Warum kann eine Kundin ihre Mehrfachkarte nicht online einlösen?
Es kann verschiedene Gründe geben, warum eine Kundin ihre Mehrfachkarte nicht online einlösen kann. Ein häufiger Grund ist, dass die Mehrfachkarte möglicherweise noch nicht der entsprechenden Gruppe zugeordnet wurde. In diesem Fall kann die Kundin keine Stunden buchen, da das System nicht erkennt, dass die Mehrfachkarte für diese Gruppe gültig ist. Es ist auch möglich, dass es Doppelbuchungen oder andere Anpassungen gibt, die behoben werden müssen. Daher sollte man überprüfen, ob die Mehrfachkarte korrekt im System hinterlegt ist.Wie kann ich eine Mehrfachkarte für einen Termin auswählen und verwenden?
Um eine Mehrfachkarte für einen Termin auszuwählen und zu verwenden, stelle sicher, dass die Karte korrekt konfiguriert ist und mit der entsprechenden Gruppe verbunden ist. Sollte die Mehrfachkarte nicht angezeigt werden, prüfe die Karteneinstellungen und die Verfügbarkeit von Teilnahmen. Wenn alles in Ordnung ist, sollte die Karte bei der Buchung des Termins automatisch abgezogen werden. Wenn es weiterhin Probleme gibt, kontaktiere den Support für weitere Unterstützung.Kann ich bei den Paketen die Anzahl der jeweiligen Leistungen festlegen?
Ja, technisch ist es möglich, Pakete aus mehreren Mehrfachkarten zu erstellen. Du kannst beispielsweise ein Paket anlegen, das aus verschiedenen Leistungen besteht. Wenn Du unterschiedliche Leistungen kombinieren möchtest, wie z. B. 3 Sozialkontaktstunden und 5 Einzelstunden, erstellst Du eine neue “Karte”, die diese Kombination enthält. Achte darauf, dass Du angibst, welche Leistung mit der Karte verknüpft ist, damit die Teilnahme entsprechend abgebucht wird.Wie kann ich eine Mehrfachkarte von der Welpenspielstunde auf die Junghundespielstunde umstellen?
Du kannst die „Leistung“ der Mehrfachkarte direkt anpassen. Das bedeutet:- Ändere die Karte so, dass sie nicht nur ausschließlich für die Welpenspielstunde, sondern auch für die Junghundespielstunde gilt.
- Auf diese Weise wird der Termin am 03.05. korrekt von der Karte abgebucht, und es bleiben anschließend 6 Teilnahmen übrig.
Wie kann ich einstellen, dass die Termine in den Mehrfachkarten erst nach dem Stattfinden des Gruppentrainings abgezogen werden?
In der 123Hundeschule Software werden die Einheiten bei offenen Gruppen sofort beim Buchen abgezogen, weil die Kund:innen ihre Termine selbst wählen können. Um zu bedenken, dass das System immer den aktuellen Stand des Guthabens kennt, ist dieser sofortige Abzug notwendig. Bei halb-offenen oder geschlossenen Gruppen wird die Einheit jedoch erst nach dem Stattfinden des Termins (oder am Folgetag) abgezogen, weil die Termine in der Regel vom Trainer oder automatisch festgelegt werden. Wenn Du möchtest, dass die Einheiten erst nach dem Termin abgebucht werden, solltest Du die Gruppe als halb-offene oder geschlossene Gruppe anlegen.Wie kann ich das Guthaben einer 5er-Karte für eine Stunde verwenden?
Das Guthaben der 5er-Karte wird automatisch nach dem Termin abgezogen. Du musst also nichts weiter tun.Kann die Mehrfachkarte für das Gruppentraining und die Welpenschule gleichzeitig genutzt werden?
Ja, es ist möglich, eine Mehrfachkarte sowohl für das Gruppentraining als auch für die Welpenschule zu nutzen. Du kannst die Karte in beiden Leistungen hinterlegen. Zusätzlich kannst du die Mehrfachkarte beim jeweiligen Kunden manuell umschreiben, wenn der Wechsel von der Welpenschule ins Gruppentraining erfolgt.Kann ich im Nachhinein Gruppenstunden von Mehrfachkarten abziehen lassen?
Ja, das ist kein Problem! Du kannst die Teilnahme einfach auf „Abrechenbar“ ändern. Das System überprüft automatisch alle 15 Minuten die Teilnahmen und zieht sie dann von der entsprechenden Mehrfachkarte ab.Wie kann ich Teilnahmen im Nachhinein einer Mehrfachkarte zuordnen?
