Übersicht
Der Buchungskalender ist Dein zentrales Tool für die Online-Buchung von Einzeltrainings. Er bietet Dir maximale Flexibilität bei gleichzeitig einfacher Bedienung für Deine Kunden.Hauptfunktionen
- Online-Buchung: Kunden können Termine selbstständig buchen
- Automatische Synchronisation: Verhindert doppelte Buchungen
- Flexible Konfiguration: Individuelle Einstellungen pro Leistung und Trainer
- Direkt-Links: Spezielle URLs für gezielte Angebote
- Anfrage-System: Option für manuelle Bestätigung vor Buchung
Buchungskalender freischalten
Damit der Kalender für Kunden buchbar ist, musst du zuerst eine Buchungsoption anlegen: Auf der Kalender-Seite auf Buchungsoption anlegen klicken und das passende Angebot (z. B. Einzeltraining) auswählen. Erst dann erscheint der Buchungskalender für deine Kund:innen.
Einzeltrainings buchbar machen – Checkliste
- Buchungsart: Bei „Anfrage“ können Kunden nur anfragen; für direkte Buchungen „verbindliche Online-Buchung“ wählen.
- Zeiteinstellungen: Buchbarkeit im Voraus und Vorlaufzeit prüfen – nicht zu restriktiv wählen.
- Richtigen Link teilen: Kunden den Buchungskalender-Link geben, nicht das allgemeine Anfrageformular (dort entsteht nur eine Anfrage, keine Buchung).
Leistungen konfigurieren
Grundlegende Einstellungen
Jede Leistung aus der Kategorie Einzeltraining kann individuell für den Buchungskalender konfiguriert werden:- Dauer: 30, 60, 90 oder 120 Minuten (in 30-Minuten-Schritten)
- Beschreibung: Öffentlich sichtbarer Text für Deine Kunden
- Standort: Dein Gelände oder beim Kunden vor Ort
- Fahrtkosten: Automatische Berechnung bei externen Terminen
- Mehrfachkarten: Integration bestehender Kartenangebote
Online-Buchbarkeit
Du entscheidest, ob eine Leistung sofort buchbar ist oder nur angefragt werden kann:Buchungsmodi
Sofort buchbar (online buchbar = aktiviert)
- Kunde erhält sofortige Bestätigung
- Automatische Rechnungserstellung
- Direkte Terminreservierung
- Buchung erscheint als Anfrage
- Du entscheidest über Bestätigung/Ablehnung
- Manuelle Rechnungserstellung möglich
Zusätzliche Leistungen im Buchungsformular anzeigen
Um weitere Leistungen wie Telefonische/Videoberatung oder Sachkundenachweis im Buchungskalender sichtbar zu machen:- Gehe zu Hundeschule > Einzeltraining
- Klicke auf Buchungskalender bearbeiten
- Wähle unter den verfügbaren Leistungen die gewünschten aus (z. B. Telefonische/Videoberatung, Sachkundenachweis)
- Nach dem Speichern erscheinen alle ausgewählten Leistungen im Buchungsformular für deine Kund:innen
Buchungsseiten für Kennenlerngespräche
Buchungsseiten für z. B. ein kostenloses Online-Kennenlerngespräch legst du unter der Kategorie Einzeltraining an: Hundeschule > Einzeltraining > Buchungskalender (oben rechts). Dort erstellst du die Buchungsseite und wählst die passende Leistung.
Reihenfolge der Auswahl (Leistung oder Trainer)
In den Einstellungen des Buchungskalenders kannst du festlegen, ob Kund:innen zuerst die Leistung und dann den Trainer wählen oder umgekehrt.Trainer:innen verwalten
Verfügbare Trainer:innen auswählen
Bei mehreren Trainer:innen kannst Du individuell festlegen, welche online buchbar sein sollen:- Trainer:in auswählen: Nur gewählte Personen erscheinen im Buchungskalender
- Individuelle Konfiguration: Jede Person kann unterschiedliche Leistungen anbieten
- Profil-Informationen: Bild und Beschreibung für bessere Kundenorientierung
Trainer-Profil optimieren
Profil-Informationen hinzufügen
Gehe zu
Mitarbeiter > Details und hinterlege:- Profilbild: Persönlicher Eindruck für Kunden
- Kurzbeschreibung: Spezialisierungen und Erfahrungen
Kundenorientierung
Die Trainer-Informationen erscheinen direkt im Buchungsprozess und erhöhen die Transparenz für Deine Kunden bei der Auswahl.
Neukunden nur über Team buchen
Eine technische Einschränkung auf „nur Neukunden über das Team“ ist nicht möglich. Praktikable Alternative: Nur das Team als buchbar einstellen, die erste Buchung intern einem Trainer zuweisen und Folgetermine mit dem Kunden abstimmen.
