Wie kann ich mehrere Hundeführer mit derselben E-Mail-Adresse in der Software verwalten, ohne Fehlermeldungen zu erhalten?
In der 123Hundeschule Software kannst Du aus Sicherheitsgründen eine E-Mail-Adresse nur einem Kundenkonto zuweisen. Hier sind zwei mögliche Lösungen, um das Problem zu umgehen: Variante 1: Ein Kundenkonto für die Behörde- Lege die Behörde als einen Kunden an und hinterlege dort die E-Mail-Adresse sowie die Rechnungsanschrift der Zahlstelle.
- Füge die einzelnen Hunde der Hundeführer unter diesem Kundenkonto hinzu.
- Unter “Weitere Personen” kannst Du die Namen und Kontaktdaten der jeweiligen Hundeführer hinzufügen, falls Du diese intern festhalten möchtest.
- Lege jeden Hundeführer als eigenen Kunden an, lasse das E-Mail-Feld dabei aber leer.
- Erstelle die Rechnungen wie gewohnt und lade das PDF herunter.
- Versende die Rechnungen manuell per E-Mail an die gemeinsame Adresse der Zahlstelle und markiere die Rechnung in der Software als “versendet”.
Wie kann ich Termine im Google Kalender verschieben und synchronisieren?
Wenn Du Termine über die “Bearbeiten”-Funktion und zusätzlich per Drag & Drop im Kalender verschiebst, ist es wichtig, die Änderungen zu speichern und etwas abzuwarten, bis die Synchronisierung mit Google Kalender abgeschlossen ist. Manchmal kann dies etwas länger dauern, da wir keinen Einfluss auf die Geschwindigkeit der Google-Synchronisierung haben.Warum erscheinen vergangene Termine nicht mehr im Google Kalender?
Google Kalender zeigt in der Regel nur eine bestimmte Anzahl an vergangenen Terminen an, die von Google limitiert ist. Ältere Termine, die vor einem bestimmten Datum stattfanden, werden oft ausgeblendet oder sind gar nicht mehr sichtbar. Diese Termine sind jedoch in der 123Hundeschule Software weiterhin vollständig vorhanden und können über die Terminübersicht oder den Kundenverlauf eingesehen werden.Warum wird der Status des Kunden als abrechnbar angezeigt, obwohl er eine Mehrfachkarte besitzt?
Ein Kunde wird im System als „abrechenbar“ angezeigt, wenn seine Mehrfachkarte nicht mehr gültig ist. Dies kann verschiedene Ursachen haben:- Das Ablaufdatum der Karte wurde überschritten, wodurch das System sie nicht mehr als gültig erkennt und automatisch eine reguläre Abrechnung vorschlägt. Um dieses Problem zu lösen, prüfe, ob die Karte verlängert oder eine neue Karte hinzugefügt werden sollte.
- Es könnte sein, dass der Kunde eine neue Mehrfachkarte erworben hat, aber das Kaufdatum nach dem Termin für die gebuchte Stunde liegt. Dadurch wird die Karte für diesen Termin nicht berücksichtigt, und der Kunde wird ebenfalls als abrechenbar angezeigt.
- Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass die Mehrfachkarte nicht korrekt mit der Leistung „Gruppenstunde“ verknüpft ist, wodurch sie vom System nicht erkannt wird.
🔍 Tipp zur Überprüfung:
Alle relevanten Informationen findest Du in der Kundenakte unter dem Reiter „Mehrfachkarten“. Dort kannst Du überprüfen, ob eine Karte vorhanden ist, ob sie noch gültig ist und ob sie richtig mit der Leistung verbunden wurde. Falls erforderlich, kannst Du dort auch eine neue Karte hinterlegen oder eine bestehende Karte bearbeiten.Wie kann ich einzelnen Kunden Prozente geben, z.B. 10% Ermäßigung?
Du hast zwei Möglichkeiten, um einem Kunden einen Rabatt zu geben: 1️⃣ Gutschein erstellen: Lege einen Gutschein über 10 % an und teile den Code mit dem Kunden. Er kann den Rabatt selbst beim Buchen einlösen. 2️⃣ Manuell in der Rechnung: Du kannst auch direkt in der Rechnung die jeweilige Position bearbeiten und den Rabatt manuell eingeben.Was bedeutet der Status ‘nicht erschienen’?
Wenn sich eine Teilnehmerin außerhalb der Stornofrist abmeldet, wird die Stunde kostenpflichtig berechnet. Im Kundenportal wird klar angezeigt, dass es sich um eine kostenpflichtige Stornierung handelt, und die Kundin muss dies aktiv bestätigen, bevor die Abmeldung wirksam wird. Intern wird der Status dieser Teilnahme als „nicht erschienen“ geführt. Das liegt daran, dass es systemseitig keinen Unterschied macht, ob jemand einfach nicht erscheint oder sich zu spät abmeldet: In beiden Fällen bleibt die Stunde berechnet.Kann ich für meine Kunden selbst Kurse eintragen und Rechnungen erstellen?
