E-Mails

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Wie kann ich die Größe meines Logos in der E-Mail-Signatur anpassen?

Wenn Dein Logo in der E-Mail-Signatur zu groß angezeigt wird, kannst Du das ganz einfach anpassen:

1. Gehe in der Software zu Einstellungen > Unternehmen.
2. Suche nach dem Feld E-Mail Signatur Logo.
3. Lade das aktuelle Logo herunter und verkleinere es mit einem Bildbearbeitungsprogramm oder einem Online-Tool.
4. Lade die verkleinerte Version wieder hoch.

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Warum erscheint in der E-Mail-Signatur einer Mitarbeiterin der Name einer anderen Person?

Wenn eine Mitarbeiterin eine E-Mail mit ihrer Signatur versendet, sollte ihr eigener Name angezeigt werden. Wenn der Name einer anderen Person, wie in diesem Fall dein Name, angezeigt wird, kann das daran liegen, dass der Mitarbeiterin im System nicht die richtige Rolle zugewiesen wurde. Stelle sicher, dass die Mitarbeiterin unter ihrem eigenen Namen eingeloggt ist und dass ihre Benutzerrolle korrekt konfiguriert ist, damit ihre Signatur wie gewünscht angezeigt wird.

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Warum erscheint meine private E-Mail-Adresse bei den Kunden, obwohl ich meine Geschäfts-E-Mail-Adresse hinterlegt habe?

Wenn Du direkt aus der 123Hundeschule Software eine E-Mail versendest, wird die hinterlegte Geschäftsadresse genutzt. Sorge jedoch dafür, dass Du bei Antworten auf Kundenmails über Dein privates E-Mail-Programm die korrekte Absenderadresse wählst. Viele Programme verwenden automatisch die zuletzt genutzte E-Mail-Adresse, die möglicherweise Deine persönliche E-Mail-Adresse ist. Daher gilt: → Wenn Du über die Software antwortest, ist alles korrekt eingerichtet. → Wenn Du über Dein E-Mail-Programm antwortest, achte darauf, die richtige Absenderadresse auszuwählen.

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Wie kann ich eine generelle E-Mail-Vorlage erstellen, in der ich Platzhalter für Kundendaten verwenden kann und zusätzlich ein Dokument anhängen möchte?

Du kannst Platzhalter für Kundendaten wie Name und Adresse in Deiner E-Mail-Vorlage verwenden, um die E-Mails zu personalisieren. Allerdings ist es nicht möglich, direkt eine Datei an die E-Mail-Vorlage anzuhängen. Stattdessen kannst Du Deinen Vertrag bei einem Cloud-Dienst wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive hochladen und einen öffentlichen Link zu dieser Datei erstellen. Diesen Link kannst Du dann in Deine E-Mail-Vorlage einfügen, um den Vertrag an den Kunden zu übermitteln.

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Wird vor dem Versand der Erinnerungs-E-Mail das tatsächliche Guthaben geprüft?

Ja, vor dem Versand der Erinnerungs-E-Mail wird nun das tatsächliche Guthaben geprüft. Falls es im System bereits eine gültige Karte mit derselben Leistung gibt, die noch Guthaben enthält, wird die Erinnerungs-E-Mail nicht gesendet.

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Warum kann ich keine E-Mails versenden?

Wenn Du beim Versenden von E-Mails die Fehlermeldung “Server Error” erhältst, könnte es daran liegen, dass dem entsprechenden Kunden keine E-Mail-Adresse zugeordnet ist. Überprüfe die Kontodaten des Kunden, um sicherzustellen, dass eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

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Wie kann ich eine E-Mail an alle Kunden versenden, deren Hunde bis 2 Jahre alt sind?

Du kannst im Bereich Kunden und Hunde einen neuen Filter nach dem Alter der Hunde nutzen. Wähle den Filter für Hunde bis 2 Jahre aus, um gezielt die passenden Kunden anzuzeigen. Anschließend kannst Du direkt eine E-Mail an diese Kunden versenden.

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Kann ich den Text der Terminbestätigung für Kunden anpassen?

Aktuell ist der Text in der Bestätigungsmail, sowohl vor als auch nach der Bestätigung durch den Kunden, nicht individuell anpassbar. Wir haben jedoch Deinen Wunsch zur Anpassung des Textes aufgenommen und werden ihn intern weitergeben, da eine solche Funktion für viele Hundeschulen nützlich wäre.

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Wie kann ich alle Kunden gleichzeitig per E-Mail für einen Newsletter erreichen?

Um einen Newsletter an alle Kunden zu senden, befolge diese Schritte:

1. Kunden auswählen:
   • Gehe zum Bereich Kunden.
   • Wähle alle Kunden in der Liste aus, manuell oder über die Funktion „Alle auswählen“.
2. E-Mail senden:
   • Nutze die Aktion „E-Mail senden“ im Aktionsmenü.
   • Individualisiere die E-Mail mithilfe von Vorlagen und Platzhaltern (z. B. Kundenname, Kursinformationen).
3. Textvorlagen verwenden:
   • In Einstellungen > Textvorlagen kannst du Vorlagen für wiederkehrende Inhalte erstellen und verwenden.
   • Es ist möglich, öffentliche Links zu Dokumenten einzufügen (z. B. Newsletter-PDF bei Dropbox/Google Drive). Beachte, dass direkte Dateianhänge nicht unterstützt sind.

