Allgemein
Mehrfachkarten
Warum kann eine Kundin ihre Mehrfachkarte nicht online einlösen?
Es kann verschiedene Gründe geben, warum eine Kundin ihre Mehrfachkarte nicht online einlösen kann. Ein häufiger Grund ist, dass die Mehrfachkarte möglicherweise noch nicht der entsprechenden Gruppe zugeordnet wurde. In diesem Fall kann die Kundin keine Stunden buchen, da das System nicht erkennt, dass die Mehrfachkarte für diese Gruppe gültig ist. Es ist auch möglich, dass es Doppelbuchungen oder andere Anpassungen gibt, die behoben werden müssen. Daher sollte man überprüfen, ob die Mehrfachkarte korrekt im System hinterlegt ist.Wie kann ich eine Mehrfachkarte für einen Termin auswählen und verwenden?
Um eine Mehrfachkarte für einen Termin auszuwählen und zu verwenden, stelle sicher, dass die Karte korrekt konfiguriert ist und mit der entsprechenden Gruppe verbunden ist. Sollte die Mehrfachkarte nicht angezeigt werden, prüfe die Karteneinstellungen und die Verfügbarkeit von Teilnahmen. Wenn alles in Ordnung ist, sollte die Karte bei der Buchung des Termins automatisch abgezogen werden. Wenn es weiterhin Probleme gibt, kontaktiere den Support für weitere Unterstützung.Kann ich bei den Paketen die Anzahl der jeweiligen Leistungen festlegen?
Ja, technisch ist es möglich, Pakete aus mehreren Mehrfachkarten zu erstellen. Du kannst beispielsweise ein Paket anlegen, das aus verschiedenen Leistungen besteht. Wenn Du unterschiedliche Leistungen kombinieren möchtest, wie z. B. 3 Sozialkontaktstunden und 5 Einzelstunden, erstellst Du eine neue “Karte”, die diese Kombination enthält. Achte darauf, dass Du angibst, welche Leistung mit der Karte verknüpft ist, damit die Teilnahme entsprechend abgebucht wird.Wie kann ich eine Mehrfachkarte von der Welpenspielstunde auf die Junghundespielstunde umstellen?
Du kannst die „Leistung“ der Mehrfachkarte direkt anpassen. Das bedeutet:- Ändere die Karte so, dass sie nicht nur ausschließlich für die Welpenspielstunde, sondern auch für die Junghundespielstunde gilt.
- Auf diese Weise wird der Termin am 03.05. korrekt von der Karte abgebucht, und es bleiben anschließend 6 Teilnahmen übrig.
Wie kann ich einstellen, dass die Termine in den Mehrfachkarten erst nach dem Stattfinden des Gruppentrainings abgezogen werden?
In der 123Hundeschule Software werden die Einheiten bei offenen Gruppen sofort beim Buchen abgezogen, weil die Kund:innen ihre Termine selbst wählen können. Um zu bedenken, dass das System immer den aktuellen Stand des Guthabens kennt, ist dieser sofortige Abzug notwendig. Bei halb-offenen oder geschlossenen Gruppen wird die Einheit jedoch erst nach dem Stattfinden des Termins (oder am Folgetag) abgezogen, weil die Termine in der Regel vom Trainer oder automatisch festgelegt werden. Wenn Du möchtest, dass die Einheiten erst nach dem Termin abgebucht werden, solltest Du die Gruppe als halb-offene oder geschlossene Gruppe anlegen.Wie kann ich das Guthaben einer 5er-Karte für eine Stunde verwenden?
Das Guthaben der 5er-Karte wird automatisch nach dem Termin abgezogen. Du musst also nichts weiter tun.Kann die Mehrfachkarte für das Gruppentraining und die Welpenschule gleichzeitig genutzt werden?
Ja, es ist möglich, eine Mehrfachkarte sowohl für das Gruppentraining als auch für die Welpenschule zu nutzen. Du kannst die Karte in beiden Leistungen hinterlegen. Zusätzlich kannst du die Mehrfachkarte beim jeweiligen Kunden manuell umschreiben, wenn der Wechsel von der Welpenschule ins Gruppentraining erfolgt.Kann ich im Nachhinein Gruppenstunden von Mehrfachkarten abziehen lassen?
Ja, das ist kein Problem! Du kannst die Teilnahme einfach auf „Abrechenbar“ ändern. Das System überprüft automatisch alle 15 Minuten die Teilnahmen und zieht sie dann von der entsprechenden Mehrfachkarte ab.Wie kann ich Teilnahmen im Nachhinein einer Mehrfachkarte zuordnen?
