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In der Hundeschule ist eine professionelle Rechnungsstellung wichtig für Deine Buchhaltung und den Überblick über Deine Einnahmen. Hier erfährst Du, wie Du Rechnungen erstellen, bearbeiten und bei Bedarf auch stornieren kannst.

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Voraussetzungen für Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung ist nur im Plus-Abo oder höher verfügbar. Mit dem Starter-Abo kannst Du keine Rechnungen erstellen.

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Rechnungen erstellen

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Automatische Rechnungserstellung

Bei online buchbaren Terminen werden Rechnungen automatisch erstellt und versendet, wenn die gebuchte Leistung in den Einstellungen als “online buchbar” gekennzeichnet ist.

So erstellst Du eine manuelle Rechnung

  1. Gehe zu Finanzen > Rechnungen > Rechnung erstellen
  2. Wähle oben den Kunden aus
  3. Lege im Bereich Termine & Zahlung das Rechnungsdatum, den Leistungszeitpunkt und das Zahlungsziel fest
  4. Erfasse im Bereich Rechnungspositionen direkt die einzelnen Positionen (siehe Rechnungspositionen erfassen)
  5. Passe bei Bedarf den Rechnungstext an – seltener benötigte Felder wie Betreff oder Mahnsperre findest Du unter Weitere Optionen
  6. Speichere die Rechnung
  7. Schreibe sie fest und versende sie
Du erfasst die Rechnungspositionen jetzt direkt im selben Formular, während Du die Rechnung anlegst. Der frühere zweite Schritt nach dem Speichern entfällt.
Das Formular ist in Bereiche gegliedert: Der Kunde steht oben, darunter folgen Termine & Zahlung, die Rechnungspositionen und der Rechnungstext. Unter Termine & Zahlung erklären kurze Hinweise unter anderem den Unterschied zwischen Leistungszeitpunkt (Datum der erbrachten Leistung) und Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum).

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Rechnungspositionen erfassen

Die Rechnungspositionen trägst Du direkt im Rechnungsformular in einer Tabelle ein. Jede Zeile ist eine Position mit folgenden Spalten:
  • Leistung – Such- und Titelfeld der Position
  • Menge und Einheit (z. B. Std., Stk., pauschal)
  • Preis (brutto) – Einzelpreis inklusive Umsatzsteuer
  • USt. – Umsatzsteuersatz
  • Rabatt (%) – optionaler Rabatt auf die Position
  • Betrag – wird automatisch aus Menge, Preis und Rabatt berechnet
Zu jeder Position kannst Du darunter eine Beschreibung ergänzen. Während der Eingabe werden Gesamtsumme Netto, Umsatzsteuer und Gesamt laufend mitgerechnet und unter der Tabelle angezeigt.

So erfasst Du eine Position

  1. Klicke auf Position hinzufügen
  2. Tippe im Feld Leistung einen Suchbegriff ein und wähle eine bestehende Leistung aus – Artikelnummer, Titel, Beschreibung, Einheit, Preis und Umsatzsteuersatz werden automatisch übernommen
  3. Alternativ gibst Du einen freien Titel ein und füllst Menge, Preis und USt. selbst aus
  4. Passe bei Bedarf Menge, Preis oder Rabatt an
Positionen lassen sich per Ziehen am Anfasspunkt (links neben der Positionsnummer) neu anordnen und mit dem Papierkorb-Symbol wieder entfernen. Versehentlich leer gebliebene Zeilen werden beim Speichern automatisch verworfen.
Die im USt.-Feld angebotenen Steuersätze richten sich nach dem Land, das in Deinen Unternehmenseinstellungen hinterlegt ist – zum Beispiel Deutschland 19 %, 7 %, 0 %; Österreich 20 %, 13 %, 10 %, 0 %; Schweiz 8,1 %, 3,8 %, 2,6 %, 0 %. Ist die Kleinunternehmerregelung aktiv, entfällt die USt.-Spalte und es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
Fehlt eine Pflichtangabe (z. B. Titel, Menge oder Preis), wird die betroffene Position beim Speichern rot markiert und ein Hinweis wie „Menge muss ausgefüllt werden” angezeigt.

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Sammelrechnungen für mehrere Teilnahmen

Stelle sicher, dass alle Teilnahmen als abrechenbar gekennzeichnet sind. Nicht abrechenbare Teilnahmen verhindern die Erstellung von Sammelrechnungen.

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Freie Rechnungen für Hundeartikel

Du kannst freie Rechnungen anlegen, ohne jeden Artikel als Leistung hinterlegen zu müssen. Hierbei fügst Du individuelle Positionen mit frei gewähltem Text, Menge und Preis ein.