Ja, Du kannst Deine Kunden manuell zu einem Kurs hinzufügen. Sie müssen also nicht immer selbst buchen, was praktisch ist, wenn Du Buchungen telefonisch oder vor Ort entgegennimmst. Beachte jedoch, dass Du eine Rechnung nur manuell erstellen kannst, wenn Du das Plus-Abo oder höher nutzt.Wie kann ich eine Übersicht über Buchungen und Rechnungen im System finden?
Du kannst eine Übersicht über alle Buchungen und Rechnungen einer Kundin oder eines Kunden im Bereich der Kundendaten finden. Hier sind die Details zu den durchgeführten Buchungen und erzeugten Rechnungen ersichtlich.Warum werden meine Termine nicht angezeigt?
Es kann verschiedene Gründe geben, warum Termine nicht angezeigt werden. Ein häufiges Szenario ist, dass der Kunde möglicherweise über ein allgemeines Anfrageformular daran interessiert war und keinen konkreten Termin gebucht hat. In solchen Fällen wird kein Termin im System angelegt, weshalb du ihn nicht sehen kannst. Stelle sicher, dass die Buchung über die richtige Plattform und den richtigen Prozess erfolgt.Wie kann meine Kundin auf ihr Portal 123 Hundeschule zugreifen?
Um auf das Portal 123 Hundeschule zuzugreifen, kann deine Kundin einfach den direkten Link zu deiner Kundenseite verwenden. Der Link sieht wie folgt aus: 👉 https://meinehundeschule.123hundeschule.de Über diesen Link gelangt sie direkt zu deiner Kundenseite, wo sie alle Kurse, Angebote und Informationen einsehen kann, ohne die Option für Hundeschulenbetreiber oder Trainer verwenden zu müssen. Sollte sie bereits registriert oder eingeloggt sein, sollte alles reibungslos funktionieren.Warum können meine Kunden keine Bilder ihrer Hunde hochladen?
Es kann verschiedene Gründe dafür geben, dass das Hochladen von Hundebildern nicht funktioniert. Wir empfehlen, die technischen Spezifikationen der Bilder zu überprüfen, wie z.B. das Format oder die Dateigröße. Weitere mögliche Ursachen können Netzwerkprobleme oder Browser-Einstellungen sein. Bei weiteren Problemen empfehlen wir, sich an den Support zu wenden, um das Problem zu identifizieren und zu lösen.Wie komme ich in die Ansicht, die der Kunde hat?
Um die Kundenansicht zu sehen, hast Du zwei Möglichkeiten:- Klicke ganz oben links auf “Startseite”. Dort erhältst Du einen Überblick, wie es für den Kunden aussieht.
- Gehe direkt auf einen Deiner Kunden und klicke auf “als [Kundenname] anmelden”. Damit bist Du genau wie Dein Kunde eingeloggt und kannst alles so sehen, wie es für ihn aussieht.
Kann ich meine Kunden im System hinzufügen, damit sie über den Buchungskalender buchen können?
Ja, Du kannst Deine Kunden selbst im System anlegen. Sobald ein Kunde registriert ist, kann er über den Buchungskalender ganz normal Termine buchen. Die Funktion zum Anlegen neuer Kunden findest Du im Kundenbereich in Deinem Admin-Login.Wie melde ich mich als Kunde an?
Um sich als Kunde anzumelden, suchen Sie in der Software im entsprechenden Bereich. Normalerweise befindet sich der Anmeldebereich unter dem Menüpunkt ‘Kunden’ in der Hauptnavigation. Dort sollte die Option ‘als Kunde anmelden’ zu finden sein. 💼Wie kommen meine Kunden auf die Seite zum Buchen?
Um Deinen Kunden den Zugang zur Buchungsseite zu ermöglichen, kannst Du den Link zur Buchungsseite über Deine Kommunikationskanäle teilen oder auf Deiner Website einbinden. Dadurch haben Interessenten direkten Zugriff auf die Buchungsmöglichkeiten für Deine Kurse.Warum wird eine veröffentlichte Notiz im Kundenkonto nicht angezeigt?
In unserem System werden nur Gesprächsnotizen, die unter einem Einzeltraining angelegt werden, öffentlich im persönlichen Bereich des Kunden angezeigt. Ein allgemeine Notiz im Kundenprofil wird dort nicht angezeigt, auch wenn sie als “öffentlich” markiert wurde. Um sicherzustellen, dass wichtige Informationen für den Kunden sichtbar sind, kannst du eine öffentliche Notiz direkt am Hund hinterlegen. Diese wird dann im Kundenkonto unter dem Hund angezeigt.Wie kann ich sehen, wo meine Kunden herkommen?