Du kannst Teilnahmen im Nachhinein einer Mehrfachkarte zuordnen, indem du sie auf „Abrechenbar“ setzt. Das System prüft dann alle 15 Minuten automatisch, ob eine passende Karte vorhanden ist, und zieht die Einheiten entsprechend ab. Falls du die Zuordnung sofort durchführen möchtest, gehe wie folgt vor:- Setze die Teilnahme(n) auf „Abrechenbar“.
- Wähle eine oder mehrere Teilnahmen aus.
- Gehe zu Aktionen → „Rechnung erstellen“.
Wie kannst du eine Doppelstunde von einer 5er-Karte abziehen?
Wenn eine Doppelstunde stattgefunden hat, wird standardmäßig nur eine Einheit abgezogen. Damit die korrekte Anzahl von der 5er-Karte abgezogen wird, musst du dies manuell anpassen:- Öffne die entsprechende 5er-Karte in der Software.
- Gehe auf „Bearbeiten“.
- Passe die verfügbaren Einheiten entsprechend an, indem du die zusätzliche Einheit manuell abziehst.
- Speichern – und schon ist die Änderung übernommen.
Warum werden die einzelnen Termine meiner Mehrfachkarten nicht abgebucht?
Die Abrechnung der Einheiten funktioniert unterschiedlich je nach Gruppentyp:- In halb-offenen Gruppen wird die Einheit erst nach dem Termin abgezogen.
- In offenen Gruppen wird die Einheit direkt nach der Buchung abgezogen.
Was bedeutet der Vermerk ‘interne Mehrfachkarte’ bei den Gästekarten?
Der Vermerk ‘interne Mehrfachkarte’ bedeutet, dass das System automatisch eine Mehrfachkarte anlegt, wenn mehrere Termine gebucht werden. Dabei wird der Gesamtpreis der Buchung auf diese Karte übertragen, und Buchungen werden von dieser Karte abgezogen. Wenn ein Kunde einen Einzeltermin bucht, kann alternativ eine reguläre Gästekarte verwendet werden, die jedoch nur für eine Buchung pro Karte gilt.Warum haben die Termine der Mehrfachkarten-Besitzer von Einzeltrainings den Bezahlstatus “offen”, obwohl die Leistung im Rahmen der Karte abgedeckt ist?
Die Einzelstunden erscheinen als “offen”, weil durch die Fahrtkosten eine Rechnung entstanden ist. Wenn die Fahrtkosten nicht relevant sind, kannst du die Rechnung löschen und die Einzelstunde auf “bezahlt” setzen.Wie verwalte ich die Mehrfachkarten richtig, wenn ein Kunde absagt oder nicht erscheint?
Bei der Verwaltung der Mehrfachkarten ist es wichtig, folgende Punkte zu beachten:- Wenn ein Kunde rechtzeitig absagt und du “storniert” eingibst, wird der Termin als Guthaben gutgeschrieben. Der Kunde hat somit die Möglichkeit, diesen Termin zu einem späteren Zeitpunkt zu nutzen.
- Wenn du “nicht teilgenommen” eingibst, wird diese Stunde von der Mehrfachkarte abgezogen.
Wie storniere ich eine doppelte Buchung einer 10er Karte?
Um eine doppelte Buchung einer 10er Karte zu stornieren, musst du die entsprechenden Rechnungen für die doppelte Karte stornieren und die überzähligen Karten aus deinem Konto löschen. Gehe dazu in den Bereich deiner Buchungen und suche die entsprechenden Rechnungen oder Buchungen, um sie zu stornieren.Kann ich meinen Kunden einen Link zur Buchung einer Mehrfachkarte senden, ohne dass sie gleich einen konkreten Termin mitbuchen müssen?
Ja, das ist möglich. Du kannst einen direkten Link zur Buchung einer Mehrfachkarte erstellen, sodass die Kunden die Karte buchen können, ohne einen Termin zu wählen.Was bedeutet der rote Punkt bei einer Karte?
Ein roter Punkt bei einer Karte zeigt an, dass die Karte bald ‘leer’ ist. Dies dient zur schnellen Visualisierung des Status der Karte, damit du rechtzeitig informiert bist und gegebenenfalls nachbuchen kannst.Wie sollte ich die Abrechnung von Mehrfachkarten im Einzeltraining handhaben?
