Mitarbeiter

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Kann ich meinen Mitarbeitern den Reiter “Hunde” freigeben?

Ja, du kannst deinen Mitarbeitern den Zugriff auf den Reiter “Hunde” ermöglichen. Dafür muss jedoch die passende Rolle zugewiesen werden. Um den Zugang zu erhalten, musst du die Rolle „Mitarbeiter“ für die betreffende Person festlegen. Nachdem die Rolle zugewiesen ist, kann der Mitarbeiter den Reiter „Hunde“ sehen und nutzen.

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Kann ich die Mitarbeiterrolle eines bestehenden Accounts einfach überschreiben?

Ja, das kannst du tun. Du hast auch die Möglichkeit, den bestehenden Account inaktiv zu setzen und einen neuen Mitarbeiter-Account anzulegen. So bleibt dokumentiert, wer was gemacht hat. Wenn die vorherigen Daten nicht relevant sind, kannst du sie problemlos überschreiben.

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Was genau bedeutet es, wenn ein Mitarbeiter auf INAKTIV gesetzt ist?

Wenn ein Mitarbeiter auf INAKTIV gesetzt ist, bedeutet das, dass dieser sich nicht mehr einloggen kann und somit auch keine Verwaltungsaufgaben durchführen kann. Es ist eine sichere Methode, um den Zugriff auf das System für Mitarbeiter vorübergehend zu sperren.

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Kostet die Einpflege eines neuen Mitarbeiters eine zusätzliche Gebühr?

Ja, die Einpflege eines neuen Mitarbeiters ist möglich. Zudem kannst du zusätzliche Trainer später nachträglich buchen (je 15€ mzl.).

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Wie viel kostet es, zusätzliche Mitarbeiter im System freizuschalten?

Das Hinzufügen zusätzlicher Mitarbeiter kostet 15€ pro Mitarbeiter und Monat.

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Kann man Mitarbeitern Gruppen fest zuweisen?

Ja, du kannst mehreren Terminen gleichzeitig bearbeiten und den Trainer setzen, sodass eine feste Zuweisung für die Gruppen möglich ist.

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Wie kann ich Mitarbeiter aus bestimmten Einsichten (Konto) ausschließen?

Du kannst die Sichtrechte für Mitarbeiter über die Rollenverwaltung anpassen. Indem du bestimmten Rollen den Zugriff auf bestimmte Informationen entziehst, kannst du sicherstellen, dass gewünschte Einsichten nicht für alle Mitarbeiter zugänglich sind.

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Wie kann ich neue Mitarbeiter zu meinem Account hinzufügen?

Um neue Mitarbeiter zu Deinem Account hinzuzufügen, gehst Du in Deinen Adminbereich und wählst den Bereich “Mitarbeiter” aus. Dort kannst Du die neuen Mitarbeitenden einladen und verwalten.

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Wie viel kostet es, zusätzlich Benutzer für das System dazuzubuchen?

Wenn Du weitere Benutzer:innen hinzubuchen möchtest, liegt der Preis bei 15 € pro Mitarbeiter:in im Monat. Jede zusätzliche Buchung wird zu Deinem aktuellen Paket hinzugefügt.

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Wie kann ich einen neuen Mitarbeiter hinzufügen?

Um einen neuen Mitarbeiter hinzuzufügen, musst Du zuerst wissen, dass der Button zum Hinzufügen von Mitarbeitern während der Testphase sichtbar und nutzbar ist. Nach der Testphase wird dieser Button nicht mehr angezeigt, da die Hinzufügung eines weiteren Mitarbeiters mit Kosten verbunden ist (15 € pro Monat). Wenn Du weitere Informationen benötigst oder Unterstützung beim Hinzufügen eines Mitarbeiters brauchst, kannst Du das Support-Team kontaktieren.

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Kann eine Person in der 123Hundeschule Software sowohl als Kunde als auch als Trainer angelegt werden?

