Gruppentraining

Gruppentrainings bieten dir die Möglichkeit, regelmäßig mit deinem Hund zu trainieren und von einer strukturierten Organisation zu profitieren. In dieser Anleitung erfährst du, wie du Gruppenarten wählst, Buchungsoptionen einstellst, die Abrechnung organisierst und häufige Fragen löst.

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Grundlagen der Gruppentrainings

Gruppentrainings unterscheiden sich in der Art der Teilnehmerverwaltung und bieten verschiedene Buchungsoptionen. Die Wahl der Gruppenart beeinflusst die Organisation und Buchbarkeit deiner Angebote.

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Gruppenarten im Überblick

Es gibt zwei Varianten: halb-offene Gruppen und offene Gruppen. Die Auswahl der Gruppenart ist beim Anlegen entscheidend und kann später nicht mehr geändert werden.

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Halb-offene Gruppen

Halb-offene Gruppen bestehen aus einer festen Teilnehmergruppe. Fügst du einen Teilnehmer hinzu, wird er automatisch für alle zukünftigen Termine eingetragen. Einzelne Termine kannst du bei Bedarf bearbeiten und Teilnehmer:innen daraus entfernen – z. B. bei Urlaub oder Krankheit. Vergangene Termine bleiben unverändert gespeichert.

Teilnahme im Voraus einlösen

Für halb-offene Gruppen kannst du Teilnahmen im Voraus über die Aktion „Teilnahme einlösen“ vom Abo oder der Karte abziehen. So wird die Teilnahme bereits vor dem Termin als eingelöst markiert und abgerechnet.

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Offene Gruppen

Offene Gruppen haben eine variable Teilnehmerstruktur. Kunden können sich für einzelne Termine selbständig online an- oder abmelden. Diese Flexibilität eignet sich besonders für spontane Angebote oder unverbindliche Gruppenstunden.

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Vergleich: Halb-offene vs. Offene Gruppen

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Buchungsoptionen & Einstellungen

Um deine Gruppentermine optimal zu organisieren, stehen dir verschiedene Einstellungen zur Verfügung.

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Teilnehmerzahl und Buchungsfristen

• Max. Teilnehmerzahl: Lege die maximale Teilnehmerzahl fest. Diese gilt standardmäßig für alle Termine, kann aber individuell angepasst werden.
• Min. Teilnehmerzahl: Definiere, wie viele Anmeldungen mindestens vorliegen müssen, damit ein Termin stattfindet. Wird die Mindestanzahl nicht erreicht, wird der Termin automatisch abgesagt und alle angemeldeten Kunden erhalten eine Benachrichtigung.
• Buchbar bis (Stunden vor Beginn): Lege fest, wie viele Stunden vor Terminbeginn eine Buchung noch möglich ist. Ohne Wert bleibt der Termin bis zum Start buchbar.

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Abgesagten Termin trotzdem stattfinden lassen

Wurde ein Termin automatisch wegen zu weniger Teilnehmer:innen abgesagt, kannst du ihn jederzeit wieder veröffentlichen. Setze den Termin dazu über die Statusänderung zurück auf „Veröffentlicht”. Das System erkennt automatisch, dass du den Termin bewusst stattfinden lassen möchtest, und sagt ihn nicht erneut ab. In der Terminansicht siehst du die Einstellung Mindest-TN-Prüfung überspringen. Diese wird beim erneuten Veröffentlichen automatisch aktiviert. Bei Bedarf kannst du sie auch manuell wieder deaktivieren – dann greift die automatische Prüfung beim nächsten Lauf wieder.

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Kostenpflichtige Stornierungen und automatische Terminabsagen

Wenn ein Kunde kostenpflichtig storniert (also nach Ablauf der Stornofrist) und dadurch die Mindest-Teilnehmerzahl unterschritten wird, sodass der gesamte Termin automatisch abgesagt werden muss, gelten besondere Regelungen:

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Buchungsoptionen für Mehrfachkarten

• Terminbegrenzung für Mehrfachkarten: Aktiviere diese Option, wenn Kunden nur so viele Termine buchen dürfen, wie sie Einheiten auf ihrer Mehrfachkarte haben. Ohne diese Einstellung werden sie automatisch für alle Termine eingebucht – unabhängig vom Kartenguthaben.

