Buchungskalender

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Übersicht

Der Buchungskalender ist Dein zentrales Tool für die Online-Buchung von Einzeltrainings. Er bietet Dir maximale Flexibilität bei gleichzeitig einfacher Bedienung für Deine Kunden.

Hauptfunktionen

  • Online-Buchung: Kunden können Termine selbstständig buchen
  • Automatische Synchronisation: Verhindert doppelte Buchungen
  • Flexible Konfiguration: Individuelle Einstellungen pro Leistung und Trainer
  • Direkt-Links: Spezielle URLs für gezielte Angebote
  • Anfrage-System: Option für manuelle Bestätigung vor Buchung

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Leistungen konfigurieren

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Grundlegende Einstellungen

Jede Leistung aus der Kategorie Einzeltraining kann individuell für den Buchungskalender konfiguriert werden:
  • Dauer: 30, 60, 90 oder 120 Minuten (in 30-Minuten-Schritten)
  • Beschreibung: Öffentlich sichtbarer Text für Deine Kunden
  • Standort: Dein Gelände oder beim Kunden vor Ort
  • Fahrtkosten: Automatische Berechnung bei externen Terminen
  • Mehrfachkarten: Integration bestehender Kartenangebote
Standort-Beschränkung Derzeit kannst Du bei einem Einzeltraining nur einen Standort angeben. Für mehrere Orte legst Du separate Leistungen an:
  • “Einzeltraining – Gelände XYZ”
  • “Einzeltraining – Gelände ABC”
Buchungskalender

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Online-Buchbarkeit

Du entscheidest, ob eine Leistung sofort buchbar ist oder nur angefragt werden kann:

Buchungsmodi

Sofort buchbar (online buchbar = aktiviert)
  • Kunde erhält sofortige Bestätigung
  • Automatische Rechnungserstellung
  • Direkte Terminreservierung
Nur auf Anfrage (online buchbar = deaktiviert)
  • Buchung erscheint als Anfrage
  • Du entscheidest über Bestätigung/Ablehnung
  • Manuelle Rechnungserstellung möglich

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Trainer:innen verwalten

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Verfügbare Trainer:innen auswählen

Bei mehreren Trainer:innen kannst Du individuell festlegen, welche online buchbar sein sollen:
  1. Trainer:in auswählen: Nur gewählte Personen erscheinen im Buchungskalender
  2. Individuelle Konfiguration: Jede Person kann unterschiedliche Leistungen anbieten
  3. Profil-Informationen: Bild und Beschreibung für bessere Kundenorientierung
Eindeutige Kombinationen erforderlich Die Kombination aus Mitarbeiter:in und Leistung darf nur einmal angelegt werden. Prüfe auf doppelte Einträge wie:
  • Gleiche Mitarbeiterin + gleiche Leistung + gleiche Zeit
  • Jede Kombination muss eindeutig sein

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Trainer-Profil optimieren

Profil-Informationen hinzufügen

Gehe zu Mitarbeiter > Details und hinterlege:
  • Profilbild: Persönlicher Eindruck für Kunden
  • Kurzbeschreibung: Spezialisierungen und Erfahrungen
Kundenorientierung Die Trainer-Informationen erscheinen direkt im Buchungsprozess und erhöhen die Transparenz für Deine Kunden bei der Auswahl.

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Verfügbarkeiten und Zeitplanung

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Tägliche Verfügbarkeiten

Du kannst für jeden Trainer individuelle Arbeitszeiten pro Wochentag einstellen:
  • Start- und Endzeiten: Flexible Zeitslots wählbar
  • Automatische Berücksichtigung: Alle bestehenden Termine werden einbezogen
  • Überschneidungsvermeidung: Gruppen, Kurse, Veranstaltungen und Einzeltrainings
Automatische Synchronisation Das System verhindert automatisch doppelte Buchungen und Überschneidungen im Kalender.

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Abstände zwischen Terminen

Um ausreichend Pufferzeit zwischen Terminen zu gewährleisten:

Abstand konfigurieren

Vor dem Termin: Zeit für Vorbereitung Nach dem Termin: Zeit für Nachbereitung oder AnfahrtBeispiel: Bei 60 Minuten Training + je 30 Minuten Abstand = mindestens 2 Stunden freier Slot erforderlich
Externe Kalender beachten Der Abstand wird auch bei externen Kalendereinträgen berücksichtigt. Private Termine blockieren automatisch auch die Abstandszeiten.

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Buchungszeiträume definieren

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Zwei zentrale Einstellungen

Zeitliche Buchungsgrenzen

1. Buchbarkeit im Voraus (Wochen)
  • Maximaler Horizont für Buchungen
  • Beispiel: 4 Wochen = Buchungen bis zu 4 Wochen im Voraus möglich
2. Vorlauf für Buchungen (Tage)
  • Minimale Zeitspanne zwischen Buchung und Termin
  • Beispiel: 3 Tage = Buchung für übermorgen nicht mehr möglich
Unterschied verstehen
  • Buchbarkeit im Voraus: Definiert den maximalen Horizont
  • Vorlauf: Definiert die minimale Zeitspanne

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24-Stunden-Buchungsfrist

Kurzfristige Buchungen Für eine 24-Stunden-Buchungsfrist musst Du die Vorlaufzeit so einstellen, dass nur Buchungen für den nächsten Tag möglich sind. Beachte, dass die Vorlaufzeit in Tagen angegeben wird.

