Allgemein
Kunden
Wie kann ich mehrere Hundeführer mit derselben E-Mail-Adresse in der Software verwalten, ohne Fehlermeldungen zu erhalten?
In der 123Hundeschule Software kannst Du aus Sicherheitsgründen eine E-Mail-Adresse nur einem Kundenkonto zuweisen. Hier sind zwei mögliche Lösungen, um das Problem zu umgehen: Variante 1: Ein Kundenkonto für die Behörde- Lege die Behörde als einen Kunden an und hinterlege dort die E-Mail-Adresse sowie die Rechnungsanschrift der Zahlstelle.
- Füge die einzelnen Hunde der Hundeführer unter diesem Kundenkonto hinzu.
- Unter “Weitere Personen” kannst Du die Namen und Kontaktdaten der jeweiligen Hundeführer hinzufügen, falls Du diese intern festhalten möchtest.
- Lege jeden Hundeführer als eigenen Kunden an, lasse das E-Mail-Feld dabei aber leer.
- Erstelle die Rechnungen wie gewohnt und lade das PDF herunter.
- Versende die Rechnungen manuell per E-Mail an die gemeinsame Adresse der Zahlstelle und markiere die Rechnung in der Software als “versendet”.
Wie kann ich Termine im Google Kalender verschieben und synchronisieren?
Wenn Du Termine über die “Bearbeiten”-Funktion und zusätzlich per Drag & Drop im Kalender verschiebst, ist es wichtig, die Änderungen zu speichern und etwas abzuwarten, bis die Synchronisierung mit Google Kalender abgeschlossen ist. Manchmal kann dies etwas länger dauern, da wir keinen Einfluss auf die Geschwindigkeit der Google-Synchronisierung haben.Warum erscheinen vergangene Termine nicht mehr im Google Kalender?
Google Kalender zeigt in der Regel nur eine bestimmte Anzahl an vergangenen Terminen an, die von Google limitiert ist. Ältere Termine, die vor einem bestimmten Datum stattfanden, werden oft ausgeblendet oder sind gar nicht mehr sichtbar. Diese Termine sind jedoch in der 123Hundeschule Software weiterhin vollständig vorhanden und können über die Terminübersicht oder den Kundenverlauf eingesehen werden.Warum wird der Status des Kunden als abrechnbar angezeigt, obwohl er eine Mehrfachkarte besitzt?
Ein Kunde wird im System als „abrechenbar“ angezeigt, wenn seine Mehrfachkarte nicht mehr gültig ist. Dies kann verschiedene Ursachen haben:- Das Ablaufdatum der Karte wurde überschritten, wodurch das System sie nicht mehr als gültig erkennt und automatisch eine reguläre Abrechnung vorschlägt. Um dieses Problem zu lösen, prüfe, ob die Karte verlängert oder eine neue Karte hinzugefügt werden sollte.
- Es könnte sein, dass der Kunde eine neue Mehrfachkarte erworben hat, aber das Kaufdatum nach dem Termin für die gebuchte Stunde liegt. Dadurch wird die Karte für diesen Termin nicht berücksichtigt, und der Kunde wird ebenfalls als abrechenbar angezeigt.
- Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass die Mehrfachkarte nicht korrekt mit der Leistung „Gruppenstunde“ verknüpft ist, wodurch sie vom System nicht erkannt wird.
🔍 Tipp zur Überprüfung:
Alle relevanten Informationen findest Du in der Kundenakte unter dem Reiter „Mehrfachkarten“. Dort kannst Du überprüfen, ob eine Karte vorhanden ist, ob sie noch gültig ist und ob sie richtig mit der Leistung verbunden wurde. Falls erforderlich, kannst Du dort auch eine neue Karte hinterlegen oder eine bestehende Karte bearbeiten.Wie kann ich einzelnen Kunden Prozente geben, z.B. 10% Ermäßigung?
Du hast zwei Möglichkeiten, um einem Kunden einen Rabatt zu geben: 1️⃣ Gutschein erstellen: Lege einen Gutschein über 10 % an und teile den Code mit dem Kunden. Er kann den Rabatt selbst beim Buchen einlösen. 2️⃣ Manuell in der Rechnung: Du kannst auch direkt in der Rechnung die jeweilige Position bearbeiten und den Rabatt manuell eingeben.Was bedeutet der Status ‘nicht erschienen’?
Wenn sich eine Teilnehmerin außerhalb der Stornofrist abmeldet, wird die Stunde kostenpflichtig berechnet. Im Kundenportal wird klar angezeigt, dass es sich um eine kostenpflichtige Stornierung handelt, und die Kundin muss dies aktiv bestätigen, bevor die Abmeldung wirksam wird. Intern wird der Status dieser Teilnahme als „nicht erschienen“ geführt. Das liegt daran, dass es systemseitig keinen Unterschied macht, ob jemand einfach nicht erscheint oder sich zu spät abmeldet: In beiden Fällen bleibt die Stunde berechnet.Kann ich für meine Kunden selbst Kurse eintragen und Rechnungen erstellen?