In der 123Hundeschule Software kann eine E-Mail-Adresse immer nur einmal verwendet werden. Wenn eine Person sowohl als Kunde als auch als Trainer angelegt werden soll, ist dies nur möglich, wenn zwei unterschiedliche E-Mail-Adressen verwendet werden. Verwende für den Trainer-Zugang eine alternative E-Mail-Adresse, um die Person sowohl als Kundin als auch als Trainerin im System verwalten zu können.

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Wie entferne ich einen ausgeschiedenen Mitarbeiter?

Es ist ratsam, den Mitarbeiter nicht zu löschen, sondern als inaktiv zu kennzeichnen, damit die Historie seiner Termine und Buchungen erhalten bleibt. Inaktive Mitarbeiter können sich nicht mehr ins System einloggen. ⚠️👩‍💼

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Was bedeutet es, einen Mitarbeiter auf inaktiv zu setzen?

Wenn Du einen Mitarbeiter auf “inaktiv” setzt, hat diese Person keinen Zugriff mehr auf das System. Zudem zählt sie nicht mehr zu den im Abo enthaltenen Benutzern.

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Wo finde ich die Rollen der Mitarbeiter zum Einstellen?

Um die Rollen der Mitarbeiter einzustellen, kontaktiere bitte den Support.

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Ist meine Mitarbeiterin berechtigt, selbstständig Kurse usw. zu erstellen?

In der 123Hundeschule Software gibt es drei vordefinierte Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen:

1. Administrator
   • Hat Zugriff auf alle Funktionen
   • Kann Kurse, Kunden, Rechnungen, Mitarbeiter und Einstellungen verwalten
   • Ideal für Inhaber:innen und Teamleitungen
2. Mitarbeiter
   • Hat eingeschränkten Zugriff
   • Kann z. B. Termine einsehen, Kurse anlegen oder Rechnungen verwalten
3. Trainer
   • Fokus auf die Durchführung von Trainings
   • Kann eigene Termine verwalten und Kundeninformationen einsehen
   • Keine Rechte zum Anlegen von Kursen oder zur Verwaltung des Systems

Du kannst die Rollen unter Einstellungen > Mitarbeiter einsehen und bei Bedarf ändern. Wenn Du ein Premium-Abo hast, kannst Du auch eine individuelle Rolle mit den genauen Rechten erstellen, die Deine Mitarbeiterin benötigt.

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Wie erstelle ich einen neuen Mitarbeiter in der Software?

Um einen neuen Mitarbeiter in der Software zu erstellen, gehst Du folgendermaßen vor:

1. Stelle sicher, dass Du das Plus-Abo nutzt, da standardmäßig zwei Mitarbeiter:innen enthalten sind.
2. Wenn Du zusätzliche Mitarbeiter:innen anlegen möchtest, kannst Du diese Funktion für 15 € pro Monat je weiterer Person freischalten lassen.
3. Nach der Freischaltung kannst Du ganz einfach den neuen Mitarbeiter hinzufügen:
   • Gehe zu “Einstellungen”.
   • Wähle “Mitarbeiter” aus.
   • Dort kannst Du einen neuen Mitarbeiter hinzufügen.

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Wie kann ich einen neuen Trainer im System anlegen?

Um einen neuen Trainer in unserem System anzulegen, benötigen wir von Dir folgende Informationen:

1. Bestätigung der Mehrkosten: Du musst uns bestätigen, dass Du mit den zusätzlichen Kosten für einen neuen Mitarbeiter einverstanden bist.
2. Mitarbeiterdaten: Bitte sende uns die E-Mail-Adresse des Trainers, den Du anlegen möchtest.

Sobald wir diese Informationen erhalten haben, können wir den Trainer umgehend im System freischalten, damit er oder sie mit dem Training beginnen kann.

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Wie viel kostet ein weiterer Trainer?

Ein weiterer Trainer oder eine weitere Trainerin kostet 15 € pro Monat. Du kannst diesen jederzeit flexibel dazubuchen oder auch wieder kündigen – ganz ohne Mindestlaufzeit.

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Kann ich eine alternative E-Mail-Adresse für den Versand von SEPA-Dateien hinterlegen?