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Rechnung kopieren

Du kannst eine bestehende Rechnung über die Aktion „Kopieren” duplizieren – praktisch, wenn Du einer Kundin oder einem Kunden regelmäßig eine ähnliche Rechnung stellst. Dabei werden alle Rechnungspositionen und der Rechnungstext übernommen. Die Kopie entsteht als neue Rechnung im Status Entwurf, sodass Du sie vor dem Festschreiben noch anpassen kannst.

So kopierst Du eine Rechnung

  1. Öffne die zu kopierende Rechnung
  2. Klicke auf die Aktion „Kopieren”
  3. Lege das neue Rechnungsdatum und den Leistungszeitpunkt fest
  4. Klicke auf „Kopieren” – die neue Entwurfs-Rechnung wird direkt geöffnet
Die Rechnungsnummer wird – wie bei jeder neuen Rechnung – erst beim Festschreiben vergeben. Bis dahin bleibt die Kopie ein bearbeitbarer Entwurf.
Eine Verknüpfung zu einer Veranstaltung sowie ein eingelöster Gutschein der Originalrechnung werden bewusst nicht mitkopiert. So entsteht eine eigenständige, saubere Rechnung.

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Rechnungen bearbeiten

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Positionen ändern

Solange eine Rechnung nicht bezahlt oder storniert ist, kannst Du ihre Positionen jederzeit anpassen – hinzufügen, bearbeiten, neu anordnen oder entfernen.

So änderst Du die Positionen einer Rechnung

  1. Öffne die gewünschte Rechnung und klicke auf bearbeiten
  2. Passe im Bereich Rechnungspositionen die Positionen an (siehe Rechnungspositionen erfassen)
  3. Speichere die Rechnung
  4. Aktualisiere anschließend das PDF über das (…)-Menü > „PDF aktualisieren”
Bei bereits bezahlten oder stornierten Rechnungen sind die Positionen schreibgeschützt und lassen sich nicht mehr ändern; einsehbar bleiben sie weiterhin. Für Korrekturen nutzt Du eine Stornierung oder eine Rechnungskorrektur.

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Beträge ändern

Du kannst Rechnungspositionen bearbeiten, indem Du in der geöffneten Rechnung auf “bearbeiten” klickst. Dort kannst Du den Betrag manuell anpassen, falls z.B. fälschlicherweise nach “pro Stunde” berechnet wurde.

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Offene Rechnungen nachträglich ändern

Solange eine Rechnung noch offen ist, kannst Du die Positionen jederzeit bearbeiten. Nach der Bearbeitung gehst Du wie folgt vor:

So aktualisierst Du das PDF einer geänderten Rechnung

  1. Öffne die bearbeitete Rechnung
  2. Klicke auf das (…)-Menü
  3. Wähle “PDF aktualisieren”
  4. Das aktualisierte PDF kann nun erneut zum Kunden gesendet werden
Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Du nachträglich Positionen hinzufügen, entfernen oder Beträge anpassen möchtest, bevor die Rechnung bezahlt wurde.

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Preise für Einzeltraining und Gruppenstunden

Um die Preise anzupassen, gehe in den Rechnungseinstellungen zu den jeweiligen Leistungen. Ändere die Einheit auf “pauschal” für einen fixen Betrag unabhängig von der Dauer.

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Rechnungen stornieren

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Unbezahlte Rechnungen korrigieren

Bei noch nicht bezahlten Rechnungen kannst Du die Rechnung einfach bearbeiten und das PDF neu generieren.

So korrigierst Du unbezahlte Rechnungen

  1. Öffne die betroffene Rechnung
  2. Klicke im (…) Menü auf “PDF aktualisieren”
  3. Das PDF wird neu generiert und kann erneut versendet werden

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Bezahlte Rechnungen stornieren

Bereits bezahlte und verbuchte Rechnungen dürfen nicht nachträglich geändert werden. Hier ist eine Stornierung erforderlich.

So stornierst Du bezahlte Rechnungen

  1. Öffne die betroffene Rechnung
  2. Klicke auf “Rechnung stornieren”
  3. Es wird automatisch eine Stornorechnung mit negativem Betrag erstellt
  4. Die Stornorechnung wird direkt als “bezahlt” markiert
  5. Anschließend kannst Du eine neue, korrigierte Rechnung erstellen
Stornorechnungen können nicht gelöscht werden, da sie aus buchhalterischen Gründen fest im System verankert sind. Solltest Du die Rechnung nach einer Stornierung erneut benötigen, erstelle einfach eine neue Rechnung für die entsprechende Leistung. 📄💡

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Teilweise Rechnungskorrektur

Mit einer Rechnungskorrektur kannst Du Teile einer bezahlten Rechnung neutralisieren, während die ursprüngliche Rechnung gültig bleibt.

