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Wie kann ich meine Wiese zur Untervermietung an KollegInnen und KundInnen einrichten?

Um deine Wiese zur Untervermietung einzurichten, kannst du folgende Schritte befolgen:
  1. Mitarbeiter erstellen: Erstelle einen neuen Mitarbeiter ohne spezifische Zuordnung, z.B. “Kein Trainer”.
  2. Gruppe anlegen: Erstelle eine neue Gruppe, die z.B. “Platz mieten” oder “Wiese buchen” heißt und stelle sie auf “offen” ein.
  3. Leistung hinzufügen: Leg eine neue Leistung an, wie z.B. “Platzmiete – 5 € pauschal”, und verknüpfe sie mit der Gruppe.
  4. Teilnehmerzahl: Setze die Teilnehmerzahl auf 1, damit der Platz nur einmal pro Zeitslot gebucht werden kann.
  5. Trainer auswählen: Wähle “Kein Trainer” als Trainer aus.
  6. Standort eintragen: Trage deine Wiese als Standort ein.
  7. Zeiten festlegen: Lege den Startzeitpunkt und die Intervalle (täglich oder wöchentlich) fest und bestimme, wie viele Veranstaltungen stattfinden sollen.
  8. Zeitslots hinzufügen: Du kannst weitere Zeitslots für die Buchung anlegen, z.B. 10:00–11:00 Uhr.
  9. Details hinzufügen: Optional kannst du eine Beschreibung hinzufügen, damit die Interessierten wissen, was sie erwarten können (z.B. “abgezäunt”, “Wasser vorhanden”).
  10. Veröffentlichen: Veröffentliche die Gruppe, damit deine Wiese für Buchungen bereit ist.

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Wie kann ich eine Warteliste in eine Veranstaltung integrieren?

Aktuell gibt es in der 123Hundeschule Software leider keine Wartelisten-Funktion für einzelne Veranstaltungen. Diese ist momentan nur für Gruppentrainings verfügbar. Eine Wartelisten-Funktion für Veranstaltungen ist jedoch in Planung.

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Wie kann ich einen Zeitrahmen für eine 3-tägige Veranstaltung in der Software festlegen?

Um einen Zeitrahmen für eine 3-tägige Veranstaltung in der 123Hundeschule-Software einzutragen, befolge diese Schritte:
  1. Erstelle eine neue Veranstaltung.
  2. Wähle den Starttag und die Uhrzeit des Beginns aus.
  3. Scrolle im Termin-Feld nach unten, um die Option für das Intervall zu finden.
  4. Wähle ‘täglich’ und gib die Anzahl ‘3’ ein.
Dadurch wird die Veranstaltung automatisch über drei aufeinanderfolgende Tage eingetragen. In der Beschreibung der Veranstaltung kannst du Details wie Inhalte, Treffpunkt und Besonderheiten angeben. 🐶

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Warum kann ich einen neuen Termin nicht einfach zu einer bestehenden Veranstaltung hinzufügen?

Wenn Du bei einer bestehenden Veranstaltung einen neuen Termin hinzufügst, bezieht sich das System automatisch auf alle Termine dieser Veranstaltung. Das bedeutet, dass die Veranstaltung eine zusammenhängende Zeitspanne vom frühesten bis zum spätesten Termin erhält. Wenn also ein alter Termin noch vorhanden ist, wird das Datum in eine längere Zeitspanne geändert. Um einen neuen Termin für ein Event zu erstellen, empfehle ich, die Veranstaltung zu kopieren und den neuen Termin dort einzufügen.

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Wie kann ich ausgefallene Veranstaltungen wieder sichtbar machen?

Ausgefallene Veranstaltungen werden standardmäßig ausgeblendet. Du kannst sie jedoch über den Filter wieder einblenden.

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Wie kann ich die Teilnehmenden einer Veranstaltung sehen?

Um die Teilnehmenden deiner Veranstaltung einzusehen, kannst du die Veranstaltung erneut laden. Manchmal kann es vorkommen, dass die Teilnehmerliste nicht sofort angezeigt wird. Ein einfaches Neuladen der Seite sollte das Problem beheben.

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Wie kann ich Termine während Betriebsferien effizient absagen?

Um Termine während der Betriebsferien effizient abzusagen, kannst du in 123Hundeschule deine Terminliste aufrufen und nach dem entsprechenden Zeitraum filtern. Dort hast du die Möglichkeit, mehrere Termine auf einmal auszuwählen und zu löschen, um dir die manuelle Arbeit zu erleichtern. Bitte beachte, dass bei der Erstellung von Abwesenheiten in der Software keine Termine automatisch gelöscht werden, um unerwünschte Löschungen zu vermeiden. Aktuell gibt es keine automatische Funktion, um alle Termine in einem bestimmten Zeitraum zu löschen. Vergiss nicht, alle Teilnehmer darüber zu informieren, dass die Termine in diesem Zeitraum ausfallen.

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Kann der Kunde seine Teilnahme an einer Veranstaltung selbständig stornieren?

Derzeit können Kunden Veranstaltungen noch nicht selbstständig stornieren. Diese Funktion kann nur von Dir als Anbieter durchgeführt werden.

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Kann ich für eine Veranstaltung verschiedene Kategorien mit unterschiedlichen Preisen und Teilnehmerzahlen anlegen?