Du kannst eine Statistik dazu sehen, indem du unter “Allgemein” auf “Kunden” gehst. Dort wird dir oben rechts angezeigt, wo deine Kunden herkommen.Kann ich den Rechnungsempfänger manuell anpassen, wenn ich ein Unternehmen als Kunden anlegen möchte?
Ja, du kannst den Rechnungsempfänger manuell anpassen! Wenn du einen Kunden bearbeitest, kannst du eine Firma hinterlegen und außerdem eine abweichende Rechnungsadresse angeben. So kannst du Unternehmen als Kunden anlegen und die Rechnung entsprechend anpassen.Wie setze ich einen Kunden von aktiv auf inaktiv?
Um einen Kunden von aktiv auf inaktiv zu setzen, gehst du in die Kunden-Detailansicht. Dort findest du den Button “Inaktiv setzen”, den du einfach anklicken kannst.Kann ich auch eine Kundendatei manuell anlegen?
Ja, du kannst im Bereich Kunden ganz einfach manuell Kunden anlegen. Wenn du ihnen eine E-Mail-Adresse gibst und ihnen den Link zum Buchungsportal schickst, können sie sich anmelden und entsprechend buchen.Wie können sich Neukunden für einen Kurs anmelden, wenn sie keinen Account haben?
Neukunden müssen zuerst einen Account erstellen, um sich für einen Kurs anmelden zu können. Wenn du als Mitarbeiter angemeldet bist, wirst du möglicherweise daran gehindert, einen Hund anzulegen und zu buchen. Um das Anmeldeverfahren zu testen, kannst du entweder einen zweiten Browser verwenden oder ein “privates” Fenster öffnen. Dadurch kannst du sicherstellen, dass du nicht als Mitarbeiterin in das System eingeloggt bist.Kann ich meine Kundennummern einheitlich anpassen lassen?
Ja, du kannst um eine einheitliche Anpassung deiner Kundennummern bitten. Wende dich einfach an den Support und teile deine Wünsche mit.Wie kann ich zwei Kunden in meinem System zusammenfassen?
Um zwei Kunden zusammenzufassen, kannst du den Support kontaktieren und die entsprechenden Kundennummern mitteilen. Das Support-Team wird die beiden Kunden für dich zusammenfassen.Wie kann ich einen Teilnehmer auf die Warteliste setzen?
Wenn du einen Teilnehmer auf die Warteliste setzen möchtest, stelle sicher, dass die Teilnahme nicht sofort bezahlt wurde. Wenn dies der Fall ist, musst du den Teilnehmer zuerst auf ‘Abrechenbar’ setzen und kannst ihn dann auf die Warteliste setzen.Wie funktioniert die Warteliste?
Die Warteliste ist eine unverbindliche Liste. Wenn ein Platz frei wird, werden alle Teilnehmer auf der Warteliste per E-Mail informiert und müssen dann verbindlich buchen. Die Reihenfolge auf der Warteliste wird nicht berücksichtigt, um die Gruppe schnellstmöglich zu füllen.Wie handle ich alte Kundennummern nach einem Wechsel im System?
Du kannst die alten Kundennummern neu erstellen, um einen einheitlichen Nummernkreis zu gewährleisten. Kontaktiere den Support, um sicherzustellen, dass dies korrekt umgesetzt wird, und stelle dabei sicher, dass der aktuelle Status deines Systems berücksichtigt wird.Kann ich die vergangenen Termine eines Kunden einsehen?
Ja, du kannst die vergangen Teilnahmen eines Kunden in der Kunden-Detailansicht unter ‘Alle Termine’ einsehen. Dort werden dir sowohl aktuelle als auch vergangene Termine angezeigt.Was passiert mit einem Guthaben, wenn eine Einzelteilnahme storniert wird?
Wenn eine Einzelteilnahme storniert wird oder ausfällt, entsteht ein Guthaben, das für einen anderen Termin verwendet werden kann. Beispiel: Wenn ein Kunde mehrere Termine bucht und einen davon storniert, wird die Einheit auf der entsprechenden Mehrfachkarte wieder gutgeschrieben. Das bedeutet, dass das Guthaben genutzt werden kann, um bei einem zukünftigen Termin die Barzahlung zu begleichen. Ist der Kunde jedoch nicht mehr an weiteren Terminen interessiert, sollte die Mehrfachkarte manuell gelöscht und die Rechnung storniert werden.Wie kann ich sicherstellen, dass ein Kunde Zugriff auf die zur Buchung gehörenden Dokumente hat?