Hinweise: Wenn du professionellen Newsletter-Versand bevorzugst, exportiere die Kundendaten als CSV und importiere sie in Tools wie Mailchimp oder CleverReach. Beachte, dass diese Software das Opt-in für Newsletter nicht verwaltet – achte darauf, einen DSGVO-konformen Versand zu gewährleisten.

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Was bedeutet es, wenn eine E-Mail als unzustellbar zurückkommt?

Wenn eine E-Mail als unzustellbar zurückkommt, bedeutet das, dass der E-Mail-Anbieter die Nachricht nicht zustellen konnte. Dies passiert häufig, wenn die E-Mail fälschlicherweise als Spam eingestuft wird. Um das Problem zu lösen, kannst du alternative E-Mail-Adressen verwenden oder die Absenderadresse in den Einstellungen des E-Mail-Anbieters als sicheren Absender markieren, damit zukünftige Nachrichten korrekt zugestellt werden.

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Wie kann ich meine Kunden über Rechnungen informieren, ohne einen PDF-Anhang zu senden?

Du kannst Rechnungsinformationen an Deine Kunden versenden, indem Du sie im Buchungssystem auswählst, dann die Option “Festschreiben” wählst und die E-Mail ohne den PDF-Anhang versendest. So wird lediglich auf das Buchungsportal verwiesen, wo die Rechnung bereitsteht.

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Warum wird die Unternehmenssignatur automatisch an jede E-Mail angehängt?

In der 123Hundeschule Software wird die Unternehmenssignatur immer automatisch an jede E-Mail angehängt, unabhängig davon, ob zusätzlich eine Mitarbeiter-Signatur verwendet wird. Dies dient dazu, eine konsistente Darstellung der Unternehmensinformationen in allen E-Mails zu gewährleisten.

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Wie kann ich einer neuen Benutzerin ihre Zugangsdaten zuschicken?

Um einer neuen Benutzerin ihre Zugangsdaten zuzusenden, gehe folgendermaßen vor:

1. Klicke im Profil der Benutzerin oben rechts auf das „…“-Menü.
2. Wähle die Option „Passwort neu setzen und versenden“ aus.

Damit erhält die Benutzerin ihre Zugangsdaten direkt per E-Mail.

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Warum funktioniert die Suche nach dem Vornamen im Mailbereich nicht?

Das Suchfeld im Mailbereich ist derzeit nicht für die Suche nach Vornamen optimiert. Wir arbeiten daran, dieses Feature zu verbessern, damit du auch über Vornamen suchen kannst.

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Was kann ich tun, wenn ich mich nicht mehr in mein Admin-Bereich einloggen kann?

Wenn du Schwierigkeiten hast, dich in deinen Admin-Bereich einzuloggen, solltest du dein Passwort zurücksetzen. In der Regel erhältst du dann eine E-Mail mit neuen Zugangsdaten und einem direkten Link zu deinem Admin-Bereich. Nutze diesen Link, um dich wieder einzuloggen.

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Warum kann ich keine Anhänge an meine Infomail hängen?

Der Grund, weshalb Du keine Anhänge an Deine Infomail hängen kannst, liegt an der Größenbeschränkung. Die maximale Dateigröße für Anhänge beträgt 9 MB. Wenn ein Anhang größer ist, lässt er sich nicht mitversenden. Falls Du größere Dokumente versenden möchtest, empfehlen wir, diese in einem Cloud-Dienst wie z. B. Dropbox, Google Drive oder OneDrive hochzuladen und den Link in Deine E-Mail einzufügen. So können Deine Kunden problemlos darauf zugreifen.

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Warum haben die Teilnehmer des Hundetreffs keine Erinnerungen erhalten?

Es ist normalerweise so, dass Erinnerungen standardmäßig einen Tag vor dem Termin automatisch versendet werden. Wenn die Teilnehmer keine Erinnerungsbenachrichtigung erhalten haben, könnte es sein, dass der Termin bearbeitet wurde. Überprüfe bitte, ob der Termin kürzlich verändert wurde, da Änderungen dazu führen können, dass die Erinnerungen nicht wie gewohnt versendet werden.

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Wie kann ich eine E-Mail an einen neu hinzugekommenen Teilnehmer senden, nachdem ich bereits eine E-Mail an andere Teilnehmer versendet habe?

Aktuell gibt es keine automatische Nachsendefunktion für E-Mails an neu hinzugekommene Teilnehmer:innen. Du kannst jedoch folgende Schritte befolgen:

1. Öffne die Liste der versendeten E-Mails.
2. Wähle über das (…)-Menü die Option „E-Mail kopieren“.
3. Trage manuell die neuen Kund:innen ein und sende die E-Mail erneut.

So erhält die neue Teilnehmerin die gleichen Informationen, ohne dass du die Nachricht komplett neu erstellen musst.

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Warum landen E-Mail-Antworten von Kunden bei dem Trainer, obwohl alles auf das Unternehmen eingestellt ist?

Wenn eine E-Mail manuell aus dem System heraus vom Trainer versendet wird (z.B. durch die Funktion „E-Mail senden“ in einem Kundenprofil), verwendet das System die E-Mail-Adresse, die unter den Mitarbeitern für den Trainer hinterlegt ist. Bei automatisierten E-Mails, wie Buchungsbestätigungen oder Terminerinnerungen, wird hingegen immer die Unternehmensadresse genutzt. Das Verhalten ist also normal und hängt davon ab, ob die E-Mail manuell oder automatisch versendet wurde.