Lexoffice

Die Integration von Lexoffice ermöglicht die automatische Übertragung von Rechnungen aus dem 123Hundeschule-Konto in den Lexoffice-Account. Voraussetzung für die Nutzung ist das Lexoffice XL Paket. Die Einrichtung erfordert die Erstellung eines API-Schlüssels in Lexoffice und dessen Einfügung in die entsprechenden Einstellungen von 123Hundeschule. Nach erfolgreicher Verbindung werden Rechnungen automatisch übertragen und Kunden anhand ihrer E-Mail-Adressen abgeglichen. Es ist möglich, auch bestehende Belege nachträglich zu Lexoffice zu übertragen.

Voraussetzung

Bevor du die Lexoffice Integration nutzen kannst, benötigst du das Lexoffice XL Paket.

Einrichtung

1. Anmeldung bei Lexoffice: Logge dich in dein Lexoffice-Konto ein.
2. Zugriff auf Einstellungen: Klicke auf das Zahnrad-Icon, um die Einstellungen aufzurufen.
3. Aufruf der Erweiterungen: Wähle den Abschnitt "Erweiterungen" aus und dann "Weitere Apps".
4. Direkter Zugriff: Alternativ kannst du auch direkt über diesen Link zu den Weitere-Apps-Einstellungen gelangen: Lexoffice Weitere Apps.
5. Lexoffice Public API: Suche nach "lexoffice Public API" und klicke auf "Verwalten".
6. Neuen Schlüssel erstellen: Erstelle einen neuen API-Schlüssel für die Integration und kopiere diesen in deine Zwischenablage.

1. Wechsel zum 123Hundeschule Account: Melde dich in deinem 123Hundeschule-Konto an.
2. Öffne die Lexoffice Einstellungen: Navigiere zu den Einstellungen und wähle den Bereich "Erweiterungen" aus.
3. Lexoffice Integration konfigurieren: Wähle "Lexoffice" aus und klicke auf "Konfigurieren".
4. API-Schlüssel einfügen: Füge den zuvor kopierten API-Schlüssel in das entsprechende Feld ein und aktiviere die Integration.
5. Speichern der Konfiguration: Vergiss nicht, deine Konfiguration zu speichern, damit die Einstellungen übernommen werden.
6. Verbindung testen: Abschließend kannst du die Integration testen, indem du auf den Button "Verbindung testen" klickst. Dadurch wird überprüft, ob die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde.

Funktionsweise

Sobald die Verbindung zwischen 123Hundeschule und Lexoffice erfolgreich hergestellt wurde, werden alle Rechnungen, die entweder manuell oder automatisch festgeschrieben werden, automatisch an Lexoffice übertragen. Dabei wird der Kunde gegebenenfalls in Lexoffice angelegt oder aktualisiert.

Kundenabgleich

Da Lexoffice und 123Hundeschule unterschiedliche Kundennummern verwenden können, wird das Matching der Kunden über deren E-Mail-Adressen durchgeführt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Kunden in beiden Systemen korrekt zugeordnet werden können.

Automatische Übertragung

Die Übertragung der Rechnungen erfolgt automatisch im Hintergrund, sobald eine Rechnung in 123Hundeschule festgeschrieben wird. Es ist kein manuelles Eingreifen erforderlich, um die Daten an Lexoffice zu senden.

Bestehende Belege übertragen

Wenn du bereits bestehende Rechnungen nachträglich zu Lexoffice übertragen möchtest, kannst du dies ganz einfach tun. Hier sind die Schritte, die du befolgen solltest:

1. Navigiere zu den Belegen: Gehe zu deinen Belegen in der 123Hundeschule-Anwendung.
2. Filter nach Einnahmen: Wähle den Filter für Einnahmen aus, um nur die relevanten Belege anzuzeigen.
3. Überprüfe den Übertragungsstatus: In der Spalte "Lexoffice" kannst du sehen, ob der jeweilige Beleg bereits an Lexoffice übertragen wurde.
4. Auswahl der zu übertragenden Belege: Wähle die Belege aus, die noch nicht zu Lexoffice übertragen wurden.
5. Starte die Übertragung: Klicke auf "Aktionen" und wähle "Zu Lexoffice übertragen" aus.
6. Warte auf die Übertragung: Die ausgewählten Belege werden nun im Hintergrund zu Lexoffice übertragen. Abhängig von der Anzahl der Belege kann dieser Vorgang einige Minuten dauern.