Um sicherzustellen, dass deine Kunden Zugriff auf die Dokumente haben, solltest du die Dokumente als öffentlich kennzeichnen. Dokumente, die nicht als öffentlich gekennzeichnet sind, sind für die Kunden nicht sichtbar. Wenn du eine Buchung für einen Kunden vornimmst, stelle sicher, dass alle relevanten Dokumente in der Buchung öffentlich sind, damit der Kunde sie einsehen kann.Kann ich die Anschrift eines Kunden ändern?
Ja, du kannst die Anschrift eines Kunden ändern.Wie kann ich die Kundennummern in der Software anpassen?
Ihr könnt die Kundennummern nicht einfach durch einen erneuten Import ergänzen. Stattdessen müsst ihr die Kundennummern manuell anpassen oder eine Liste an den Support senden. Um die Kundennummern zu aktualisieren, könnt ihr eine Excel-Liste mit den E-Mail-Adressen und den Kundennummern an den Support schicken. Die Support-Mitarbeiter werden dann die Aktualisierung für euch vornehmen.Wie kann ich den Kunden Informationen zum Treffpunkt (z.B. Anfahrtsbeschreibung) und was sie zum Ersttermin mitbringen müssen, automatisch zusenden?
Du kannst die Informationen in die öffentliche Notiz einfügen. Das ist eine praktische Lösung, insbesondere für allgemeine Hinweise wie einen Link zu Deinen FAQs. Eine Anfahrtsbeschreibung kannst du bei dem Standort hinterlegen, dann wird diese immer mitgesendet.Wo finde ich die Telefonnummer eines Kunden?
Die Telefonnummer eines Kunden wird in den Kundendaten angezeigt. Du kannst die Nummer auch direkt anklicken, um einen Anruf zu starten.Wie kann ich die Zahlungsart der Kunden vor dem Training sehen?
Aktuell ist die Auswahl der Zahlungsart (z.B. “bar vor Ort” oder “Überweisung”) nur im Rechnungsentwurf sichtbar, wenn Du auf das Auge-Symbol gehst. Eine direkte Übersicht im Teilnehmerbereich oder Kalender gibt es derzeit nicht.Kann ich Kundendaten für die Kundenmappe ausdrucken?
Aktuell kannst Du die Kundendaten nur bedingt direkt ausdrucken. Es besteht die Möglichkeit, die Daten als Excel-Datei zu exportieren und dann auszudrucken. Wir planen, in Zukunft die Möglichkeit zu schaffen, alle relevanten Kundeninformationen direkt aus der Software heraus auszudrucken, um den Einsatz im Training zu erleichtern.Warum wird eine Kundin, die Stunden storniert hat, weiterhin als teilnehmend angezeigt?
Eine Kundin, die Stunden storniert hat, bleibt weiterhin in der Liste der Teilnehmer enthalten, da sie zuvor an dem Kurs teilgenommen hat. In der Terminübersicht wird deutlich angezeigt, an welchem Tag die Kundin ihre Teilnahme storniert hat. Wir behalten stornierte Teilnehmer zur Transparenz und Nachverfolgung bei, während ihre abgesagten Buchungen markiert sind, um den aktuellen Status anzuzeigen.Kundin ist inaktiv aber noch in der Gruppe, erhielt weiterhin Terminerinnerungen. Was passiert in diesem Fall?
Auch wenn eine Kundin als „inaktiv“ gesetzt ist, muss sie zusätzlich aus der Gruppe entfernt werden, sonst bekommt sie weiterhin Erinnerungen.Was bedeutet der Status “inaktiv” für die Kunden? Bekommen sie dann z.B. Newsletter oder andere Infos?
Inaktive Kunden können weiterhin E-Mails bekommen, z. B. Newsletter – es sei denn, Du schließt sie beim Versand gezielt aus.Warum fehlen einzelne Kunden in der Übersicht?
Die Kunden erscheinen möglicherweise nicht in der Übersicht, weil ihre Teilnahme an bisherigen Terminen entfernt wurde. Dies kann geschehen, wenn ein Abonnement zwischenzeitlich gekündigt wurde. Die entsprechenden Teilnahmen werden daraufhin nicht mehr angezeigt. Aber keine Sorge – Du kannst das ganz einfach wiederherstellen: So geht’s:- Gehe in die Terminübersicht des Kurses.
- Filtere die Termine von heute bis zum 09.10.
- Markiere alle gewünschten Termine.
- Wähle im Aktionsmenü: Teilnehmer:innen hinzufügen
- Füge die Kunden wieder hinzu.
Kann ich 0,5 Punkte für Kartenwerte buchen?
Aktuell ist es nicht möglich, Kartenwerte im Komma-Bereich (z. B. 0,5 Punkte) zu vergeben. Diese Funktion wird systemseitig nicht unterstützt. Eine empfohlene Lösung ist es, die Punktewerte einfach mit dem Faktor 10 zu multiplizieren. Beispiel:- Statt einer 5er-Karte vergibst Du eine 50er-Karte.
