Gruppentraining

Im Gegensatz zu Kursen finden Gruppentrainings in regelmäßigen Abständen und fortlaufend statt (wöchentlich oder 14-tägig). Je nach Gruppenart (halb-offen oder offen) werden die Teilnehmer:innen anders verwaltet

Halb-Offen

Halb-Offene Gruppen haben festgelegte Teilnehmer:innen. Wird ein/e Teilnehmer:in zu einer Halb-Offene Gruppe hinzugefügt, wird er/sie für alle zukünftigen Termine eingetragen. Nachträglich können Teilnehmer:innen aus einzelnen Terminen gelöscht werden (Absage, Urlaub etc.). In vergangenen Terminen bleibt die Anzahl der Teilnehmer:innen bestehen und unverändert.

Offene Gruppen

Offene Gruppen haben variable Teilnehmer:innen. Teilnehmer:innen können individuell pro Termin hinzugefügt werden oder sie können sich selbständig online auf deiner persönlichen Webseite zu Terminen an- oder abmelden.

Buchungsoptionen

Max. Teilnehmer: Mit dieser Funktion kannst du die maximale Anzahl der Teilnehmer für einen Termin festlegen. Die Standardvorgabe gilt für alle Termine einer Gruppe, kann jedoch bei Bedarf individuell für einzelne Termine angepasst werden. Das ist besonders nützlich, um die Teilnehmerzahl je nach Wetter, Auslastung oder anderen Gegebenheiten flexibel zu steuern.

Terminbegrenzung für Mehrfachkarten: Aktiviere diese Option, um sicherzustellen, dass Kunden mit einer Mehrfachkarte nur so viele Termine buchen können, wie auf ihrer Karte verfügbar sind. Ist die Option deaktiviert, werden Kunden automatisch für alle fortlaufenden Termine des Kurses eingetragen, unabhängig von der verbleibenden Anzahl auf ihrer Karte. Siehe dazu mehr unter Fortlaufenden Kurs

Buchbar bis: Optional kannst du festlegen, wie viele Stunden vor Beginn eines Gruppentermins noch Buchungen möglich sind. Wenn du keinen Wert angibst, bleibt der Termin bis zum Beginn für Buchungen offen. Das bedeutet, Kunden können sich für den Termin anmelden, solange er nicht begonnen hat. Diese Einstellung hilft dir, besser zu planen und gleichzeitig flexibel auf die Bedürfnisse deiner Kunden einzugehen.

Min. Teilnehmer: Du kannst eine Mindestanzahl an Teilnehmern festlegen, die erreicht werden muss, damit ein Gruppentermin stattfinden kann. Erreicht die Anzahl der Anmeldungen bis zum Ende der Buchungsfrist nicht diese Mindestanzahl, wird der Termin automatisch abgesagt. Alle bis dahin angemeldeten Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung über die Absage. Diese Funktion unterstützt dich dabei, sicherzustellen, dass Gruppen nur dann stattfinden, wenn genügend Teilnehmer vorhanden sind.

Buchungsbenachrichtigung: Sobald sich ein Kunde für einen Gruppentermin anmeldet, erhält der zuständige Trainer eine Benachrichtigung. Diese automatische Benachrichtigungsfunktion hält den Trainer stets auf dem Laufenden über neue Anmeldungen und ermöglicht eine effiziente Planung und Vorbereitung auf die kommenden Termine. Es ist ein nützliches Werkzeug, um die Organisation innerhalb der Hundeschule zu vereinfachen und die Kommunikation zwischen den Trainern und der Verwaltung zu verbessern.

Stornofrist in Tagen: Hier legst du fest, wie viele Tage vor dem Beginn eines Termins eine Stornierung möglich ist. Dabei wird die Stornofrist zwar in Tagen angegeben, jedoch intern in Stunden berechnet (z. B. entspricht eine Stornofrist von 2 Tagen genau 48 Stunden vor Beginn des Termins). Diese Angabe hilft deinen Kunden, ihre Buchungen flexibel zu planen, und gibt dir gleichzeitig die Sicherheit, kurz vor Beginn des Termins mit einer festen Teilnehmerzahl zu planen.

Terminerinnerung: Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail-Erinnerung einen Tag vor jedem gebuchten Termin.