So erstellst Du eine Rechnungskorrektur

  1. Öffne die betroffene Rechnung
  2. Wähle im (…) Menü “Rechnungskorrektur erstellen”
  3. Es wird eine neue Rechnung erstellt, die erste Position enthält eine negative Zusammenfassung der ursprünglichen Rechnung

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Zahlungserinnerungen versenden

Um den Überblick über offene Rechnungen zu behalten, bietet Dir das System eine spezielle Ansicht für fällige und überfällige Rechnungen. Von hier aus kannst Du bequem Zahlungserinnerungen an Deine Kunden versenden.

So verschickst Du Zahlungserinnerungen

  1. Gehe in den Bereich “Rechnungen”
  2. Klicke auf das Linsen-Icon neben dem Filter
  3. Wähle die zu erinnernden Rechnungen aus
  4. Klicke auf “Zahlungserinnerungen senden”
  5. Wähle die gewünschte Textvorlage
  6. Klicke auf “Senden”
Die Erinnerung wird automatisch per E-Mail verschickt und enthält die Original-Rechnung als PDF. Jede versendete Zahlungserinnerung wird in der Rechnung dokumentiert.

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Rechnungen exportieren und drucken

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SEPA-Lastschrift erstellen

Bei der Erstellung einer SEPA-Lastschrift-Datei werden Kunden ohne hinterlegte IBAN automatisch übersprungen, anstatt den gesamten Vorgang abzubrechen. So können alle anderen Lastschriften problemlos erstellt werden.

So funktioniert es

  1. Wähle wie gewohnt die Rechnungen aus und starte den SEPA-Export
  2. Rechnungen von Kunden ohne IBAN werden automatisch übersprungen
  3. Die SEPA-Datei wird mit allen gültigen Datensätzen erstellt
  4. Du erhältst eine E-Mail mit dem Download-Link und einer Liste aller übersprungenen Rechnungen
  5. Die Liste enthält Rechnungsnummer, Kundenname und E-Mail-Adresse zur einfachen Nachbearbeitung

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Export für DATEV

Du kannst alle Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum exportieren:

Excel-Export für DATEV

  1. Gehe zu Belege
  2. Filtere den gewünschten Zeitraum
  3. Klicke auf Alle markieren
  4. Wähle Exportieren (Excel)
  5. Die Datei wird automatisch gespeichert

PDF-Archiv mit E-Rechnung

  1. Gehe zu Belege
  2. Filtere den gewünschten Zeitraum
  3. Klicke auf Alle markieren
  4. Wähle Belegdateien exportieren (ZIP)
  5. Du erhältst eine E-Mail mit ZIP-Archiv
Das PDF-Archiv enthält nicht nur die einzelnen PDFs der Rechnungen, sondern auch die digitale E-Rechnung im XML-Format, die direkt in DATEV importiert werden kann. Eine detaillierte Anleitung zur Arbeit mit Belegen findest Du auf den Hilfeseiten zu Belegen.
Du kannst zwischen zwei Export-Formaten wählen: Excel für einfache Übersichten oder ZIP-Archiv mit allen PDF- und XML-Dateien für den vollständigen DATEV-Import.

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Rechnungen als PDF speichern

So speicherst Du eine Rechnung als PDF

  1. Öffne die Rechnung über den entsprechenden Link
  2. Drücke Strg+P (Windows) oder Cmd+P (Mac)
  3. Wähle die Option “Als PDF speichern” oder “In PDF drucken”

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Rechnungsnummern und -status

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Rechnungsnummern

Die Rechnungsnummer wird automatisch beim Festschreiben der Rechnung erzeugt. Ein nachträgliches Ändern ist aus rechtlichen Gründen nicht möglich.
Wenn die Rechnungsnummer auf der PDF nicht angezeigt wird, kontaktiere den Support zur Überprüfung und Neuerstellung des PDFs.

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Rechnungsstatus

So setzt Du eine Rechnung auf 'versendet' ohne sie per E-Mail zu versenden

  1. Öffne die Rechnung
  2. Setze den Haken bei “versendet”
  3. Die Rechnung wird dem Kunden direkt angezeigt
Nur versendete Rechnungen sind für Kunden sichtbar. Nicht versendete Rechnungen sind für den Kunden nicht sichtbar, da sie möglicherweise noch bearbeitet werden sollen.

