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Über die 123Hundeschule-API kannst Du externe Tools, eigene Skripte oder Automatisierungs-Plattformen wie Zapier, Make oder n8n direkt mit Deiner Hundeschule verbinden. Die Authentifizierung läuft über persönliche Bearer-Tokens, die Du pro Mitarbeiter:in anlegst – ähnlich wie ein zusätzliches Passwort, das nur für API-Zugriffe gilt.
Die API und das Anlegen von Tokens sind ausschließlich im Premium-Abo verfügbar. In den anderen Abos ist der Reiter „API Tokens” bei Mitarbeitern nicht sichtbar.

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In 3 Schritten loslegen

Quickstart

  1. Token anlegen: Gehe zu Einstellungen > Mitarbeiter, öffne den gewünschten Mitarbeiter und wechsle in den Reiter API Tokens. Vergib einen Namen und klicke auf Erstellen.
  2. Token kopieren: Der Token wird Dir genau einmal angezeigt. Kopiere ihn sofort und speichere ihn an einem sicheren Ort (z. B. Passwort-Manager).
  3. Token verwenden: Sende den Token als Authorization: Bearer <Token>-Header bei jeder API-Anfrage. Die vollständige Endpoint-Referenz findest Du in der eingebauten API-Dokumentation Deines Accounts (Benutzermenü oben rechts > API-Dokumentation).
Lege pro Tool einen eigenen Token an. So kannst Du gezielt einen einzelnen Zugang widerrufen, wenn ein Tool nicht mehr gebraucht wird – ohne dass andere Integrationen davon betroffen sind.

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Was sind API Tokens?

Ein API Token ist eine lange, zufällige Zeichenkette, die wie ein digitaler Schlüssel funktioniert. Ein externes Tool zeigt diesen Schlüssel beim Aufruf der API vor und wird so als der zugehörige Mitarbeiter erkannt – ohne dass es Login und Passwort braucht.

Die wichtigsten Eigenschaften

  1. Persönlich: Jeder Token gehört zu genau einem Mitarbeiter und handelt in dessen Namen.
  2. Einmalig sichtbar: Der Klartext wird nur direkt nach dem Erstellen angezeigt – danach nie wieder.
  3. Widerrufbar: Jeder Token lässt sich jederzeit einzeln widerrufen, ohne andere Tokens oder den Login zu beeinflussen.
  4. Optional zeitlich begrenzt: Du kannst beim Anlegen festlegen, ob der Token nach 30, 90 oder 365 Tagen automatisch abläuft – oder unbegrenzt gültig bleibt.

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Warum das Feature Dir hilft

Automatisieren

Verbinde Zapier, Make, n8n oder andere Plattformen und automatisiere wiederkehrende Aufgaben – z. B. Kund:innen synchronisieren oder Aufgaben anlegen.

Eigene Skripte

Wenn Du oder Dein Team mit Skripten arbeitet, kannst Du Daten direkt abrufen oder pflegen – ohne Umweg über die Oberfläche.

Sicher

Tokens sind getrennt vom Login. Geht ein Token verloren, widerrufst Du ihn mit einem Klick. Login und andere Tokens bleiben unberührt.

Nachvollziehbar

Du siehst pro Token, wann er erstellt wurde und wann er zuletzt verwendet wurde – ungenutzte Tokens lassen sich gezielt aufräumen.

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Voraussetzungen

  • Dein Tarif ist das Premium-Abo
  • Dein eigener Benutzer hat die Berechtigung Mitarbeiter bearbeiten (Standard: Administrator-Rolle)
  • Der Mitarbeiter, für den der Token gelten soll, ist im System angelegt
Kein Self-Service: Auch Mitarbeiter:innen mit eingeschränkten Rechten können sich nicht selbst Tokens erstellen. Tokens werden immer von einer Person mit Administrator-Rechten angelegt – das hält die Verantwortung im Team klar.

