die vollständigste Transparenz und erfordert keine manuelle Nacharbeit.

Empfohlene Konfiguration bei bestehenden Stripe-Konten

Wenn du bereits seit längerem Stripe nutzt:
  • ✅ Stripe Auszahlungen importieren: Aktiviert
  • 📅 Stripe Importabfrage Startdatum: Setze ein sinnvolles Datum (z.B. Beginn des aktuellen Geschäftsjahres)
So vermeidest du den Import von tausenden historischen Transaktionen.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich das Startdatum nachträglich ändern? A: Ja, du kannst das Startdatum jederzeit ändern. Bereits importierte Transaktionen bleiben bestehen, aber zukünftige Synchronisationen berücksichtigen das neue Datum.
F: Was passiert, wenn ich die Auszahlungen deaktiviere? A: Die einzelnen Zahlungen (Payment Intents) und Gebühren werden weiterhin synchronisiert. Du siehst nur nicht mehr, wann und wie viel Geld von Stripe auf dein Bankkonto überwiesen wurde. Der Saldo deines virtuellen Stripe-Kontos in Lexware Office wird dann nicht mit deinem tatsächlichen Stripe-Guthaben übereinstimmen.
F: Werden alte Transaktionen gelöscht, wenn ich ein Startdatum setze? A: Nein, bereits importierte Transaktionen bleiben in Lexware Office erhalten. Das Startdatum filtert nur neue Synchronisationen.
F: Wie oft werden Stripe-Transaktionen synchronisiert? A: Die Synchronisation erfolgt automatisch im Hintergrund. Neue Stripe-Transaktionen werden einmal täglich in der Nacht nach Lexware Office übertragen.
F: Kann ich einzelne Transaktionen manuell ausschließen? A: Nein, die Filterung erfolgt nur über das Startdatum. Alle Transaktionen ab diesem Datum werden importiert. Wenn du einzelne Transaktionen nicht benötigst, kannst du diese direkt in Lexware Office bearbeiten oder löschen.

Zusammenfassung

Die Lexware-Office-Integration in 123Hundeschule automatisiert die Übertragung von Rechnungen und Kunden, während Lexware Office das führende System für die Zahlungsverwaltung bleibt. Für eine reibungslose Buchhaltung empfiehlt es sich, die Bankverbindung nur in Lexware Office zu führen und alle Zahlungen dort zu verwalten. So bleibt deine Finanzübersicht einheitlich und nachvollziehbar. Die zusätzliche Stripe-Anbindung ermöglicht es dir, auch Online-Zahlungen nahtlos in dein Buchhaltungssystem zu integrieren, ohne manuelle Nacharbeit bei der Verbuchung von Stripe-Gebühren.

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