Ja, Du kannst Deine Kunden manuell zu einem Kurs hinzufügen. Sie müssen also nicht immer selbst buchen, was praktisch ist, wenn Du Buchungen telefonisch oder vor Ort entgegennimmst. Beachte jedoch, dass Du eine Rechnung nur manuell erstellen kannst, wenn Du das Plus-Abo oder höher nutzt.Wie kann ich eine Übersicht über Buchungen und Rechnungen im System finden?
Du kannst eine Übersicht über alle Buchungen und Rechnungen einer Kundin oder eines Kunden im Bereich der Kundendaten finden. Hier sind die Details zu den durchgeführten Buchungen und erzeugten Rechnungen ersichtlich.Warum werden meine Termine nicht angezeigt?
Es kann verschiedene Gründe geben, warum Termine nicht angezeigt werden. Ein häufiges Szenario ist, dass der Kunde möglicherweise über ein allgemeines Anfrageformular daran interessiert war und keinen konkreten Termin gebucht hat. In solchen Fällen wird kein Termin im System angelegt, weshalb du ihn nicht sehen kannst. Stelle sicher, dass die Buchung über die richtige Plattform und den richtigen Prozess erfolgt.Wie kann meine Kundin auf ihr Portal 123 Hundeschule zugreifen?
Um auf das Portal 123 Hundeschule zuzugreifen, kann deine Kundin einfach den direkten Link zu deiner Kundenseite verwenden. Der Link sieht wie folgt aus: 👉 https://meinehundeschule.123hundeschule.de Über diesen Link gelangt sie direkt zu deiner Kundenseite, wo sie alle Kurse, Angebote und Informationen einsehen kann, ohne die Option für Hundeschulenbetreiber oder Trainer verwenden zu müssen. Sollte sie bereits registriert oder eingeloggt sein, sollte alles reibungslos funktionieren.Warum können meine Kunden keine Bilder ihrer Hunde hochladen?
Es kann verschiedene Gründe dafür geben, dass das Hochladen von Hundebildern nicht funktioniert. Wir empfehlen, die technischen Spezifikationen der Bilder zu überprüfen, wie z.B. das Format oder die Dateigröße. Weitere mögliche Ursachen können Netzwerkprobleme oder Browser-Einstellungen sein. Bei weiteren Problemen empfehlen wir, sich an den Support zu wenden, um das Problem zu identifizieren und zu lösen.Wie komme ich in die Ansicht, die der Kunde hat?
Um die Kundenansicht zu sehen, hast Du zwei Möglichkeiten:- Klicke ganz oben links auf “Startseite”. Dort erhältst Du einen Überblick, wie es für den Kunden aussieht.
- Gehe direkt auf einen Deiner Kunden und klicke auf “als [Kundenname] anmelden”. Damit bist Du genau wie Dein Kunde eingeloggt und kannst alles so sehen, wie es für ihn aussieht.
Kann ich meine Kunden im System hinzufügen, damit sie über den Buchungskalender buchen können?
Ja, Du kannst Deine Kunden selbst im System anlegen. Sobald ein Kunde registriert ist, kann er über den Buchungskalender ganz normal Termine buchen. Die Funktion zum Anlegen neuer Kunden findest Du im Kundenbereich in Deinem Admin-Login.Wie melde ich mich als Kunde an?
Um sich als Kunde anzumelden, suchen Sie in der Software im entsprechenden Bereich. Normalerweise befindet sich der Anmeldebereich unter dem Menüpunkt ‘Kunden’ in der Hauptnavigation. Dort sollte die Option ‘als Kunde anmelden’ zu finden sein. 💼Wie kommen meine Kunden auf die Seite zum Buchen?
Um Deinen Kunden den Zugang zur Buchungsseite zu ermöglichen, kannst Du den Link zur Buchungsseite über Deine Kommunikationskanäle teilen oder auf Deiner Website einbinden. Dadurch haben Interessenten direkten Zugriff auf die Buchungsmöglichkeiten für Deine Kurse.Warum wird eine veröffentlichte Notiz im Kundenkonto nicht angezeigt?
In unserem System werden nur Gesprächsnotizen, die unter einem Einzeltraining angelegt werden, öffentlich im persönlichen Bereich des Kunden angezeigt. Ein allgemeine Notiz im Kundenprofil wird dort nicht angezeigt, auch wenn sie als “öffentlich” markiert wurde. Um sicherzustellen, dass wichtige Informationen für den Kunden sichtbar sind, kannst du eine öffentliche Notiz direkt am Hund hinterlegen. Diese wird dann im Kundenkonto unter dem Hund angezeigt.Wie kann ich sehen, wo meine Kunden herkommen?
Du kannst eine Statistik dazu sehen, indem du unter “Allgemein” auf “Kunden” gehst. Dort wird dir oben rechts angezeigt, wo deine Kunden herkommen.Kann ich den Rechnungsempfänger manuell anpassen, wenn ich ein Unternehmen als Kunden anlegen möchte?