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Weitere Buchungsoptionen

• Buchungsbenachrichtigung: Bei Anmeldung erhält der zuständige Trainer automatisch eine E-Mail.
• Stornofrist in Tagen: Lege fest, wie viele Tage vor einem Termin storniert werden kann. Bei kurzen Stornofristen von ein oder zwei Tagen wird die Frist für Kunden in Stunden angezeigt (z.B. „24 Stunden vor Beginn des Termins” statt „1 Tag vor Beginn”), um Missverständnisse bei der Berechnung zu vermeiden. Bei längeren Fristen (ab drei Tagen) bleibt die Angabe in Tagen.
• Terminerinnerung: Eine automatische E-Mail erinnert Kunden einen Tag vor dem Termin. Diese Funktion ist pro Gruppe aktivierbar und kann vom Kunden deaktiviert werden.
• Teilnehmerzahl öffentlich: Kunden sehen im Buchungsportal, wie viele Teilnehmer angemeldet sind.
• Teilnehmernamen öffentlich: Namen der Teilnehmer:innen sind für eingeloggte Kunden sichtbar.

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Buchung auf bestimmte Kundengruppen beschränken

Du kannst festlegen, dass eine Gruppe nur von einer bestimmten Kundengruppe gebucht werden darf. Die Zuordnung erfolgt über Tags.

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Unterschied: „Ausgebucht“ vs. „Nicht mehr buchbar“

• „Ausgebucht“: Der Termin ist voll – alle Plätze sind belegt.
• „Nicht mehr buchbar“: Die Buchungsfrist ist abgelaufen, obwohl noch Plätze verfügbar wären.

Bei „Nicht mehr buchbar“ wird ein erklärender Hinweis angezeigt. Die Warteliste funktioniert in beiden Fällen – Kunden können sich weiterhin eintragen.

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Ausschreibung & Darstellung auf der Webseite

Für jede Gruppe kannst du eine eigene Ausschreibung mit Text und Bild gestalten. Gehe dazu in Gruppe bearbeiten > Tab „Beschreibung“.

• Verwende ein eigenes Bild oder wähle eines aus der Mediathek.
• Über den Vorschau-Button prüfst du die öffentliche Darstellung.
• Im Feld „Zeiten” wird automatisch ein Text generiert, der den Wochentag und die Uhrzeit der Termine zusammenfasst (z. B. „Jede Woche Dienstag um 17:00 Uhr”).

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Trainer:innen-Anzeige

Auf den Detailseiten von Gruppen erscheint ein Bereich „Trainer:innen” mit Name, Foto und optionalem Text „Über mich”. So sehen Kunden vor der Buchung, mit wem sie es zu tun haben.

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Abrechnungsmöglichkeiten

In der Gruppe wird der Preis pro Termin festgelegt. Preise verwaltest du unter Leistungen oder erstellst sie bei Bedarf neu. Preise für Gruppen gehören zur Kategorie Gruppentraining.

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Einzelbuchung

Kunden können Gruppentermine zu einem festgelegten Preis pro Termin buchen. Sie entscheiden flexibel, wie viele Termine sie buchen möchten.

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Einstellungen für die Einzelbuchung

• Öffentlich: Ja/Nein: Sichtbarkeit und Buchbarkeit im Portal steuern
• Online buchbar: Ja/Nein: Automatische Abrechnung und Rechnungserstellung

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Mehrfachkarten

Biete Mehrfachkarten (z. B. 5er- oder 10er-Karten) an, mit denen Kunden mehrere Termine flexibel buchen können. Erstelle dazu eine separate Leistung mit der Kategorie “Karte” und verknüpfe sie mit der Gruppentraining-Leistung.

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Mehrfachkarten anlegen und verwalten

1. Neue Leistung für die Mehrfachkarte erstellen (Kategorie “Karte”)
2. Preis, Einheiten und ggf. Gültigkeit festlegen
3. Mit Gruppentraining-Leistung verknüpfen
4. Kartenwert für Gruppentraining festlegen (wie viele Einheiten pro Termin abgezogen werden)
5. Übersicht in der Terminverwaltung nutzen

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Mehrfachkarten manuell anlegen

Du kannst Karten auch manuell anlegen, z. B. bei Kauf vor Ort. Die Einstellungen findest du unter Allgemein > Mehrfachkarten.