Im Einzeltraining solltest du die Einheiten auf “Abrechenbar” stellen. Wenn du die Einheit von “Geplant” zu “Stattgefunden” wechselst, wird die Einheit automatisch von der Mehrfachkarte abgezogen und dokumentiert. Stelle sicher, dass die Mehrfachkarte korrekt mit der entsprechenden Leistung verknüpft ist, damit das System weiß, welche Einheit abgezogen werden soll.Wie werden halbe Stunden oder viertel Stunden bei Mehrfachkarten-Inhabern abgerechnet?
Bei der Abrechnung mit Mehrfachkarten wird derzeit nur die gesamte Einheit abgezogen. Das bedeutet, dass auch bei einer Überschreitung der ursprünglichen Zeit (z.B. 90 Minuten statt 60 Minuten) nur eine Einheit von der Mehrfachkarte abgezogen wird. Wenn du feststellst, dass eine Einheit länger als geplant war, kannst du manuell eine weitere Einheit von der Mehrfachkarte abziehen, um die tatsächliche Trainingsdauer zu berücksichtigen. Stelle sicher, dass du für die Einzelstunde die tatsächliche Zeit einträgst, damit es für den Kunden nachvollziehbar ist.Warum konnte eine Einheit nicht abgezogen werden?
Die Einheit konnte wahrscheinlich nicht abgezogen werden, da die Gültigkeit der Karte an diesem Tag bereits abgelaufen war. Um den Termin korrekt abzuziehen, kannst du das “Gültig bis”-Datum der Karte nach hinten anpassen. Auch hier kann es bis zu 15 Minuten dauern, bis die Änderung wirksam wird.Warum wird bei einem Kunde ein Termin nicht von seiner Zehnerkarte abgezogen?
Wenn ein Termin storniert wird, weil die Person nicht teilgenommen hat, wird auch die Teilnahme an diesem Termin storniert. Daher wird die Einheit nicht von der Zehnerkarte abgezogen. Um sicherzustellen, dass die Abzüge korrekt sind, kontrolliere bitte, ob die Teilnahme für den stornierten Termin gelöscht wurde.Was passiert, wenn ich den Status eines bereits stattgefundenen Termins ändere?
Wenn Du den Status eines bereits stattgefundenen Termins nachträglich von “Storniert” auf “Teilgenommen” änderst, wird die Teilnahme rückwirkend von der Mehrfachkarte abgezogen. Das System prüft regelmäßig alle 15 Minuten, sodass die entsprechende Einheit dann abgezogen wird.Wann beginnt die Gültigkeitsdauer einer Mehrfachkarte und was passiert, wenn sie abläuft?
Die Gültigkeitsdauer einer Mehrfachkarte beginnt immer ab dem Kaufdatum und nicht mit dem ersten Gruppentermin. Nach Ablauf dieser Gültigkeitsdauer wird die Karte automatisch als ungültig markiert, und nicht genutzte Einheiten verfallen. Du kannst jedoch im Einzelfall manuell verlängern, wenn dies sinnvoll erscheint.Warum wird die Teilnahme nicht automatisch von der Mehrfachkarte abgezogen, wenn ich einen Kunden nachträglich zu einem Termin hinzufüge?
Wenn die Mehrfachkarte nach dem eigentlichen Termin gekauft wurde, kann das System die Teilnahme nicht rückwirkend anrechnen. Das bedeutet, dass der Kaufzeitpunkt der Mehrfachkarte entscheidend ist für die automatische Anrechnung.Wie kann ich verhindern, dass der Wert für die Mehrfachkarten versehentlich durch Scrollen verändert wird?
Um zu vermeiden, dass der Wert für die Mehrfachkarten versehentlich durch Scrollen geändert wird, empfiehlt es sich, nach der Eingabe des Werts einmal außerhalb des Eingabefelds zu klicken. Dadurch verliert das Feld den Fokus und eine unbeabsichtigte Änderung wird verhindert.Wird ein Termin von einer Mehrfachkarte abgezogen, wenn dieser “Abgesagt” wird?
Wenn ein Termin auf “Ausgefallen” gesetzt wird, wird die Einheit aus der Mehrfachkarte hierfür nicht abgezogen. Wenn der Termin ausgefallen ist, wird die Teilnahme nicht als genutzt angesehen.Wie erkennt ein Teilnehmer einer halb-offenen Gruppe, dass er eine neue Mehrfachkarte buchen muss?
