Mehrfachkarten

Mit Mehrfachkarten bietest du deinen Kund:innen eine flexible Möglichkeit, Leistungen im Voraus zu bezahlen und bei Bedarf zu nutzen. Jede Karte ist an eine bestimmte Leistung gebunden und enthält eine festgelegte Anzahl von Einheiten, die schrittweise verbraucht werden.

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Karte als Leistung konfigurieren

Jede Mehrfachkarte basiert auf einer Leistung, die du unter Einstellungen > Leistungen mit der Kategorie “Karte” anlegst. Dort legst du die grundlegenden Eigenschaften fest:

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Mehrfachkarten im Gruppentraining nutzen

Mehrfachkarten eignen sich ideal für Gruppentrainings. Damit eine Karte für ein Gruppentraining genutzt werden kann, musst du die entsprechenden Leistungen verknüpfen:

1. Kartenwert festlegen: In der Leistung für das Gruppentraining (z. B. “Social Walk”) definierst du einen Kartenwert. Dieser Wert gibt an, wie viele Einheiten pro Termin von der Mehrfachkarte abgebucht werden.
2. Teilnahme begrenzen: Aktiviere die Option “Buchung auf verfügbare Karteneinheiten beschränken”. Dies ist entscheidend bei halb-offenen Gruppen, da Kund:innen standardmäßig für alle zukünftigen Termine eingetragen werden. Die Funktion stellt sicher, dass nur so viele Termine gebucht werden, wie Guthaben auf der Karte vorhanden ist.

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Mehrfachkarten verwalten

In der Hauptübersicht siehst du alle ausgestellten Mehrfachkarten und ihren aktuellen Status.

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Die Spalten im Detail

• Kunde: Zeigt an, wem die Karte gehört.
• Leistung: Nennt die zugehörige Leistung, den Preis und die Gesamtzahl der Einheiten (z.B. “Flexi-Ticket | 279 € / 10 Einheiten”).
• Verfügbar: Zeigt die verbleibenden Einheiten. Ein Farbsystem signalisiert den Status:
  • 🟢 Guthaben verfügbar
  • 🟡 Guthaben wird knapp
  • 🔴 Kein Guthaben mehr
• Gültig bis: Das Datum, an dem die Karte ihre Gültigkeit verliert.
• Abrechenbar: Gibt an, ob die Karte bezahlt, offen oder abrechenbar ist.

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Gezielte Suche und Filter

Nutze die Filteroptionen, um die Ansicht einzugrenzen. Du kannst nach folgenden Kriterien filtern:

• Verfügbarkeit (mit/ohne Restguthaben)
• Gültigkeit (noch gültig?)
• Leistung (z. B. alle 10er-Karten)
• Kauf- oder Gültigkeitsdatum
• Abrechnungsstatus

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Aktionen für mehrere Karten

Wähle mehrere Karten über die Checkboxen aus, um folgende Aktionen gleichzeitig auszuführen:

• Rechnung erstellen: Fasst die ausgewählten Karten in einer Rechnung zusammen.
• Abrechnungsstatus ändern: Setzt den Status für alle gewählten Karten (z. B. auf “bezahlt”).
• Exportieren: Exportiert die ausgewählten Karten als Excel-Datei mit allen relevanten Informationen.

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Mehrfachkarten exportieren

Mit der Export-Funktion kannst du eine oder mehrere Mehrfachkarten als Excel-Datei exportieren – ideal für Auswertungen, Buchhaltung oder Statistiken.

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Eine neue Mehrfachkarte anlegen

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Geldwertkarten (Guthabenkarten) mit Bonusbeträgen anbieten

In der 123Hundeschule Software kannst du sogenannte Guthabenkarten (auch Geldwertkarten genannt) erstellen. Diese Karten funktionieren auf Euro-Basis statt auf Einheitenbasis.

• Du kannst beispielsweise eine Karte im Wert von 100 € mit 10 € Bonus (insgesamt 110 €) oder 200 € mit 15 % Bonus anbieten.
• Beim Buchen wird dann automatisch der exakte Betrag vom Guthaben abgezogen, der für den jeweiligen Termin oder Kurs fällig ist.
• Hat ein Kunde mehrere Guthabenkarten, wird das Guthaben zuerst von der ältesten oder fast leeren Karte verwendet.

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Häufige Probleme und Lösungen

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Status “abrechenbar” trotz Mehrfachkarte

Ein Kunde wird im System als “abrechenbar” angezeigt, obwohl er eine Mehrfachkarte besitzt. Dies kann verschiedene Ursachen haben: 1. Karte nicht mehr gültig Das Ablaufdatum der Karte wurde überschritten, wodurch das System sie nicht mehr als gültig erkennt und automatisch eine reguläre Abrechnung vorschlägt. Lösung: Prüfe, ob die Karte verlängert oder eine neue Karte hinzugefügt werden sollte. 2. Kaufdatum nach dem Termin Es könnte sein, dass der Kunde eine neue Mehrfachkarte erworben hat, aber das Kaufdatum nach dem Termin für die gebuchte Stunde liegt. Dadurch wird die Karte für diesen Termin nicht berücksichtigt. Lösung: Passe das Kaufdatum der Karte an, sodass es vor dem Termin liegt. 3. Karte nicht korrekt verknüpft Die Mehrfachkarte ist nicht korrekt mit der Leistung “Gruppenstunde” verknüpft, wodurch sie vom System nicht erkannt wird. Lösung: Überprüfe in den Gruppeneinstellungen, ob die passende Leistung ausgewählt ist.