Ja, das ist möglich! Du kannst bei einer Veranstaltung verschiedene Leistungen mit eigenen Preisen und Teilnehmerzahlen anlegen. Damit kannst Du z.B. für einen Workshop aktiv mit Hund und passiv ohne Hund unterschiedliche Buchungsoptionen erstellen.

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Warum sehe ich bestimmte Termine einer mehrtägigen Veranstaltung nicht in meiner Terminübersicht?

Wenn Du nicht an der gesamten Veranstaltung, sondern nur an einzelnen Terminen teilnimmst, kann es vorkommen, dass diese Termine nicht korrekt in Deiner Übersicht angezeigt werden. Es gab ein bekanntes Problem, aber dieses wurde behoben und jetzt sollten alle gebuchten Einzeltermine wieder sichtbar sein.

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Warum kann ich einen Termin für eine bereits laufende Veranstaltung nicht buchen?

Dies kommt, wenn der erste Termin der Veranstaltung in der Vergangenheit liegt. Um sicherzustellen, dass laufende Veranstaltungen nicht mehr verbindlich gebucht werden können, greift ein Schutzmechanismus im System. Es gibt jedoch zwei Möglichkeiten, wie Du in solchen Fällen vorgehen kannst:
  1. Buchung per Anfrage – Du kannst die Teilnehmer:in manuell zur Veranstaltung hinzufügen.
  2. Alte Termine löschen – Sollten die früheren Termine nicht mehr relevant sein, kannst Du sie löschen. Danach ist auch wieder eine reguläre Buchung möglich.

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Wie kann ich meine Teilnahme an einer Veranstaltung stornieren?

Um an einer Veranstaltung teilzunehmen, musst du folgende Schritte durchführen:
  1. Gehe zur Veranstaltungs- oder Kursansicht.
  2. Klicke auf ‘Teilnahme stornieren’, um deine Anmeldung zu widerrufen.
  3. Stelle sicher, dass auch die entsprechende Rechnung storniert wird, um die Buchhaltung ordnungsgemäß abzuschließen. ✅

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Was passiert, wenn ein Kunde, der nicht zur Ziel-Kundengruppe gehört, auf die Veranstaltung klickt?

Wenn ein Kunde, der nicht zur Ziel-Kundengruppe gehört, auf die Veranstaltung klickt, wird die Seite nun ohne den “Buchen”-Button angezeigt. Dies hilft, einen sauberen Auftritt zu wahren und du kannst im Beschreibungstext erläutern, warum eine Buchung nicht möglich ist, z. B. “Nur für Teilnehmer aus Kurs XY”.

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Gibt es eine Möglichkeit, Teammeetings mit Terminerinnerung und Infos anzulegen, ohne diese als Veranstaltung zu veröffentlichen?

Ja, das ist möglich. Du kannst die Buchung auf bestimmte Kundengruppen beschränken. In den Buchungsoptionen eines Angebots kannst du eine Kundengruppe auswählen, die den Zugriff auf die Veranstaltung oder das Meeting erlaubt. Dadurch wird das Angebot ohne öffentliche Veröffentlichung nur für die entsprechenden Kund:innen sichtbar und buchbar.

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Wie kann ich Veranstaltungen für die Öffentlichkeit unsichtbar machen, aber dennoch automatische Erinnerungen für die Teilnehmer einstellen?

Um Veranstaltungen für die Öffentlichkeit unsichtbar zu machen und gleichzeitig Erinnerungen an Teilnehmer zu senden, kannst du diese auf eine bestimmte Kundengruppe beschränken. Wenn du eine Gruppenzugehörigkeit über Tags festlegst, können nur die passenden Kunden das Angebot sehen und erhalten auch die automatischen Erinnerungen. Auf diese Weise bleibt deine Veranstaltung privat, und die Teilnehmer werden trotzdem informiert.

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Was passiert, wenn ich ein kostenloses Event anbiete? Wird trotzdem eine Rechnung geschrieben?

Wenn Du ein Event mit 0 € anbietest, wird keine Rechnung erstellt. Das gilt auch für Buchungen mit einem 100 %-Rabatt-Gutschein – auch dann wird keine Rechnung generiert. Du kannst den Zoom-Link in der Veranstaltung unter „öffentliche Notizen“ hinterlegen. Der Link erscheint dann automatisch im persönlichen Bereich der Teilnehmer:innen unter „Meine Teilnahmen“. Beachte jedoch, dass der Zoom-Link nicht automatisch per E-Mail versendet wird. Du kannst aber eine passende E-Mail-Vorlage erstellen und den Link manuell an alle Teilnehmer:innen verschicken.

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Wie verhält es sich mit der Platzvergabe für kostenlosen Veranstaltungen?

Buchungen zum Preis von 0 € belegen ganz normal einen Platz in der Veranstaltung. Dadurch wird sichergestellt, dass auch kostenfreie Teilnahmen bei der Platzvergabe berücksichtigt werden. Eine rechnung wird dabei nicht genereirt.

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Warum wurde meine Veranstaltung automatisch 2 Tage vorher storniert?

Die automatische Stornierung deiner Veranstaltung hängt mit den Buchungsoptionen in den Einstellungen zusammen. Wenn die Option „Buchbar bis: 48 Stunden vor Beginn“ aktiv ist, wird die Veranstaltung automatisch storniert, falls die Mindestteilnehmerzahl bis zu diesem Zeitpunkt nicht erreicht wurde. Diese Stornierung erfolgt unabhängig von der regulären Stornofrist für Teilnehmer.