Um den Teilnehmern der halb-offenen Gruppen zu helfen, kannst Du in den Einstellungen Deiner Mehrfachkarten festlegen, ob eine Erinnerung zur Verlängerung oder zum Nachkauf gesendet werden soll. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, erhält der Teilnehmer rechtzeitig eine Erinnerung, um eine neue Karte zu buchen. Du kannst diese Funktion ganz einfach in den jeweiligen Karteneinstellungen aktivieren oder deaktivieren.Warum erscheinen Schlösser bei den Terminen für Mitglieder mit Mehrfachkarten?
Die Schlösser bei den Terminen zeigen an, dass die betroffenen Mitglieder aktuell keine aktiven oder korrekt verknüpften Mehrfachkarten für die entsprechenden Termine haben. Zum Beispiel hat ein Mitglied eine Mehrfachkarte für Gruppentraining, aber diese ist noch nicht mit der richtigen Gruppe verbunden. Wenn die Karte mit der entsprechenden Gruppe verknüpft wird, sollten die Schlösser verschwinden und die Termine automatisch von der Karte abgezogen werden. Manchmal kann es auch sein, dass ein Mitglied Guthaben auf seiner Mehrfachkarte hat, diese jedoch bald abläuft. In diesem Fall wird ebenfalls ein Schloss angezeigt. Die Karte kann manuell verlängert werden, um das restliche Guthaben zu nutzen und an den Terminen teilzunehmen.Was muss ich tun, um alle Karten eines Kunden zu sehen?
Im Kundenprofil kannst du alle Mehrfachkarten des Kunden einsehen.Wie kann ich Trainingseinheiten nachträglich einer 5er-Karte zuordnen?
Um Trainingseinheiten nachträglich einer 5er-Karte zuzuordnen, gehe wie folgt vor:- Verbinde das Einzeltraining mit der entsprechenden 5er-Karte.
- Ändere den Status des Termins von “stattgefunden” auf “geplant” und danach wieder zurück auf “stattgefunden”.
Durch diese Schritte wird die Einheit korrekt von der 5er-Karte abgezogen.
Warum wurde der Termin nicht von der Mehrfachkarte abgezogen?
Der Grund, warum die Stunden nicht von der Mehrfachkarte abgezogen wurden, ist, dass die Leistung aktuell nicht mit der Karte verknüpft ist. Das bedeutet: Die Software erkennt nicht automatisch, dass der Termin über die Mehrfachkarte abgerechnet werden soll.Kann ich festlegen, dass Teilnehmer nur so lange in einer Gruppe bleiben können, wie sie eine gültige Mehrfachkarte haben?
Ja, in den Einstellungen kannst du festlegen, dass Teilnehmer:innen nur so viele Termine buchen können, wie sie gültige Einheiten auf ihrer Mehrfachkarte haben. Sobald die Karte aufgebraucht ist, können keine weiteren Termine mehr gebucht werden. Du musst die entsprechenden Einstellungen anpassen, um dies zu ermöglichen. Buchungsoption:- Terminbegrenzung für Mehrfachkarten: Aktiviere diese Option, damit Kunden nur so viele Termine buchen dürfen, wie Einheiten auf ihrer Mehrfachkarte verfügbar sind. Ohne diese Einstellung werden sie automatisch für alle Termine eingebucht – unabhängig vom Kartenguthaben.
Wie kann ich die Einlösung einer Gruppenkarte in der Übersicht der Mehrfachkarten zuordnen?
Um die Einlösung einer Gruppenkarte in der Übersicht richtig zuzuordnen, musst du sicherstellen, dass du die Leistung korrekt in der Teilnahmeübersicht eingetragen hast. Nachdem du die Teilnehmerin ins Training eingebucht hast, sollte die Gruppenkarte dann auch in der Übersicht der Mehrfachkarten angezeigt werden. Falls es weiterhin Probleme gibt, überprüfe, ob die Rechnung für die Gruppenkarte korrekt erstellt wurde, da das Löschen von Käufen nicht mehr möglich ist, wenn eine Rechnung ausgestellt wurde.Mein Hunde-Einzeltraining wurde nicht von meiner Mehrfachkarte abgezogen. Was kann ich tun?