Ja, das kannst du ganz einfach machen. Du kannst im System für den gewünschten Zeitraum die alternative E-Mail-Adresse hinterlegen. Dann werden die SEPA-Dateien automatisch an diese Adresse versendet.

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Wie kann ich einen weiteren Benutzer/Mitarbeiter hinzufügen?

Du kannst jederzeit einen weiteren Benutzerplatz für 15 € pro Monat zu Deinem Paket hinzubuchen. Gib einfach dem Support-Team kurz Bescheid, dass Du den zusätzlichen Platz haben möchtest, und sie schalten ihn für Dich frei. Du kannst diesen Platz auch später wieder kündigen, wenn Du ihn nicht mehr benötigst.

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Können zwei Mitarbeiter im System die gleiche E-Mail-Adresse haben?

Nein, die E-Mail-Adressen müssen im System eindeutig sein, da sie auch zum Login verwendet werden. Zwei Mitarbeiter können sich also nicht mit der gleichen E-Mail-Adresse anmelden. Eine mögliche Lösung wäre, eine zweite E-Mail-Adresse einzurichten, z. B. [email protected], und eine Weiterleitung zu [email protected] einzurichten. So könnt Ihr trotzdem alle E-Mails zentral in einem Postfach erhalten, während jeder Mitarbeiter seinen eigenen Zugang hat.

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Wie kann ich den Zugang einer ehemaligen Mitarbeiterin oder eines ehemaligen Mitarbeiters entziehen?

Um den Zugang einer ehemaligen Mitarbeiterin oder eines ehemaligen Mitarbeiters zu entziehen, musst du sicherstellen, dass ihr Benutzerkonto deaktiviert oder gelöscht wird. Wenn dies korrekt durchgeführt wurde, kann die Person sich nicht mehr einloggen und hat keinen Zugriff mehr auf das System. Prüfe bei Bedarf die Einstellungen im Benutzerkonto oder kontaktiere den Support für weitere Hilfe.

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Wie kann ich die E-Mail-Funktion für meinen Mitarbeiter aktivieren?

Um die E-Mail-Funktion für deinen Mitarbeiter zu aktivieren, musst du ihm die benötigten Berechtigungen geben. Gehe dazu zu Einstellungen → Mitarbeiter → [Name des Mitarbeiters] → Rollen und ändere seine Rolle von „Trainer“ auf „Mitarbeiter“. Danach sollte dein Mitarbeiter in der Lage sein, E-Mails zu versenden.

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Wie kann ich eine Stundenübersicht für meine Mitarbeiterinnen erstellen?

Du kannst ganz unkompliziert für jede Mitarbeiterin einen Excel-Export erstellen, ohne jede Gruppe einzeln durchgehen zu müssen. Folge diesen Schritten:

1. Gehe zu Einstellungen → Mitarbeiter.
2. Wähle die gewünschte Mitarbeiterin aus.
3. Klicke auf den Reiter Teilnahmen und wähle die Ansicht Alle Termine aus.
4. Markiere alle Einträge.
5. Wähle die Aktion Excel export aus.

So erhältst Du eine vollständige Stunden- und Terminübersicht als Excel-Liste für jede Mitarbeiterin.

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Wo finde ich meine zusätzliche Rolle und wie kann ich sie bearbeiten?

Du findest deine zusätzliche Rolle unter Einstellungen → Mitarbeiter. Dort kannst Du die neue Rolle auswählen und bei Bedarf bearbeiten oder die Zugriffsrechte anpassen.

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Warum kann meine Mitarbeiterin einen Kurs oder Trainingsorte nicht sehen?

Wenn deine Mitarbeiterin einen Kurs oder Trainingsorte nicht sieht, kann das daran liegen, dass ihr noch keine geeignete Rolle zugewiesen wurde. Um dies zu ändern, kannst du die Rolle der Mitarbeiterin in ihrem Profil anpassen. Stelle sicher, dass sie als Trainer:in eingetragen ist, damit sie Zugriff auf alle für Trainer:innen freigegebenen Inhalte hat.