​
Wie kann ich mehrere Hundeführer mit derselben E-Mail-Adresse in der Software verwalten, ohne Fehlermeldungen zu erhalten?

In der 123Hundeschule Software kannst Du aus Sicherheitsgründen eine E-Mail-Adresse nur einem Kundenkonto zuweisen. Hier sind zwei mögliche Lösungen, um das Problem zu umgehen:

Variante 1: Ein Kundenkonto für die Behörde

  • Lege die Behörde als einen Kunden an und hinterlege dort die E-Mail-Adresse sowie die Rechnungsanschrift der Zahlstelle.
  • Füge die einzelnen Hunde der Hundeführer unter diesem Kundenkonto hinzu.
  • Unter “Weitere Personen” kannst Du die Namen und Kontaktdaten der jeweiligen Hundeführer hinzufügen, falls Du diese intern festhalten möchtest.

Variante 2: Einzelne Kunden ohne E-Mail + manueller Rechnungsversand

  • Lege jeden Hundeführer als eigenen Kunden an, lasse das E-Mail-Feld dabei aber leer.
  • Erstelle die Rechnungen wie gewohnt und lade das PDF herunter.
  • Versende die Rechnungen manuell per E-Mail an die gemeinsame Adresse der Zahlstelle und markiere die Rechnung in der Software als “versendet”.

Diese Vorgehensweisen ermöglichen es Dir, mehrere Hundeführer ohne digitale Überschneidungen zu verwalten.

​
Wie kann ich Termine im Google Kalender verschieben und synchronisieren?

Wenn Du Termine über die “Bearbeiten”-Funktion und zusätzlich per Drag & Drop im Kalender verschiebst, ist es wichtig, die Änderungen zu speichern und etwas abzuwarten, bis die Synchronisierung mit Google Kalender abgeschlossen ist. Manchmal kann dies etwas länger dauern, da wir keinen Einfluss auf die Geschwindigkeit der Google-Synchronisierung haben.

​
Warum erscheinen vergangene Termine nicht mehr im Google Kalender?

Google Kalender zeigt in der Regel nur eine bestimmte Anzahl an vergangenen Terminen an, die von Google limitiert ist. Ältere Termine, die vor einem bestimmten Datum stattfanden, werden oft ausgeblendet oder sind gar nicht mehr sichtbar. Diese Termine sind jedoch in der 123Hundeschule Software weiterhin vollständig vorhanden und können über die Terminübersicht oder den Kundenverlauf eingesehen werden.

​
Warum wird der Status des Kunden als abrechnbar angezeigt, obwohl er eine Mehrfachkarte besitzt?

Ein Kunde wird im System als „abrechenbar“ angezeigt, wenn seine Mehrfachkarte nicht mehr gültig ist. Dies kann verschiedene Ursachen haben:

  1. Das Ablaufdatum der Karte wurde überschritten, wodurch das System sie nicht mehr als gültig erkennt und automatisch eine reguläre Abrechnung vorschlägt. Um dieses Problem zu lösen, prüfe, ob die Karte verlängert oder eine neue Karte hinzugefügt werden sollte.

  2. Es könnte sein, dass der Kunde eine neue Mehrfachkarte erworben hat, aber das Kaufdatum nach dem Termin für die gebuchte Stunde liegt. Dadurch wird die Karte für diesen Termin nicht berücksichtigt, und der Kunde wird ebenfalls als abrechenbar angezeigt.

  3. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass die Mehrfachkarte nicht korrekt mit der Leistung „Gruppenstunde“ verknüpft ist, wodurch sie vom System nicht erkannt wird.

​
🔍 Tipp zur Überprüfung:

Alle relevanten Informationen findest Du in der Kundenakte unter dem Reiter „Mehrfachkarten“. Dort kannst Du überprüfen, ob eine Karte vorhanden ist, ob sie noch gültig ist und ob sie richtig mit der Leistung verbunden wurde. Falls erforderlich, kannst Du dort auch eine neue Karte hinterlegen oder eine bestehende Karte bearbeiten.

​
Wie kann ich einzelnen Kunden Prozente geben, z.B. 10% Ermäßigung?

Du hast zwei Möglichkeiten, um einem Kunden einen Rabatt zu geben:

1️⃣ Gutschein erstellen: Lege einen Gutschein über 10 % an und teile den Code mit dem Kunden. Er kann den Rabatt selbst beim Buchen einlösen.

2️⃣ Manuell in der Rechnung: Du kannst auch direkt in der Rechnung die jeweilige Position bearbeiten und den Rabatt manuell eingeben.

​
Was bedeutet der Status ‘nicht erschienen’?

Wenn sich eine Teilnehmerin außerhalb der Stornofrist abmeldet, wird die Stunde kostenpflichtig berechnet. Im Kundenportal wird klar angezeigt, dass es sich um eine kostenpflichtige Stornierung handelt, und die Kundin muss dies aktiv bestätigen, bevor die Abmeldung wirksam wird.

Intern wird der Status dieser Teilnahme als „nicht erschienen“ geführt. Das liegt daran, dass es systemseitig keinen Unterschied macht, ob jemand einfach nicht erscheint oder sich zu spät abmeldet: In beiden Fällen bleibt die Stunde berechnet.