Anzahl der Teilnehmer öffentlich: Wenn du diese Option aktivierst, wird die aktuelle Anzahl der angemeldeten Teilnehmer:innen im Buchungsportal für alle sichtbar. Dies kann für potenzielle Kunden motivierend sein, sich anzumelden, wenn sie sehen, dass bereits andere Interesse an dem Termin zeigen.

Namen der Teilnehmer öffentlich: Durch Aktivierung dieser Option werden die Namen der angemeldeten Teilnehmer:innen für eingeloggte Benutzer im Buchungsportal sichtbar. Hierbei ist besonders auf den Datenschutz zu achten. Stelle sicher, dass du die Einwilligung der Teilnehmer:innen eingeholt hast, bevor du ihre Namen öffentlich machst. Dies kann die Gemeinschaftsbildung fördern, erfordert jedoch eine sorgfältige Handhabung, um die Privatsphäre jedes Einzelnen zu wahren.

Auschreibung für Webseite

Für die Ausschreibung der Gruppe auf deiner persönlichen Webseite kannst du einen ausführlichen Beschreibungstext und ein Bild hinterlegen. Bearbeite dazu die Gruppe und wechsle in den Tab "Beschreibung".

Falls du kein passendes Bild hast, kannst du aus der Mediathek ein Lizenzfreies Bild auswählen.

Über den Vorschau-Button kannst du dir dein Gruppe auf deiner persönlichen Webseite anschauen.

Abrechnung

In der Gruppe wird der Preis pro Termin festgelegt. Diese Preise kannst du unter Leistungen verwalten oder bei Bedarf neue Preise erstellen. Preise für Gruppen gehören zur Kategorie Gruppentraining.

Einzelbuchung

Die Einzelbuchung ermöglicht es Kunden, Gruppentermine zu einem festgelegten Preis pro Termin zu buchen. Dabei können sie flexibel entscheiden, wie viele Termine sie buchen möchten. Ein Beispiel dafür ist eine Social-Walk-Gruppe, bei der der Preis pro Stunde 20 € beträgt. Wenn ein Kunde drei Termine bucht, zahlt er insgesamt 60 €. Diese Option bietet dir als Betreiber die Möglichkeit, deine Gruppenangebote flexibel zu gestalten und Kunden eine einfache Buchungslösung anzubieten.

Einstellungen für die Einzelbuchung

In den Einstellungen der jeweiligen Leistung kannst du verschiedene Optionen festlegen, um die Einzelbuchung an deine Bedürfnisse anzupassen:

• Öffentlich: Ja Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Einzelbuchung für alle Kunden im Buchungsportal sichtbar. Der festgelegte Preis ist ebenfalls einsehbar, und Kunden können direkt Termine buchen.

• Öffentlich: Nein Ist diese Option deaktiviert, wird die Einzelbuchung im Buchungsportal ausgeblendet. Kunden sehen den Preis nicht und können keine Termine selbst buchen. Diese Einstellung eignet sich, wenn ausschließlich Mehrfachkarten oder Abonnements angeboten werden

• Online buchbar: Nein Wenn du die Online-Buchbarkeit deaktivierst, können deine Kunden zwar Termine buchen, diese werden jedoch nicht automatisch mit einer Rechnung abgerechnet. Die gebuchten Teilnahmen bleiben in diesem Fall als "abrechenbar" markiert, was bedeutet, dass sie nicht direkt abgerechnet werden. Du kannst die Abrechnung später manuell vornehmen, entweder indem du eine Sammelrechnung erstellst oder den Betrag bar vor Ort entgegennimmst. Diese Einstellung gibt dir die volle Kontrolle über die Buchungen und ermöglicht dir, die Abrechnung flexibel an deine Arbeitsweise anzupassen.

• Online buchbar: Ja Ist die Online-Buchbarkeit aktiviert, können Kunden die Termine verbindlich selbst buchen. Sie erhalten direkt eine Rechnung über die gebuchten Termine, basierend auf dem festgelegten Preis. Innerhalb der angegebenen Stornofrist können Kunden gebuchte Termine stornieren. In diesem Fall wird der Betrag automatisch in Form von Mehrfachkarten gutgeschrieben, die der Kunde für neue Buchungen nutzen kann. Alternativ können Kunden sich den gutgeschriebenen Betrag auf ihr ursprüngliches Zahlungsmittel rückerstatten lassen.

