Typische Anwendungsfälle
- Anamnesebögen für Hunde – Gesundheit, Vorgeschichte, Verhaltensauffälligkeiten
- Kundenformulare – Bankdaten für Lastschrift, Kontaktdaten
- Fragebögen vor Trainingsstart – Erwartungen, bisherige Erfahrungen
- Rechtssichere Dokumentation – Einwilligungen, Bestätigungen
Vorteile für deine Hundeschule:
- Keine Papierformulare mehr
- Weniger Rückfragen und manuelle Dateneingabe
- Zentrale, saubere Dokumentation
- Automatische Benachrichtigung nach dem Ausfüllen
- Einheitliche PDFs für Ablage und Nachweise
Navigation
Du findest die Formularverwaltung unter:Grundprinzip der Formulare
Aufbau eines Formulars
Jedes Formular besteht aus:- Einem Namen zur Identifikation
- Einer Kategorie (bestimmt den Speicherort)
- Beliebig vielen Feldern für die Datenerfassung
Kategorien verstehen
Die Kategorie ist entscheidend – sie bestimmt, wo die erfassten Daten gespeichert werden:| Kategorie | Zweck | Speicherung |
|---|---|---|
| Hund 🐕 | Anamnesebögen, Gesundheitsdaten | Direkt beim Hundeprofil |
| Kunde 👤 | Bankdaten, Kontaktinformationen | Direkt beim Kundenprofil |
Vorgefertigte Standardformulare
Das System enthält zwei vorbereitete Formulare, die du sofort nutzen kannst:
Anamnesebogen (Kategorie: Hund)
Erfasst alle wichtigen Hundedaten:- Name des Hundes
- Geburtstag
- Geschlecht
- Rasse
- Chipnummer / Tätowierung
- Versicherung
- Kastrationsstatus
- Freitext-Notizen
Kundenformular (Kategorie: Kunde)
Ideal für Lastschriftmandate und Rechnungsdaten:- IBAN
- BIC
- Bank
- Abweichende Rechnungsadresse
In neu erstellten Formularen können systemrelevante Felder aktuell noch nicht hinzugefügt werden. Nutze dafür die vorhandenen Standardformulare.
Neues Formular anlegen
Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Navigiere zu Allgemein → Formulare
- Klicke auf „Formular anlegen”
- Vergib einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Anamnesebogen Ersttraining”)
- Wähle die passende Kategorie (Hund oder Kunde)
- Aktiviere oder deaktiviere das Formular nach Bedarf
- Speichere das Formular
Beschreibung und E-Mail-Text
Formular-Vorlagen haben zwei getrennte Textfelder für unterschiedliche Zwecke:| Feld | Verwendung |
|---|---|
| Formular-Beschreibung | Wird nur im öffentlichen Formular angezeigt – ideal für ausführliche Erklärungen und Hinweise zum Ausfüllen |
| E-Mail-Text | Wird nur in der Einladungs-E-Mail verwendet – kann kürzer und persönlicher formuliert sein |
E-Mail-Text (optional): Wenn du keinen eigenen E-Mail-Text eingibst, wird automatisch eine Standard-E-Mail mit persönlicher Anrede versendet. Der Button zum Formular und deine Signatur werden immer automatisch ergänzt. Du kannst im E-Mail-Text Platzhalter verwenden, um die Nachricht zu personalisieren.
Vorschau-Funktion
Bevor du ein Formular an Kunden verschickst, kannst du es als Vorschau an eine beliebige E-Mail-Adresse senden:- Öffne die Formular-Vorlage unter Allgemein → Formulare
- Klicke auf das (…)-Menü bei der gewünschten Vorlage
- Wähle „Vorschau senden”
- Gib deine E-Mail-Adresse ein
Vorteile der Vorschau:
- Teste das Formular aus Kundensicht
- Prüfe Formatierung und Reihenfolge
- Validiere Pflichtfelder und Hilfetexte
- Stelle sicher, dass alles korrekt aussieht, bevor es an echte Kunden geht
- Teste deinen E-Mail-Text – Prüfe, wie die Einladungs-E-Mail bei deinen Kunden ankommt
Formularfelder konfigurieren
Eigenschaften eines Feldes
| Eigenschaft | Bedeutung |
|---|---|
| Aktiv / Inaktiv | Feld im Formular anzeigen oder ausblenden |
| Pflichtfeld | Muss vom Kunden ausgefüllt werden |
| Bezeichnung | Sichtbarer Feldname für den Kunden |
| Hilfetext | Erklärung unter dem Feld (wird auch im PDF angezeigt) |
| Abschnitt | Gruppierung von Feldern unter einer Überschrift |
| Feldtyp | Art der Eingabe (siehe unten) |
Verfügbare Feldtypen
Einfacher Freitext
Für Namen, Notizen, Versicherungen und beliebige Textangaben.
Einfache Auswahl
Der Kunde wählt eine Option aus einer Liste.