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Token anlegen

So legst Du einen neuen Token an

  1. Gehe zu Einstellungen > Mitarbeiter und öffne den gewünschten Mitarbeiter
  2. Wechsle in den Reiter API Tokens
  3. Trage unter Beschreibung einen sprechenden Namen ein (z. B. „Zapier-Integration”, „Backup-Skript”)
  4. Wähle unter Gültigkeit aus, ob der Token unbegrenzt gültig sein oder nach 30/90/365 Tagen ablaufen soll
  5. Klicke auf Erstellen
  6. Der Klartext-Token erscheint in einer gelben Hinweisbox – klicke auf Kopieren und speichere ihn sicher ab
Der Klartext wird nur einmal angezeigt. Sobald Du die Hinweisbox schließt oder die Seite neu lädst, kannst Du ihn nicht mehr aus der Oberfläche abrufen. Geht der Klartext verloren, musst Du den Token widerrufen und einen neuen erstellen.
Speichere den Token im Passwort-Manager Deines Tools (z. B. 1Password, Bitwarden) und nicht in einer Notiz-App ohne Schutz.

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Token verwenden

Sende den Token bei jeder API-Anfrage als HTTP-Header mit. Beispiel mit curl:
Ersetze deine-hundeschule.123hundeschule.de durch die Adresse Deiner Hundeschule und DEIN_TOKEN_HIER durch den kopierten Klartext.
Früher lautete die Adresse /public/api/…. Bestehende Integrationen mit dieser Adresse funktionieren unverändert weiter – für neue Integrationen nutze bitte /api/v1/….
Direkt nach dem Erstellen eines Tokens findest Du in der Oberfläche unter Wie verwende ich diesen Token? ein fertiges curl-Beispiel mit Deinem konkreten Token und der korrekten Adresse – einfach kopieren und ausprobieren.

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Welche Endpoints gibt es?

Die vollständige Liste aller verfügbaren API-Endpoints (Kunden, Trainingsorte, Mitarbeiter, Einzeltrainings, Aufgaben, Anfragen, Rechnungen, E-Mails) findest Du in Deinem Account:

So öffnest Du die Endpoint-Referenz

  1. Klicke oben rechts auf Dein Benutzermenü (Avatar)
  2. Wähle API-Dokumentation
  3. Die interaktive Referenz öffnet sich in einem neuen Tab – inklusive Beispiel-Antworten und Parameter-Beschreibungen
Der Menüpunkt API-Dokumentation ist nur im Premium-Abo sichtbar. Die Inhalte werden direkt aus Deiner Installation gelesen und sind damit immer aktuell.

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Rechnungen und E-Mails abrufen

Neben den Stammdaten kannst Du auch Deine Rechnungen und die versendete Kundenkommunikation abrufen. Das ist vor allem dann interessant, wenn Du Deine Buchhaltung in einem anderen Programm führst – etwa bexio, oder ein System, für das es keine fertige Integration gibt. Ein Automatisierungs-Dienst wie n8n oder Zapier holt sich die neuen Rechnungen und legt sie dort an.

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Rechnungen lesen

Was Du bekommst

  1. Kopfdaten: Rechnungsnummer, Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Zahldatum, Netto, Steuer, Gesamt, noch offener Betrag, Währung und Status
  2. Positionen: auf Wunsch alle Zeilen mit Menge, Einzelpreis, Steuersatz und Summe
  3. PDF: die fertige Rechnung als Datei, über denselben Token geschützt
  4. Zahlungen: welche Zahlungen bereits auf der Rechnung liegen, mit Datum, Betrag und Herkunft
Entwürfe sind standardmäßig nicht dabei – sie haben noch keine Rechnungsnummer und kein PDF. Stornorechnungen dagegen schon: sie erscheinen als eigener Eintrag mit dem Typ credit_note, negativen Beträgen und einem Verweis auf die ursprüngliche Rechnung.
Damit Dein Automatisierungs-Workflow nicht bei jedem Lauf alle Rechnungen lädt, gibt es einen Änderungsfilter: Merke Dir den höchsten Änderungszeitpunkt aus dem letzten Durchlauf und frage beim nächsten Mal nur ab, was sich seitdem geändert hat.