Beispiel zur Online-Buchbarkeit

Maria bucht drei Termine für die offene Gruppe "Social Walk". Der Preis pro Termin beträgt 20 €, daher erhält sie eine Rechnung über insgesamt 60 €. Sobald sie die Buchung abschließt, wird für Maria intern automatisch eine 3er-Mehrfachkarte angelegt. Von dieser Karte werden die drei Einheiten für die gebuchten Termine abgezogen. Sollte Maria später einen oder mehrere Termine stornieren, werden die stornierten Einheiten auf ihrer Mehrfachkarte wieder gutgeschrieben. Sie kann diese Einheiten anschließend für neue Buchungen nutzen. Falls Maria die gutgeschriebenen Einheiten nicht nutzen möchte, hat sie die Möglichkeit, den Betrag als Rückerstattung auf ihr ursprüngliches Zahlungsmittel zu erhalten.

Diese Flexibilität sorgt dafür, dass sowohl Kunden als auch Betreiber von der einfachen Verwaltung und Abwicklung der Einzelbuchungen profitieren.

Mehrfachkarten

In der Gruppe wird, wie bereits erwähnt, der Preis pro Termin festgelegt. Wenn du zusätzlich Mehrfachkarten (z. B. 5er- oder 10er-Karten) anbieten möchtest, mit denen Kunden mehrere Termine flexibel buchen können, musst du eine separate Leistung mit der Kategorie "Karte" erstellen. Diese Mehrfachkarten-Leistung verknüpfst du anschließend mit der entsprechenden Gruppentraining-Leistung, damit sie als Zahlungsmittel für diese Termine verwendet werden kann.

So legst du Mehrfachkarten an:

Schritt 1: Neue Leistung für die Mehrfachkarte erstellen

1. Gehe in die Einstellungen unter Leistungen und klicke auf Neue Leistung anlegen.
2. Wähle als Kategorie "Karte" aus.
3. Gib der Karte einen passenden Namen (z. B. "5er-Karte Gruppentraining") und eine Beschreibung, die den Zweck der Karte erklärt.
4. Setze den Preis für die Karte (z. B. 100 € für eine 5er-Karte).
5. Wähle die Einheit "pauschal" aus.
6. Gib die Anzahl der Einheiten an, die die Karte umfassen soll (z. B. 5 oder 10 Einheiten).
   • Beachte: Die Einheiten müssen ganzzahlig sein. Falls du halbe Einheiten benötigst, kannst du die Anzahl entsprechend multiplizieren (z. B. statt 5 Einheiten nimmst du 50 und ziehst pro Termin 10 Einheiten ab).
7. Optional kannst du eine Gültigkeitsdauer für die Karte angeben (z. B. 12 Monate). Nach Ablauf dieser Zeit kann die Karte nicht mehr genutzt werden.

Schritt 2: Mehrfachkarte mit Gruppentraining verknüpfen

1. Nachdem du die Mehrfachkarte erstellt hast, wechsle zu der entsprechenden Gruppentraining-Leistung, für die die Karte gültig sein soll.
2. Füge die zuvor erstellte Mehrfachkarten-Leistung unter dem Abschnitt Mehrfachkarten hinzu.
   • Die Karte ist damit als Zahlungsmittel für diese Gruppentraining-Leistung aktiviert.
   • Eine Mehrfachkarte kann auch so eingerichtet werden, dass sie für mehrere Gruppentrainings genutzt werden kann. Zum Beispiel könnte eine 10er-Karte für Social Walks und Agility-Training gültig sein.

Schritt 3: Kartenwert für Gruppentraining festlegen

In der Gruppentraining-Leistung musst du zusätzlich einen Kartenwert festlegen.

• Der Kartenwert gibt an, wie viele Einheiten von der Karte abgezogen werden, wenn ein Kunde einen Termin bucht und dieser abgerechnet wird.
• Beispiel: Wenn ein Termin 1 Einheit kostet, wird beim Buchen oder Abrechnen 1 Einheit von der Karte des Kunden abgezogen.