- Wenn ein Angebot 3,5 Punkte kosten soll, setzt Du es auf 35 Punkte.
Was passiert mit meinem Account nach dem Ablauf des Probemonats?
Nach dem Ablauf der Testzeit wird Dein Account nicht sofort gelöscht, sondern bleibt für 6 Monate inaktiv. In dieser Zeit kannst Du Deinen Zugang jederzeit wieder reaktivieren, auch wenn Du einen Gutschein hast.Können Kunden sich selbst registrieren?
Ja, Kunden können sich selbst registrieren, aber nur im Rahmen einer Buchung. Das bedeutet, dass die Registrierung automatisch erfolgt, wenn Du auf Deiner Webseite Kurse, Einzeltrainings oder andere Angebote öffentlich zur Buchung freigeben hast und ein Kunde einen Termin oder Kurs bucht. Eine allgemeine Registrierung ohne direkte Buchung, also nur zum Anlegen eines Kundenkontos, ist aktuell nicht vom Kunden aus möglich. Du kannst aber selbst ein Kundenkonto für einen neunen Kunden anlegen.Was bedeutet ‘Öffentlich einsehbar’ bei Dokumenten & Notizen beim Kunden?
Die Option „Öffentlich einsehbar“ bedeutet, dass diese Inhalte auch für den Kunden im Kundenportal sichtbar sind. Diese Einstellung ist nützlich, wenn Du beispielsweise eine Trainingsanleitung, einen Treffpunkt oder ein Handout zu einem Kurs direkt mit dem Kunden teilen möchtest, ohne eine E-Mail schreiben zu müssen. Der Kunde kann die Notiz selbstständig im Kundenbereich einsehen und herunterladen. Wenn Du jedoch eine interne Bemerkung oder einen Vermerk für Dein Team hinterlegen möchtest, solltest Du diese Option deaktiviert lassen, sodass die Notiz nur für Dich und Dein Team sichtbar bleibt. https://hilfe.123hundeschule.de/hundeschule/gruppentraining#notizenWie können Kunden direkt auf die Buchungsseite der Kurse oder Einzeltrainings gelangen, ohne einen Code eingeben zu müssen?
Um Kunden den direkten Zugang zur Buchungsseite zu erleichtern, führe sie am besten zu einem spezifischen Kurs- oder Einzeltraining-Link. Auf diesen Seiten werden Neukunden Schritt für Schritt durch den Buchungsprozess geführt. Bestandskunden können sich einfach mit ihrer E-Mail-Adresse anmelden.Wie werden Trainer über ein kostenfreies Probetraining informiert?
Die Trainer:innen erhalten eine E-Mail über die Anfragen und der Termin für das Probetraining ist im Kalender der Trainer:innen sichtbar. Zusätzlich kannst Du anfragen, ob Trainer:innen eine Erinnerungsmail vor dem Termin erhalten sollen.Was passiert, wenn ich versehentlich eine Kundin lösche?
Wenn du eine Kundin versehentlich löschst, können wir die Daten aus einem Backup wiederherstellen. Es ist jedoch wichtig, die Löschvorgänge genau zu überprüfen, da möglicherweise nicht die Karte, sondern die komplette Kundin gelöscht wurde. In diesem Fall müssen die Änderungen, die nach der Löschung vorgenommen wurden, manuell nachpflegt werden.Kann ich inaktive Kunden Anfragen stellen lassen?
Leider können Kunden mit dem Status “inaktiv” keine neuen Anfragen stellen, da sie systemseitig deaktiviert sind. Wenn Du möchtest, dass Kunden wieder Anfragen stellen oder Kurse buchen können, solltest Du sie lieber aktiv lassen. Dies hat keine Nachteile und sie erscheinen nur dann als “aktiv” in den Statistiken, wenn sie zukünftige Termine buchen. Eine alternative Möglichkeit ist es, nicht-öffentliche Tags zu verwenden. Du kannst beispielsweise einen neuen Tag wie „ruhende Kunden“ oder „derzeit keine Teilnahme“ anlegen. Dieser Tag kann als nicht öffentlich markiert werden, sodass er nur für Dich sichtbar ist. Weisen diesen Tag den entsprechenden Kunden zu, damit sie aktiv bleiben, aber für Dich leicht filterbar sind und weiterhin Anfragen stellen können.Wie kann ich eine Teilnahme einlösen, die ich bereits gekauft habe?
Um eine Teilnahme einzulösen, gehe wie folgt vor:- Stelle sicher, dass das Kaufdatum der Teilnahme korrekt ist und vor dem Eventdatum liegt.
- Wenn notwendig, passe das Kaufdatum an.
- Nutze die Aktion „Teilnahme einlösen“ während des Buchungsprozesses oder in deinem Teilnehmerbereich.
