Gruppentraining

Im Gegensatz zu Kursen finden Gruppentrainings in regelmäßigen Abständen und fortlaufend statt (wöchentlich oder 14-tägig). Je nach Gruppenart (halb-offen oder offen) werden die Teilnehmer:innen anders verwaltet

Halb-Offen

Halb-Offene Gruppen haben festgelegte Teilnehmer:innen. Wird ein/e Teilnehmer:in zu einer Halb-Offene Gruppe hinzugefügt, wird er/sie für alle zukünftigen Termine eingetragen. Nachträglich können Teilnehmer:innen aus einzelnen Terminen gelöscht werden (Absage, Urlaub etc.). In vergangenen Terminen bleibt die Anzahl der Teilnehmer:innen bestehen und unverändert.

Offene Gruppen

Offene Gruppen haben variable Teilnehmer:innen. Teilnehmer:innen können individuell pro Termin hinzugefügt werden oder sie können sich selbständig online auf deiner persönlichen Webseite zu Terminen an- oder abmelden.

Buchungsoptionen

Buchbar bis: Optional kannst du festlegen, wie viele Stunden vor Beginn eines Gruppentermins noch Buchungen möglich sind. Wenn du keinen Wert angibst, bleibt der Termin bis zum Beginn für Buchungen offen. Das bedeutet, Kunden können sich für den Termin anmelden, solange er nicht begonnen hat. Diese Einstellung hilft dir, besser zu planen und gleichzeitig flexibel auf die Bedürfnisse deiner Kunden einzugehen.

Min. Teilnehmer: Du kannst eine Mindestanzahl an Teilnehmern festlegen, die erreicht werden muss, damit ein Gruppentermin stattfinden kann. Erreicht die Anzahl der Anmeldungen bis zum Ende der Buchungsfrist nicht diese Mindestanzahl, wird der Termin automatisch abgesagt. Alle bis dahin angemeldeten Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung über die Absage. Diese Funktion unterstützt dich dabei, sicherzustellen, dass Gruppen nur dann stattfinden, wenn genügend Teilnehmer vorhanden sind.

Buchungsbenachrichtigung: Sobald sich ein Kunde für einen Gruppentermin anmeldet, erhält der zuständige Trainer eine Benachrichtigung. Diese automatische Benachrichtigungsfunktion hält den Trainer stets auf dem Laufenden über neue Anmeldungen und ermöglicht eine effiziente Planung und Vorbereitung auf die kommenden Termine. Es ist ein nützliches Werkzeug, um die Organisation innerhalb der Hundeschule zu vereinfachen und die Kommunikation zwischen den Trainern und der Verwaltung zu verbessern.

Stornofrist in Tagen: Hier legst du fest, wie viele Tage vor dem Beginn eines Termins eine Stornierung möglich ist. Diese Angabe hilft deinen Kunden, ihre Buchungen flexibel zu planen und gibt dir gleichzeitig die Sicherheit, kurz vor Beginn des Termins mit einer festen Teilnehmerzahl zu planen.

Anzahl der Teilnehmer öffentlich: Wenn du diese Option aktivierst, wird die aktuelle Anzahl der angemeldeten Teilnehmer:innen im Buchungsportal für alle sichtbar. Dies kann für potenzielle Kunden motivierend sein, sich anzumelden, wenn sie sehen, dass bereits andere Interesse an dem Termin zeigen.

Namen der Teilnehmer öffentlich: Durch Aktivierung dieser Option werden die Namen der angemeldeten Teilnehmer:innen für eingeloggte Benutzer im Buchungsportal sichtbar. Hierbei ist besonders auf den Datenschutz zu achten. Stelle sicher, dass du die Einwilligung der Teilnehmer:innen eingeholt hast, bevor du ihre Namen öffentlich machst. Dies kann die Gemeinschaftsbildung fördern, erfordert jedoch eine sorgfältige Handhabung, um die Privatsphäre jedes Einzelnen zu wahren.

Auschreibung für Webseite

Für die Ausschreibung der Gruppe auf deiner persönlichen Webseite kannst du einen ausführlichen Beschreibungstext und ein Bild hinterlegen. Bearbeite dazu die Gruppe und wechsle in den Tab "Beschreibung".

Falls du kein passendes Bild hast, kannst du aus der Mediathek ein Lizenzfreies Bild auswählen.

Über den Vorschau-Button kannst du dir dein Gruppe auf deiner persönlichen Webseite anschauen.

Abrechnung

Standardmäßig haben Gruppenstunden den Abrechnungsstatus Abrechenbar. Das bedeutet, dass jede einzelne Teilnahme in Rechnung gestellt wird.