Du kannst Teilnahmen im Nachhinein einer Mehrfachkarte zuordnen, indem du sie auf „Abrechenbar“ setzt. Das System prüft dann alle 15 Minuten automatisch, ob eine passende Karte vorhanden ist, und zieht die Einheiten entsprechend ab. Falls du die Zuordnung sofort durchführen möchtest, gehe wie folgt vor:- Setze die Teilnahme(n) auf „Abrechenbar“.
- Wähle eine oder mehrere Teilnahmen aus.
- Gehe zu Aktionen → „Rechnung erstellen“.
Wie kannst du eine Doppelstunde von einer 5er-Karte abziehen?
Wenn eine Doppelstunde stattgefunden hat, wird standardmäßig nur eine Einheit abgezogen. Damit die korrekte Anzahl von der 5er-Karte abgezogen wird, musst du dies manuell anpassen:- Öffne die entsprechende 5er-Karte in der Software.
- Gehe auf „Bearbeiten“.
- Passe die verfügbaren Einheiten entsprechend an, indem du die zusätzliche Einheit manuell abziehst.
- Speichern – und schon ist die Änderung übernommen.
Wie sollte ich die Abrechnung von Mehrfachkarten im Einzeltraining handhaben?
Im Einzeltraining solltest du die Einheiten auf “Abrechenbar” stellen. Wenn du die Einheit von “Geplant” zu “Stattgefunden” wechselst, wird die Einheit automatisch von der Mehrfachkarte abgezogen und dokumentiert. Stelle sicher, dass die Mehrfachkarte korrekt mit der entsprechenden Leistung verknüpft ist, damit das System weiß, welche Einheit abgezogen werden soll.Wie werden halbe Stunden oder viertel Stunden bei Mehrfachkarten-Inhabern abgerechnet?
Bei der Abrechnung mit Mehrfachkarten wird derzeit nur die gesamte Einheit abgezogen. Das bedeutet, dass auch bei einer Überschreitung der ursprünglichen Zeit (z.B. 90 Minuten statt 60 Minuten) nur eine Einheit von der Mehrfachkarte abgezogen wird. Wenn du feststellst, dass eine Einheit länger als geplant war, kannst du manuell eine weitere Einheit von der Mehrfachkarte abziehen, um die tatsächliche Trainingsdauer zu berücksichtigen. Stelle sicher, dass du für die Einzelstunde die tatsächliche Zeit einträgst, damit es für den Kunden nachvollziehbar ist.Warum konnte eine Einheit nicht abgezogen werden?
Die Einheit konnte wahrscheinlich nicht abgezogen werden, da die Gültigkeit der Karte an diesem Tag bereits abgelaufen war. Um den Termin korrekt abzuziehen, kannst du das “Gültig bis”-Datum der Karte nach hinten anpassen. Auch hier kann es bis zu 15 Minuten dauern, bis die Änderung wirksam wird.Warum wird bei einem Kunde ein Termin nicht von seiner Zehnerkarte abgezogen?
Wenn ein Termin storniert wird, weil die Person nicht teilgenommen hat, wird auch die Teilnahme an diesem Termin storniert. Daher wird die Einheit nicht von der Zehnerkarte abgezogen. Um sicherzustellen, dass die Abzüge korrekt sind, kontrolliere bitte, ob die Teilnahme für den stornierten Termin gelöscht wurde.Was passiert, wenn ich den Status eines bereits stattgefundenen Termins ändere?
Wenn Du den Status eines bereits stattgefundenen Termins nachträglich von “Storniert” auf “Teilgenommen” änderst, wird die Teilnahme rückwirkend von der Mehrfachkarte abgezogen. Das System prüft regelmäßig alle 15 Minuten, sodass die entsprechende Einheit dann abgezogen wird.Wann beginnt die Gültigkeitsdauer einer Mehrfachkarte und was passiert, wenn sie abläuft?
Die Gültigkeitsdauer einer Mehrfachkarte beginnt immer ab dem Kaufdatum und nicht mit dem ersten Gruppentermin. Nach Ablauf dieser Gültigkeitsdauer wird die Karte automatisch als ungültig markiert, und nicht genutzte Einheiten verfallen. Du kannst jedoch im Einzelfall manuell verlängern, wenn dies sinnvoll erscheint.Warum wird die Teilnahme nicht automatisch von der Mehrfachkarte abgezogen, wenn ich einen Kunden nachträglich zu einem Termin hinzufüge?