Schritt 4: Übersicht in der Terminverwaltung

In der Detailansicht der Gruppe kannst du einsehen, welche Mehrfachkarten für diese Gruppe genutzt werden können. Außerdem siehst du bei gebuchten Teilnehmern, welche Kunden mit einer Mehrfachkarte bezahlt haben und wie viele Einheiten auf der jeweiligen Karte noch verfügbar sind.

Vorteile der Mehrfachkarten

• Kunden können mit Mehrfachkarten flexibel mehrere Termine buchen und profitieren von einer einfachen Verwaltung ihres Guthabens.
• Du kannst Karten individuell konfigurieren und an mehrere Gruppentrainings koppeln, um maximale Flexibilität zu bieten.
• Über die Detailansicht hast du jederzeit einen Überblick über eingelöste Karten und verbleibende Einheiten.
• Die Gültigkeitsdauer hilft dir, den Einsatz der Karten zeitlich zu begrenzen, falls dies gewünscht ist.

Mehrfachkarten manuell anlegen

Zusätzlich zur automatischen Erstellung von Mehrfachkarten über das Buchungsportal kannst du Karten auch manuell anlegen. Dies ist besonders nützlich, wenn Kunden die Karte direkt vor Ort kaufen oder wenn du den Bestand einer bereits genutzten Karte übernehmen möchtest. Die relevanten Einstellungen findest du im Bereich Allgemein > Mehrfachkarten.

So legst du eine Karte manuell an:

1. Kunden auswählen Wähle den Kunden aus, für den die Karte angelegt werden soll. Dies geschieht über die Suchfunktion im Feld Kunden.

2. Leistung Wähle die passende Mehrfachkarten-Leistung aus, z. B. "3er-Karte Gruppenstunde". Die Leistung definiert, wie die Karte genutzt werden kann und welche Kosten dafür anfallen.

3. Gesamt Gib die Gesamtanzahl der Einheiten an, die die Karte enthält. Beispiel: Für eine 3er-Karte trägst du "3" ein.

4. Verfügbar Trage ein, wie viele Einheiten derzeit noch verfügbar sind. Wenn der Kunde beispielsweise bereits eine Einheit genutzt hat, kannst du hier "2" eintragen.

5. Gekauft am Wähle das Kaufdatum der Karte aus. Nur Einheiten, die nach diesem Datum gebucht werden, werden auf die Karte angerechnet.

6. Gültig bis (optional) Falls die Karte eine zeitliche Begrenzung haben soll, kannst du hier ein Ablaufdatum angeben. Nach diesem Datum kann die Karte nicht mehr genutzt werden.

7. Interne Notizen (optional) Füge interne Anmerkungen hinzu, die nur für dich sichtbar sind. Diese können hilfreich sein, um spezielle Vereinbarungen oder Hinweise zu dokumentieren.

8. Rechnung erstellen Wenn die Karte mit einer Rechnung erfasst werden soll, aktiviere diese Option.

9. Vorlage Wähle die gewünschte Rechnungsvorlage aus (z. B. "Rechnung per Überweisung").

10. Versenden Aktiviere diese Option, um die Rechnung automatisch an den Kunden zu senden.

Diese manuelle Option gibt dir maximale Flexibilität, um Mehrfachkarten individuell für Kunden zu verwalten und zu erstellen.

Abonnements

Zusätzlich zu Einzelbuchungen und Mehrfachkarten kannst du auch Abonnements für deine Kunden einrichten. Mit einem Abonnement definierst du, wie viele Termine ein Kunde pro Woche oder Monat wahrnehmen kann. Diese Option bietet dir eine flexible Möglichkeit, regelmäßige Buchungen abzuwickeln und langfristige Kundenbindungen aufzubauen.

So legst du ein Abonnement an

Schritt 1: Neue Leistung für das Abonnement erstellen

1. Gehe in die Einstellungen unter Leistungen und klicke auf Neue Leistung anlegen.
2. Wähle als Kategorie "Abonnement" aus.
3. Gib der Abonnement-Leistung einen passenden Namen (z. B. "Monatsabo Gruppentraining") und füge eine Beschreibung hinzu, die den Umfang des Abonnements erklärt (z. B. "Nutzung für bis zu 4 Gruppentermine pro Monat").
4. Setze den Preis für das Abonnement (z. B. 50 € pro Monat).
5. Wähle die Einheit "monatlich" oder "wöchentlich" aus, je nachdem, wie oft das Abonnement abgerechnet werden soll.
6. Optional kannst du eine Mindestlaufzeit für das Abonnement angeben (z. B. 6 Monate) oder festlegen, dass das Abonnement unbefristet gilt, bis es gekündigt wird.