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Abonnements

Mit einem Abonnement definierst du, wie viele Termine ein Kunde pro Woche oder Monat wahrnehmen kann. So wickelst du regelmäßige Buchungen flexibel ab.

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Abonnement anlegen

1. Neue Leistung für das Abonnement erstellen (Kategorie “Abonnement”)
2. Preis, Laufzeit und enthaltene Leistungen festlegen
3. Vertragsdetails und Kündigungsfristen einstellen
4. Leistungen direkt im Abonnement definieren
5. Verwaltung und Übersicht nutzen

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Übersicht & Terminverwaltung

In der Gruppenübersicht siehst du auf einen Blick:

• Wer teilnimmt
• Wie abgerechnet wird
• Welche Karten verwendet werden

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Symbolerklärung

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Aktionen im Aktionsmenü

• Teilnahme stornieren
• Teilnahme als “nicht erschienen” markieren
• Teilnahme komplett entfernen

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Termine automatisch verlängern

Mit der Aktion “Termine verlängern” kannst du automatisch neue Termine für deine Gruppen erstellen lassen – basierend auf den bestehenden Terminen. So funktioniert’s:

1. Öffne die Gruppendetails
2. Klicke auf “Aktionen” und wähle “Termine verlängern”
3. Gib an, bis wann Termine existieren sollen (z.B. 6 Monate im Voraus)
4. Das System erstellt automatisch alle fehlenden Termine

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Vergangene Termine anzeigen

1. Terminliste öffnen
2. Standardmäßig werden nur zukünftige Termine angezeigt
3. Filter für vergangene Termine nutzen
4. Zeitraum wählen oder Option für alle Termine aktivieren

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Termine bearbeiten

Du kannst die Uhrzeit, das Datum, den Trainer oder den Ort für mehrere Gruppentermine gleichzeitig anpassen:

1. Wähle in der Listenansicht die gewünschten Termine per Checkbox aus.
2. Klicke auf “Aktionen” und wähle “Termine bearbeiten”.
3. Gib die neuen Werte für Uhrzeit, Datum, Trainer:in oder Ort ein – diese werden auf alle ausgewählten Termine angewendet.

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Co-Trainer:in für Termine

Termine können jetzt optional einen zweiten Trainer (Co-Trainer:in) zugewiesen bekommen. Berechtigungen und Funktionen:

• Co-Trainer:innen haben die gleichen Berechtigungen wie Haupttrainer:innen für ihre Termine
• Kalenderansichten und Filter berücksichtigen sowohl Haupt- als auch Co-Trainer:innen
• Excel-Export zeigt beide Trainer:innen in separaten Spalten an
• Mehrfach-Bearbeitung von Terminen unterstützt das Setzen von Co-Trainer:innen
• Alle bestehenden Funktionen (Berechtigungen, Filter, Standort-Abfragen) wurden entsprechend erweitert

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Terminabsagen mit Grund

Bei der manuellen Absage von Terminen kann jetzt optional ein Grund angegeben werden. Funktionen:

• Der Grund wird in der E-Mail-Benachrichtigung an die Teilnehmer angezeigt
• Der Grund wird als Notiz am Termin gespeichert
• Bei automatischen Absagen wegen zu geringer Teilnehmerzahl wird automatisch ein entsprechender Grund gesetzt
• In allen Absage-E-Mails wird erwähnt, dass eventuell gebuchtes Guthaben wieder gutgeschrieben wird

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Serielle Buchung

Kunden können für mehrere Termine gleichzeitig eingebucht werden:

1. Gewünschte Termine auswählen
2. Unter “Aktionen” → “Teilnehmer:innen hinzufügen”
3. Kunden hinzufügen

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Teilnehmer:innen verschieben

Du kannst Teilnehmer:innen zwischen Kursen, Veranstaltungen oder Gruppen verschieben – inklusive aller zugehörigen Daten. So verschiebst du eine:n Teilnehmer:in:

1. Öffne die Gruppe und wechsle zum Tab “Teilnahmen”
2. Öffne die Detailansicht der Teilnahme
3. Klicke auf “Aktionen” und wähle “Teilnehmer verschieben”
4. Wähle das Ziel (Kurs, Gruppe oder Veranstaltung)
5. Bestätige die Verschiebung