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Status “offen” trotz bezahlter Karte

Wenn eine Teilnahme mit einer Mehrfachkarte bezahlt wird, sollte die Teilnahme den Status “bezahlt” anzeigen, auch wenn die Karte selbst noch den Status “offen” hat (z. B. wenn die Rechnung für die Karte noch nicht beglichen wurde). Falls Teilnehmer als “offen” angezeigt werden, obwohl die Mehrfachkarte bereits bezahlt wurde, kann das folgende Ursachen haben:

• Manuelle Anpassungen an der Karte oder Rechnung wurden vorgenommen
• Die Art der Buchung beeinflusst den Status

Lösung: Prüfe, ob eventuell manuelle Änderungen an der Karte oder Rechnung vorgenommen wurden, die den Status beeinflussen könnten.

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Offene Teilnahmen bei neuer Karte abziehen

Wenn du eine neue Karte buchst und bereits an der halb-offenen Gruppe teilgenommen hast, werden die offenen Teilnahmen automatisch von der neuen Karte abgezogen. Dies geschieht jedoch nur, wenn das Kaufdatum der neuen Karte vor den Terminen der Teilnahmen liegt. Falls das Kaufdatum nach den Terminen liegt:

1. Passe das Kaufdatum manuell an
2. Sobald das korrekt ist, zieht das System die offenen Einheiten automatisch nach etwa 30 Minuten ab
3. Du musst dann nichts weiter tun

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Guthaben bei Stornierung

Wenn eine Einzelteilnahme storniert wird oder ausfällt, entsteht ein Guthaben, das für einen anderen Termin verwendet werden kann. Beispiel: Wenn ein Kunde mehrere Termine bucht und einen davon storniert, wird die Einheit auf der entsprechenden Mehrfachkarte wieder gutgeschrieben. Das bedeutet, dass das Guthaben genutzt werden kann, um bei einem zukünftigen Termin die Barzahlung zu begleichen. Gültigkeit verlängern: Damit Kunden das Guthaben wieder für neue Buchungen nutzen können, kannst du die Gültigkeit der Karte verlängern.

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Einlösungen zwischen Karten verschieben

Wurde eine Einlösung der falschen Mehrfachkarte zugeordnet, kannst du sie auf eine andere Karte des Kunden verschieben:

1. Öffne die betroffene Mehrfachkarte
2. Wechsle zum Tab “Einlösungen”
3. Wähle die falsch zugeordnete Einlösung aus
4. Klicke auf “Aktionen” und wähle “Auf andere Karte verschieben”
5. Wähle die Ziel-Mehrfachkarte des Kunden aus
6. Die Einheit wird auf der Zielkarte abgezogen und auf der Ursprungskarte gutgeschrieben

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Einlösung in Abonnement umwandeln

Hat ein Kunde inzwischen ein Abonnement abgeschlossen, kannst du bestehende Karteneinlösungen nachträglich auf das Abo umbuchen:

1. Öffne die betroffene Mehrfachkarte
2. Wechsle zum Tab “Einlösungen”
3. Wähle die Einlösung aus
4. Klicke auf “Aktionen” und wähle “Auf Abonnement verschieben”
5. Wähle das aktive Abonnement des Kunden aus
6. Die Einheit wird auf der Karte gutgeschrieben und stattdessen vom Abo-Kontingent abgezogen

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Neue Karte aus bestehenden Einlösungen erstellen

Wenn du Einlösungen von einer bestehenden Karte auf eine neue Karte übertragen möchtest, kannst du direkt aus den vorhandenen Einlösungen eine neue Karte erstellen:

1. Öffne die betroffene Mehrfachkarte
2. Wechsle zum Tab “Einlösungen”
3. Wähle die Einlösungen aus, die du verschieben möchtest
4. Klicke auf “Aktionen” und wähle “Auf neue Karte verschieben”
5. Eine neue Mehrfachkarte wird erstellt und die ausgewählten Einlösungen werden dorthin verschoben
6. Optional: Die alte Karte kann dabei ungültig gesetzt werden

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Paket kaufen

Über die Aktion “Paket kaufen” kannst du einem Kunden direkt ein Paket zuweisen. Dabei wird automatisch eine Mehrfachkarte mit den zugehörigen Einheiten erstellt:

1. Öffne das gewünschte Kundenprofil
2. Klicke auf “Aktionen” und wähle “Paket kaufen”
3. Wähle das gewünschte Paket aus den verfügbaren Leistungen
4. Eine Mehrfachkarte wird automatisch erstellt
5. Optional wird direkt eine Rechnung generiert

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0,5 Punkte für Kartenwerte

Aktuell ist es nicht möglich, Kartenwerte im Komma-Bereich (z. B. 0,5 Punkte) zu vergeben. Diese Funktion wird systemseitig nicht unterstützt. Lösung: Multipliziere die Punktewerte einfach mit dem Faktor 10. Beispiele:

• Statt einer 5er-Karte vergibst du eine 50er-Karte
• Wenn ein Angebot 3,5 Punkte kosten soll, setzt du es auf 35 Punkte

Auf diese Weise kannst du dennoch mit “halben Punkten” arbeiten, ohne dass Kommawerte nötig sind.

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