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Firmenrechnungen

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Abweichende Rechnungsadresse

So legst Du eine abweichende Rechnungsadresse an

  1. Öffne das Kundenprofil oder lege einen neuen Kunden an
  2. Gehe zu Finanzen > Bankdaten > Abweichende Rechnungsadresse
  3. Trage die Firmenbezeichnung und die gewünschte Rechnungsadresse ein
  4. Die private Adresse kannst Du zusätzlich als Kontaktadresse hinterlegen

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Integrationen

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Lexoffice-Integration

So überträgst Du Rechnungen an Lexoffice

  1. Gehe zu Finanzen > Belege
  2. Klicke auf den entsprechenden Beleg
  3. Über das (…) Drei-Punkte-Menü wähle “Erneut an Lexoffice übertragen”
Stelle sicher, dass die Lexoffice-Integration in den Einstellungen aktiviert ist. Manchmal kann eine Änderung in der API dazu führen, dass die Verbindung aufgehoben wird.

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Häufige Probleme und Lösungen

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Rechnungen können nicht versendet werden

Cache leeren bei Versandproblemen

In Google Chrome:
  • Drücke Strg + Umschalt (Shift) + R (Mac: Cmd + Shift + R)
Oder manuell:
  1. Klicke oben rechts auf die drei Punkte (⁝)
  2. Wähle “Weitere Tools” → “Browserdaten löschen”
  3. Wähle “Zwischengespeicherte Bilder und Dateien”
  4. Klicke auf “Daten löschen”

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Rückzahlungen bei Stornierungen

Bei online bezahlten Rechnungen erfolgt die Rückzahlung automatisch, wenn Du eine Stornorechnung erstellst. Bei manuell bezahlten Rechnungen musst Du die Rückzahlung manuell über Dein Bankkonto vornehmen.

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Fehlgeschlagene Stripe-Erstattung nachholen

Falls die automatische Rückerstattung über Stripe bei einer Stornierung fehlschlägt, wird die Stornierung trotzdem abgeschlossen. An der Stornorechnung erscheint ein Hinweis zur fehlgeschlagenen Erstattung. Die häufigste Ursache ist ein unzureichendes Stripe-Guthaben — das passiert, wenn der Zahlungsbetrag bereits auf Dein Bankkonto ausgezahlt wurde und das Stripe-Konto daher leer ist.

So versuchst Du die Erstattung erneut

  1. Stelle sicher, dass ausreichend Guthaben auf Deinem Stripe-Konto vorhanden ist — lade es bei Bedarf über das Stripe Dashboard auf (Guthaben > Guthaben aufladen)
  2. Öffne die betroffene Stornorechnung
  3. Klicke auf die Aktion „Erstattung erneut versuchen”
  4. Das System prüft automatisch, ob die Erstattung zwischenzeitlich doch durchgegangen ist
  5. Du erhältst eine Rückmeldung, ob die Erstattung erfolgreich war oder nicht
Wenn die Erstattung wiederholt fehlschlägt, kannst Du sie alternativ direkt im Stripe Dashboard durchführen. Eine ausführliche Erklärung zum Stripe-Guthaben und zur Vorbeugung findest Du unter Zahlungsarten > Wenn eine Erstattung fehlschlägt.

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Automatische Zuordnung von ABO-Zahlungen

Die automatische Zuordnung von Banktransaktionen zu ABO-Rechnungen funktioniert zuverlässig mit verschiedenen Schreibweisen:
Erkannte Formate:
  • „ABO 1046”, „ABO-1046” oder „ABO1046” – alle Varianten werden erkannt
  • Das System erkennt automatisch, ob dein Account ABO-Nummern mit oder ohne Bindestrich verwendet
  • Auch bei komplexen Verwendungszwecken wie „ABO -1054 23.01-23.02.26 Alltagsteam” wird die ABO-Nummer korrekt erkannt

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Stornierter Termin mit Teilrückerstattung dokumentieren

Um einen stornierten Termin mit Teilrückerstattung im System nachvollziehbar zu machen, folge diesen Schritten:
  1. Termin stornieren – Dadurch wird er als storniert im Kalender markiert
  2. Interne Notiz beim Termin hinterlegen – Zum Beispiel: “Termin kurzfristig storniert, 50 % Rückerstattung erfolgt”
  3. Optional: Eine Notiz direkt beim Kunden anlegen – So wird diese Info dauerhaft dokumentiert
Auf diese Weise bleibt der Vorgang transparent und für zukünftige Termine nachvollziehbar.

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