Wenn ein Termin nicht von Deiner Mehrfachkarte abgezogen wurde, kann das mehrere Ursachen haben. Oft liegt es nicht an Dir. Überprüfe, ob der Termin korrekt im System erfasst wurde. Wenn alles in Ordnung scheint und der Abzug dennoch nicht erfolgte, kannst Du den Support kontaktieren, um das Problem zu klären. In den meisten Fällen kann das Team den Status der Buchung überprüfen und notwendige Anpassungen vornehmen.Wie wird bei der Buchung entschieden, von welcher Mehrfachkarte abgebucht wird?
Bei Neubuchungen wird immer die älteste Mehrfachkarte verwendet, die nach Kaufdatum sortiert ist. Dies ist so vorgesehen und funktioniert entsprechend. Eine Besonderheit gibt es, wenn ein Termin storniert wird: In diesem Fall wird die Einheit immer auf der ursprünglichen Mehrfachkarte gutgeschrieben, von der sie ursprünglich abgezogen wurde. Das kann zu Irritationen führen, insbesondere wenn zwischenzeitlich eine neue Karte angelegt wurde und man erwartet, dass bei einer erneuten Buchung diese verwendet wird.Was kann ich tun, wenn das Guthaben meiner Mehrfachkarten nicht korrekt abgezogen wird?
Wenn das Guthaben der Mehrfachkarten nicht korrekt abgezogen wird, überprüfe zunächst, ob ausreichend Guthaben auf den Karten vorhanden ist.Kann ich bei Mehrfachkarten für Einzeltraining auch ungerade Mengen abziehen, zum Beispiel 1,5 Stunden?
Nein, Kommawerte sind bei den Kartenwerten grundsätzlich nicht möglich. Du kannst jedoch den Kartenwert anpassen, z.B. 1 Einheit = 10 Minuten, wodurch 90 Minuten 9 Einheiten entsprechen. Alternativ kannst du eine Notiz in der Karte hinterlegen und den zusätzlichen Anteil beim nächsten Mal mit verrechnen.Warum wird die Stunde nicht von der ältesten Mehrfachkarte abgebucht?
Die Software zieht die Einheiten grundsätzlich immer zuerst von der ältesten gültigen Mehrfachkarte ab. Wenn es jedoch zu Stornierungen kommt, wird die Einheit wieder auf die ursprüngliche Karte zurückgebucht. Dadurch kann es passieren, dass eine Karte wieder Guthaben hat, auch wenn eine neuere Karte im Einsatz ist. Wenn Einheiten nicht wie erwartet abgebucht wurden, könnte dies durch Stornierungen und erneute Buchungen verursacht worden sein. Um sicherzustellen, dass die Einheiten korrekt abgebucht werden, kannst Du Teilnahmen im Nachhinein auf „Abrechenbar“ setzen. Das System überprüft dann automatisch innerhalb von 15 Minuten und bucht die Einheit korrekt ab.Warum werden auf meiner Mehrfachkarten-Übersicht nicht alle Karten angezeigt?
Das System blendet standardmäßig die bereits aufgebrauchten bzw. leeren Karten aus der Ansicht der Mehrfachkarten aus. Du kannst diese jedoch jederzeit wieder einblenden, indem du den entsprechenden Filter anpasst. So werden alle Karten sichtbar und können bearbeitet werden, zum Beispiel um die Gültigkeit anzupassen.Was bedeuten die farbigen Punkte bei den Mehrfachkarten?
Die farbigen Punkte bei den Mehrfachkarten helfen Dir auf einen Blick zu erkennen, wie viel Guthaben noch vorhanden ist:- 🟢 Grün: Karte ist voll bzw. es ist noch ausreichend Guthaben vorhanden.
- 🟠 Orange: Karte ist angebrochen, es wurden also schon Einheiten genutzt.
- 🔴 Rot: Karte ist fast leer oder leer, es sind kaum noch oder keine Einheiten mehr verfügbar.
Warum wird bei Teilnehmern ohne Mehrfachkarte dennoch ein Schloss-Symbol angezeigt?
Das Schloss-Symbol zeigt immer an, welche Teilnehmer noch nicht abgerechnet sind – unabhängig davon, ob eine Mehrfachkarte vorhanden ist oder nicht. Wenn ein Teilnehmer bereits bezahlte Teilnahmen hat, wird kein Schloss-Symbol angezeigt, auch wenn die Bezeichnung “Teilnehmer ohne Mehrfachkarte” verwirrend sein kann. Dies wird in Zukunft angepasst, um Missverständnisse zu vermeiden.Warum gibt es Differenzen bei den Mehrfachkarten für meine Kundin?