Wenn die Mehrfachkarte nach dem eigentlichen Termin gekauft wurde, kann das System die Teilnahme nicht rückwirkend anrechnen. Das bedeutet, dass der Kaufzeitpunkt der Mehrfachkarte entscheidend ist für die automatische Anrechnung.Wie kann ich verhindern, dass der Wert für die Mehrfachkarten versehentlich durch Scrollen verändert wird?
Um zu vermeiden, dass der Wert für die Mehrfachkarten versehentlich durch Scrollen geändert wird, empfiehlt es sich, nach der Eingabe des Werts einmal außerhalb des Eingabefelds zu klicken. Dadurch verliert das Feld den Fokus und eine unbeabsichtigte Änderung wird verhindert.Wird ein Termin von einer Mehrfachkarte abgezogen, wenn dieser “Abgesagt” wird?
Wenn ein Termin auf “Ausgefallen” gesetzt wird, wird die Einheit aus der Mehrfachkarte hierfür nicht abgezogen. Wenn der Termin ausgefallen ist, wird die Teilnahme nicht als genutzt angesehen.Wie erkennt ein Teilnehmer einer halb-offenen Gruppe, dass er eine neue Mehrfachkarte buchen muss?
Um den Teilnehmern der halb-offenen Gruppen zu helfen, kannst Du in den Einstellungen Deiner Mehrfachkarten festlegen, ob eine Erinnerung zur Verlängerung oder zum Nachkauf gesendet werden soll. Wenn diese Einstellung aktiviert ist, erhält der Teilnehmer rechtzeitig eine Erinnerung, um eine neue Karte zu buchen. Du kannst diese Funktion ganz einfach in den jeweiligen Karteneinstellungen aktivieren oder deaktivieren.Warum erscheinen Schlösser bei den Terminen für Mitglieder mit Mehrfachkarten?
Die Schlösser bei den Terminen zeigen an, dass die betroffenen Mitglieder aktuell keine aktiven oder korrekt verknüpften Mehrfachkarten für die entsprechenden Termine haben. Zum Beispiel hat ein Mitglied eine Mehrfachkarte für Gruppentraining, aber diese ist noch nicht mit der richtigen Gruppe verbunden. Wenn die Karte mit der entsprechenden Gruppe verknüpft wird, sollten die Schlösser verschwinden und die Termine automatisch von der Karte abgezogen werden. Manchmal kann es auch sein, dass ein Mitglied Guthaben auf seiner Mehrfachkarte hat, diese jedoch bald abläuft. In diesem Fall wird ebenfalls ein Schloss angezeigt. Die Karte kann manuell verlängert werden, um das restliche Guthaben zu nutzen und an den Terminen teilzunehmen.Was muss ich tun, um alle Karten eines Kunden zu sehen?
Im Kundenprofil kannst du alle Mehrfachkarten des Kunden einsehen.Wie kann ich Trainingseinheiten nachträglich einer 5er-Karte zuordnen?
Um Trainingseinheiten nachträglich einer 5er-Karte zuzuordnen, gehe wie folgt vor:- Verbinde das Einzeltraining mit der entsprechenden 5er-Karte.
- Ändere den Status des Termins von “stattgefunden” auf “geplant” und danach wieder zurück auf “stattgefunden”.
Durch diese Schritte wird die Einheit korrekt von der 5er-Karte abgezogen.
Warum wurde der Termin nicht von der Mehrfachkarte abgezogen?
Der Grund, warum die Stunden nicht von der Mehrfachkarte abgezogen wurden, ist, dass die Leistung aktuell nicht mit der Karte verknüpft ist. Das bedeutet: Die Software erkennt nicht automatisch, dass der Termin über die Mehrfachkarte abgerechnet werden soll.Kann ich festlegen, dass Teilnehmer nur so lange in einer Gruppe bleiben können, wie sie eine gültige Mehrfachkarte haben?
Ja, in den Einstellungen kannst du festlegen, dass Teilnehmer:innen nur so viele Termine buchen können, wie sie gültige Einheiten auf ihrer Mehrfachkarte haben. Sobald die Karte aufgebraucht ist, können keine weiteren Termine mehr gebucht werden. Du musst die entsprechenden Einstellungen anpassen, um dies zu ermöglichen. Buchungsoption:- Terminbegrenzung für Mehrfachkarten: Aktiviere diese Option, damit Kunden nur so viele Termine buchen dürfen, wie Einheiten auf ihrer Mehrfachkarte verfügbar sind. Ohne diese Einstellung werden sie automatisch für alle Termine eingebucht – unabhängig vom Kartenguthaben.