Wenn du Gruppen mit Mehrfachkarten (5er Karten, 10er Karten) oder im Voraus gekauften Paketen (6 Termine à 60 Minuten) abrechnen möchtest. Dann findest du die Vorgehensweise unter dem Punkt Mehrfachkarten.

Abrechenbar

Die Teilnahmen können unterschiedlich abgerechnet werden:

• Einzelne Teilnahmen können über das Menü (...) und Rechnung erstellen abgerechnet werden.
• Mehrere Teilnehmer:innen können über die Checkbox ausgewählt und über Aktion auswählen und Rechnung erstellen abgerechnet werden.
• Im Bereich Kunden kann ein Kunden ausgewählt werden und über den Button Rechnung erstellen abgerechnet werden.
• Im Bereich Kunden kann über die Checkbox mehrere Kunden ausgewählt werden und über Aktion auswählen und Rechnung erstellen abgerechnet werden.

Je nachdem, wie du die Rechnung erstellt hast, werden eine oder mehrere Rechnungen als Entwurf angelegt. Diese findest du im Bereich Rechnungen und natürlich beim Kunden. Diese können weiter bearbeitet oder gelöscht werden. Beim Festschreiben der Rechnung wird ein PDF erstellt und eine Rechnungsnummer generiert. Danach kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.

Offen

Wenn die Leistung auf eine dieser Arten abgerechnet wurde, wird die Teilnahme auf den Abrechnungsstatus offen gesetzt. So kannst du in deinen Gruppen sehen, welche Teilnahme bereits berechnet wurde.

Bezahlt

Ist die Rechnung mit der Leistung bezahlt, z.B. durch manuelles Erfassen der Zahlung oder, falls du dein Bankkonto mit der 123Hundeschule verknüpft hast, durch automatisches Erkennen der Zahlung auf deinem Konto. Dann wird die Teilnahme automatisch auf Bezahlt gesetzt.

Terminerrinnerung

Standardmäßig erhält jeder Kunde einen Tag vor dem Gruppen-Termin eine Erinnerung per E-Mail. Diese Funktion hilft sicherzustellen, dass der Kunde den Termin nicht vergisst und pünktlich erscheint.

• Für jede Gruppe kann individuell eingestellt werden, ob eine Terminerinnerung einen Tag vorher per E-Mail versendet werden soll.
• Wenn du diese Funktion nicht nutzen möchtest, kannst du sie für die jeweilige Gruppe deaktivieren.
• Der Kunde hat ebenfalls die Möglichkeit, diese Benachrichtigung in seinem persönlichen Profil zu deaktivieren.

Warteliste

Die Wartelistenfunktion ermöglicht es dir, in offenen Gruppen eine Überbuchung zu vermeiden und trotzdem Interessenten die Chance zu geben, an ausgebuchten Terminen teilzunehmen. In den Buchungsoptionen kannst du festlegen, ob für eine offene Gruppe eine Warteliste aktiviert wird. Wenn die maximale Teilnehmerzahl für einen bestimmten Termin erreicht ist, können sich weitere Kunden auf diese Warteliste setzen lassen.

Wichtig zu wissen ist, dass ein Kunde mit mehreren Hunden für jeden Hund separat einen Platz auf der Warteliste buchen kann. Sobald ein Teilnehmer seinen gebuchten Platz storniert, werden nach einer Wartezeit von 5 Minuten automatisch alle Kunden auf der Warteliste per E-Mail über den frei gewordenen Platz informiert.

Dabei spielt es keine Rolle, ob der Termin bereits die Einstellung „Buchbar bis“ überschritten hat. Alle Kunden auf der Warteliste können den Platz trotzdem buchen. Wenn ein Kunde seinen Wartelistenplatz nicht mehr benötigt, kann er ihn jederzeit stornieren. In diesem Fall wird er dann nicht mehr über frei werdende Plätze benachrichtigt.

Die Wartelistenfunktion hilft dir also, eine reibungslose Verwaltung der Teilnehmerzahlen zu gewährleisten und gleichzeitig den Kunden eine flexible Möglichkeit zu bieten, auch bei ausgebuchten Terminen zum Zuge zu kommen.

Kommunikation

In diesem Abschnitt erfährst du, wie du E-Mails, Notizen und Dokumente im Buchungsportal optimal nutzt, um die Kommunikation rund um Gruppentermine zu vereinfachen. Lerne, wie automatisierte E-Mails mit personalisierten Anreden die Teilnehmenden erreichen, interne und öffentliche Notizen wichtige Informationen vermitteln und Dokumente sowohl für Trainer als auch Teilnehmende bereitgestellt werden können. Diese Funktionen helfen dir, alle Beteiligten effektiv zu informieren und deine Kurse reibungslos zu organisieren.