Warum können meine Kund:innen nur 6 Termine sehen, obwohl diese bis zum Jahresende veröffentlicht sind?
Die Kund:innen sehen in der Buchungsübersicht immer nur die nächsten 6 Termine in einer kompakten Darstellung. Um mehr Termine anzuzeigen, können sie nach unten scrollen, wo eine erweiterte Auswahl verfügbar ist. Wenn sie nur die oberen Termine betrachten, sehen sie möglicherweise nur die nächsten verfügbaren Buchungen.Wie kann ich meinen Account und alle zugehörigen Daten kündigen bzw. löschen?
Um Deinen Account und alle zugehörigen Daten zu kündigen bzw. zu löschen, sende bitte eine entsprechende Anfrage an den Support. Beachte, dass der Löschvorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Es ist ratsam, vorher alle wichtigen Dokumente, wie Rechnungen, herunterzuladen, da diese nach der Löschung nicht mehr verfügbar sind.Warum wird bei manchen Teilnehmern der Status ‘offen’ angezeigt, obwohl die Mehrfachkarte bereits bezahlt wurde?
Wenn eine Teilnahme mit einer Mehrfachkarte bezahlt wird, sollte die Teilnahme den Status ‘bezahlt’ anzeigen, auch wenn die Karte selbst noch den Status ‘offen’ hat (z. B. wenn die Rechnung für die Karte noch nicht beglichen wurde). Daher ist die Anzeige bei gewissen Fällen, wo Teilnehmer als ‘offen’ angezeigt werden, möglicherweise auf manuelle Anpassungen oder auf die Art der Buchung zurückzuführen. Prüfe zudem, ob eventuell manuelle Änderungen an der Karte oder Rechnung vorgenommen wurden, die den Status beeinflussen könnten.Kann ich eine Kundenanfrage im System annehmen, ohne den Kunden sofort einem Kurs zuzuweisen?
Ja, du kannst eine Anfrage im System annehmen, ohne den Kunden direkt einem Kurs oder Termin zuzuweisen. Sobald eine Anfrage abgeschickt wird, wird der Kunde automatisch im System registriert, auch wenn noch keine Zuordnung zu einem Kurs erfolgt ist. Du findest den Kunden im Bereich „Kunden“ und kannst dort die Daten, wie z.B. die E-Mail-Adresse, bearbeiten.Warum wird kein Schloss-Symbol für einen Kunden angezeigt, der keine 10er-Karte hat?
Das Schloss-Symbol wird nicht angezeigt, wenn für den Kunden alle bisherigen Termine bereits als bezahlt im System hinterlegt sind. Auch wenn der Kunde keine 10er-Karte besitzt, führt das Vorhandensein von keinerlei offenen Beträgen dazu, dass das System kein Schloss-Symbol anzeigt. Die Zahlungen könnten manuell oder über eine andere Zahlungsmethode erfasst worden sein.Was passiert, wenn ich einen Account lösche, der Einzeltraining beinhaltet?
Wenn du einen Account löscht, der Einzeltraining beinhaltet, werden auch die entsprechenden Informationen zu gebuchten Terminen und Mehrfachkarten verloren gehen.Müssen Kunden ein Konto anlegen, um buchen zu können?
Ja, Deine Kunden müssen ein Benutzerkonto anlegen, um über das Buchungsportal Termine zu buchen. Dabei geben sie ihre Daten sowie die Informationen zu ihrem Hund an. Der Zugang erfolgt passwortfrei per E-Mail-Code – das ist einfach und benutzerfreundlich.Wie kann ich Kundengruppen in der Software anlegen?
In der 123Hundeschule-Software werden Kundengruppen über das Tag-System gebildet. Hier ist, wie du vorgehen kannst: 🏷 Kundengruppen (Tags) anlegen- Gehe zu Einstellungen → Tags.
- Klicke auf „Neuen Tag anlegen“ und wähle die Kategorie Kunde.
- Gib deinem Tag einen passenden Namen, z. B. „VIP-Kunde“, „Neukunde“ oder „Fortgeschritten“.
- Speichern.
- Öffne in der Kundenverwaltung → Kunde bearbeiten den gewünschten Kunden.
- Füge im Feld Tags den neuen Tag hinzu oder wähle einen bestehenden aus.
- Alternativ kannst du in der Kundenliste mehrere Kunden markieren und über „Aktion > Tags zuweisen“ denselben Tag für alle hinzufügen.
Warum werden die Teilnahmen vom Kunden in seinem persönlichen Login nicht angezeigt?
Wenn der Kunde seine Teilnahmen nicht in seinem persönlichen Login unter den gekauften Karten sieht, liegt das meist daran, dass die Gruppe nicht korrekt mit der Kartenleistung verknüpft ist. Überprüfe bitte in den Gruppeneinstellungen, ob die passende Leistung ausgewählt ist. Sobald das stimmt, werden die Teilnahmen automatisch verrechnet und im Kundenbereich angezeigt.Warum können meine Kunden sich nur über den E-Mail-Link einloggen und nicht mit E-Mail und Passwort?
