In der Hundeschule ist eine professionelle Rechnungsstellung wichtig für Deine Buchhaltung und den Überblick über Deine Einnahmen. Hier erfährst Du, wie Du Rechnungen erstellen, bearbeiten und bei Bedarf auch stornieren kannst.

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Voraussetzungen für Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung ist nur im Plus-Abo oder höher verfügbar. Mit dem Starter-Abo kannst Du keine Rechnungen erstellen.

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Rechnungen erstellen

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Automatische Rechnungserstellung

Bei online buchbaren Terminen werden Rechnungen automatisch erstellt und versendet, wenn die gebuchte Leistung in den Einstellungen als “online buchbar” gekennzeichnet ist.

So erstellst Du eine manuelle Rechnung

  1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen > Rechnung erstellen
  2. Wähle den entsprechenden Kunden aus
  3. Passe bei Bedarf die Rechnungsvorlage an (Betreff, Zahlungsziel, etc.)
  4. Speichere die neue Rechnung
  5. Füge Rechnungspositionen hinzu
  6. Festschreiben und versenden

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Sammelrechnungen für mehrere Teilnahmen

Stelle sicher, dass alle Teilnahmen als abrechenbar gekennzeichnet sind. Nicht abrechenbare Teilnahmen verhindern die Erstellung von Sammelrechnungen.

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Freie Rechnungen für Hundeartikel

Du kannst freie Rechnungen anlegen, ohne jeden Artikel als Leistung hinterlegen zu müssen. Hierbei fügst Du individuelle Positionen mit frei gewähltem Text, Menge und Preis ein.

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Rechnungen bearbeiten

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Positionen hinzufügen

Du kannst zu jeder Rechnung weitere Positionen wie allgemeine Produkte oder sonstige Leistungen hinzufügen.

So fügst Du neue Positionen hinzu

  1. Öffne die gewünschte Rechnung
  2. Klicke auf “Rechnungspositionen anlegen”
  3. Wähle zwischen einer freien Position oder einer bestehenden Leistung
  4. Bei Auswahl einer bestehenden Leistung werden Titel, Beschreibung und Preis automatisch ausgefüllt
Rechnungspositionen hinzufügen

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Beträge ändern

Du kannst Rechnungspositionen bearbeiten, indem Du in der geöffneten Rechnung auf “bearbeiten” klickst. Dort kannst Du den Betrag manuell anpassen, falls z.B. fälschlicherweise nach “pro Stunde” berechnet wurde.

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Preise für Einzeltraining und Gruppenstunden

Um die Preise anzupassen, gehe in den Rechnungseinstellungen zu den jeweiligen Leistungen. Ändere die Einheit auf “pauschal” für einen fixen Betrag unabhängig von der Dauer.

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Rechnungen stornieren

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Unbezahlte Rechnungen korrigieren

Bei noch nicht bezahlten Rechnungen kannst Du die Rechnung einfach bearbeiten und das PDF neu generieren.

So korrigierst Du unbezahlte Rechnungen

  1. Öffne die betroffene Rechnung
  2. Klicke im (…) Menü auf “PDF aktualisieren”
  3. Das PDF wird neu generiert und kann erneut versendet werden

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Bezahlte Rechnungen stornieren

Bereits bezahlte und verbuchte Rechnungen dürfen nicht nachträglich geändert werden. Hier ist eine Stornierung erforderlich.

So stornierst Du bezahlte Rechnungen

  1. Öffne die betroffene Rechnung
  2. Klicke auf “Rechnung stornieren”
  3. Es wird automatisch eine Stornorechnung mit negativem Betrag erstellt
  4. Die Stornorechnung wird direkt als “bezahlt” markiert
  5. Anschließend kannst Du eine neue, korrigierte Rechnung erstellen
Stornorechnungen können nicht gelöscht werden, da sie aus buchhalterischen Gründen fest im System verankert sind.

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Teilweise Rechnungskorrektur

Mit einer Rechnungskorrektur kannst Du Teile einer bezahlten Rechnung neutralisieren, während die ursprüngliche Rechnung gültig bleibt.

So erstellst Du eine Rechnungskorrektur

  1. Öffne die betroffene Rechnung
  2. Wähle im (…) Menü “Rechnungskorrektur erstellen”
  3. Es wird eine neue Rechnung erstellt, die erste Position enthält eine negative Zusammenfassung der ursprünglichen Rechnung

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Zahlungserinnerungen versenden

Um den Überblick über offene Rechnungen zu behalten, bietet Dir das System eine spezielle Ansicht für fällige und überfällige Rechnungen. Von hier aus kannst Du bequem Zahlungserinnerungen an Deine Kunden versenden.