E-Mails

Im E-Mail-Bereich werden alle E-Mails angezeigt, die aus dieser Gruppe heraus versendet oder nachträglich verlinkt wurden. Beim Anlegen einer E-Mail werden automatisch alle Teilnehmer:innen als Empfänger eingetragen. Du kannst eine Textvorlage auswählen und direkt an alle versenden.

Wenn deine Textvorlage eine Anrede enthält, wird diese automatisch durch den entsprechenden Text ersetzt. Jeder Teilnehmer:in erhält eine individualisierte E-Mail.

Notizen

In den Gruppenterminen deines Buchungsportals hast du die Möglichkeit, Notizen zu erstellen. Diese Funktion erlaubt es dir, interne Notizen für dich selbst oder für die Trainerinnen und Trainer zu hinterlegen. Diese Notizen sind eine praktische Möglichkeit, um wichtige Informationen, Erinnerungen oder spezifische Anweisungen festzuhalten, die für die Durchführung des Gruppentermins relevant sein könnten.

Du hast auch die Option, Notizen öffentlich zu machen. Öffentliche Notizen sind für deine Kunden sichtbar und werden in der Terminübersicht auf dem Kundenportal angezeigt. Nutze öffentliche Notizen, um wichtige Hinweise zum Termin zu kommunizieren, wie zum Beispiel spezielle Vorbereitungen, die von den Teilnehmenden erwartet werden, oder besondere Anforderungen an das Training.

Ein Gruppentermin kann mehrere öffentliche Notizen enthalten, und alle diese Notizen werden in der Terminübersicht für deine Kunden sichtbar sein. Die aktuellste öffentliche Notiz wird zudem in der automatischen Terminerinnerung, die per E-Mail verschickt wird, hervorgehoben. Dies stellt sicher, dass deine Kunden die neuesten und relevantesten Informationen direkt vor dem Termin erhalten.

Dokumente

Neben Notizen kannst du bei Gruppenterminen auch Dokumente hinterlegen. Diese Funktion ermöglicht es dir, interne Dokumente für dich oder die Trainerinnen und Trainer bereitzustellen. Es können zum Beispiel Trainingspläne, Anleitungen oder andere hilfreiche Ressourcen sein, die für die Vorbereitung oder Durchführung des Termins nützlich sind.

Ähnlich wie bei Notizen kannst du entscheiden, Dokumente öffentlich zu machen. Öffentliche Dokumente sind dann in der Terminübersicht auf dem Kundenportal sichtbar. Dies ist besonders praktisch, um wichtige Dokumente zum Termin mit den Kunden zu teilen, wie Bilder, PDF-Dokumente oder ähnliches, die für das Training von Bedeutung sein könnten.

Beachte jedoch, dass Dokumente nicht in der automatischen Terminerinnerung per E-Mail versendet werden. Falls du möchtest, dass deine Kunden speziell auf ein Dokument aufmerksam gemacht werden, kannst du eine öffentliche Notiz erstellen, die auf das betreffende Dokument hinweist.

Durch den gezielten Einsatz von Notizen und Dokumenten in deinem Buchungsportal kannst du die Kommunikation mit deinen Kunden verbessern und sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen rund um die Gruppentermine effektiv geteilt werden.

Mehrfachkarten

Um Gruppen mit Mehrfachkarten (5er Karten, 10er Karten) oder im Voraus gekauften Paketen (6 Termine à 60 Minuten) abrechnen zu können, muss eine Leistung "Gruppentraining 20€/Stunde" angelegt und der Gruppe zugeordnet werden. Dies wäre der theoretische Preis für eine Gruppenstunde als Einzelabrechnung. Diese Leistung benötigt eine Einstellung als Mehrfachkarte / Kartenwert 1, die angibt, wie viele Karten pro Stunde abgerechnet werden sollen.

Wähle über den Namen die Mehrfachkarten aus, die für diese Leistung gelten. Mit dem Plus-Button kannst du direkt eine 5er- oder 10er-Karte erstellen und im Anschluss hinzufügen.

Danach kannst du einem Kunden Mehrfachkarten hinzufügen, indem du im Kundenbereich den Kunden auswählst, auf den Reiter Mehrfachkarten gehst und dann auf "Karte anlegen" klickst. Dort kannst du die Leistung "Gruppenstunde 5er Karte" auswählen und die Anzahl der Karten eingeben, die dieser Kunde besitzt.

Um Bestandsdaten zu übernehmen Kann hier die Verfügbaren Einheiten reduziert werden.