Durch die Ausführung dieser Schritte werden die ausgewählten Belege zu Lexoffice übertragen, wo sie entsprechend verarbeitet und archiviert werden.

Hinweise

Um die Buchhaltung und Finanzverwaltung deiner Hundeschule effizient zu gestalten, ist es wichtig, dass du die Einschränkungen und Funktionen der von dir genutzten Softwarelösungen verstehst. In diesem Zusammenhang gibt es wichtige Details zur Interaktion zwischen der 123Hundeschule Software und Lexoffice, die du kennen solltest.

Wenn in der 123Hundeschule Software eine Rechnung oder ein Beleg auf "bezahlt" gesetzt wird, ist es wichtig zu wissen, dass diese Information nicht automatisch in Lexoffice übertragen wird, um dort ebenfalls den Status auf "bezahlt" zu setzen. Lexoffice, als das führende System in deinem Buchhaltungsprozess, erlaubt es nicht, dass der Zahlungsstatus von externen Systemen wie 123Hundeschule geändert wird. Dies ist eine Sicherheits- und Integritätsmaßnahme, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Transaktionen direkt in Lexoffice überprüft und bestätigt werden.

Ebenso ist es derzeit nicht möglich, Ausgabenbelege direkt von der 123Hundeschule Software in Lexoffice zu übertragen. Dies bedeutet, dass alle Ausgaben manuell in Lexoffice eingegeben werden müssen, um eine vollständige und korrekte Finanzübersicht zu gewährleisten.

Die Integration zwischen Lexoffice und der 123Hundeschule Software bietet eine einseitige Synchronisation des Zahlungsstatus. Wenn ein Beleg in Lexoffice auf "bezahlt" gesetzt wird, aktualisiert sich dieser Status automatisch in der 123Hundeschule Software. Diese Funktion erleichtert die Buchhaltung, indem sie sicherstellt, dass Zahlungen, die in Lexoffice bestätigt werden, in der 123Hundeschule Software reflektiert werden.

Umgekehrt erfolgt jedoch keine Synchronisation. Das heißt, Zahlungen oder der Status "bezahlt", der in der 123Hundeschule Software markiert wird, werden nicht automatisch in Lexoffice übertragen. Um eine konsistente Buchführung zu gewährleisten und Lexoffice als das führende System zu nutzen, empfiehlt es sich, die Bankverbindung aus der 123Hundeschule Software zu entfernen.

Für die Zuordnung von Belegen zu Zahlungen oder Überweisungen, die nicht automatisch erfolgt, ist es ratsam, folgendermaßen vorzugehen:

1. Entfernen der Bank-Verbindung aus der 123Hundeschule Software: Dies verhindert Verwirrungen und doppelte Einträge. Indem du die Bankverbindung nur in Lexoffice führst, zentralisierst du den Finanzüberblick und die Zuordnung von Zahlungen zu Belegen.

2. Anlegen der Bank in Lexoffice: Durch die alleinige Verwaltung deiner Bankverbindung in Lexoffice kannst du dort effizient Belege den entsprechenden Zahlungen oder Überweisungen zuordnen. Lexoffice bietet Werkzeuge und Funktionen, die speziell für diese Art der Finanzverwaltung entwickelt wurden, einschließlich der automatischen Erkennung von Zahlungszuordnungen und der Möglichkeit, manuelle Anpassungen vorzunehmen.

Zusammenfassend ist die Integration zwischen Lexoffice und 123Hundeschule so gestaltet, dass Lexoffice als primäres System für die Finanzverwaltung fungiert. Durch das Entfernen der Bankverbindung in der 123Hundeschule Software und das Führen aller finanzrelevanten Vorgänge in Lexoffice stellst du sicher, dass deine Buchhaltung einheitlich und übersichtlich bleibt. Für die korrekte Zuordnung von Belegen ist es empfehlenswert, die Bank ausschließlich in Lexoffice zu führen und die dortigen Funktionen für eine effiziente Finanzverwaltung zu nutzen.