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Mit Textvorlagen schreibst du wiederkehrende Texte nur einmal: Rechnungstexte, Kursbestätigungen, Zahlungserinnerungen oder Antworten auf Anfragen. Platzhalter wie { kunde-name } und Blöcke wie die Anrede füllt die Software beim Versand automatisch mit den passenden Daten – jede Empfänger:in bekommt so einen persönlichen Text. Du findest alle Vorlagen unter Einstellungen > Textvorlagen. Laden, anpassen und neu speichern kannst du Vorlagen außerdem direkt im Texteditor, überall dort, wo du Texte schreibst.

Vorlage anlegen

Kategorie, Name, Betreff und Text festlegen

Platzhalter

Welche Angaben automatisch eingesetzt werden

Vorschau

Vorlage mit einer echten Rechnung, Gruppe oder Einzelstunde ansehen

Im Editor verwenden

Vorlagen laden, überschreiben oder neu speichern

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Kategorien: Wo erscheint eine Vorlage?

Die Kategorie legt fest, an welcher Stelle eine Vorlage zuerst angeboten wird und welche Platzhalter dort zur Verfügung stehen. In der Vorlagen-Auswahl des Editors stehen die passenden Vorlagen oben; alle anderen findest du darunter unter Andere Kategorien.
Wird eine Vorlage automatisch vorausgewählt – zum Beispiel beim Schreiben einer E-Mail –, nimmt die Software die erste passende Vorlage der Kategorie. Du kannst sie jederzeit über den Knopf Vorlagen austauschen.

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Textvorlage anlegen

1

Neue Vorlage öffnen

Gehe zu Einstellungen > Textvorlagen und klicke auf Textvorlage erstellen.
2

Kategorie wählen

Wähle unter Kategorie, wo die Vorlage verwendet werden soll. Die Auswahl bestimmt auch, welche Platzhalter dir im Editor angeboten werden.
3

Name und Betreff eintragen

Der Name hilft dir und deinem Team, die Vorlage später wiederzufinden – zum Beispiel „Kursbestätigung Welpenkurs“. Der Betreff wird beim Laden in eine E-Mail übernommen und darf ebenfalls Platzhalter enthalten, etwa Rechnung { rechnungsnummer }.
4

Text schreiben

Schreibe den Text im Feld Vorlage. Füge Anrede, Signatur und Platzhalter über die Werkzeugleiste ein (siehe Texteditor).
5

Vorschau prüfen und speichern

Klicke auf Vorschau, um die Vorlage mit echten Daten zu sehen (siehe Vorschau). Passt alles, speicherst du mit Textvorlage erstellen.
Zum Anlegen, Bearbeiten und Überschreiben von Textvorlagen brauchst du das Recht Textvorlagen verwalten (siehe Rollen). Ohne dieses Recht kannst du Vorlagen im Editor nur laden.

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Der Texteditor

Der Editor sieht in allen Bereichen gleich aus – in Textvorlagen, E-Mails, Briefen, Rechnungstexten, Notizen und Aufgaben.

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Werkzeugleiste

Die Knöpfe sind thematisch gruppiert: Schrift (Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen, Markieren), Absatzformat und kleine Schrift, Listen mit Ein- und Ausrücken, Link, Zitat, Zeilenumbruch und Ausrichtung sowie Rückgängig und Wiederholen. Überschriften und Ausrichtung findest du jeweils gesammelt in einem kleinen Menü. Fährst du mit der Maus über einen Knopf, erscheint eine kurze Erklärung. Bei den häufigsten Befehlen steht dort auch das Tastenkürzel: Rechts in der Leiste liegen die Knöpfe Block, Platzhalter und Vorlagen – und beim Bearbeiten einer Textvorlage zusätzlich Vorschau.
Auf dem Smartphone oder in schmalen Formularen bleiben Fett, Kursiv, Unterstrichen, Aufzählung und Link sichtbar. Alle weiteren Befehle findest du im Menü …. Block, Platzhalter und Vorlagen erscheinen dann nur als Symbol.
Markierst du ein Wort oder einen Satz, erscheint direkt darüber ein kleines Menü für Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen und Link. So setzt du einen Link:
  1. Markiere den Text, der verlinkt werden soll.
  2. Klicke im Menü auf das Link-Symbol.
  3. Gib die Adresse ein, zum Beispiel www.deine-hundeschule.de/kurse, und bestätige mit Enter.
Adressen ohne https:// ergänzt die Software automatisch, E-Mail-Adressen werden zu E-Mail-Links. Klickst du später in einen Link, zeigt das Menü die Adresse an – dort kannst du den Link bearbeiten oder entfernen.
Internet- und E-Mail-Adressen, die du einfach tippst, werden nach dem nächsten Leerzeichen automatisch verlinkt. Anführungszeichen oder ein Punkt direkt hinter der Adresse gehören dabei nicht zum Link.

