Mitarbeiter

In der Mitarbeiterverwaltung können alle Informationen zu den Mitarbeitern eines Unternehmens zentral erfasst und bearbeitet werden. Hier können neue Mitarbeiter angelegt und bestehende Mitarbeiter bearbeitet werden.

Zusätzlich können Kommunikationsdaten wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen erfasst werden, um eine schnelle und reibungslose Kontaktaufnahme zu gewährleisten. Darüber hinaus ist es möglich, Farben für den Kalender und Rollen im System zu definieren. Jeder Mitarbeiter:in kann als Trainer:in für Termine angegeben werden.

Rollen

Innerhalb der Software gibt es ein Rollensystem, das den Zugriff und die Berechtigungen der Mitarbeiter:innen regelt. Jede Mitarbeiter:in kann eine oder mehrere Rollen haben, die ihr/ihm verschiedene Rechte und Einschränkungen geben. Es gibt zwei Rollen: Administrator:in und Mitarbeiter:in.

Die Administrator:in hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Bereiche der Software und kann alle Funktionen ausführen.

Mitarbeiter:innen hingegen haben einige Einschränkungen. Sie haben keinen Zugriff auf sensible Bereiche wie Bankkonten und Zahlungsverkehr, Unternehmensdaten sowie Belege und EÜR-Auswertungen. Auch das Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Mitarbeiter:innen und Trainingsorten ist eingeschränkt. Die Mitarbeiter:innen haben jedoch Zugriff auf alle anderen relevanten Funktionen und können ihre Arbeit effektiv erledigen, ohne auf sensible Daten zugreifen zu müssen.

Signatur

Die Signatur, die unter Einstellungen > Unternehmen hinterlegt ist, wird standardmäßig an alle ausgehenden E-Mails angehängt. Wenn du als Mitarbeiter jedoch eine persönliche Note hinzufügen möchtest, hast du die Möglichkeit, eine individuelle Signatur zu erstellen. Diese zusätzliche Signatur kannst du beim Bearbeiten des Mitarbeiters einrichten.

Um die Mitarbeiter Signatur in E-Mails zu verwenden, gibt es im Text-Editor für E-Mails den speziellen Block "Mitarbeiter:in Signatur". Wenn du diesen Block in deine E-Mail einfügst, wird automatisch die individuelle Signatur des Mitarbeiters eingebunden. So kannst du sicherstellen, dass neben der allgemeinen Unternehmenssignatur auch die Mitarbeiter Signatur in der Kommunikation mit den Kunden erscheint.

Farben

Mitarbeiter in deiner Hundeschule können im internen Kalender durch verschiedene Farben unterschieden werden. Diese visuelle Unterscheidung hilft dir, schnell und effizient die Übersicht über die Termine verschiedener Mitarbeiter zu behalten.

Passwörter

Um das Passwort für einen Mitarbeiter in deiner Hundeschule zu setzen oder zu aktualisieren, stehen dir zwei praktische Methoden zur Verfügung. Dies erleichtert das Management und sorgt für einen sicheren Zugang zu deinem Buchungsportal.

Eigenes Passwort setzen

Wenn du dich dazu entscheidest, das Passwort selbst zu wählen, kannst du dies ganz einfach tun, indem du das Profil des Mitarbeiters bearbeitest. Im Bearbeitungsmodus gibt es ein spezielles Feld, in das du das neue Passwort eingeben kannst. Wähle ein sicheres Passwort, das den Sicherheitsanforderungen entspricht, und teile es dann direkt mit dem Mitarbeiter. Diese Methode erlaubt es dir, ein Passwort zu verwenden, das vielleicht leichter zu merken ist oder spezielle Anforderungen erfüllt, die du oder der Mitarbeiter haben.

Passwort neu setzen und versenden

Eine weitere Methode, die dir zur Verfügung steht, ist das automatische Generieren und Versenden eines neuen Passworts. In der Detailansicht des Mitarbeiterprofils findest du ein Menü, das durch drei Punkte (...) gekennzeichnet ist. Wählst du hier die Option „Passwort neu setzen und versenden“, kümmert sich das System um alles Weitere. Ein starkes, zufällig generiertes Passwort wird erstellt und automatisch per E-Mail an den Mitarbeiter gesendet. Diese Methode bietet den Vorteil, dass der Mitarbeiter sein Passwort sofort erhält, ohne dass du einen zusätzlichen Schritt unternehmen musst, um ihm das Passwort mitzuteilen. Es ist eine schnelle, effiziente und sichere Weise, den Zugang zu gewährleisten.

Beide Optionen sind darauf ausgelegt, den Prozess rund um das Passwort-Management in deiner Hundeschule so reibungslos und sicher wie möglich zu gestalten. Je nach Situation und Vorliebe kannst du die Methode wählen, die am besten zu deinen Bedürfnissen passt.

Mitarbeitern ohne Passwort

Mitarbeiter in deiner Hundeschule können auch ohne ein zugewiesenes Passwort im System angelegt werden. Dies bietet dir Flexibilität bei der Verwaltung deines Teams, insbesondere wenn nicht alle Mitarbeiter Zugang zur Administration des Buchungsportals benötigen.

Wenn du einen neuen Mitarbeiter anlegst, ist es nicht zwingend erforderlich, sofort ein Passwort zu vergeben. Diese Mitarbeiter haben dann keinen Zugriff auf die administrativen Bereiche deines Buchungsportals. Das bedeutet, sie können sich nicht im System anmelden oder Einstellungen und Buchungen eigenständig verwalten.

Auch wenn diese Mitarbeiter kein Passwort haben und somit keinen direkten Zugriff auf das System, können sie dennoch in der Terminverwaltung berücksichtigt werden. Du kannst sie für bestimmte Kurse, Trainingsstunden oder andere Termine einplanen. Dies ist besonders nützlich, um den Überblick über die Verfügbarkeit deiner Mitarbeiter zu behalten und eine effiziente Planung sicherzustellen, ohne dass alle Mitarbeiter vollständigen Zugriff auf das System haben müssen.

Abwesenheiten

Terminplanung für Mitarbeitermeetings ist im Kalender der 123Hundeschule-Software nicht direkt vorgesehen. Du kannst jedoch Abwesenheiten eintragen, die als Ersatz dienen können.

Um Abwesenheiten für einzelne Mitarbeiter einzutragen, folge diesen Schritten:

• Gehe zu Einstellungen.
• Wähle Mitarbeiter.
• Wähle den entsprechenden Mitarbeiter aus.
• Klicke auf Abwesenheiten und trage die gewünschte Abwesenheit ein.