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Termine blockieren

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Abwesenheiten verwalten

Du kannst bestimmte Tage oder Zeiträume blockieren, damit keine Buchungen möglich sind:

Abwesenheiten eintragen

Global für alle Mitarbeiter:innen
  1. Gehe zu Einstellungen > Unternehmen
  2. Trage Abwesenheiten ein
  3. Gilt für alle Mitarbeiter:innen gleichzeitig
Individuell pro Mitarbeiter:in
  1. Rufe Mitarbeiter-Details auf
  2. Gehe zu Abwesenheiten
  3. Erfasse individuelle Blockierungen
Automatische Blockierung Bei korrekt eingetragenen Abwesenheiten werden die entsprechenden Slots automatisch aus dem Buchungskalender entfernt. Erfasse Abwesenheiten vor der Buchung von Einzelstunden.

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Externe Kalender integrieren

Google Kalender & Co. Wenn Du externe Kalender für private oder betriebliche Termine nutzt, kannst Du sie integrieren:
  1. Gehe zu Mitarbeiter > Externe Kalender
  2. Trage die Kalender-URL ein
  3. Alle “beschäftigt” markierten Zeiten werden automatisch blockiert

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Anfrage-System für nicht buchbare Leistungen

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Prozessablauf

Anfrage-Workflow

1. Kundenanfrage
  • Buchung wird als “Anfrage” erfasst
  • Erscheint unter Einzeltraining > Anfragen
  • Status: “Ausstehend”
2. Deine Entscheidung
  • Bestätigen: Status ändert sich, automatische Benachrichtigungen
  • Ablehnen: Kunde wird informiert, optional mit Hinweisen
3. Automatische Kommunikation
  • Bestätigung: E-Mail an Kunde und Trainer
  • Ablehnung: E-Mail an Kunde mit optionalen Alternativen
Vorteile des Anfrage-Systems Du behältst die Kontrolle über alle Buchungen, während Deine Kunden trotzdem einfach anfragen können. Das System übernimmt die Kommunikation automatisch.

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Sofort buchbare Leistungen

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Automatische Verarbeitung

Sofortige Buchung

1. Sofortige Bestätigung
  • Kunde erhält sofort E-Mail-Bestätigung
  • Termin ist sofort reserviert
2. Automatische Rechnungserstellung
  • Rechnung wird automatisch erstellt
  • Versand an den Kunden
Rechnung als Entwurf Falls Du die Rechnung nicht sofort versenden möchtest, kannst Du bei der Zahlungsart einstellen, dass sie nur als Entwurf erstellt wird.
Stornierung Derzeit können Einzeltrainings nicht vom Kunden selbst storniert werden. Formuliere Stornobedingungen in Deinen AGB, die jeder Teilnehmer akzeptieren muss.
Verwaltungsaufwand reduzieren Mit automatischer Buchung und Rechnungserstellung reduzierst Du Deinen Verwaltungsaufwand erheblich.
Jede Leistung aus der Kategorie Einzeltraining erhält automatisch einen Direkt-Link (URL), den Du flexibel einsetzen kannst.

Direkt-Link finden und nutzen

Link finden
  • In der Detailansicht einer Leistung
  • Automatisch generiert
Einsatzmöglichkeiten
  • Auf Deiner Webseite einbinden
  • In E-Mails versenden
  • Im Chat teilen
  • Direkter Zugang zur Buchungsmaske

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Nicht öffentliche Leistungen

Exklusive Angebote Du kannst eine Leistung auf nicht öffentlich setzen. Sie erscheint dann nicht in der allgemeinen Übersicht, ist aber über den Direkt-Link weiterhin buchbar.
Personenbezogene Kalenderaktivierung Du kannst den Buchungskalender personenbezogen aktivieren und einen Direktlink erstellen. Der Link ist nicht öffentlich einsehbar - nur Personen mit dem Link können Deine Verfügbarkeiten sehen. Der Buchungskalender muss aktiviert sein.

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Praktische Anwendungsbeispiele

Direkt-Links nutzen

Maßgeschneiderte Angebote
  • Individuelles Training für spezielle Kunden
  • Direkt-Link per E-Mail versenden
Exklusive Leistungen
  • Angebote nur für Bestandskunden
  • Nicht öffentlich sichtbar, aber buchbar
Spezielle Aktionen
  • Zeitlich begrenzte Angebote
  • Gezielte Kundenansprache
Zielgerichtete Steuerung Mit Direkt-Links steuerst Du gezielt, welche Leistungen wie sichtbar sind - ohne Umwege für Deine Kunden und mit maximaler Flexibilität für Dich.