In der Übersicht der Teilnehmer:innen und Termine einer Gruppe siehst du, ob ein Kunde an einem bestimmten Tag teilnimmt und ob noch genügend Karten vorhanden sind. Ein grünes Häkchen (✅) zeigt an, dass der Kunde teilnimmt und abgerechnet wird, während ein gesperrtes Symbol (🔒) anzeigt, dass der Kunde zwar teilnimmt, aber theoretisch keine Karte mehr hat und die Stunde einzeln abgerechnet wird. Ein leeres Feld bedeutet, dass der Kunde an diesem Termin nicht teilnimmt.

Mehrfachkarten werden erst am Folgetag abgebucht und die Teilnahme auf bezahlt gesetzt. Im Kundenbereich kann der Verlauf chronologisch verfolgt werden.

Buchung von Terminen für Mehrfach-Hundehalter

Für Kunden, die mehrere Hunde besitzen, bietet unser Buchungssystem die Möglichkeit, Termine für offene Gruppen mit einem oder mehreren ihrer Hunde zu buchen. Hier sind die Schritte, um Termine für mehrere Hunde zu buchen:

Auswahl des aktiven Hundes: Beim Buchen von Terminen für offene Gruppen kann der Kunde den Hund auswählen, mit dem er am Termin teilnehmen möchte. Falls der Kunde mehrere Hunde hat, kann er den aktiven Hund über einen Umschalter auswählen.

Buchung für den ausgewählten Hund: Sobald der Kunde den gewünschten Hund ausgewählt hat, werden die Termine für die offene Gruppe für diesen spezifischen Hund gebucht. Dies stellt sicher, dass die Buchungen klar dem jeweiligen Hund zugeordnet sind.

Wechseln des aktiven Hundes: Der Kunde kann jederzeit über den Umschalter den aktiven Hund wechseln. Dadurch werden die zukünftigen Termine entsprechend für den neu ausgewählten Hund gebucht. Zusätzlich wird angezeigt, wie viele zukünftige Termine bereits für den neuen Hund gebucht wurden.

Beispiel: Christian hat zwei Hunde, Dio und Maiden. Er möchte am Freitag, den 02.03., mit beiden Hunden zum Termin kommen. Hier ist, wie er vorgeht:

• Christian wählt zuerst Dio aus und bucht den Termin für ihn. In diesem Fall wird eine Einheit von seiner 10er-Karte abgebucht, da Dio als aktiver Hund ausgewählt ist.
• Anschließend wählt er Maiden aus und bucht ebenfalls den Freitag-Termin.
• Die Teilnahme mit zwei Hunden werden mit zwei Einheiten von der Karte abgebucht

Variante: Fortlaufender Kurs

Um einen fortlaufenden Kurs in deinem Buchungsportal zu erstellen, folge diesen Schritten:

1. Leistung erstellen:

   • Gehe im Menü zu Einstellungen > "Leistungen".
   • Erstelle eine neue Karte mit dem Titel "Welpenkurs 120€/pauschal" und lege fest, dass diese Karte 8 Einheiten umfasst.

2. Neue Leistung Gruppenstunden hinzufügen:

   • Erstelle eine weitere Leistung mit dem Titel "Welpenkurs 15€/Std" und Kategorie "Gruppenstunden".
   • Deaktiviere die Optionen "öffentlich" und "online buchbar", um sicherzustellen, dass diese Leistung nicht einzeln gebucht werden kann.

3. Leistung mit Karte verknüpfen:

   • Verknüpfe das Gruppentraining "Welpenkurs 15€/Std" mit der Mehrfachkarte "Welpenkurs 120€/pauschal".

4. Halb-offene Gruppe erstellen:

   • Erstelle eine halb-offene Gruppe und wähle dabei die Leistung "Welpenkurs 15€/Std" aus.

5. Terminbegrenzung aktivieren:

   • Gehe zu den Buchungsoptionen der Gruppe.
   • Aktiviere die Option "Terminbegrenzung für Mehrfachkarten". Dadurch werden Kunden, die die Mehrfachkarte nutzen, nur für die Anzahl der Termine eingebucht, die auf der Karte verfügbar sind.

6. Gruppe veröffentlichen und Vorschau prüfen:

   • Veröffentliche die Gruppe.
   • Überprüfe das Ergebnis in der Vorschau, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingestellt ist.

7. Management von ausgefallenen Terminen:

   • Falls ein Termin ausfällt oder ein Teilnehmer kostenlos storniert, hast du die Möglichkeit, einen weiteren Termin an das Ende der Kursreihe anzuhängen. So stellst du sicher, dass die Teilnehmer die volle Anzahl an Kursstunden erhalten.