Es kann verschiedene Gründe für die Differenzen bei den Mehrfachkarten geben. Eine häufige Ursache sind manuelle Anpassungen der verfügbaren Einheiten. Wenn Einheiten von deiner Seite aus verändert oder verbucht wurden, kann dies zu Unstimmigkeiten führen. Um sicherzugehen, dass alle Informationen klar sind, solltest du die Buchungen und deren Änderungen überprüfen und die genaue Historie der Anpassungen einsehen. Solltest du noch viele Fragen haben, notiere dir bitte auch, an welchen Tagen die Unstimmigkeiten aufgetreten sind und welche Stunden oder Gruppen die Kundin buchen wollte.Welchen Link müssen meine Kunden nutzen, um ihre Zehnerkarte einzusehen?
Deine Kunden können ihre Zehnerkarte im Buchungsportal einsehen. Du musst ihnen den Link zu Deinem Portal schicken. Dort loggen sie sich mit ihrer E-Mail-Adresse ein und erhalten einen einmaligen Zugangscode. Im Kundenbereich sehen sie dann ihre Mehrfachkarten mit den verbleibenden Einheiten und der Gültigkeit.Warum wird bei einer Mehrfachkarte “abgelaufen” angezeigt, obwohl noch Einheiten offen sind?
Das “abgelaufen”-Label erscheint, wenn die Gültigkeitsdauer der Mehrfachkarte überschritten ist. Auch wenn noch Einheiten offen sind, wird die Karte vom System als ungültig betrachtet. Um die offenen Einheiten weiterhin nutzen zu können, musst Du das “Gültig bis”-Datum der bestehenden Karte im Kundenprofil nach hinten verschieben.Wie kann ich in meinem Geschäft einen 20er Mehrfachkarte anbieten, die der Kunde über 7 Monate abbezahlen kann?
Um einen 20er-Mehrfachpass anzubieten, den der Kunde über 7 Monate abbezahlen kann, folge diesen Schritten:- Lege einen 20er-Mehrfachpass für den Kunden an.
- Erstelle eine Rechnung über den Gesamtbetrag des Mehrfachpasses.
- Der Kunde zahlt dann jeden Monat einen Teilbetrag (z. B. per Überweisung oder Dauerauftrag).
- Die Rechnung bleibt solange offen, bis der gesamte Betrag beglichen ist.
Warum wird die Mehrfachkarte für das Mantrailing nicht automatisch eingelöst?
Wenn Du eine Teilnahme manuell einträgst, wird die entsprechende Einheit der Mehrfachkarte etwas zeitverzögert abgezogen. Das System prüft im Hintergrund die Verknüpfung zwischen Karte und Leistung und zieht dann automatisch die passende Einheit ab. Der Abzug erfolgt in der Regel innerhalb kurzer Zeit, sodass Du nichts weiter tun musst.Was bedeuten die Farben hellblau, gelb und grün bei Mehrfachkarten?
Die Farbgebung hat folgende Bedeutungen:- Hellblau (abrechenbar): Die Karte wurde angelegt, aber noch nicht berechnet. Du kannst daraus eine Rechnung erstellen.
- Gelb (offen): Die Karte wurde bereits in Rechnung gestellt, aber noch nicht bezahlt.
- Grün (bezahlt): Die Karte ist vollständig bezahlt.
Wie funktioniert das Abziehen von Mehrfachkarten bei Teilnahmen?
Wenn ein Termin über die Karte bezahlt wird, erkennt das System den Abzug automatisch und setzt die Teilnahme auf bezahlt, wenn die Karte korrekt verknüpft ist. Achte darauf, dass die Leistung zur Gruppe passt und die Karte abrechenbar oder bezahlt gesetzt ist.Warum gelten Mehrfachkarten nur ab dem Kaufdatum?
Aktuell beziehen sich die Mehrfachkarten auf den Zeitraum zwischen dem Kaufdatum und dem Gültigkeitsdatum. Das bedeutet, dass eine Teilnahme nur dann automatisch abgezogen werden kann, wenn der Termin innerhalb dieses Zeitrahmens liegt und die Leistung korrekt verknüpft ist. Wurde die Karte nach dem Termin gekauft, erfolgt keine Rückanrechnung auf frühere Termine.Wie kann ich verhindern, dass Kunden Termine buchen, die nicht auf ihrer Mehrfachkarte vorhanden sind?