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Schnellmenü mit „/“

Tippe im Text einen Schrägstrich /. Es öffnet sich ein Suchmenü mit:
  • Formatierung: Normaler Text, Überschrift 2–4, Aufzählung, Nummerierte Liste, Zitat, Trennlinie
  • Variable Blöcke: zum Beispiel Anrede und Signatur
  • Platzhalter: alle Platzhalter, die an dieser Stelle zur Verfügung stehen
Tippe weiter, um die Liste zu filtern – etwa /anr für die Anrede. Mit den Pfeiltasten wählst du aus, mit Enter fügst du ein, mit Esc schließt du das Menü. In Internetadressen wie www.beispiel.de/kurse öffnet sich das Menü nicht.

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Variable Blöcke

Blöcke sind Textbausteine, die beim Versand für jede Empfänger:in passend gefüllt werden. Im Editor erscheinen sie als Kasten mit farbigem Rand.

Anrede

Persönliche Anrede der Empfänger:in in der gewählten Form

Signatur

E-Mail-Signatur der Mitarbeiter:in, die den Text versendet

Rechnungspositionen

Tabelle mit allen Positionen der Rechnung inklusive Summen

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Block einfügen, verschieben und entfernen

  • Einfügen: Klicke in der Werkzeugleiste auf Block und wähle den Block aus – oder tippe / und den Namen des Blocks.
  • Verschieben: Ziehe den Block am Griff links (sechs Punkte) an eine andere Stelle. Alternativ schiebst du ihn mit den Pfeilen rechts um eine Position nach oben oder unten – das ist vor allem am Smartphone praktisch. Am Computer erscheinen die Pfeile, sobald du mit der Maus über den Block fährst.
  • Entfernen: Klicke auf das X rechts im Block. Hast du dich vertan, holst du ihn mit Rückgängig zurück.

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Anrede-Formen

Die Form der Anrede wählst du direkt im Block. Zur Auswahl stehen – am Beispiel „Erika Musterfrau“:
  • Hallo Erika
  • Hallo Frau Musterfrau
  • Liebe Erika
  • Liebe Erika Musterfrau
  • Sehr geehrte Frau Musterfrau
  • Liebe Familie Musterfrau
  • Sehr geehrte Frau Erika Musterfrau
  • Sehr geehrte Damen und Herren
Geht eine E-Mail an mehrere Empfänger:innen, erhält jede ihre eigene Anrede.
Die Signatur legst du pro Mitarbeiter:in unter Einstellungen > Mitarbeiter im Feld E-Mail Signatur fest (siehe Mitarbeiter). Die Rechnungspositionen stehen nur in Texten zur Verfügung, die mit einer Rechnung verknüpft sind.

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Platzhalter

Platzhalter stehen in geschweiften Klammern, zum Beispiel { rechnungsnummer }. Beim Versand ersetzt die Software sie durch die passende Angabe. Du kannst sie im Text und im Betreff verwenden.

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Platzhalter einfügen

  • Klicke in der Werkzeugleiste auf Platzhalter und wähle einen Eintrag – oder tippe / und den Namen.
  • Schreibst du eine E-Mail zu einem konkreten Datensatz, steht im Menü neben jedem Platzhalter der Wert, der eingesetzt wird.
  • In Einstellungen > Textvorlagen zeigt das Menü genau die Platzhalter der gewählten Kategorie. Wechselst du die Kategorie, passt sich die Liste sofort an.

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Farbige Hervorhebung und rote Unterstreichung

Im Text sind Platzhalter farbig hinterlegt, damit du sie sofort erkennst. Ist ein Platzhalter rot unterstrichen, kennt die Software ihn an dieser Stelle nicht und würde ihn beim Versand nicht ersetzen. Das hat meist einen von zwei Gründen:
  • Tippfehler: { grupe-name } statt { gruppe-name }
  • Falsche Kategorie: Ein Rechnungs-Platzhalter steht in einer Vorlage der Kategorie „Gruppen“.
Bei Allgemeine E-Mails werden die Platzhalter nach Bereichen gruppiert angezeigt. Ersetzt werden beim Versand aber nur die Platzhalter des Bereichs, mit dem die E-Mail verknüpft ist – { rechnungsnummer } also nur in einer E-Mail zu einer Rechnung. Schreibe Vorlagen mit bereichsbezogenen Platzhaltern deshalb besser in der passenden Kategorie, zum Beispiel „Gruppen“.