Schritt 2: Detaileinstellungen für das Abonnement vornehmen

Nachdem du die grundlegenden Angaben zum Abonnement gemacht hast, kannst du weitere Einstellungen für die Vertragsdetails und enthaltenen Leistungen festlegen:

1. Vertragslänge: Gib an, wie viele Monate das Abonnement zunächst läuft (z. B. 1 Monat).
2. Vertragsverlängerung: Wähle, ob das Abonnement unbefristet läuft oder nach Ablauf einer bestimmten Vertragslänge endet.
3. Vertragsstart: Lege fest, ob das Abonnement mit dem ersten Termin oder zu einem festen Datum beginnt.
4. Automatische Verlängerung: Gib an, um wie viele Monate sich das Abonnement nach Ablauf verlängert, falls keine Kündigung erfolgt (z. B. 1 Monat).
5. Kündigungsfrist: Lege fest, wie viele Monate vorher das Abonnement gekündigt werden muss (z. B. 1 Monat).

Im Abonnement enthaltene Leistungen:

1. Enthaltene Leistungen: Wähle die Leistungen aus, die in diesem Abonnement genutzt werden können. Zum Beispiel kannst du eine Gruppentraining-Leistung wie "Social Walk" oder "Agility" hinzufügen.
2. Anzahl im Zeitraum: Definiere, wie oft die Leistung innerhalb des festgelegten Zeitraums genutzt werden kann (z. B. 4 Termine pro Monat oder 1 Termin pro Woche).
3. Zeitraum: Wähle aus, ob die Nutzung pro Woche oder pro Monat festgelegt ist.

Schritt 3: Leistungen direkt im Abonnement definieren

In der Abonnement-Leistung wird festgelegt, welche Leistungen im Abonnement enthalten sind. Du musst also keine Verknüpfung in den einzelnen Gruppen-Leistungen vornehmen. Stattdessen fügst du die entsprechenden Leistungen direkt im Abonnement unter Enthaltene Leistungen hinzu.

Schritt 4: Verwaltung der Abonnements

1. In der Detailansicht des Abonnements kannst du jederzeit einsehen, welche Kunden ein Abonnement nutzen und wie viele Einheiten im aktuellen Zeitraum noch verfügbar sind.
2. Kunden können über ihr Abonnement nur so viele Termine buchen, wie im jeweiligen Zeitraum erlaubt sind. Nicht genutzte Einheiten verfallen. Zusätzliche Einheiten können einzeln oder
3. Die Abrechnung erfolgt automatisch gemäß den hinterlegten Vertragsdetails (z. B. monatlich oder wöchentlich). Kündigungen oder Änderungen kannst du ebenfalls direkt im System verwalten.

Beispiel für ein Abonnement Maria schließt ein Abonnement ab, das ihr ermöglicht, 1 Gruppentraining pro Woche zu besuchen. Der Preis für das Abo beträgt 40 € pro Monat. Maria bucht in einem Monat vier Termine und hat damit ihr wöchentliches Kontingent ausgeschöpft.

Vorteile der Abonnements

• Planungssicherheit: Du weißt genau, wie viele Teilnehmer:innen pro Woche oder Monat kommen.
• Kundenbindung: Abonnements motivieren Kunden, regelmäßig teilzunehmen, und schaffen langfristige Bindung.
• Flexibilität: Du kannst Abos individuell anpassen, z. B. für unterschiedliche Gruppen oder mit variierenden Terminlimits.
• Automatisierung: Abos werden automatisch abgerechnet und verwaltet, was dir viel Zeit spart.

