Kalender

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Warum sind die Termine für März 2025 nicht mehr in meinem Kalender sichtbar?

Die Termine für geteilte Kalender sind bewusst auf -1 Monat bis 12 Monate in die Zukunft begrenzt. Dies geschieht, um Probleme mit der Synchronisierung in einigen Kalenderprogrammen zu vermeiden. Für ältere Termine kannst Du jedoch direkt in der Software nachsehen; dort sind alle Daten vollständig hinterlegt.

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Wie kann ich vergangene Termine im Google Kalender einsehen?

Im Google Kalender kannst du deine vergangenen Termine bis zu 3 Monate rückblickend einsehen. Danach sind sie nicht mehr sichtbar. Es wird empfohlen, regelmäßig im internen Kalender nachzuschauen, um die Übersicht zu behalten. 📅

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Wie kann ich die Termine eines Mitarbeiters im Google Kalender separat von meinen eigenen anzeigen lassen?

Um die Termine eines Mitarbeiters separat in deinen Google Kalender zu übertragen, gehe in die Detailansicht des jeweiligen Mitarbeiters. Dort klickst du auf das drei-Punkte-Menü (…) und wählst “Kalender teilen” aus. Dadurch erhältst du einen individuellen Link, der nur die Termine des Mitarbeiters enthält. Diesen Link kannst du dann in deinem Google Kalender einbinden oder nur bestimmten Personen zur Verfügung stellen. So behältst du die Kontrolle darüber, wessen Termine du sehen möchtest.

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Kann ich die Termine aus dem Systemkalender in einen anderen Kalender exportieren?

Ja, das ist möglich! Du kannst die Termine aus dem Systemkalender in einen externen Kalender, wie z.B. Google Kalender, exportieren. Dafür musst du den Kalender abonnieren, um sicherzustellen, dass die Termine stets aktuell bleiben.

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Wie oft synchronisiert sich der Google Kalender mit dem Systemkalender?

Wenn du den Kalender im Google Kalender abonniert hast, synchronisiert sich dieser etwa alle 6 bis 8 Stunden automatisch. Eine manuelle Aktualisierung ist jedoch nicht möglich, da dies an den Google-Einstellungen liegt.

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Gibt es eine Möglichkeit externe Termine anzulegen, ohne dafür Mitarbeiter anzulegen?

Ja, du kannst externe Termine wie Messen oder Seminare über die Abwesenheiten eintragen, ohne dafür extra einen Mitarbeiter anlegen zu müssen. Dies ermöglicht es dir, nicht nur die Termine festzuhalten, sondern auch deine Zeit effektiv zu verwalten.

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Wie kann ich allgemeine Termine im Kalender meiner Hundeschule anlegen?

Allgemeine Termine kannst du nicht direkt im System anlegen. Stattdessen kannst du für jeden Mitarbeiter “Abwesenheiten” hinterlegen. Diese Abwesenheiten werden im Kalender angezeigt und blockieren den Buchungskalender für Einzeltraining. Für eine bessere Nutzung empfehlen wir, einen bestehenden Online-Kalender (wie Apple Kalender oder Google Kalender) in die Hundeschule zu integrieren. Das funktioniert so: https://hilfe.123hundeschule.de/docs/integrationen/kalender#externe-kalender-integrieren Tage blockieren: https://hilfe.123hundeschule.de/docs/hundeschule/buchungskalender#tage-blockieren

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Wie verknüpfe ich meinen Google Kalender sicher mit der 123Hundeschule?

Ja, du kannst deinen Google Kalender mit der 123Hundeschule verknüpfen. So gehst du vor (sicher):

1. Öffne in Google Kalender die Einstellungen des gewünschten Kalenders.
2. Deaktiviere die Option „Zugriffsberechtigungen für Termine – Öffentlich“.
3. Gehe zu „Kalender integrieren“.
4. Kopiere die „Privatadresse im iCal-Format“ (nicht den öffentlichen Link).
5. Füge diese iCal-Privatadresse in der 123Hundeschule Software als externen Kalender hinzu.

Damit werden die Termine synchronisiert, ohne dass sie öffentlich sichtbar sind.

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Wie kann ich im Kalender direkt Kurse / Veranstaltungen planen?