Verfügbarkeiten und Zeitplanung
Tägliche Verfügbarkeiten
Du kannst für jeden Trainer individuelle Arbeitszeiten pro Wochentag einstellen:- Start- und Endzeiten: Flexible Zeitslots wählbar
- Automatische Berücksichtigung: Alle bestehenden Termine werden einbezogen
- Überschneidungsvermeidung: Gruppen, Kurse, Veranstaltungen und Einzeltrainings
Nur veröffentlichte Veranstaltungen blockieren Verfügbarkeiten
Kurse, Seminare und Gruppen blockieren die Verfügbarkeit eines Trainers nur, wenn sie den Status „Veröffentlicht” oder „Anmeldung beendet” haben. Veranstaltungen im Entwurf oder archivierte Veranstaltungen haben keinen Einfluss auf die buchbaren Zeitslots.
Zeitslot-Intervalle konfigurieren
Du kannst die Zeitintervalle für die Buchungsslots im Kalender individuell einstellen:Verfügbare Intervalle
15 Minuten
- Maximale Flexibilität bei der Terminplanung
- Ideal für kurze Beratungsgespräche (z.B. 45 Min.)
- Ermöglicht maximale Auslastung des Kalenders
- Übersichtlichere Darstellung für Kunden
- Ideal für standardisierte Trainingseinheiten (60 oder 90 Min.)
- Weniger “Lücken” im Kalender
- Termine starten zur vollen Stunde (z. B. 16:00, 17:00 Uhr)
- Übersichtliche Slots für Kunden
Feste Startzeiten
Feste Startzeiten (z. B. nur um 16:00 Uhr) sind nicht direkt einstellbar. Workaround: Verfügbarkeit auf ein minimales Zeitfenster setzen (z. B. 16:00–16:01 Uhr) – dann wird nur dieser eine Slot angeboten.
Endzeit der Verfügbarkeit berücksichtigen
Du kannst optional festlegen, dass die Endzeit deiner Verfügbarkeit bei der Buchung berücksichtigt wird. Das System stellt dann sicher, dass der gebuchte Termin vollständig in deine Verfügbarkeit passt. Einstellung aktivieren:- Navigiere zu Buchungskalender → Bearbeiten
- Öffne den Bereich Zeiteinstellungen
- Aktiviere „Endzeit der Verfügbarkeit berücksichtigen”
Praxisbeispiel
Ohne aktivierte Option: Bei einer Verfügbarkeit bis 18:00 Uhr und einem 60-Minuten-Termin können Kunden auch noch um 17:30 Uhr buchen – der Termin würde dann bis 18:30 Uhr laufen und über deine Verfügbarkeit hinausgehen.Mit aktivierter Option: 17:00 Uhr ist der letzte buchbare Slot. Der Termin endet dann pünktlich um 18:00 Uhr, wenn deine Verfügbarkeit endet.
Automatische Synchronisation
Das System verhindert automatisch doppelte Buchungen und Überschneidungen im Kalender.
Abstände zwischen Terminen
Um ausreichend Pufferzeit zwischen Terminen zu gewährleisten:Abstand konfigurieren
Vor dem Termin: Zeit für Vorbereitung
Nach dem Termin: Zeit für Nachbereitung oder AnfahrtBeispiel: Bei 60 Minuten Training + je 30 Minuten Abstand = mindestens 2 Stunden freier Slot erforderlich
Buchungszeiträume definieren
Zwei zentrale Einstellungen
Zeitliche Buchungsgrenzen
1. Buchbarkeit im Voraus (Wochen)
- Maximaler Horizont für Buchungen
- Beispiel: 4 Wochen = Buchungen bis zu 4 Wochen im Voraus möglich
- Minimale Zeitspanne zwischen Buchung und Termin
- Beispiel: 3 Tage = Buchung für übermorgen nicht mehr möglich
Unterschied verstehen
- Buchbarkeit im Voraus: Definiert den maximalen Horizont
- Vorlauf: Definiert die minimale Zeitspanne
24-Stunden-Buchungsfrist
Kurzfristige Buchungen
Für eine 24-Stunden-Buchungsfrist musst Du die Vorlaufzeit so einstellen, dass nur Buchungen für den nächsten Tag möglich sind. Beachte, dass die Vorlaufzeit in Tagen angegeben wird.
Termine blockieren
Abwesenheiten verwalten
Du kannst bestimmte Tage oder Zeiträume blockieren, damit keine Buchungen möglich sind:Abwesenheiten eintragen
Global für alle Mitarbeiter:innen
- Gehe zu
Einstellungen > Unternehmen - Trage Abwesenheiten ein
- Gilt für alle Mitarbeiter:innen gleichzeitig
- Rufe Mitarbeiter-Details auf
- Gehe zu
Abwesenheiten - Erfasse individuelle Blockierungen
- Einzelne Stunden (z. B. Bürozeiten): In den Einstellungen zur Mitarbeiter-Verfügbarkeit die Zeiten, in denen du nicht gebucht werden möchtest, entfernen oder anpassen.
- Ganze Tage: Über Abwesenheiten (siehe oben) eintragen.
- Regelmäßige Blocker: Externen Kalender (Google, Apple, Outlook) verknüpfen – alle als „beschäftigt“ markierten Zeiten werden automatisch blockiert.