Kund:innen, die bereits registriert sind, können sich jederzeit mit ihrer E-Mail-Adresse und dem selbst gesetzten Passwort über das Buchungsportal einloggen, ohne den E-Mail-Link verwenden zu müssen. Der E-Mail-Link dient lediglich als einmaliger Zugangscode. Dauerhaft einloggen können sie erst, wenn sie nach dem ersten Einstieg ein Passwort vergeben haben.Kann ich als Kunde angemeldet meinen Hund anlegen, während ich einen Kurs buche?
Um einen Hund anlegen zu können, musst du dich zuerst abmelden oder im Inkognito-Modus deines Browsers arbeiten. Alternativ kannst du auch einen anderen Browser, wie Safari oder Chrome, verwenden.Warum sind die Kursunterlagen für die Kundin leer?
Die Kursunterlagen für die Kundin Warnecke sind leer, weil sie zwar dem Kurs zugeordnet ist, aber nicht den einzelnen Terminen innerhalb des Kurses. Dadurch sieht sie keine Termine in ihrem Kundenbereich und erhält auch keine Terminerinnerungen per E-Mail.Wie kann ich Kundendaten aus Lexware in 123Hundeschule importieren?
Um Kundendaten aus Lexware in 123Hundeschule zu importieren, solltest du eine CSV-Datei erstellen. Nachdem du die Datei importiert hast, kannst du die Daten folgendermaßen überprüfen:- Öffne in 123Hundeschule den Bereich “Kontakte / Kunden”.
- Suche stichprobenartig nach ein paar Datensätzen aus deiner CSV, idealerweise nach E-Mail-Adressen oder vollständigen Namen.
- Optional kannst du auch eine Kundenliste aus 123Hundeschule als CSV exportieren und einzelne Zeilen mit deiner Originaldatei vergleichen.
Wie werden offene Teilnahmen bei einer neuen Karte abgezogen?
Wenn Du eine neue Karte buchst und bereits an der halb-offenen Gruppe teilgenommen hast, werden die offenen Teilnahmen automatisch von der neuen Karte abgezogen. Dies geschieht jedoch nur, wenn das Kaufdatum der neuen Karte vor den Terminen der Teilnahmen liegt. Falls das Kaufdatum nach den Terminen liegt, kannst Du das Kaufdatum manuell anpassen. Sobald das korrekt ist, zieht das System die offenen Einheiten automatisch nach etwa 30 Minuten ab. Du musst dann nichts weiter tun.Gibt es eine Möglichkeit, den kompletten Kundenverlauf einzusehen?
Ja, es gibt verschiedene Möglichkeiten, wichtige Informationen direkt sichtbar zu machen: 🔹 Im Kundenprofil kannst Du eine Übersicht vergangener Termine einsehen. 🔹 Unter dem Menüpunkt Kommunikation kannst Du Notizen und Gesprächsnotizen aus Einzelstunden abrufen. 🔹 Du hast auch die Möglichkeit, den Kunden zu bearbeiten und dort einen Emoji-Marker zu setzen (z. B. ⚠️ oder 🐕🦺). Dieser Marker erscheint dann neben dem Kundennamen, sodass Du sofort siehst, wenn etwas zu beachten ist.Wie kann ich den Text “Link zum Webinar” in der Kundenübersicht ändern?
Der Text “Link zum Webinar” kann aktuell nicht umbenannt werden. Als Alternative kannst du jedoch eine öffentliche Notiz direkt am Termin hinzufügen. Hier kannst du Freitext und Links einfügen, um den gewünschten Text anzugeben. Schritte:- Termin öffnen
- Öffentliche Notiz hinzufügen
- Gewünschten Text + Link eintragen
- Speichern
Warum kann ich meine Kundenliste nicht importieren?
Wenn Du beim Import Deiner Kunden eine Fehlermeldung wie ‘500 interner Fehler’ erhältst, kann das mehrere Ursachen haben. Häufig sind dies Probleme mit der CSV-Datei oder dem Server. Stelle sicher, dass die Datei korrekt formatiert ist und alle erforderlichen Felder enthält. Wenn das Problem weiterhin besteht, könnte es hilfreich sein, die Datei einem Support-Team zur Überprüfung zu senden.Wie funktioniert die Stornierung und Neubuchung von Terminen in der Software?
Wenn ein Termin storniert wird, wird das Guthaben automatisch wieder der Karte gutgeschrieben, von der es ursprünglich abgebucht wurde. Du kannst die Gültigkeit der Karte verlängern, damit Kunden diese wieder für neue Buchungen nutzen können.Kann ich in den Kundendaten sehen, ob ein Kunde für die Kontaktaufnahme über WhatsApp zugestimmt hat?