Beispiel: Geschlecht, Kastrationsstatus
Mehrfachauswahl
Der Kunde kann mehrere Optionen auswählen.
Beispiel: Bekannte Vorerkrankungen, Verhaltensauffälligkeiten
Ja / Nein Feld
Für klare Ja/Nein-Aussagen.
Beispiel: „Hat der Hund Jagdtrieb?”
Datum
Kalenderauswahl für Datumsangaben.
Beispiel: Geburtstag, Impfdatum
Rasse (Spezialfeld)
Freitext mit Vorschlägen aus der Rasseliste für einheitliche Schreibweisen.
Unterschrift
Kunden können direkt im Formular mit dem Finger (auf dem Smartphone) oder der Maus (am Computer) unterschreiben. Die Unterschrift wird im ausgefüllten Formular und im PDF-Dokument angezeigt – ideal für Einwilligungserklärungen, Haftungsausschlüsse oder verbindliche Bestätigungen.
Mehrzeiliger Text
Ein größeres Textfeld mit 10 Zeilen für ausführlichere Antworten. Ideal für Fragen wie „Beschreibe das Verhalten deines Hundes” oder „Was möchtest du uns noch mitteilen?”.
Infotext (nicht ausfüllbar)
Reine Informationstexte ohne Eingabemöglichkeit – z.B. für AGB-Hinweise, Erklärungen oder wichtige Informationen, die Kunden vor dem Ausfüllen lesen sollen. Die Bezeichnung wird als Überschrift angezeigt, der Hilfetext als eigentlicher Inhalt. Infotexte erscheinen als hervorgehobene blaue Boxen im Formular.
Reihenfolge der Felder ändern
Die Reihenfolge bestimmt den Ablauf im Formular für den Kunden. Möglichkeiten:- Drag & Drop – Ziehe das Feld über die drei Striche an die gewünschte Position
- Pfeile – Nutze die Pfeile nach oben/unten
Formulare mit Abschnitten
Längere Formulare können in übersichtliche Abschnitte unterteilt werden (z.B. „Stammdaten”, „Verhalten des Hundes”, „Futter und Erkrankungen”). Die Abschnitts-Überschriften werden im Formular als visuelle Trenner angezeigt und helfen Kunden, sich besser zu orientieren.Abschnitte einrichten
- Bei jedem Formularfeld kannst du im Feld „Abschnitt” einen Namen eingeben
- Felder mit dem gleichen Abschnittsnamen werden automatisch gruppiert
- Bereits verwendete Abschnittsnamen werden als Vorschläge angezeigt, um Tippfehler zu vermeiden
- In der Formularvorlage siehst du eine Übersicht aller verwendeten Abschnitte
- Mit dem Filter „Abschnitt” kannst du die Felderliste nach Abschnitten filtern
Mehrere Felder einem Abschnitt zuweisen
Schnelle Zuweisung
- Wähle in der Felderliste mehrere Felder aus (Checkbox links)
- Klicke auf „Verschieben in Abschnitt” in der Aktionsleiste
- Gib den gewünschten Abschnittsnamen ein oder wähle einen bestehenden aus den Vorschlägen
- Alle ausgewählten Felder werden dem Abschnitt zugewiesen
Bedingte Sichtbarkeit
Formularfelder können abhängig von einer vorherigen Ja/Nein-Frage ein- oder ausgeblendet werden. So werden Formulare kürzer und übersichtlicher, weil nur relevante Fragen angezeigt werden.Beispiel
Nur wenn „Hat dein Hund Allergien?” mit „Ja” beantwortet wird, erscheint das Folgefeld „Welche Allergien?”. Wird „Nein” gewählt, bleibt das Folgefeld verborgen.
Bedingte Sichtbarkeit einrichten
- Erstelle zuerst eine Ja/Nein-Frage (Feldtyp „Ja / Nein”), z.B. „Hat dein Hund Allergien?”
- Erstelle das Folgefeld, das nur bedingt angezeigt werden soll
- Im Bereich „Bedingte Anzeige” des Folgefelds wählst du:
- „Dieses Feld nur anzeigen, wenn…” → wähle die Ja/Nein-Frage aus
- „…die Antwort ist” → wähle „Ja” oder „Nein”
- Felder mit bedingter Sichtbarkeit werden in der Felderliste mit einem 👁️ Symbol markiert
Formular an Kunden senden
Formular für einen Kunden oder Hund erstellen
So erstellst du ein Formular für einen spezifischen Kunden oder Hund:Für einen Kunden
-
Öffne die Detailansicht des Kunden
- Navigiere zum gewünschten Kundenprofil
-
Wähle „Formular erstellen”
- Klicke auf das Menü (⋮) in der Detailansicht
- Wähle „Formular erstellen”
-
Konfiguriere das Formular
- Wähle ein Formular aus der Liste aus
- Entscheide, ob das Formular direkt versendet werden soll
Für einen Hund
Das Vorgehen ist identisch:-
Öffne die Detailansicht des Hundes
- Navigiere zum gewünschten Hundeprofil
-
Wähle „Formular erstellen”
- Klicke auf das Menü (⋮) in der Detailansicht
- Wähle „Formular erstellen”
-
Konfiguriere das Formular
- Wähle ein Formular aus der Liste aus
- Entscheide, ob das Formular direkt versendet werden soll
Alle versendeten Formulare erscheinen automatisch im Bereich „Kommunikation” beim jeweiligen Kunden. Dort hast du eine vollständige Übersicht aller Formularaktivitäten.