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Zahlung von außen einbuchen

Gleicht Dein Buchhaltungsprogramm die Kontoauszüge ab, kannst Du die dort erkannten Zahlungen zurück nach 123Hundeschule spielen. Übergeben werden Betrag und Zahldatum – und optional eine Referenz aus dem anderen System.

Was dabei passiert

  1. Die Zahlung wird wie eine manuell erfasste Zahlung verbucht und dem Beleg zugeordnet
  2. Ist die Rechnung damit vollständig gedeckt, wechselt sie auf Bezahlt
  3. Offene Mahnungen und Zahlungserinnerungen zu dieser Rechnung werden abgebrochen
  4. Die zugehörige Buchung – Kurs, Einzeltraining oder Abo – wird als bezahlt markiert
Übergeben wird immer das echte Zahldatum, nicht der Zeitpunkt der Übertragung. Nur so landet die Zahlung in der richtigen Periode Deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung – gerade zum Jahreswechsel ist das wichtig.
Teilzahlungen sind ausdrücklich möglich: Wird weniger als der offene Betrag gemeldet, bleibt die Rechnung auf Offen und der Restbetrag wird korrekt ausgewiesen. Ein Betrag über dem offenen Betrag wird dagegen abgelehnt – das ist fast immer ein Fehler im abgebenden System und soll auffallen, statt still zu viel Umsatz zu buchen.
Über die API lassen sich Rechnungen nicht stornieren, nicht wieder auf „Offen” setzen und nicht neu anlegen. Diese Schritte bleiben bewusst in der Oberfläche, weil an ihnen weitere Vorgänge hängen – etwa Rückerstattungen und Gutscheine.
Wichtig für die Buchhaltung: Rechnungen, die Du in Deinem Buchhaltungsprogramm ohne Geldfluss erledigst – etwa durch Ausbuchen oder Verrechnen –, bleiben in 123Hundeschule offen und werden weiter gemahnt. Setze solche Rechnungen zusätzlich in 123Hundeschule auf bezahlt oder storniere sie dort.

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Kunden-E-Mails lesen

Du kannst die versendeten E-Mails abrufen und damit ein Archiv Deiner Kundenkommunikation aufbauen oder Automatisierungen daran anknüpfen.

Was Du bekommst

  1. Betreff, Versandzeitpunkt und Absender:in sowie der Vorgang, aus dem heraus geschrieben wurde – zum Beispiel eine bestimmte Rechnung
  2. Empfänger:innen samt Zeitpunkt, zu dem die E-Mail geöffnet wurde
  3. Anhänge mit Dateiname und Größe, einzeln herunterladbar
  4. Der tatsächlich versendete Text, für jede Empfängerin mit ihren eigenen Daten eingesetzt
Enthalten sind alle E-Mails, die über die E-Mail-Funktion verschickt wurden – also auch der Rechnungsversand, Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Entwürfe sind nicht dabei.
Nicht enthalten sind automatische Benachrichtigungen wie Buchungsbestätigungen, Terminerinnerungen, Termin-Einladungen beim Einzeltraining und Feedback-Anfragen. Diese verlassen das System auf einem anderen Weg und tauchen in der Liste nicht auf. Ein Archiv über diese Schnittstelle ist also vollständig für die geschriebene Kommunikation, nicht für sämtliche Systemmails.
Der Versandzeitpunkt sagt, wann die E-Mail auf den Weg gebracht wurde – er ist kein Zustellnachweis. Ob eine E-Mail tatsächlich angekommen ist, erkennst Du am Lesezeitpunkt der Empfängerin.
Die Kundendaten an einer Rechnung sind immer der heutige Stand, nicht der zum Rechnungsdatum. Zieht eine Kundin um, ändert sich damit die Adresse in der Schnittstelle – nicht aber auf der bereits erstellten Rechnung. Verbindlich ist immer das PDF.