Übersicht

In der Übersicht der Teilnehmer:innen und Termine einer Gruppe kannst du auf einen Blick sehen, wer an welchem Termin teilnimmt und wie die Abrechnung erfolgt. Die Symbole in der Übersicht geben dir wichtige Hinweise zu den Buchungen und der Verfügbarkeit der Mehrfachkarten:

• Grünes Häkchen (✅): Der Kunde nimmt am Termin teil, und die Teilnahme wird korrekt über die vorhandene Mehrfachkarte abgerechnet.
• Gesperrtes Symbol (🔒): Der Kunde nimmt am Termin teil, hat aber keine ausreichenden Einheiten auf seiner Mehrfachkarte. Diese Stunde muss separat abgerechnet werden (z. B. als Einzelbuchung oder bar vor Ort).
• Rotes Kreuz (❌): Der Kunde hat den Termin fristgerecht storniert. In diesem Fall wird die Teilnahme nicht abgerechnet, und die Einheit wird dem Kunden auf der Mehrfachkarte oder im Abonnement wieder gutgeschrieben.
• Ausrufezeichen (❗): Der Kunde ist nicht zum Termin erschienen. Die Einheit wird dennoch abgerechnet und von der Mehrfachkarte oder dem Abonnement des Kunden abgezogen.
• Leeres Feld: Der Kunde ist für diesen Termin nicht eingetragen.

Aktionen in der Übersicht

Über das Aktionsmenü (Klick auf die Zelle) kannst du die Teilnahme eines Kunden für einen bestimmten Termin verwalten:

• Teilnahme stornieren: Die Teilnahme wird storniert, und der Kunde wird aus der Teilnehmerliste für diesen Termin entfernt. Bereits abgerechnete Einheiten werden auf die Mehrfachkarte zurückgebucht.
• Nicht erschienen: Markiere den Kunden als "nicht erschienen". Die Einheit bleibt in diesem Fall verbraucht und wird nicht zurückgebucht.
• Teilnahme entfernen: Entferne die Teilnahme vollständig, ohne sie zu berechnen.

Mit diesen Funktionen und der Übersicht kannst du die Buchungen deiner Kunden effizient verwalten und jederzeit nachvollziehen, wie die Abrechnung über die Mehrfachkarten erfolgt.

Terminerrinnerung

Standardmäßig erhält jeder Kunde einen Tag vor dem Gruppen-Termin eine Erinnerung per E-Mail. Diese Funktion hilft sicherzustellen, dass der Kunde den Termin nicht vergisst und pünktlich erscheint.

• Für jede Gruppe kann individuell eingestellt werden, ob eine Terminerinnerung einen Tag vorher per E-Mail versendet werden soll.
• Wenn du diese Funktion nicht nutzen möchtest, kannst du sie für die jeweilige Gruppe deaktivieren.
• Der Kunde hat ebenfalls die Möglichkeit, diese Benachrichtigung in seinem persönlichen Profil zu deaktivieren.

Warteliste

Die Wartelistenfunktion ermöglicht es dir, in offenen Gruppen eine Überbuchung zu vermeiden und trotzdem Interessenten die Chance zu geben, an ausgebuchten Terminen teilzunehmen. In den Buchungsoptionen kannst du festlegen, ob für eine offene Gruppe eine Warteliste aktiviert wird. Wenn die maximale Teilnehmerzahl für einen bestimmten Termin erreicht ist, können sich weitere Kunden auf diese Warteliste setzen lassen.

Wichtig zu wissen ist, dass ein Kunde mit mehreren Hunden für jeden Hund separat einen Platz auf der Warteliste buchen kann. Sobald ein Teilnehmer seinen gebuchten Platz storniert, werden nach einer Wartezeit von 5 Minuten automatisch alle Kunden auf der Warteliste per E-Mail über den frei gewordenen Platz informiert.

Dabei spielt es keine Rolle, ob der Termin bereits die Einstellung „Buchbar bis“ überschritten hat. Alle Kunden auf der Warteliste können den Platz trotzdem buchen. Wenn ein Kunde seinen Wartelistenplatz nicht mehr benötigt, kann er ihn jederzeit stornieren. In diesem Fall wird er dann nicht mehr über frei werdende Plätze benachrichtigt.

Die Wartelistenfunktion hilft dir also, eine reibungslose Verwaltung der Teilnehmerzahlen zu gewährleisten und gleichzeitig den Kunden eine flexible Möglichkeit zu bieten, auch bei ausgebuchten Terminen zum Zuge zu kommen.

