Buchungskalender

Mit dem Online-Buchungskalender können Kunden bequem und einfach Termine über Deine Webseite buchen. Mit nur wenigen Klicks können Kunden den gewünschten Termin auswählen und buchen. Die Verfügbarkeiten werden automatisch mit deinen anderen Terminen synchronisiert.

Leistungen

Im Buchungskalender kann eine oder mehrere Leistungen aus der Kategorie "Einzeltraining" angeboten werden. Jede Leistung kann einen öffentlich zugänglichen Beschreibungstext enthalten. Außerdem kann die Dauer der Leistung individuell in 30-Minuten-Schritten eingestellt werden, so dass die Optionen 30, 60, 90 oder 120 Minuten zur Verfügung stehen. Wenn Mehrfachkarten verfügbar sind, werden sie ebenfalls im Buchungskalender angezeigt.

Als Trainer hast du die Wahl, ob der Termin bei einem deiner Trainingsorte oder direkt beim Kunden vor Ort stattfindet. Falls du allgemeine Fahrtkosten berechnest, werden diese ebenfalls im Preis angezeigt.

Trainer:innen

Wenn du als Unternehmen mehrere Trainer hast, kannst du einstellen, welche von ihnen buchbar sein sollen. Abhängig von der Auswahl des Trainers werden im nächsten Schritt auch seine verfügbaren Termine angezeigt. Zusätzlich zum Namen des Trainers kannst du unter "Mitarbeiter > Details" auch ein Bild und eine Kurzbeschreibung einstellen.

Verfügbarkeiten und Dauer

Der Buchungskalender ermöglicht es, pro Tag individuelle Zeiten für die Verfügbarkeit eines Trainers festzulegen. Dabei können sowohl Start- als auch Endzeiten frei gewählt werden.

Weiterhin werden alle Termine, die dem Trainer zugeordnet sind, in der Verfügbarkeit des Trainers berücksichtigt. Dazu gehören Gruppen, Kurse, Veranstaltungen sowie Einzeltrainings. So kann sichergestellt werden, dass keine Terminkollisionen entstehen.

Um einen reibungslosen Ablauf zwischen den einzelnen Terminen zu gewährleisten, besteht die Option, einen Abstand zwischen Terminen einzustellen. Somit kann sich der Trainer beispielsweise auf den nächsten Kunden vorbereiten oder die Anfahrt

Die Dauer der einzelnen Leistungen kann individuell für jede Leistung eingestellt werden oder als allgemeine Vorgabe gesetzt werden. Somit können unterschiedliche Trainingszeiten flexibel gestaltet werden.

Auch die Nichtverfügbarkeit ist ein wichtiger Aspekt, den wir berücksichtigt haben. Sowohl Feiertage als auch Urlaub oder private Termine können über externe Kalender hinzugefügt und in der Verfügbarkeit des Trainers blockiert werden.

Schließlich gibt es noch die Möglichkeit festzulegen, wie viele Wochen im Voraus Termine gebucht werden können.

1. Buchbarkeit im Voraus (Wochen):

   • Mit diesem Feld legen Sie fest, wie viele Wochen im Voraus Benutzer Termine buchen können. Zum Beispiel, wenn Sie "4 Wochen" auswählen, können Benutzer Termine bis zu 4 Wochen im Voraus planen.
   • Dieses Feld steuert den maximalen Buchungshorizont und ermöglicht es Ihnen, einen Zeitrahmen festzulegen, innerhalb dessen Benutzer Termine planen können.

2. Vorlauf für Buchungen (Tage):

   • Hier geben Sie an, wie viele Tage Vorlaufzeit erforderlich sind, um einen Termin zu buchen. Wenn Sie beispielsweise "3 Tage" wählen, müssen Benutzer mindestens 3 Tage im Voraus planen, um einen Termin zu sichern.
   • Dieses Feld legt fest, wie viel Vorankündigung Sie benötigen, um Ihren Zeitplan entsprechend zu organisieren und sicherzustellen, dass Sie ausreichend Zeit haben, um sich auf bevorstehende Termine vorzubereiten.