Ja, du kannst den Rechnungsempfänger manuell anpassen! Wenn du einen Kunden bearbeitest, kannst du eine Firma hinterlegen und außerdem eine abweichende Rechnungsadresse angeben. So kannst du Unternehmen als Kunden anlegen und die Rechnung entsprechend anpassen.Kann ich die Anschrift eines Kunden ändern?
Ja, du kannst die Anschrift eines Kunden ändern.Wie kann ich die Kundennummern in der Software anpassen?
Ihr könnt die Kundennummern nicht einfach durch einen erneuten Import ergänzen. Stattdessen müsst ihr die Kundennummern manuell anpassen oder eine Liste an den Support senden. Um die Kundennummern zu aktualisieren, könnt ihr eine Excel-Liste mit den E-Mail-Adressen und den Kundennummern an den Support schicken. Die Support-Mitarbeiter werden dann die Aktualisierung für euch vornehmen.Wie kann ich den Kunden Informationen zum Treffpunkt (z.B. Anfahrtsbeschreibung) und was sie zum Ersttermin mitbringen müssen, automatisch zusenden?
Du kannst die Informationen in die öffentliche Notiz einfügen. Das ist eine praktische Lösung, insbesondere für allgemeine Hinweise wie einen Link zu Deinen FAQs. Eine Anfahrtsbeschreibung kannst du bei dem Standort hinterlegen, dann wird diese immer mitgesendet.Wo finde ich die Telefonnummer eines Kunden?
Die Telefonnummer eines Kunden wird in den Kundendaten angezeigt. Du kannst die Nummer auch direkt anklicken, um einen Anruf zu starten.Wie kann ich die Zahlungsart der Kunden vor dem Training sehen?
Aktuell ist die Auswahl der Zahlungsart (z.B. “bar vor Ort” oder “Überweisung”) nur im Rechnungsentwurf sichtbar, wenn Du auf das Auge-Symbol gehst. Eine direkte Übersicht im Teilnehmerbereich oder Kalender gibt es derzeit nicht.Kann ich Kundendaten für die Kundenmappe ausdrucken?
Aktuell kannst Du die Kundendaten nur bedingt direkt ausdrucken. Es besteht die Möglichkeit, die Daten als Excel-Datei zu exportieren und dann auszudrucken. Wir planen, in Zukunft die Möglichkeit zu schaffen, alle relevanten Kundeninformationen direkt aus der Software heraus auszudrucken, um den Einsatz im Training zu erleichtern.Warum wird eine Kundin, die Stunden storniert hat, weiterhin als teilnehmend angezeigt?
Eine Kundin, die Stunden storniert hat, bleibt weiterhin in der Liste der Teilnehmer enthalten, da sie zuvor an dem Kurs teilgenommen hat. In der Terminübersicht wird deutlich angezeigt, an welchem Tag die Kundin ihre Teilnahme storniert hat. Wir behalten stornierte Teilnehmer zur Transparenz und Nachverfolgung bei, während ihre abgesagten Buchungen markiert sind, um den aktuellen Status anzuzeigen.Kundin ist inaktiv aber noch in der Gruppe, erhielt weiterhin Terminerinnerungen. Was passiert in diesem Fall?
Auch wenn eine Kundin als „inaktiv“ gesetzt ist, muss sie zusätzlich aus der Gruppe entfernt werden, sonst bekommt sie weiterhin Erinnerungen.Was bedeutet der Status “inaktiv” für die Kunden? Bekommen sie dann z.B. Newsletter oder andere Infos?
Inaktive Kunden können weiterhin E-Mails bekommen, z. B. Newsletter – es sei denn, Du schließt sie beim Versand gezielt aus.Warum fehlen einzelne Kunden in der Übersicht?
Die Kunden erscheinen möglicherweise nicht in der Übersicht, weil ihre Teilnahme an bisherigen Terminen entfernt wurde. Dies kann geschehen, wenn ein Abonnement zwischenzeitlich gekündigt wurde. Die entsprechenden Teilnahmen werden daraufhin nicht mehr angezeigt. Aber keine Sorge – Du kannst das ganz einfach wiederherstellen: So geht’s:- Gehe in die Terminübersicht des Kurses.
- Filtere die Termine von heute bis zum 09.10.
- Markiere alle gewünschten Termine.
- Wähle im Aktionsmenü: Teilnehmer:innen hinzufügen
- Füge die Kunden wieder hinzu.
Kann ich 0,5 Punkte für Kartenwerte buchen?
Aktuell ist es nicht möglich, Kartenwerte im Komma-Bereich (z. B. 0,5 Punkte) zu vergeben. Diese Funktion wird systemseitig nicht unterstützt. Eine empfohlene Lösung ist es, die Punktewerte einfach mit dem Faktor 10 zu multiplizieren. Beispiel:- Statt einer 5er-Karte vergibst Du eine 50er-Karte.
- Wenn ein Angebot 3,5 Punkte kosten soll, setzt Du es auf 35 Punkte.