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Mit Mehrfachkarten bietest du deinen Kund:innen eine flexible Möglichkeit, Leistungen im Voraus zu bezahlen und bei Bedarf zu nutzen. Jede Karte ist an eine bestimmte Leistung gebunden und enthält eine festgelegte Anzahl von Einheiten, die schrittweise verbraucht werden.

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Karte als Leistung konfigurieren

Jede Mehrfachkarte basiert auf einer Leistung, die du unter Einstellungen > Leistungen mit der Kategorie “Karte” anlegst. Dort legst du die grundlegenden Eigenschaften fest:

Wichtige Einstellungen einer Mehrfachkarte

  • Anzahl der Einheiten: Definiere, wie viele Einheiten eine Karte enthält (z. B. 10 für eine 10er-Karte).
  • Gültigkeitsdauer: Lege optional fest, wie viele Monate die Karte gültig ist. Ohne Angabe bleibt sie unbegrenzt gültig.
  • Automatisierte Erinnerung: Aktiviere eine E-Mail-Benachrichtigung, die deine Kund:innen informiert, wenn ihr Guthaben zur Neige geht. Du bestimmst, bei wie vielen verbleibenden Einheiten die Erinnerung versendet wird.
Für jede als “Karte” konfigurierte Leistung wird ein Direktlink generiert. Teile diesen Link auf deiner Webseite oder in Nachrichten, um deinen Kund:innen den direkten Kauf zu ermöglichen.

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Mehrfachkarten im Gruppentraining nutzen

Mehrfachkarten eignen sich ideal für Gruppentrainings. Damit eine Karte für ein Gruppentraining genutzt werden kann, musst du die entsprechenden Leistungen verknüpfen:
  1. Kartenwert festlegen: In der Leistung für das Gruppentraining (z. B. “Social Walk”) definierst du einen Kartenwert. Dieser Wert gibt an, wie viele Einheiten pro Termin von der Mehrfachkarte abgebucht werden.
  2. Teilnahme begrenzen: Aktiviere die Option “Buchung auf verfügbare Karteneinheiten beschränken”. Dies ist entscheidend bei halb-offenen Gruppen, da Kund:innen standardmäßig für alle zukünftigen Termine eingetragen werden. Die Funktion stellt sicher, dass nur so viele Termine gebucht werden, wie Guthaben auf der Karte vorhanden ist.
Detaillierte Anleitungen findest du unter Gruppentraining und Leistungen konfigurieren.

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Mehrfachkarten verwalten

In der Hauptübersicht siehst du alle ausgestellten Mehrfachkarten und ihren aktuellen Status.

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Die Spalten im Detail

  • Kunde: Zeigt an, wem die Karte gehört.
  • Leistung: Nennt die zugehörige Leistung, den Preis und die Gesamtzahl der Einheiten (z.B. “Flexi-Ticket | 279 € / 10 Einheiten”).
  • Verfügbar: Zeigt die verbleibenden Einheiten. Ein Farbsystem signalisiert den Status:
    • 🟢 Guthaben verfügbar
    • 🟡 Guthaben wird knapp
    • 🔴 Kein Guthaben mehr
  • Gültig bis: Das Datum, an dem die Karte ihre Gültigkeit verliert.
  • Abrechenbar: Gibt an, ob die Karte bezahlt, offen oder abrechenbar ist.

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Gezielte Suche und Filter

Nutze die Filteroptionen, um die Ansicht einzugrenzen. Du kannst nach folgenden Kriterien filtern:
  • Verfügbarkeit (mit/ohne Restguthaben)
  • Gültigkeit (noch gültig?)
  • Leistung (z. B. alle 10er-Karten)
  • Kauf- oder Gültigkeitsdatum
  • Abrechnungsstatus

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Aktionen für mehrere Karten

Wähle mehrere Karten über die Checkboxen aus, um folgende Aktionen gleichzeitig auszuführen:
  • Rechnung erstellen: Fasst die ausgewählten Karten in einer Rechnung zusammen.
  • Abrechnungsstatus ändern: Setzt den Status für alle gewählten Karten (z. B. auf “bezahlt”).
  • Exportieren: Exportiert die ausgewählten Karten als Excel-Datei mit allen relevanten Informationen.

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Mehrfachkarten exportieren

Mit der Export-Funktion kannst du eine oder mehrere Mehrfachkarten als Excel-Datei exportieren – ideal für Auswertungen, Buchhaltung oder Statistiken.

Exportierte Daten im Überblick

Die Excel-Datei enthält:
  • Kunde und Kontaktdaten
  • Leistungsbezeichnung
  • Status der Karte (offen, bezahlt, abgelaufen)
  • Verfügbare Einheiten
  • Verbrauchte Einheiten
  • Gesamteinheiten
  • Gültigkeitsdatum
  • Kaufdatum
  • Preis
Nutze Filter vor dem Export, um gezielt bestimmte Kartentypen oder Zeiträume auszuwerten – z. B. alle ablaufenden Karten des laufenden Monats.

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Eine neue Mehrfachkarte anlegen

Neue Mehrfachkarte manuell anlegen

  • Kunde (Pflichtfeld): Wähle den Kunden aus.
  • Leistung (Pflichtfeld): Wähle die passende Kartenleistung aus.
  • Einheiten (Gesamt/Verfügbar): Die Felder werden basierend auf der Leistung vorbelegt, können aber angepasst werden.
  • Gekauft am (Pflichtfeld): Das Datum, ab dem die Karte gültig ist.
  • Gültig bis: Das optionale Ablaufdatum.
  • Rechnung erstellen: Setze hier einen Haken, um direkt eine Rechnung zu generieren und optional zu versenden.

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Aktionen nach dem Speichern

  • “Erstellen”: Speichert die neue Karte.
  • “Erstellen & Weitere anlegen”: Speichert die Karte und öffnet direkt ein neues Formular.
Wichtige Hinweise zur NutzungEine Karte ist nur dann für einen Termin nutzbar, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind:
  • Verfügbares Guthaben: Es sind noch Einheiten auf der Karte vorhanden.
  • Gültiger Zeitraum: Der Termin findet nach dem Kaufdatum und vor einem eventuellen Ablaufdatum statt.
  • Gültige Verknüpfung: Die Leistung des Termins ist für die Bezahlung mit dieser Karte freigegeben.
Der Status “offen” signalisiert zusätzlich, dass die Karte selbst noch nicht bezahlt wurde. Hier kannst du manuell eine Rechnung erstellen oder den Status anpassen.

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Geldwertkarten (Guthabenkarten) mit Bonusbeträgen anbieten

In der 123Hundeschule Software kannst du sogenannte Guthabenkarten (auch Geldwertkarten genannt) erstellen. Diese Karten funktionieren auf Euro-Basis statt auf Einheitenbasis.
  • Du kannst beispielsweise eine Karte im Wert von 100 € mit 10 € Bonus (insgesamt 110 €) oder 200 € mit 15 % Bonus anbieten.
  • Beim Buchen wird dann automatisch der exakte Betrag vom Guthaben abgezogen, der für den jeweiligen Termin oder Kurs fällig ist.
  • Hat ein Kunde mehrere Guthabenkarten, wird das Guthaben zuerst von der ältesten oder fast leeren Karte verwendet.
So ist eine flexible und kundenfreundliche Abrechnung möglich – ideal für individuelle Angebote und Stammkundenmodelle.