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Tokens verwalten

Im Reiter API Tokens siehst Du alle bestehenden Tokens des Mitarbeiters mit:
  • Name – die von Dir vergebene Beschreibung
  • Erstellt am – Zeitpunkt der Erstellung
  • Letzte Nutzung – wann der Token zuletzt erfolgreich verwendet wurde, oder „Noch nie verwendet”
  • Status – Hinweis, wenn ein Token bald abläuft oder bereits abgelaufen ist
Wenn ein Token unter Letzte Nutzung dauerhaft „Noch nie verwendet” zeigt, kannst Du ihn meistens bedenkenlos widerrufen – er wird offenbar von keinem Tool mehr eingesetzt.

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Token widerrufen

So widerrufst Du einen Token

  1. Öffne den Mitarbeiter und wechsle in den Reiter API Tokens
  2. Klicke in der Zeile des betroffenen Tokens rechts auf Widerrufen
  3. Bestätige die Sicherheitsabfrage
Der Widerruf ist sofort wirksam und kann nicht rückgängig gemacht werden. Tools, die diesen Token verwenden, erhalten ab sofort die Antwort 401 Unauthorized und müssen mit einem neuen Token konfiguriert werden.

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Sicherheit

Behandle API Tokens wie Passwörter. Wer einen Token besitzt, kann im Namen des zugehörigen Mitarbeiters auf die API zugreifen.
  • Niemals weitergeben: Nicht in Chats, E-Mails oder Tickets – auch nicht intern
  • Nicht in Code committen: Speichere Tokens nicht in Git-Repos oder öffentlichen Skripten
  • Pro Tool ein Token: So kannst Du gezielt einzelne Zugänge widerrufen
  • Bei Verdacht widerrufen: Lieber einmal zu viel als zu wenig
  • Abgelaufene Tokens entfernen: Halte die Liste sauber
Tokens haben kein eigenes Passwort-Reset. Verlorene oder kompromittierte Tokens lassen sich nicht „zurücksetzen” – sie müssen widerrufen und neu erstellt werden.

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Häufige Fragen

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Was passiert, wenn ich den Mitarbeiter deaktiviere?

Die Tokens des Mitarbeiters bleiben technisch bestehen, der Mitarbeiter ist aber nicht mehr aktiv. Wir empfehlen, vor dem Deaktivieren alle Tokens des Mitarbeiters zu widerrufen.

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Kann ich sehen, was über einen Token aufgerufen wurde?

In der Oberfläche siehst Du den Zeitstempel der letzten Nutzung. Eine detaillierte Liste einzelner API-Aufrufe wird aktuell nicht angezeigt.

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Kann ich einem Token nur bestimmte Rechte geben?

Aktuell nicht. Jeder Token hat dieselben Rechte wie der zugehörige Mitarbeiter. Wenn Du den Zugriff einschränken willst, lege den Token einem Mitarbeiter mit eingeschränkter Rolle an.
Gibst Du einen Token an eine externe Dienstleisterin weiter – etwa für die Anbindung Deiner Buchhaltung –, lege dafür eine eigene Mitarbeiterin mit einer Rolle an, die nur die tatsächlich benötigten Bereiche freigibt. Für den Rechnungsabgleich reicht die Finanzverwaltung.

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Was passiert mit dem Token, wenn das Passwort geändert wird?

Nichts. Tokens sind unabhängig vom Login-Passwort. Ein Passwort-Wechsel widerruft keine Tokens.

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Mein Token funktioniert nicht mehr – was tun?

Prüfe der Reihe nach:
  • Wird der Header exakt als Authorization: Bearer DEIN_TOKEN gesendet (mit Leerzeichen nach „Bearer”)?
  • Ist der Token im Reiter API Tokens noch vorhanden und nicht abgelaufen?
  • Wurde der Mitarbeiter deaktiviert?
  • Ist Dein Tarif noch Premium (ein Tarifwechsel kann die API-Nutzung beenden)?
Wenn alles passt und es trotzdem nicht funktioniert: einen neuen Token erstellen und im Tool eintragen.

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