Belege

Belege

• Im Bereich Belege kannst du deine Einnahmen und Ausgaben für das Unternehmen dokumentieren.
• Rechnungen, die du über das Buchungsportal der 123Hundeschule erstellst, werden automatisch als Einnahme-Belege erfasst. Jede Rechnung wird mit dem dazugehörigen PDF-Dokument unter Belege gespeichert.
• Zusätzlich kannst du im Bereich Belege auch manuell Ausgaben hinzufügen. Beispiele für solche Ausgaben könnten Kosten für Betriebsbedarf oder andere geschäftliche Ausgaben sein.
• Die erfassten Ausgaben verringern deinen Gewinn in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und helfen dir so, eine genaue Übersicht über deine Finanzen zu behalten.

Zahlungen

• Unter Zahlungen siehst du alle Transaktionen von deinen verbundenen Bankkonten. Dieser Bereich ermöglicht dir, den Überblick über eingehende und ausgehende Zahlungen zu behalten.

• Transaktionen, die eine bekannte Rechnungsnummer enthalten, werden automatisch der passenden Rechnung zugeordnet. In diesem Fall wird die Rechnung auf "bezahlt" gesetzt und die Transaktion bekommt einen blauen "erledigt"-Haken.

• Sollte eine Zahlung nicht automatisch zugeordnet werden, kannst du sie auch manuell der passenden Rechnung zuweisen:

  • Öffne dazu die betreffende Rechnung und klicke auf "Zahlung erfassen".
  • Wähle die zugehörige Transaktion aus und speichere die Zuordnung.

• Aus dem Bereich Zahlungen kannst du auch direkt Ausgaben-Belege hinzufügen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Beleg aus Datei erstellen:

    • Wenn du eine Ausgabe hast, die du dokumentieren möchtest und die bereits als PDF oder digitaler Beleg vorliegt, kannst du über den "(+)-Button" oder das "(...)-Menü" den Punkt Beleg aus Datei erstellen wählen.
    • Du lädst das PDF der Ausgabe hoch (z. B. eine Rechnung über 40€ von Amazon) und das System versucht, die Informationen automatisch aus dem Dokument auszulesen und einen Ausgaben-Beleg zu erstellen.
    • Kontrolliere die automatisch übernommenen Daten sorgfältig und passe sie gegebenenfalls an, bevor du den Beleg speicherst.

  • Beleg aus Zahlung hinzufügen:

    • Wenn du keine digitale Datei für eine Ausgabe hast, aber eine Transaktion im System dokumentieren willst, kannst du einen Beleg aus Zahlung hinzufügen.
    • Diese Option ist besonders nützlich für wiederkehrende Abbuchungen wie Versicherungsbeiträge oder Mieten, bei denen du möglicherweise keinen separaten PDF-Beleg vorliegen hast.
    • Der Beleg wird dann ohne Datei erstellt, sodass du ihn als Ausgabe dokumentieren kannst.

• Die erstellten Belege kannst du im Bereich Belege weiter bearbeiten oder auch wieder löschen, falls Korrekturen notwendig sind.

Häufige Fragen

Wann erscheint bei den Zahlungen der blaue "erledigt"-Haken, oder setze ich den manuell?

Der blaue "erledigt"-Haken erscheint automatisch, wenn eine Transaktion einer Rechnung korrekt zugeordnet wurde und die Rechnung dadurch als bezahlt markiert ist. Solltest du eine Zahlung manuell zuordnen (z. B. durch die Funktion "Zahlung erfassen" in der Rechnung), wird die Transaktion ebenfalls automatisch als erledigt markiert. Dieses Häkchen kann auch manuell gesetzt werden, z.B. für private Buchungen oder Transaktionen, die für deine Buchhaltung nicht relevant sind. Nach Erledigt kann gefiltert werden, so dass du fehlende Belege leichter hinterlegen kannst.

Wie bearbeite ich meine Belege?

Um einen Beleg zu bearbeiten, gehe in den Bereich Belege und wähle den entsprechenden Beleg aus. Hier kannst du die Details des Belegs wie Betrag, Datum und Kategorie anpassen. Änderungen werden direkt gespeichert, und du hast so jederzeit die Möglichkeit, fehlerhafte Eingaben zu korrigieren oder zusätzliche Informationen hinzuzufügen.

Was bedeutet "Beleg aus Datei hinzufügen"?

"Beleg aus Datei hinzufügen" bedeutet, dass du einen Ausgaben-Beleg aus einer Datei, zum Beispiel einem PDF-Dokument, erstellen kannst. Dies ist praktisch, wenn du eine Rechnung oder einen anderen Beleg als digitale Datei vorliegen hast. Das System liest die Informationen (wie Betrag, Datum, etc.) aus dem Dokument aus und erstellt automatisch einen Beleg. Du solltest die Angaben jedoch nachträglich überprüfen, da die automatische Erkennung nicht immer fehlerfrei ist.

Was bedeutet "Beleg aus Zahlung hinzufügen"?

"Beleg aus Zahlung hinzufügen" bedeutet, dass du direkt aus einer Bank-Transaktion heraus einen Ausgaben-Beleg anlegen kannst, auch wenn keine digitale Datei wie ein PDF vorhanden ist. Dies eignet sich für Zahlungen, die regelmäßig vorkommen und für die kein separater Beleg vorliegt, wie z. B. Miet- oder Versicherungskosten. Wenn du einen solchen Beleg hinzufügst, wird die Zahlung als Ausgabe erfasst und in deiner Buchhaltung berücksichtigt.

Was passiert überhaupt, wenn ich Belege hinzufüge?

Wenn du Belege hinzufügst, dokumentierst du Einnahmen und Ausgaben für dein Unternehmen. Einnahmen-Belege (z. B. durch erstellte Rechnungen) und Ausgaben-Belege (z. B. durch dokumentierte Kosten) fließen in deine Buchhaltung ein und beeinflussen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Dies ermöglicht dir, am Ende des Jahres eine vollständige Übersicht über den Gewinn oder Verlust deines Unternehmens zu erhalten.

Belege exportieren

Für die Übergabe der Rechnungen und Belege, z.B. an deinen Steuerberater, kannst du diese exportieren.

Excel

Alle Belege können als Excel-Datei exportiert werden. Die Excel-Datei enthält alle Informationen über Netto/Brutto/MwSt., Belegdatum und Zahlungsdatum.

• Gehe in den Bereich "Belege".
• Filtere die Belege, zum Beispiel nach einem Zeitraum, z.B. 01.01.2023 bis 31.12.2023.
• Wähle alle Belege aus, indem du "Alle markieren" anklickst.
• Wähle über das Auswahlfeld Aktionen die Option "Exportieren (Excel)" aus.
• Die Excel-Datei wird in deinem Download-Ordner abgelegt.

PDF-Dokumente

Alle PDF-Dokumente können als PDF-Datei exportiert werden. Dieser Vorgang kann etwas länger dauern, daher werden im Hintergrund alle PDF-Dokumente in ein ZIP-Archiv gespeichert und dir dann per E-Mail zugesendet.

• Gehe in den Bereich "Belege".
• Filtere die Belege, zum Beispiel nach einem Zeitraum, z.B. 01.01.2023 bis 31.12.2023.
• Wähle alle Belege aus, indem du "Alle markieren" anklickst.
• Wähle über das Auswahlfeld Aktionen die Option "Belegdateien exportieren (ZIP)" aus.
• In einigen Minuten wird dir eine E-Mail mit einem ZIP-Archiv zugesendet.