Der Hauptunterschied zwischen den beiden Feldern besteht also darin, dass das erste die maximale Buchbarkeit im Voraus bestimmt, während das zweite die Vorlaufzeit angibt, die für die Buchung eines Termins erforderlich ist.

Abstände

Deine Buchungsseite reduziert die Verfügbarkeit je nach dem Abstand, den du eingestellt hast. Nur Zeitslots, die die Buchungsdauer plus dem Abstand vor und nach einem Termin abdecken können, werden auf der Buchungsseite angezeigt.

Zum Beispiel, wenn du 1-stündige Buchungen mit einem Abstand von 30 Minuten anbietest, werden nur Startzeiten angezeigt, bei denen mindestens 2 Stunden in deinem Kalender frei sind (30 Minuten + 60 Minuten + 30 Minuten = 2 Stunden).

Der eingestellte Abstand wird auch bei extern eingebuchten Terminen berücksichtigt. So wird sichergestellt, dass du nie direkt nach einem anderen Termin gebucht wirst und immer genug Zeit zwischen den Terminen hast.

Tage blockieren

Um Tage im Buchungskalender zu blockieren, kannst du Abwesenheiten eintragen oder externe Kalender integrieren. Hier sind die notwendigen Schritte dafür:

Abwesenheiten hinterlegen:

1. Global für alle Mitarbeiter:

   • Navigiere zu Einstellungen > Unternehmen.
   • Trage dort die Abwesenheiten ein. Diese gelten dann für alle Mitarbeiter und den gesamten Betrieb.

2. Für einzelne Mitarbeiter:

   • Gehe zur Detailansicht des Mitarbeiters und wähle Abwesenheiten.
   • Hier kannst du spezifische Nicht-Verfügbarkeiten für einzelne Mitarbeiter festlegen.

Externen Kalender nutzen:

• Um Blockzeiten über einen externen Kalender wie den Google Kalender zu verwalten, trage die gewünschten Blockzeiten in deinem externen Kalender ein.
• Um diesen Kalender in dein Buchungssystem zu integrieren, navigiere zu Mitarbeiter und wähle Externe Kalender, um den Kalender zu hinterlegen.

Durch die Nutzung dieser Methoden kannst du deinen Buchungskalender effektiv anpassen und sicherstellen, dass keine Buchungen für Zeiten angenommen werden, in denen das Unternehmen oder spezifische Mitarbeiter nicht verfügbar sind.

Per Anfrage

Wenn eine ausgewählte Leistung nicht "online buchbar" ist, werden die Buchungen als Anfragen erstellt. In diesem Fall läuft der Prozess wie folgt ab:

1. Erstellung der Anfrage: Die Buchung erscheint im Buchungsportal unter dem Bereich "Anfragen". Automatisch wird ein neues Einzeltraining mit dem Status "Ausstehend" angelegt.

2. Bearbeitung der Anfrage:

   • Du kannst nun das Einzeltraining überprüfen und entscheiden, ob es bestätigt oder abgelehnt wird.
   • Wenn Du das Einzeltraining bestätigst, ändert sich der Status auf "Bestätigt".
   • Wenn Du das Einzeltraining ablehnst, bleibt der Status auf "Abgelehnt".

3. Automatische Benachrichtigungen:

   • Im Fall einer Bestätigung:
     • Eine automatische E-Mail wird an den Kunden gesendet. Diese E-Mail enthält alle relevanten Informationen zum Einzeltraining, einschließlich Datum, Ort, Zeit und Preis.
     • Zusätzlich erhält auch der ausgewählte Trainer eine Kopie dieser E-Mail mit denselben Informationen.
   • Im Fall einer Ablehnung:
     • Eine automatische E-Mail wird an den Kunden gesendet, in der die Ablehnung der Anfrage mitgeteilt wird. Diese E-Mail enthält eventuell auch eine kurze Erklärung oder alternative Vorschläge, falls Du diese vorgesehen hast.

