Zum Hauptinhalt springenWie erfolgt die Zuordnung von Terminen zu einem Einzeltraining Paket?
Die Zuordnung von Terminen zu einem Kartenprodukt wie dem Einzeltraining funktioniert automatisch, wenn die Termine richtig mit der jeweiligen Leistung verknüpft sind. Achte darauf, dass die Leistung, die du für den Termin auswählst, mit der Karte verknüpft ist. Die Einheiten einer Karte werden erst nach dem Stattfinden des Termins abgezogen, und manuelles Setzen des Abrechnungsstatuses (wie “Offen” oder “Bezahlt”) beeinflusst den automatischen Abzug negativ. Wenn du Termine korrekt und mit der richtigen Leistung verknüpfst, sollte die Zuordnung problemlos erfolgen.
Wie kann ich eine Gutschrift für eine Einzelstunde anlegen und verrechnen?
Um eine Gutschrift für eine Einzelstunde anzulegen und zu verrechnen, hast du zwei Möglichkeiten:
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Füge in der nächsten Monatsabrechnung eine Minusposition hinzu, um die Gutschrift zu berücksichtigen, wenn du neue Einzelstunden abrechnest.
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Wenn der Rechnungsbetrag nach Abzug der Gutschrift 0 € beträgt, kannst du die Rechnung überspringen und die entsprechenden Termine manuell als bezahlt markieren. Auf diese Weise wird die Gutschrift verrechnet und deine Buchführung bleibt nachvollziehbar. 📝
Kann ich Einzelstunden für Kunden, die regelmäßig zur gleichen Zeit buchen, einfach einrichten?
Ja, das ist möglich! Du kannst Einzelstunden kopieren, indem du im Menü die entsprechende Option nutzt und das Datum manuell anpasst. So kannst du relativ schnell mehrere Termine anlegen. Aktuell gibt es keinen automatischen Wiederholungsmechanismus, aber das Feedback wird an das Team weitergeleitet.
Die Informationen zum Kennenlernen-Einzelcoaching werden in den Gesprächsnotizen des jeweiligen Termins angezeigt. Um sicherzustellen, dass Kund:innen die Infos sehen können, solltest du sie direkt dort speichern.
Wie kann ich eine Rechnung neu schreiben, nachdem ich sie storniert habe?
Um eine Rechnung neu zu schreiben, nachdem du sie storniert hast, folge diesen Schritten:
- Setze das Einzeltraining wieder auf „abrechenbar“.
- Erstelle eine neue Rechnung.
- Lösche die falsche Rechnungspostion (z.B. Fahrtkosten).
- Schreibe die Rechnung fest und schon bist du fertig!
Wie lege ich eine Einzeltraining-Mehrfachkarte an und stelle sicher, dass die Trainingsstunden korrekt abgezogen werden?
Um eine Einzeltraining-Mehrfachkarte anzulegen und sicherzustellen, dass die Trainingsstunden korrekt abgezogen werden, solltest du beim Erstellen der Karte auch direkt eine Rechnung anlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass nichts vergessen wird. Falls du bereits eine Karte ohne Rechnung erstellt hast, kannst du die Karte nachträglich anlegen. Setze den Status des Einzeltrainings zunächst auf “Geplant” und ändere ihn danach auf “Stattgefunden”. Dieser Wechsel sorgt dafür, dass die Einheit von der Karte abgezogen wird.
Wie können Kunden einen Ersttermin buchen, ohne dass ich eine Anfragebestätigung senden muss?
Um sicherzustellen, dass Kunden einen Ersttermin direkt buchen können, ohne eine Anfragebestätigung von Dir zu benötigen, musst Du die Leistung auf “online buchbar” einstellen. Dies kannst Du im Buchungskalender für das Einzeltraining tun. Du hast die Möglichkeit, eine bestehende Leistung zu ändern oder eine neue zu erstellen. Stelle sicher, dass die Online-Buchung aktiviert ist, damit Kunden einen Termin auswählen und buchen können, ohne dass ein manueller Bestätigungsprozess notwendig ist.
Hat sich etwas an der automatischen Abrechnung von Einzelterminen geändert?
Es hat sich grundsätzlich nichts an der automatischen Abrechnung geändert. Wenn Du einen Einzeltermin buchst, sollte die Abrechnung wie gewohnt erfolgen. Wenn das nicht so ist, könnte es sich um einen Fehler handeln, und sollte im Einzelfall überprüft werden. Deine Rückmeldung ist hier wichtig, um das Problem genauer untersuchen zu können.
Können meine Kunden ihre weiteren Stunden im Einzeltraining selbst buchen, nachdem sie eine Mehrfachkarte gekauft haben?