Aktuell ist es nur möglich, Einzeltermine direkt über den Kalender zu planen. Mehrteilige Kurse oder Veranstaltungen müssen über den Bereich „Kurse & Veranstaltungen“ angelegt werden. Sobald ein Kurs erstellt wurde, werden die Termine im Kalender angezeigt.

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Wie kann ich sicherstellen, dass meine im Google Kalender blockierten Termine in der Online-Terminauswahl nicht als freie Terminvorschläge angezeigt werden?

Stelle sicher, dass du den richtigen Kalender-Link für die Integration deines Google Kalenders in den 123-Hundeschulkalender verwendest. Überprüfe den Link sorgfältig nach der Anleitung in der Hilfe-Dokumentation. So werden die Google-Termine korrekt als belegt erkannt und erscheinen nicht mehr als freie Terminvorschläge.

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Kann ich den Kalender auch für private Termine nutzen?

Ja, Du kannst externe Kalender integrieren. Private Termine kannst Du so eintragen, dass sie Dich blockieren – dafür musst Du den externen Kalender im Mitarbeiterprofil einbinden.

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Kann ich bei einem Kalendereintrag manuell Informationen hinzufügen?

Ja, das ist möglich! Du kannst bei Einzeltrainings eine interne Notiz hinterlegen. Dort kannst Du beispielsweise “Treffpunkt bei Freundin in XY” eintragen. Diese Notiz erscheint auch direkt im Kalender, wenn Du den Termin öffnest.

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Können Blocker/Urlaube in den Google Kalender übernommen werden?

Leider nein, aktuell werden Blocker und Urlaube nicht in den Google Kalender übernommen.

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Wie blockiere ich Tage im Kalender, damit an diesen Tagen keine Einzeltrainings gebucht werden können?

Um Tage im Kalender zu blockieren, gehe folgendermaßen vor:

1. Öffne den Kalender und wähle den gewünschten Tag aus.
2. Trage das “Von:“-Datum und das “Bis:“-Datum im Abwesenheitsfeld ein.
3. Speichere die Änderungen.

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Wie kann ich die Termine im Kalender nach Mitarbeiterfarben anzeigen lassen?

Um die Termine im Kalender nach Mitarbeiterfarben anzeigen zu lassen, folge bitte diesen Schritten:

1. Öffne im Menü den Bereich Kalender Einstellungen.
2. Klicke auf den Eintrag deines eigenen Benutzers.
3. Wähle beim Punkt Terminfarben die Option Mitarbeiterfarben aus.
4. Speichern – und schon werden deine Termine im Kalender in der jeweiligen Mitarbeiterfarbe angezeigt.

Hinweis: Diese Einstellung gilt nur für deinen eigenen Benutzer. Auch deine Kolleginnen und Kollegen müssen diese Einstellung in ihrem eigenen Profil vornehmen, um die Termine in Mitarbeiterfarben zu sehen.

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Warum wird ein Teilnehmer nicht im Kalender angezeigt?

Wenn ein Teilnehmer im Kalender nicht angezeigt wird, könnte es daran liegen, dass er auf der Warteliste steht und nicht als regulärer Teilnehmer eingetragen ist. In der Hauptansicht des Kalenders werden nur reguläre Teilnehmer angezeigt. Um den Status zu ändern:

• Öffne die Teilnahme des betreffenden Teilnehmers in der Detailansicht.
• Markiere die einzelnen Termine, an denen der Teilnehmer teilnehmen soll.
• Ändere den Status der Termine von Warteliste auf Teilnehmer.

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Warum verschwinden abgeschlossene Kurse aus dem Kalender?

Im Kalender werden alle Kurse ausgeblendet, sobald sie auf Archiviert gesetzt sind. Kurse, deren Anmeldung beendet ist (Status Anmeldung beendet bzw. abgelaufen), bleiben dagegen weiterhin im Kalender sichtbar. Solange du einen Kurs nicht aktiv archivierst, wird er auch nach Kursende noch angezeigt. Für eine vollständige Übersicht über alle vergangenen Kurse, inklusive der bereits archivierten, kannst du in den Bereich Hundeschule → Kurse wechseln. Dort sind alle Kurse mit ihrer kompletten Historie aufgelistet. Du kannst dafür die Filter auf Archiviert ausstellen.