Automatische Blockierung
Bei korrekt eingetragenen Abwesenheiten werden die entsprechenden Slots automatisch aus dem Buchungskalender entfernt. Erfasse Abwesenheiten vor der Buchung von Einzelstunden.
Externe Kalender integrieren
Anfrage-System für nicht buchbare Leistungen
Prozessablauf
Anfrage-Workflow
1. Kundenanfrage
- Buchung wird als “Anfrage” erfasst
- Erscheint unter
Einzeltraining > Anfragen - Status: “Ausstehend”
- Bestätigen: Status ändert sich, automatische Benachrichtigungen
- Ablehnen: Kunde wird informiert, optional mit Hinweisen
- Bestätigung: E-Mail an Kunde und Trainer
- Ablehnung: E-Mail an Kunde mit optionalen Alternativen
Vorteile des Anfrage-Systems
Du behältst die Kontrolle über alle Buchungen, während Deine Kunden trotzdem einfach anfragen können. Das System übernimmt die Kommunikation automatisch.
Sofort buchbare Leistungen
Automatische Verarbeitung
Sofortige Buchung
1. Sofortige Bestätigung
- Kunde erhält sofort E-Mail-Bestätigung
- Termin ist sofort reserviert
- Rechnung wird automatisch erstellt
- Versand an den Kunden
Rechnung als Entwurf
Falls Du die Rechnung nicht sofort versenden möchtest, kannst Du bei der Zahlungsart einstellen, dass sie nur als Entwurf erstellt wird.
Fahrtkosten bei Direktbuchung
Bei Direktbuchungen über das Portal werden Fahrtkosten derzeit nicht automatisch in die Rechnung übernommen. Erfasse und rechne sie separat ab.
Buchung ohne eigenen Hund
Für Leistungen wie reine Online-Beratung kannst du in den Einstellungen der Leistung die Option Ohne Hund aktivieren. Dann müssen Kund:innen bei der Buchung keinen Hund angeben. Alternativ kannst du einen fiktiven Hund anlegen, der später gelöscht oder angepasst werden kann.
Guthaben wird nicht abgebucht
Wenn das Kartenguthaben bei einer Buchung nicht abgezogen wird, prüfe die Zuordnung der Leistung zum Termin und ob die Karte für den gebuchten Termintyp freigeschaltet ist.
Verwaltungsaufwand reduzieren
Mit automatischer Buchung und Rechnungserstellung reduzierst Du Deinen Verwaltungsaufwand erheblich.
Direkt-Links für gezielte Angebote
Link-System verstehen
Jede Leistung aus der Kategorie Einzeltraining erhält automatisch einen Direkt-Link (URL), den Du flexibel einsetzen kannst.Direkt-Link finden und nutzen
Link finden
- In der Detailansicht einer Leistung
- Automatisch generiert
- Auf Deiner Webseite einbinden
- In E-Mails versenden
- Im Chat teilen
- Direkter Zugang zur Buchungsmaske
Nicht öffentliche Leistungen
Personenbezogene Kalenderaktivierung
Du kannst den Buchungskalender personenbezogen aktivieren und einen Direktlink erstellen. Der Link ist nicht öffentlich einsehbar - nur Personen mit dem Link können Deine Verfügbarkeiten sehen. Der Buchungskalender muss aktiviert sein.
Einzeltrainings nach Name oder ID filtern
Die Einzeltraining-Buchungsseite kann über URL-Parameter gefiltert werden. Das ist besonders nützlich, wenn du auf deiner Website dedizierte Angebotsseiten für bestimmte Trainingsarten hast und dort nur die passenden Einzeltrainings anzeigen möchtest.Verfügbare URL-Parameter
Nach Name filtern:
Füge
?name=Suchbegriff an die URL an, um nur Einzeltrainings anzuzeigen, deren Name den Suchbegriff enthält. Die Namenssuche funktioniert unabhängig von Groß- und Kleinschreibung.Nach IDs filtern:
Mit ?ids=1,5,10 kannst du gezielt bestimmte Einzeltrainings nach ihren IDs anzeigen.Beispiel: Angebotsseite für Welpentraining
Auf deiner Angebotsseite für Welpentraining kannst du den iFrame mit
?embed=1&name=Welpen einbetten, um nur Einzeltrainings anzuzeigen, die „Welpen” im Namen enthalten.Praktische Anwendungsbeispiele
Direkt-Links nutzen
Maßgeschneiderte Angebote
- Individuelles Training für spezielle Kunden
- Direkt-Link per E-Mail versenden
- Angebote nur für Bestandskunden
- Nicht öffentlich sichtbar, aber buchbar
- Zeitlich begrenzte Angebote
- Gezielte Kundenansprache
Zielgerichtete Steuerung
Mit Direkt-Links steuerst Du gezielt, welche Leistungen wie sichtbar sind - ohne Umwege für Deine Kunden und mit maximaler Flexibilität für Dich.
Verwandte Themen
Kalender
Termine planen und in verschiedenen Ansichten verwalten
Einzeltraining
Einzelstunden erstellen und mit Kund:innen koordinieren
Gruppentraining
Offene und halb-offene Gruppen organisieren und abrechnen