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Übersicht aller Platzhalter

Kategorien Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen sowie E-Mails zu einer Rechnung.
Zusätzlich in den Kategorien Zahlungserinnerungen und Mahnungen.Beim Einrichten des Mahnwesens legt die Software drei Vorlagen in diesen Kategorien an, die du hier anpassen kannst.
Kategorie Einzelstunden sowie E-Mails zu einer Einzelstunde.
Kategorie Gruppen sowie E-Mails und Anfragen zu einer Gruppe.
Kategorie Kurse sowie E-Mails und Anfragen zu einem Kurs.
Kategorie Veranstaltungen sowie E-Mails und Anfragen zu einer Veranstaltung.
Kategorie Termine sowie E-Mails zu einem einzelnen Termin einer Gruppe, eines Kurses oder einer Veranstaltung. Zusätzlich stehen die Platzhalter des jeweiligen Angebots zur Verfügung, also etwa { gruppe-name } bei einem Gruppentermin.
Für Kunden, Notizen, Aufgaben, Formulare, Angebotsbeschreibungen, Neuigkeiten, Briefe und Betreuung gibt es keine eigenen Platzhalter. Anrede und Signatur kannst du dort trotzdem als Block verwenden. Bei Anfragen hängen die Platzhalter davon ab, ob sich die Anfrage auf eine Gruppe, einen Kurs oder eine Veranstaltung bezieht.

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Vorschau mit echten Daten

Beim Bearbeiten einer Textvorlage unter Einstellungen > Textvorlagen zeigt dir die Vorschau, wie die Vorlage bei deinen Kund:innen ankommt – mit eingesetzten Platzhaltern, Anrede, Signatur und bei Rechnungen mit den echten Rechnungspositionen.
1

Kategorie wählen

Wähle zuerst die Kategorie der Vorlage. Sie bestimmt, mit welchen Daten die Vorschau arbeitet.
2

Vorschau öffnen

Klicke in der Werkzeugleiste des Editors auf Vorschau. Die Software nimmt automatisch den neuesten passenden Datensatz – bei Rechnungen deine letzte Rechnung, bei Gruppen deine zuletzt angelegte Gruppe.
3

Anderen Datensatz wählen (optional)

Über das Suchfeld oberhalb der Vorschau suchst du einen anderen Datensatz, zum Beispiel eine bestimmte Rechnungsnummer oder den Namen einer Gruppe. Bei Allgemeine E-Mails wählst du vorher unter Bereich, ob die Vorschau eine Rechnung, Einzelstunde, Gruppe, einen Kurs, eine Veranstaltung oder einen Termin verwenden soll.
4

Ergebnis prüfen

Oben siehst du den fertigen Betreff und die Empfänger:in, darunter den Text. Mit dem Pfeil-Kreis-Symbol aktualisierst du die Vorschau.
5

Zurück zum Bearbeiten

Klicke auf Bearbeiten, um am Text weiterzuarbeiten. Deine Änderungen bleiben dabei erhalten.
Gut zu wissen:
  • Nicht gespeicherte Änderungen werden bereits angezeigt – du musst die Vorlage vorher nicht speichern.
  • Die Vorschau speichert und versendet nichts.
  • Bei Gruppen, Kursen, Veranstaltungen und Terminen zeigt die Anrede die erste Teilnehmer:in. Beim Versand erhält jede Empfänger:in ihre eigene Anrede.
  • Bei Zahlungserinnerungen und Mahnungen setzt die Vorschau Beispielwerte für Mahnstufe, offenen Betrag, Zahlungsziel und neue Frist ein.
  • Zur Auswahl stehen nur Datensätze, die du auch sonst sehen darfst. Arbeitest du mit mehreren Unternehmenseinheiten, erscheinen zum Beispiel nur Rechnungen deiner eigenen Einheit.
  • Gibt es noch keinen passenden Datensatz, weist dich die Vorschau darauf hin. Platzhalter bleiben dann unverändert stehen.
  • Solange die Vorschau geöffnet ist, sind die Knöpfe zum Formatieren gesperrt.
Rot unterstrichene Platzhalter erkennst du in der Vorschau daran, dass sie unverändert in geschweiften Klammern stehen bleiben – ein guter letzter Check vor dem Speichern.