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Teilnehmer:innen ab einem Datum entfernen

Mit der Aktion “Teilnehmer ab Datum entfernen” kannst du eine:n Teilnehmer:in aus allen zukünftigen Terminen ab einem bestimmten Datum entfernen. Das ist besonders praktisch bei halb-offenen Gruppen, wenn ein Kunde die Gruppe zu einem definierten Zeitpunkt verlässt. So entfernst du Teilnehmer:innen ab einem Datum:

1. Öffne die Gruppe und wechsle zum Tab “Teilnahmen”
2. Wähle die betroffene Teilnahme aus
3. Klicke auf “Aktionen” und wähle “Teilnehmer ab Datum entfernen”
4. Wähle das Datum, ab dem die Teilnahme enden soll
5. Alle Termine ab diesem Datum werden für den Teilnehmer entfernt

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Termin-Erinnerung

Standardmäßig erhält jeder Kunde eine E-Mail-Erinnerung einen Tag vor dem Termin. Die Funktion ist pro Gruppe aktivierbar und kann vom Kunden deaktiviert werden. Ist eine Stornierungsfrist hinterlegt, wird diese Information ebenfalls in der Erinnerung angezeigt.

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Erneute Erinnerung bei Terminverschiebung

Wird ein bereits erinnerter Termin in die Zukunft verschoben, wird automatisch eine neue Erinnerung an die Teilnehmer gesendet. So stellst du sicher, dass alle Teilnehmer über die neue Terminzeit informiert werden.

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Warteliste

Ist ein Termin einer offenen Gruppe ausgebucht, können sich weitere Kunden auf die Warteliste setzen. Wird ein Platz frei, werden alle Personen auf der Liste automatisch per E-Mail informiert.

• Jeder Hund wird einzeln auf die Warteliste gesetzt
• Kunden können ihre Wartelistenplätze jederzeit selbst entfernen
• Die Buchung ist auch nach der “Buchbar bis”-Frist möglich

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Trainer:innen-Benachrichtigung bei neuen Buchungen

Trainer:innen können automatisch per E-Mail informiert werden, wenn neue Buchungen oder Teilnehmer für ihre Gruppen hinzukommen. Die Benachrichtigung muss pro Gruppe aktiviert werden.

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Kommunikation: E-Mail, Notizen und Dokumente

Eine gute Kommunikation mit Teilnehmer:innen erleichtert die Organisation deiner Gruppentermine erheblich.

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E-Mails

• E-Mails werden direkt an alle Teilnehmer:innen gesendet
• Vorlagen mit Platzhaltern für Anrede möglich
• Automatische Personalisierung für jede:n Empfänger:in

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Notizen

• Interne Notizen: nur für Trainer:innen sichtbar
• Öffentliche Notizen: für Kunden sichtbar im Buchungsportal
• Die neueste öffentliche Notiz erscheint auch in der Terminerinnerung per E-Mail

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Dokumente

• Intern: z. B. Trainingspläne, Ablaufdokumente
• Öffentlich: z. B. PDFs, Checklisten oder Bilder für Kunden

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Buchung bei mehreren Hunden

Kunden mit mehreren Hunden können in offenen Gruppen für jeden Hund separat buchen. Buchungen und Abrechnungen erfolgen getrennt nach Hund.

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Variante: Fortlaufender Kurs

Ein fortlaufender Kurs hat feste Termine und eine begrenzte Laufzeit – z. B. 6 Termine für eine Welpengruppe. Die Teilnehmer wählen selbst einen Starttermin. Das System prüft automatisch, ob in diesem Zeitraum freie Plätze vorhanden sind.