Um dies in Zukunft zu vermeiden, kannst du in halb-offenen Gruppen die Option „Terminbegrenzung für Mehrfachkarten“ aktivieren. Dadurch können Kunden nur so viele Termine buchen, wie Einheiten auf der Karte vorhanden sind. Vorab-Buchungen ohne Karte werden so verhindert.Wie funktioniert der Gebrauch einer 10er Karte bei meinen Kunden?
Wenn deine Kunden eine 10er Karte kaufen, gilt diese für die nächsten 10 fortlaufenden Termine. Das bedeutet, dass sie automatisch zu den anstehenden Terminen hinzugefügt werden und ihre Teilnahme nach den festgelegten Terminen erfolgt. Die Kunden haben nicht die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, wann sie kommen möchten, wenn die Gruppe als halboffen eingerichtet ist. Falls du möchtest, dass die Teilnahmen im Voraus fest eingeplant sind, kannst du die Funktion „Teilnahme einlösen“ in den halboffenen Gruppen nutzen. Diese Funktion ermöglicht es dir, die Stunden direkt von der 10er Karte abzuziehen und die Teilnahme somit vor dem Termin zu bestätigen, wodurch ein freies Ändern durch die Kunden ausgeschlossen wird.Warum wurde die Teilnahme eines Hundes an einer Gruppe nicht von der Mehrfachkarte abgebucht?
Die Teilnahme könnte nicht von der Karte abgebucht worden sein, weil die Gültigkeit der Karte abgelaufen ist. In diesem Fall kann das System die Einheit nicht automatisch einlösen und eine manuelle Einlösung ist ebenfalls blockiert. So kannst Du das Problem beheben:- Gehe in die Mehrfachkarte und setze das Ablaufdatum in die Zukunft.
- Stelle den betroffenen Termin auf “geplant” zurück.
- Setze den Termin wieder auf “stattgefunden”.
Kann ich Mehrfachkarten für Einzeltrainings einlösen, wenn die Termine von mir erstellt wurden?
Ja, das funktioniert. Es ist wichtig, dass die Leistung, die Du beim Einzeltraining auswählst, mit der entsprechenden Mehrfachkarte verknüpft ist. Beim Anlegen des Termins – egal ob durch Dich oder den Kunden – wird dann automatisch eine Einheit von der Karte abgezogen sobald dieser stattgefunden hat. Die Teilnahme wird auch korrekt in der Historie der Mehrfachkarte angezeigt.Kann man für Mehrfachkartenbesitzer eine Teilnahmeliste erstellen, auf der festgehalten wird, an welchen Terminen sie mit ihren Hunden teilgenommen haben?
Ja, es gibt Möglichkeiten, die Teilnahmen der Mehrfachkartenbesitzer einzusehen: 👉 Für die Kunden selbst:Im Kundenprofil im Buchungsportal können sie jederzeit nachschauen, wann und für welche Termine ihre Mehrfachkarte verwendet wurde. 👉 Für Dich als Admin:
Im Adminbereich kannst Du den entsprechenden Kunden auswählen und den Reiter „Mehrfachkarten“ anklicken. Dort kannst Du über das Augen-Symbol (👁️) bei der jeweiligen Karte sehen:
- An welchen Terminen die Karte verwendet wurde,
- Welcher Hund (falls mehrere hinterlegt sind) teilgenommen hat,
- Wie viele Einheiten noch verfügbar sind.
Warum werden die Einheiten meiner 5er-Karte beim Einzeltraining nicht automatisch abgezogen?
Der Grund, warum sich die Einheiten Deiner 5er-Karte nicht automatisch abgezogen haben, liegt daran, dass die Mehrfachkarte zum Zeitpunkt der Einlösung nicht korrekt mit der passenden Leistung verknüpft war. Damit das System die Einheiten automatisch abziehen kann, achte darauf, dass die Leistung der Mehrfachkarte mit der Leistung des Termins übereinstimmt, sobald Du den Termin als “stattgefunden” markierst.Wie sollte ich mit abgelaufenen Karten und deren Einheiten umgehen?
Es ist nicht empfehlenswert, die Einheiten manuell herunterzusetzen, nachdem eine Karte abgelaufen ist. Dies kann die Logik der Kontingentverwaltung verfälschen und die Nachvollziehbarkeit erschweren. Der Kunde kann in seinem Profil sehen, dass die Karte abgelaufen ist, und behält somit den Überblick über abgelaufene Einheiten. Zusätzlich ist wichtig zu wissen, dass stornierte Einheiten der Ursprungs-Karte gutgeschrieben werden, nicht der aktuellen Karte. Daher ist es ratsam, die Gültigkeit so zu setzen, dass auch später stornierte Einheiten noch gültig bleiben.Wie kann ich angebrochene Mehrfachkarten erstatten?