Du hast zwei Möglichkeiten, ein Formular bereitzustellen:
Per E-Mail versenden
Der Kunde erhält eine E-Mail mit:- Persönlicher Ansprache
- Button „Formular öffnen”
- ✉️ Gesendet
- 👁️ Geöffnet
- ✅ Ausgefüllt
Per direktem Link teilen
Kopiere den Formularlink und teile ihn über:- Manuelle Nachrichten
Status und Benachrichtigungen
Du siehst jederzeit den aktuellen Status:- Gesendet – Wann das Formular verschickt wurde
- Geöffnet – Ob der Kunde das Formular geöffnet hat
- Ausgefüllt – Ob das Formular vollständig abgeschickt wurde
Nach dem Absenden durch den Kunden erhältst du automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung.
Nach dem Ausfüllen
Datenspeicherung
Die erfassten Daten werden automatisch gespeichert:- Bei Kategorie „Hund” → Daten erscheinen im Hundeprofil
- Bei Kategorie „Kunde” → Daten erscheinen im Kundenprofil
PDF-Dokument
Zusätzlich wird automatisch ein PDF erstellt und als Dokument abgelegt. Dieses eignet sich für:- Nachweise und Belege
- Archivierung
- Weitergabe an Dritte
PDF-Inhalte:
- Alle ausgefüllten Felder mit den Antworten des Kunden
- Hilfetexte werden unter dem Feldnamen in kleinerer, grauer Schrift angezeigt
- Einwilligungen werden vollständig dokumentiert – akzeptierte mit Häkchen und Status „Akzeptiert”, nicht akzeptierte mit X-Symbol und Status „Nicht akzeptiert”
Automatische Notizen im Verlauf
Formulare werden automatisch im Verlauf des zugeordneten Hundes oder Kunden dokumentiert:- Wenn du ein Formular mit aktivierter Option „Sofort per E-Mail versenden” erstellst, wird automatisch eine Notiz gespeichert: „Formular ‚[Vorlagenname]’ wurde versendet.”
- Wenn ein Kunde ein Formular ausfüllt und absendet, wird automatisch eine Notiz gespeichert: „Formular ‚[Vorlagenname]’ wurde ausgefüllt.”
Die Notizen erscheinen im Verlauf des zugeordneten Hundes oder Kunden und enthalten den Namen der verwendeten Formular-Vorlage.
Kundenperspektive
So erlebt dein Kunde das Formular:- Klickt auf den Link in der E-Mail oder Nachricht
- Füllt das Formular ohne Login aus
- Sieht Pflichtfelder (*) und Hilfetexte
- Sendet das Formular mit einem Klick ab
Keine Registrierung und keine Zugangsdaten nötig – maximale Benutzerfreundlichkeit für deine Kunden.
Formulare im Kundenbereich
Kunden können ihre ausgefüllten Formulare im persönlichen Bereich unter „Formulare” einsehen und als PDF herunterladen. Dort werden sowohl eigene Formulare als auch Formulare der zugehörigen Hunde angezeigt.Best Practices
Praxisbeispiele
Vor dem Ersttraining
Sende den Anamnesebogen per E-Mail an neue Kunden. So bist du als Trainer:in optimal auf das erste Training vorbereitet und kennst bereits Vorgeschichte und Besonderheiten des Hundes.
Lastschrift einrichten
Nutze das Kundenformular mit IBAN-Feld. Die Bankdaten werden direkt korrekt im System hinterlegt – ohne manuelles Abtippen und Fehlerquellen.
Einheitliche Dokumentation
Alle Anamnesebögen werden als PDF gespeichert. Du hast jederzeit Zugriff auf eine vollständige, einheitliche Dokumentation aller Hunde.
Aktuelle Einschränkungen
Transparenzhinweis:
- Systemfelder aus Standardformularen können nicht gelöscht und aktuell nicht in neuen Formularen ergänzt werden
- Mehrere Formulare pro Kategorie sind möglich – halte nur die relevanten aktiv für bessere Übersicht
Zusammenfassung
Die Formular-Funktion macht deine Hundeschule digitaler, strukturierter und professioneller. Du erfasst Daten sauber, sicher und effizient – ohne Mehraufwand für dich oder deine Kund:innen.| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| 📲 Digital | Papierlos und von überall ausfüllbar |
| 📋 Strukturiert | Einheitliche Datenerfassung |
| 🧑🤝🧑 Kundenfreundlich | Kein Login, einfaches Ausfüllen |
| 🧠 Professionell | Automatische PDF-Dokumentation |