Kommunikation

In diesem Abschnitt erfährst du, wie du E-Mails, Notizen und Dokumente im Buchungsportal optimal nutzt, um die Kommunikation rund um Gruppentermine zu vereinfachen. Lerne, wie automatisierte E-Mails mit personalisierten Anreden die Teilnehmenden erreichen, interne und öffentliche Notizen wichtige Informationen vermitteln und Dokumente sowohl für Trainer als auch Teilnehmende bereitgestellt werden können. Diese Funktionen helfen dir, alle Beteiligten effektiv zu informieren und deine Kurse reibungslos zu organisieren.

E-Mails

Im E-Mail-Bereich werden alle E-Mails angezeigt, die aus dieser Gruppe heraus versendet oder nachträglich verlinkt wurden. Beim Anlegen einer E-Mail werden automatisch alle Teilnehmer:innen als Empfänger eingetragen. Du kannst eine Textvorlage auswählen und direkt an alle versenden.

Wenn deine Textvorlage eine Anrede enthält, wird diese automatisch durch den entsprechenden Text ersetzt. Jeder Teilnehmer:in erhält eine individualisierte E-Mail.

Notizen

In den Gruppenterminen deines Buchungsportals hast du die Möglichkeit, Notizen zu erstellen. Diese Funktion erlaubt es dir, interne Notizen für dich selbst oder für die Trainerinnen und Trainer zu hinterlegen. Diese Notizen sind eine praktische Möglichkeit, um wichtige Informationen, Erinnerungen oder spezifische Anweisungen festzuhalten, die für die Durchführung des Gruppentermins relevant sein könnten.

Du hast auch die Option, Notizen öffentlich zu machen. Öffentliche Notizen sind für deine Kunden sichtbar und werden in der Terminübersicht auf dem Kundenportal angezeigt. Nutze öffentliche Notizen, um wichtige Hinweise zum Termin zu kommunizieren, wie zum Beispiel spezielle Vorbereitungen, die von den Teilnehmenden erwartet werden, oder besondere Anforderungen an das Training.

Ein Gruppentermin kann mehrere öffentliche Notizen enthalten, und alle diese Notizen werden in der Terminübersicht für deine Kunden sichtbar sein. Die aktuellste öffentliche Notiz wird zudem in der automatischen Terminerinnerung, die per E-Mail verschickt wird, hervorgehoben. Dies stellt sicher, dass deine Kunden die neuesten und relevantesten Informationen direkt vor dem Termin erhalten.

Dokumente

Neben Notizen kannst du bei Gruppenterminen auch Dokumente hinterlegen. Diese Funktion ermöglicht es dir, interne Dokumente für dich oder die Trainerinnen und Trainer bereitzustellen. Es können zum Beispiel Trainingspläne, Anleitungen oder andere hilfreiche Ressourcen sein, die für die Vorbereitung oder Durchführung des Termins nützlich sind.

Ähnlich wie bei Notizen kannst du entscheiden, Dokumente öffentlich zu machen. Öffentliche Dokumente sind dann in der Terminübersicht auf dem Kundenportal sichtbar. Dies ist besonders praktisch, um wichtige Dokumente zum Termin mit den Kunden zu teilen, wie Bilder, PDF-Dokumente oder ähnliches, die für das Training von Bedeutung sein könnten.

Beachte jedoch, dass Dokumente nicht in der automatischen Terminerinnerung per E-Mail versendet werden. Falls du möchtest, dass deine Kunden speziell auf ein Dokument aufmerksam gemacht werden, kannst du eine öffentliche Notiz erstellen, die auf das betreffende Dokument hinweist.

Durch den gezielten Einsatz von Notizen und Dokumenten in deinem Buchungsportal kannst du die Kommunikation mit deinen Kunden verbessern und sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen rund um die Gruppentermine effektiv geteilt werden.