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Vorlagen im Texteditor verwenden

In E-Mails, Briefen, Rechnungstexten, Notizen und Aufgaben lädst du Vorlagen direkt im Editor über den Knopf Vorlagen.

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Vorlage laden

  1. Klicke in der Werkzeugleiste auf Vorlagen.
  2. Suche im Suchfeld nach Name, Betreff oder Text der Vorlage. Mit den Pfeiltasten wählst du aus.
  3. Klicke auf die Vorlage oder drücke Enter.
Text und – sofern vorhanden – Betreff werden übernommen. Oben in der Auswahl stehen die Vorlagen, die zur aktuellen Stelle passen. Darunter findest du unter Andere Kategorien alle übrigen Vorlagen mit ihrer Kategorie davor, zum Beispiel „Kurse › Kursbestätigung“. So kannst du auch eine Vorlage laden, wenn es für die aktuelle Stelle noch keine gibt.
Hast du den Text bereits bearbeitet, fragt die Software vor dem Laden nach, ob der aktuelle Text ersetzt werden soll. Hast du nichts verändert, wird die Vorlage direkt geladen.
Am Smartphone öffnet sich die Vorlagen-Auswahl als Fenster von unten. Mit dem X oben rechts schließt du es wieder.

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Geladene Vorlage überschreiben

Nach dem Laden steht der Name der Vorlage neben dem Knopf Vorlagen, direkt daneben der Knopf Überschreiben.
1

Text anpassen

Ändere den Text wie gewünscht. Sobald sich der Text von der geladenen Vorlage unterscheidet, erscheint vor dem Namen ein Punkt und Überschreiben wird farbig hervorgehoben.
2

Überschreiben

Klicke auf Überschreiben. Die Software fragt nach, ob die Vorlage wirklich ersetzt werden soll.
3

Bestätigen

Bestätige mit Überschreiben. Text und Betreff werden in die Vorlage übernommen, die Kategorie bleibt erhalten.
Die überschriebene Vorlage gilt ab sofort für alle, die sie verwenden – auch für automatische Nachrichten wie Zahlungserinnerungen. Möchtest du die ursprüngliche Fassung behalten, speichere deinen Text stattdessen als neue Vorlage.

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Als neue Vorlage speichern

  • Nach dem Laden einer Vorlage: Klicke auf den kleinen Pfeil neben Überschreiben und wähle Als neue Vorlage speichern….
  • Ohne geladene Vorlage: Öffne Vorlagen und klicke ganz unten auf Aktuellen Text als neue Vorlage speichern….
Im Fenster trägst du den Name der Vorlage ein. Passen an der aktuellen Stelle mehrere Kategorien, wählst du zusätzlich die Kategorie. Gespeichert werden der aktuelle Text und – bei E-Mails – der Betreff.

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Verbindung zur Vorlage lösen

Mit dem X rechts neben dem Vorlagennamen löst du die Verbindung zur geladenen Vorlage. Dein Text bleibt unverändert stehen; die Knöpfe zum Überschreiben verschwinden.

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Häufige Fragen

Prüfe, ob er im Editor rot unterstrichen ist. Dann ist er entweder falsch geschrieben oder passt nicht zur Kategorie bzw. zur Verknüpfung der E-Mail. Rechnungs-Platzhalter werden zum Beispiel nur in E-Mails zu einer Rechnung ersetzt. Mit der Vorschau siehst du vor dem Speichern, welche Platzhalter ersetzt werden.
Dafür brauchst du das Recht Textvorlagen verwalten. Deine Administrator:in kann es dir unter Einstellungen > Rollen geben.
Für die gewählte Kategorie gibt es noch keinen passenden Datensatz – zum Beispiel noch keine Rechnung – oder du hast keinen Zugriff darauf. Für Kunden, Notizen, Aufgaben und Formulare gibt es keine Platzhalter; die Vorschau zeigt dort den Text mit Anrede und Signatur.
Ja, über das X im Block oder mit der Rücktaste. Mit Rückgängig (⌘ Z bzw. Strg + Z) holst du ihn zurück, solange du den Text noch nicht gespeichert hast.

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