Ja, Deine Kunden können ihre weiteren Termine selbstständig buchen, auch wenn Du den ersten Termin als direkt buchbar eingestellt hast. Du kannst einen Direktlink zur Einzelstunde nutzen, über den die Kunden die gewünschten Termine auswählen und buchen können.
Warum können meine Kunden keine Einzelstunden direkt buchen?
Es kann sein, dass die Kunden nicht dem richtigen Buchungsweg folgen. Die Anmeldung zur Buchung einer Einzelstunde funktioniert so: 1. Gehe auf die Startseite. 2. Klicke auf “Einzelstunde”. 3. Wähle einen Termin aus. 4. Gib die benötigten Daten für dich oder deinen Hund ein. 5. Bestätige die Zahlung, um die Buchung abzuschließen.
Wenn deine Kunden stattdessen das allgemeine Anfrageformular nutzen, wird nur eine Anfrage an dich gesendet, keine Buchung.
Wie funktioniert die Buchung und Vermeidung von Doppelbuchungen beim Einzeltraining?
Bei der Buchung eines Einzeltrainingstermins wird der entsprechende Zeitraum im Kalender automatisch blockiert. Dies bedeutet, dass sobald ein Kunde ein Einzeltraining bucht, dieser Zeitraum nicht mehr für weitere Buchungen verfügbar ist. Somit sind Doppelbuchungen ausgeschlossen, unabhängig von der Buchungsart. 📆✅
Wie kann ich gleichzeitig die Einzel- und Tagesbetreuung für einen Trainer im System anlegen?
Da ein einzelner Trainer im System nicht gleichzeitig für zwei Termine gebucht werden kann, kannst Du einen zusätzlichen Benutzer anlegen(frage dafür beim Support an), beispielsweise „Tagesbetreuung“. So kannst Du die Tagesbetreuung auf diesen Trainer buchen und bleibt mit Deinem eigenen Profil für Einzeltermine frei verfügbar. Dies ist die beste Möglichkeit, beide Angebote zeitgleich im Kalender abzubilden.
Warum hat Kundin XY für ihren Einzeltermin keine Erinnerung erhalten?
Es kann verschiedene Gründe geben, warum eine Erinnerung zu einem Einzeltermin nicht gesendet wurde. In diesem Fall wurde festgestellt, dass die Benachrichtigungen in ihrem Profil deaktiviert waren. Es ist möglich, dass diese Einstellung versehentlich geändert wurde. Wir empfehlen, die Benachrichtigungen in den Profileinstellungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Erinnerungen zukünftig wieder aktiviert sind.
Wie kann ich Probleme mit 10er Karten und deren Abrechnung beheben?
Wenn du Probleme mit der Abrechnung von 10er Karten hast, kannst du den betroffenen Termin auf “geplant” setzen und dann wieder auf “stattgefunden” ändern. Dadurch wird die Prüfung auf eine gültige Karte erneut angestoßen und der Termin wird korrekt abgerechnet.
Kann ich Zeiträume oder Zeitslots für Einzeltermine festlegen, die meine Kunden selbstständig buchen können?
Ja, das ist möglich! 🎉 Du kannst in der Software Zeiträume bzw. Zeitslots festlegen, in denen Deine Kunden eigenständig Einzeltrainings buchen können. Dazu richtest Du in Deinem Buchungskalender Verfügbarkeiten und Zeitplanung ein.
So kannst Du z. B. einstellen, dass mittwochs und donnerstags zwischen 16 und 18 Uhr jeweils 60-minütige Einzeltermine zur Buchung angeboten werden.
https://hilfe.123hundeschule.de/hundeschule/buchungskalender#verfügbarkeiten-und-zeitplanung
Kann ich bei der Buchung der Einzelstunden einstellen, dass Neukunden nur über das Team buchen können?
Leider ist es technisch nicht möglich, die Einzelstunden so einzustellen, dass Neukunden ausschließlich über das Team buchen können, während bei den Trainern andere Optionen offenbleiben. Eine praktikable Alternative wäre, nur das Team als buchbar einzustellen. Nach der ersten Buchung kannst Du dann intern entscheiden, welcher Trainer die Einzelstunde übernimmt. Für Folgetermine kann der Trainer die Stunden individuell mit dem Kunden abstimmen.
Warum werden die Fahrtkosten bei individuellen Einzelcoachings nicht automatisch abgebucht?
Derzeit ist die automatische Berechnung und Abbuchung der Fahrtkosten bei Einzeltrainings deaktiviert. Der Grund dafür ist, dass die Strecken über Google Maps ermittelt werden und es in der Praxis immer wieder zu Abweichungen gekommen ist. Um Über- oder Fehlberechnungen zu vermeiden, haben wir die automatische Kilometer-Abrechnung vorerst herausgenommen und die Erfassung in Deine Hand gelegt.