Ja, du kannst in den Kundendaten sehen, ob der Tag „WhatsApp“ gesetzt ist. Wenn der Tag nicht vorhanden ist, bedeutet das, dass der Kunde nicht über WhatsApp kontaktiert werden möchte.Wie kann ich die Datenschutzerklärung und die Unterrichtsvereinbarung bei meinen Kunden hinterlegen?
Du kannst dies über die Dokumente in der Kundenakte erledigen. Lade einfach die unterschriebene Datenschutzerklärung oder Unterrichtsvereinbarung direkt hoch. Zusätzlich kannst Du dem Kunden einen Tag wie z. B. „Unterrichtsvereinbarung unterschrieben“ vergeben, sodass Du auf einen Blick sehen kannst, bei wem noch etwas fehlt.Wie kann ich doppelte Kundenkonten in der Kartei zusammenführen?
Um doppelte Kundenkonten zusammenzuführen, folge bitte diesen Schritten:- Öffne die Detailansicht von dem Kundenkonto, das am Ende bestehen bleiben soll.
- Klicke oben rechts auf das (…)-Menü.
- Wähle „Kunden zusammenführen“ aus.
- Gib die Kundennummer des doppelten Eintrags (Quelle) ein und bestätige.
Wie gehe ich mit Doppel-Einträgen von Kunden in meinem System um?
Wenn du feststellst, dass ein Kunde mehrere Einträge in deinem System hat, solltest du die Profile prüfen, um die korrekten Informationen zu identifizieren. Stelle sicher, dass du das doppelte Konto löschst und die E-Mail-Adresse im richtigen Profil anpasst, damit alle Daten konsistent sind. Das verhindert fehlerhafte Prozesse und sorgt dafür, dass die Buchungen korrekt zugeordnet werden können.Kann ich die automatisch vergebene Kundennummer manuell ändern?
Aktuell ist es so, dass bei jeder Anfrage automatisch ein Kunde angelegt wird und dabei auch direkt eine Kundennummer vergeben wird. Diesen Automatismus kannst du im Moment nicht deaktivieren, und die automatisch vergebene Kundennummer lässt sich auch nicht manuell ändern.Wie setze ich das Passwort für einen Kunden zurück?
Um das Passwort für eine Kundin oder einen Kunden zurückzusetzen, gehe bitte wie folgt vor:- Öffne den gewünschten Kunden unter „Kunden“ (Detailansicht).
- Klicke oben rechts auf das Drei-Punkte-Menü (…).
- Wähle „Passwort neu setzen und versenden“.
Wie kann ich die E-Mail-Adresse eines Kunden ändern oder entfernen?
Um die E-Mail-Adresse eines Kunden zu ändern oder zu entfernen, gehe wie folgt vor:- Kundenprofil öffnen: Suche den Kunden, dessen E-Mail-Adresse du ändern möchtest.
- Bearbeiten: Klicke auf ‘Bearbeiten’, um die Kundendaten zu bearbeiten.
- E-Mail entfernen: Lösche die aktuelle E-Mail-Adresse, da dieses Feld kein Pflichtfeld ist.
- Neue E-Mail eintragen: Wenn du möchtest, kannst du anschließend eine neue E-Mail-Adresse hinzufügen.
Wie kann ich doppelte Kundennummern in meinem System beheben?
Du kannst doppelte Kundennummern schnell beheben, indem du im Bereich Kunden > Aktionen die Funktion „Kundennummer zurücksetzen“ nutzt. Damit werden alle Kundennummern automatisch neu durchnummeriert – beginnend mit der ersten Nummer aus deinen Einstellungen und anschließend fortlaufend (+1). ⚠️ Wichtig: Diese Aktion betrifft alle Kunden und kann nicht rückgängig gemacht werden. Verwende sie daher nur, wenn du wirklich global neu nummerieren möchtest. Wenn es nur einzelne doppelte Nummern sind, kannst du diese auch einfach manuell direkt im Kundendatensatz anpassen. Die Kundennummer selbst hat im System keine große technische Bedeutung, sie dient vor allem der internen Orientierung.Wie kann ich einen stornierten Termin mit Teilrückerstattung im System dokumentieren?
Um einen stornierten Termin mit Teilrückerstattung im System nachvollziehbar zu machen, folge diesen Schritten:- Termin stornieren – Dadurch wird er als storniert im Kalender markiert.
- Interne Notiz beim Termin hinterlegen – Zum Beispiel: “Termin kurzfristig storniert, 50 % Rückerstattung erfolgt”.
- Optional eine Notiz direkt beim Kunden anlegen – So wird diese Info dauerhaft dokumentiert.