Um angebrochene Mehrfachkarten zu erstatten, gehe wie folgt vor:- Rechnungskorrektur erstellen: Zuerst erstellst Du eine teilweise Rechnungskorrektur zur ursprünglichen Rechnung der Mehrfachkarte. So wird die Rückerstattung buchhalterisch korrekt dokumentiert.
- Mehrfachkarte auf 0 Einheiten setzen: Anschließend setzt Du die betreffende Mehrfachkarte in der Kundenverwaltung auf 0 Einheiten. Es ist hilfreich, einen internen Kommentar mit dem Grund der Erstattung zur Dokumentation hinzuzufügen.
Sind Mehrfachkarten nur für Gruppen einlösbar? Kann ich sie auch für Themenstunden verwenden?
Ja, Mehrfachkarten können für Gruppentrainings und Einzelstunden genutzt werden, jedoch nicht für Themenstunden, die als Veranstaltungen angelegt sind. Falls Ihr regelmäßige Themenstunden anbietet, könntet Ihr diese als Gruppe mit mehreren Terminen anlegen. Dadurch könnten Eure Kund:innen die Mehrfachkarte dafür einlösen. In der Beschreibung der Gruppe empfiehlt es sich, die einzelnen Themen der Termine zu erwähnen, um klarzustellen, was wann stattfindet.Kann es passieren, dass stornierte Teilnahmen trotzdem auf der Mehrfachkarte gutgeschrieben werden?
Ja, das kann tatsächlich passieren. Wenn Du eine Rechnung stornierst, wird die dazugehörige Mehrfachkarte nicht automatisch entfernt. Das bedeutet, dass die Einheiten eventuell trotzdem auf der Karte gutgeschrieben bleiben. In diesem Fall solltest Du die Karte manuell löschen oder anpassen, damit das Guthaben wieder korrekt ist.Warum kann ich meine 10er Karte in den Gruppen nicht einlösen?
Der Grund, warum du deine 10er Karten nicht in den Gruppen einlösen kannst, ist, dass diese Karten aktuell nicht mit der in der Gruppe angebotenen Leistung verknüpft sind. Wenn eine Karte nicht mit der in der Gruppe hinterlegten Leistung verbunden ist, kann sie dort nicht eingelöst werden. Du kannst die Verknüpfung in den Gruppeneinstellungen anpassen und erneut herstellen.Wie kann ich eine Teilnahme zur 5er Mehrfachkarte hinzufügen?
Um eine Teilnahme zur 5er Mehrfachkarte hinzuzufügen, musst du zunächst sicherstellen, dass die Karte mit der entsprechenden Gruppen-Leistung verbunden ist. Wenn du die Teilnahme gebucht hast, gehe zum Menü der Teilnahme und wähle die Option „Teilnahme einlösen“. Dadurch wird die Einheit sofort von der 5er-Karte abgezogen. Beachte, dass der Abzug von der Karte nicht sofort erfolgt, wenn du die Teilnahme auf „abrechenbar“ setzt.Warum wird ein Termin mit einer Mehrfachkarte als offen angezeigt, obwohl er stattgefunden hat?
Wenn ein Termin mit einer Mehrfachkarte als offen angezeigt wird, kann das daran liegen, dass bei der Buchung des Einzeltrainings nicht das verfügbare Guthaben der Mehrfachkarte ausgewählt wurde. Das führt dazu, dass die Einheit nicht korrekt abgerechnet wird.Kann eine Mehrfachkarte für alle Gruppenkurse verwendet werden?
Nein, eine Mehrfachkarte ist nicht automatisch für alle Gruppenkurse gültig. Sie kann nur für die Gruppen oder Kurse eingesetzt werden, bei denen die Leistung entsprechend für diese Karte freigegeben oder verknüpft ist. Um zu überprüfen, ob die Mehrfachkarte für einen bestimmten Gruppenkurs gilt, musst du folgende Schritte durchführen:- Öffne die Gruppe, in die du buchen möchtest.
- Klicke auf “Bearbeiten”.
- Überprüfe, welche Karten oder Leistungen für diese Gruppe funktionieren.