Durch diesen Prozess wird sichergestellt, dass sowohl der Kunde als auch der Trainer immer über den aktuellen Status der Buchung informiert sind und alle notwendigen Details erhalten.

Verbindlich buchen

Wenn die ausgewählte Leistung online buchbar ist, läuft der Buchungsprozess wie folgt ab:

1. Automatische Bestätigung: Sobald der Kunde die Buchung abschließt, wird der Termin automatisch bestätigt. Es sind keine weiteren manuellen Schritte erforderlich.

2. Rechnungserstellung und -versand:

   • Eine Rechnung wird automatisch erstellt.
   • Diese Rechnung wird direkt an den Kunden per E-Mail versendet.

Durch diese Automatisierung wird der Buchungsprozess für online buchbare Leistungen effizient und unkompliziert gestaltet. Der Kunde erhält sofort eine Bestätigung sowie die Rechnung, was die Abwicklung sowohl für Dich als auch für den Kunden vereinfacht.

Leistung verlinken

• Direkt-Link für Einzeltraining:

  • Jede Leistung, die der Kategorie "Einzeltraining" zugeordnet ist, erhält automatisch einen Direkt-Link (URL).
  • Dieser Direkt-Link wird in der Detailansicht der jeweiligen Leistung unter den Einstellungen angezeigt. Du findest ihn dort, sobald Du die Leistung angelegt hast.

• Nutzung des Direkt-Links:

  • Du kannst den Direkt-Link auf Deiner Webseite einbinden. Dadurch kann der Kunde direkt auf die spezifische Leistung zugreifen und die Buchung starten, ohne durch das gesamte Buchungsportal navigieren zu müssen.
  • Beispiel: Ein Kunde klickt auf den Link für ein "Erstgespräch" und gelangt direkt zur Buchungsseite für diese Leistung.

• Nicht öffentliche Leistungen:

  • Du hast die Möglichkeit, eine Leistung als "nicht öffentlich" zu setzen. Diese Option ist in den Einstellungen der jeweiligen Leistung verfügbar.
  • Wenn eine Leistung als "nicht öffentlich" markiert ist, erscheint sie nicht mehr in der öffentlichen Liste der buchbaren Leistungen. Das bedeutet, Kunden sehen diese Leistung nicht, wenn sie das Buchungsportal durchsuchen.
  • Dennoch bleibt die Leistung über den Direkt-Link aufrufbar. Das bedeutet, Du kannst den Link weiterhin nutzen, um gezielt Kunden auf diese Leistung aufmerksam zu machen, ohne dass sie für die breite Öffentlichkeit sichtbar ist.

• Direkte Kundenkommunikation:

  • Du kannst einem Kunden direkt einen Link zu einer spezifischen Leistung senden. Dies ist besonders nützlich, wenn Du individuelle Vereinbarungen oder spezielle Angebote hast, die nicht öffentlich beworben werden sollen.
  • Beispiel: Ein Kunde interessiert sich für ein maßgeschneidertes Training, das nicht öffentlich sichtbar ist. Du schickst ihm den Direkt-Link per E-Mail, und der Kunde kann direkt über diesen Link die Buchung vornehmen.
  • Ein weiteres Beispiel: Du möchtest einem bestehenden Kunden eine spezielle Leistung anbieten, die nur für ihn verfügbar ist. Der Direkt-Link ermöglicht es Dir, diese Leistung gezielt und einfach anzubieten.

Durch die Verwendung von Direkt-Links kannst Du die Buchung von Einzeltrainings effizienter gestalten und gleichzeitig mehr Kontrolle über die Sichtbarkeit Deiner Leistungen behalten. Kunden profitieren von einem schnellen und direkten Zugang zu den gewünschten Leistungen, während Du die Flexibilität hast, bestimmte Angebote gezielt zu steuern.