Wie kann ich die Reihenfolge der Einzeltrainingsangebote anpassen?
Die Einzeltrainingsangebote werden aktuell automatisch alphabetisch sortiert. Eine manuelle Sortierung über Pfeile wie bei den Veranstaltungen ist derzeit noch nicht möglich. Wenn Du jedoch eine Reihenfolge festlegen möchtest, kannst Du Dir mit einer Nummerierung im Namen helfen (z. B. „1. Einzeltraining – Hausbesuch“, „2. Einzeltraining – Platzstunde“).
Warum wurden bei der Buchung vom individuellen Einzelcoaching keine Fahrtkosten abgerechnet?
Bei Direktbuchungen über das Portal werden Fahrtkosten aktuell noch nicht automatisch hinzugefügt. Du musst die Fahrtkosten daher separat abgerechnet und vom Kunden überwiesen werden.
Wie kann ich Einzeltrainings für meine Kunden buchbar machen?
Um Einzeltrainings für deine Kunden buchbar zu machen, prüfe bitte die folgenden Punkte:
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Kalenderfreigabe & Leistung online buchbar: Stelle sicher, dass die Kalenderfreigabe für Einzeltrainings aktiviert ist und die Leistung auf “Online buchbar” gesetzt ist. Dies kannst du im Buchungskalender für Einzeltraining anpassen.
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Buchungsart: Anfrage vs. verbindliche Online-Buchung: Wenn “Anfrage” aktiviert ist, können Kunden nur eine Anfrage stellen. Stelle es auf verbindliche Online-Buchung um, um direkte Buchungen zu ermöglichen.
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Zeiteinstellungen prüfen: Überprüfe die Einstellungen für Buchbarkeit im Voraus und die Vorlaufzeit, um sicherzustellen, dass sie nicht zu restriktiv sind.
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Richtigen Link teilen: Achte darauf, dass Kunden den richtigen Buchungskalender-Link verwenden und nicht das allgemeine Anfrageformular. Du kannst einen direkten Link zu einer bestimmten Einzeltrainings-Leistung nutzen.
Warum wird das Guthaben meiner Einzeltrainingskarten nicht abgebucht, wenn meine Kunden einen Termin buchen?
Das Guthaben wird abgebucht, wenn ein passender Termin gebucht wird. Wenn die Einheit nicht abgezogen wurde, kann es daran liegen, dass die Leistung nicht richtig zugeordnet ist oder die Karte nicht für den gebuchten Termintyp freigeschaltet wurde. Überprüfe die Buchungen und stelle sicher, dass alles korrekt eingerichtet ist.
Warum können Kund:innen das Einzeltraining in meinem Welpenpaket nicht selbst online buchen?
Es gibt einige Punkte, die du überprüfen solltest:
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Einheitenanzahl: Stelle sicher, dass deine Welpenkurs-5er-Karte die richtige Anzahl an Einheiten hat. Aktuell scheint nur eine Einheit hinterlegt zu sein, was das System daran hindert, die Buchung korrekt durchzuführen. Ändere die Anzahl auf 5 Einheiten.
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Verknüpfung der Einzelstunden: Die Einzelstunden müssen korrekt mit dem Paket verknüpft sein. Ohne diese Verknüpfung kann das System die hinzugefügten Leistungen nicht automatisch zuordnen.
Wenn du diese Punkte anpasst, sollten die Kund:innen in der Lage sein, die enthaltenen Einzeltrainings selbst online auszuwählen und zu buchen.
Warum wird der Status von Einzeltraining nicht als ‘bezahlt’ angezeigt, bevor ich die Stunde absolviere?
Bei Einzeltrainings wird der Status im System anders behandelt als bei Gruppenstunden. Bei Gruppenstunden wird der Status sofort auf ‘bezahlt’ gesetzt. Im Falle von Einzeltrainings wird das Guthaben erst nach dem absolvierten Termin abgezogen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur die tatsächlich genutzten Einheiten abgerechnet werden.
Warum wird das Kontingent bei Einzelcoachings nicht sofort abgezogen, nachdem ein Termin reserviert wurde?
Bei Einzelcoachings wird das Kontingent nicht sofort bei der Termin-Reservierung abgezogen, sondern erst nachdem der Termin stattgefunden hat – am Folgetag. Daher siehst Du zum aktuellen Zeitpunkt “abrechenbar” und 2/2, auch wenn die Zahlung bereits eingegangen ist. Morgen sollte es dann automatisch entsprechend reduziert angezeigt werden. 