Buchung von Terminen für Mehrfach-Hundehalter

Für Kunden, die mehrere Hunde besitzen, bietet unser Buchungssystem die Möglichkeit, Termine für offene Gruppen mit einem oder mehreren ihrer Hunde zu buchen. Hier sind die Schritte, um Termine für mehrere Hunde zu buchen:

Auswahl des aktiven Hundes: Beim Buchen von Terminen für offene Gruppen kann der Kunde den Hund auswählen, mit dem er am Termin teilnehmen möchte. Falls der Kunde mehrere Hunde hat, kann er den aktiven Hund über einen Umschalter auswählen.

Buchung für den ausgewählten Hund: Sobald der Kunde den gewünschten Hund ausgewählt hat, werden die Termine für die offene Gruppe für diesen spezifischen Hund gebucht. Dies stellt sicher, dass die Buchungen klar dem jeweiligen Hund zugeordnet sind.

Wechseln des aktiven Hundes: Der Kunde kann jederzeit über den Umschalter den aktiven Hund wechseln. Dadurch werden die zukünftigen Termine entsprechend für den neu ausgewählten Hund gebucht. Zusätzlich wird angezeigt, wie viele zukünftige Termine bereits für den neuen Hund gebucht wurden.

Beispiel: Christian hat zwei Hunde, Dio und Maiden. Er möchte am Freitag, den 02.03., mit beiden Hunden zum Termin kommen. Hier ist, wie er vorgeht:

• Christian wählt zuerst Dio aus und bucht den Termin für ihn. In diesem Fall wird eine Einheit von seiner 10er-Karte abgebucht, da Dio als aktiver Hund ausgewählt ist.
• Anschließend wählt er Maiden aus und bucht ebenfalls den Freitag-Termin.
• Die Teilnahme mit zwei Hunden werden mit zwei Einheiten von der Karte abgebucht

Variante: Fortlaufender Kurs

Ein fortlaufender Kurs ist eine Gruppe mit festen Teilnehmer:innen, die über eine begrenzte Anzahl an Terminen hinweg teilnehmen und die Gruppe danach wieder verlassen. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Welpengruppe. Kund:innen haben die Möglichkeit, beispielsweise sechs aufeinanderfolgende Termine zu buchen und dabei den Starttermin selbst zu wählen.

Das System prüft automatisch, ob ab dem gewünschten Startdatum genügend freie Termine vorhanden sind und die maximale Teilnehmerzahl an keinem dieser Termine überschritten wird.

Um einen fortlaufenden Kurs in deinem Buchungsportal anzulegen, folge diesen Schritten:

1. Leistung erstellen:

   • Gehe im Menü zu Einstellungen > "Leistungen".
   • Erstelle eine neue Karte mit dem Titel "Welpenkurs 120€/pauschal" und lege fest, dass diese Karte 8 Einheiten umfasst.

2. Neue Leistung Gruppenstunden hinzufügen:

   • Erstelle eine weitere Leistung mit dem Titel "Welpenkurs 15€/Std" und Kategorie "Gruppenstunden".
   • Deaktiviere die Optionen "öffentlich" und "online buchbar", um sicherzustellen, dass diese Leistung nicht einzeln gebucht werden kann.

3. Leistung mit Karte verknüpfen:

   • Verknüpfe das Gruppentraining "Welpenkurs 15€/Std" mit der Mehrfachkarte "Welpenkurs 120€/pauschal".

4. Halb-offene Gruppe erstellen:

   • Erstelle eine halb-offene Gruppe und wähle dabei die Leistung "Welpenkurs 15€/Std" aus.

5. Terminbegrenzung aktivieren:

   • Gehe zu den Buchungsoptionen der Gruppe.
   • Aktiviere die Option "Terminbegrenzung für Mehrfachkarten". Dadurch werden Kunden, die die Mehrfachkarte nutzen, nur für die Anzahl der Termine eingebucht, die auf der Karte verfügbar sind.

6. Gruppe veröffentlichen und Vorschau prüfen:

   • Veröffentliche die Gruppe.
   • Überprüfe das Ergebnis in der Vorschau, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingestellt ist.

7. Management von ausgefallenen Terminen:

   • Falls ein Termin ausfällt oder ein Teilnehmer kostenlos storniert, hast du die Möglichkeit, einen weiteren Termin an das Ende der Kursreihe anzuhängen. So stellst du sicher, dass die Teilnehmer die volle Anzahl an Kursstunden erhalten.