So verschickst Du Zahlungserinnerungen

  1. Gehe in den Bereich “Rechnungen”
  2. Klicke auf das Linsen-Icon neben dem Filter
  3. Wähle die zu erinnernden Rechnungen aus
  4. Klicke auf “Zahlungserinnerungen senden”
  5. Wähle die gewünschte Textvorlage
  6. Klicke auf “Senden”
Die Erinnerung wird automatisch per E-Mail verschickt und enthält die Original-Rechnung als PDF. Jede versendete Zahlungserinnerung wird in der Rechnung dokumentiert.

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Rechnungen exportieren und drucken

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Export für DATEV

Du kannst alle Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum exportieren:

Excel-Export für DATEV

  1. Gehe zu Belege
  2. Filtere den gewünschten Zeitraum
  3. Klicke auf Alle markieren
  4. Wähle Exportieren (Excel)
  5. Die Datei wird automatisch gespeichert

PDF-Archiv mit E-Rechnung

  1. Gehe zu Belege
  2. Filtere den gewünschten Zeitraum
  3. Klicke auf Alle markieren
  4. Wähle Belegdateien exportieren (ZIP)
  5. Du erhältst eine E-Mail mit ZIP-Archiv
Das PDF-Archiv enthält nicht nur die einzelnen PDFs der Rechnungen, sondern auch die digitale E-Rechnung im XML-Format, die direkt in DATEV importiert werden kann.

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Rechnungen als PDF speichern

So speicherst Du eine Rechnung als PDF

  1. Öffne die Rechnung über den entsprechenden Link
  2. Drücke Strg+P (Windows) oder Cmd+P (Mac)
  3. Wähle die Option “Als PDF speichern” oder “In PDF drucken”

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Rechnungsnummern und -status

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Rechnungsnummern

Die Rechnungsnummer wird automatisch beim Festschreiben der Rechnung erzeugt. Ein nachträgliches Ändern ist aus rechtlichen Gründen nicht möglich.
Wenn die Rechnungsnummer auf der PDF nicht angezeigt wird, kontaktiere den Support zur Überprüfung und Neuerstellung des PDFs.

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Rechnungsstatus

So setzt Du eine Rechnung auf 'versendet' ohne sie per E-Mail zu versenden

  1. Öffne die Rechnung
  2. Setze den Haken bei “versendet”
  3. Die Rechnung wird dem Kunden direkt angezeigt
Nur versendete Rechnungen sind für Kunden sichtbar. Nicht versendete Rechnungen sind für den Kunden nicht sichtbar, da sie möglicherweise noch bearbeitet werden sollen.

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Firmenrechnungen

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Abweichende Rechnungsadresse

So legst Du eine abweichende Rechnungsadresse an

  1. Öffne das Kundenprofil oder lege einen neuen Kunden an
  2. Gehe zu Finanzen > Bankdaten > Abweichende Rechnungsadresse
  3. Trage die Firmenbezeichnung und die gewünschte Rechnungsadresse ein
  4. Die private Adresse kannst Du zusätzlich als Kontaktadresse hinterlegen

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Integrationen

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Lexoffice-Integration

So überträgst Du Rechnungen an Lexoffice

  1. Gehe zu Finanzen > Belege
  2. Klicke auf den entsprechenden Beleg
  3. Über das (…) Drei-Punkte-Menü wähle “Erneut an Lexoffice übertragen”
Stelle sicher, dass die Lexoffice-Integration in den Einstellungen aktiviert ist. Manchmal kann eine Änderung in der API dazu führen, dass die Verbindung aufgehoben wird.

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Häufige Probleme und Lösungen

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Rechnungen können nicht versendet werden

Cache leeren bei Versandproblemen

In Google Chrome:
  • Drücke Strg + Umschalt (Shift) + R (Mac: Cmd + Shift + R)
Oder manuell:
  1. Klicke oben rechts auf die drei Punkte (⁝)
  2. Wähle “Weitere Tools” → “Browserdaten löschen”
  3. Wähle “Zwischengespeicherte Bilder und Dateien”
  4. Klicke auf “Daten löschen”

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Rückzahlungen bei Stornierungen

Bei online bezahlten Rechnungen erfolgt die Rückzahlung automatisch, wenn Du eine Stornorechnung erstellst. Bei manuell bezahlten Rechnungen musst Du die Rückzahlung manuell über Dein Bankkonto vornehmen.