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Einrichtung eines fortlaufenden Kurses

1. Leistung für Mehrfachkarte anlegen (z. B. 8 Einheiten)
2. Gruppenleistung anlegen (z. B. 15 €/Std), nicht online buchbar
3. Gruppenleistung mit der Karte verknüpfen
4. Halb-offene Gruppe mit dieser Leistung erstellen
5. Terminbegrenzung für Mehrfachkarten aktivieren
6. Gruppe veröffentlichen und Vorschau prüfen
7. Bei Ausfall: Zusätzlichen Termin anhängen

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Häufige Fragen (FAQ)

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Teilnehmerverwaltung

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Stornierung von Teilnahmen

Du kannst die Teilnahme eines Teilnehmers in einer offenen Gruppe auf zwei Arten stornieren:

1. Über die einzelnen Termine und dort stornieren
2. Direkt über die Übersicht der Teilnehmer:innen

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Doppelte Buchungen

Kunden sind nicht doppelt eingetragen, sondern erscheinen einmal mit und einmal ohne Hund. Sobald du in der Teilnehmendenliste den jeweiligen Hund zuordnest, wird die Übersicht klarer.

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Buchungsprobleme

Wenn du keine weiteren Teilnehmer hinzufügen oder Termine buchen kannst, liegt das an der Einstellung “Buchbarkeit im Voraus”. Diese ist standardmäßig auf 2 Wochen eingestellt. Liegt der nächste Termin weiter in der Zukunft, erhöhe die Einstellung auf z. B. 4 Wochen.

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Stornierungsregeln

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Späte Stornierungen

Stornieren Teilnehmer weniger als 2 Tage vor dem Gruppentraining, wird der Status “Nicht erschienen” zugewiesen. Die Anmeldung bleibt bestehen.

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Abwesenheiten

Abwesenheiten werden in fortlaufenden Gruppen nicht automatisch übernommen. Nach dem Anlegen von Abwesenheiten kannst du entscheiden, ob alle Termine in diesem Zeitraum storniert werden sollen.

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Häufige Fragen zu Teilnahmen und Status

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Status “nicht erschienen”

Wenn sich eine Teilnehmerin außerhalb der Stornofrist abmeldet, wird die Stunde kostenpflichtig berechnet. Im Kundenportal wird klar angezeigt, dass es sich um eine kostenpflichtige Stornierung handelt, und die Kundin muss dies aktiv bestätigen, bevor die Abmeldung wirksam wird. Intern wird der Status dieser Teilnahme als “nicht erschienen” geführt. Das liegt daran, dass es systemseitig keinen Unterschied macht, ob jemand einfach nicht erscheint oder sich zu spät abmeldet: In beiden Fällen bleibt die Stunde berechnet.

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Teilnehmer auf Warteliste setzen

Wenn du einen Teilnehmer auf die Warteliste setzen möchtest, stelle sicher, dass die Teilnahme nicht sofort bezahlt wurde. Wenn dies der Fall ist, musst du den Teilnehmer zuerst auf “Abrechenbar” setzen und kannst ihn dann auf die Warteliste setzen.

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Wie funktioniert die Warteliste?

Die Warteliste ist eine unverbindliche Liste. Wenn ein Platz frei wird, werden alle Teilnehmer auf der Warteliste per E-Mail informiert und müssen dann verbindlich buchen. Die Reihenfolge auf der Warteliste wird nicht berücksichtigt, um die Gruppe schnellstmöglich zu füllen.

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Hinweis bei bereits gebuchten Gruppen

Wenn ein Kunde dieselbe Gruppe bereits gebucht hat, wird ein Hinweis angezeigt. Die Buchung ist trotzdem möglich, sodass Kunden bei Bedarf erneut buchen können.

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Stornierte Teilnehmer angezeigt

Eine Kundin, die Stunden storniert hat, bleibt weiterhin in der Liste der Teilnehmer enthalten, da sie zuvor an dem Kurs teilgenommen hat. In der Terminübersicht wird deutlich angezeigt, an welchem Tag die Kundin ihre Teilnahme storniert hat. Wir behalten stornierte Teilnehmer zur Transparenz und Nachverfolgung bei, während ihre abgesagten Buchungen markiert sind, um den aktuellen Status anzuzeigen.

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Teilnahme einlösen

Um eine Teilnahme einzulösen, gehe wie folgt vor:

1. Stelle sicher, dass das Kaufdatum der Teilnahme korrekt ist und vor dem Eventdatum liegt
2. Wenn notwendig, passe das Kaufdatum an
3. Nutze die Aktion “Teilnahme einlösen” während des Buchungsprozesses oder in deinem Teilnehmerbereich

Falls du weitere Fragen hast, wende dich bitte an den Support.

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