Rechnungen

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Was kann ich tun, wenn meine Rechnungsnummer nicht auf der Rechnung angezeigt wird?

Wenn die Rechnungsnummer auf Deiner Rechnung nicht sichtbar ist, könnte es sich um einen Fehler bei der Erstellung der PDF handeln. In diesem Fall sollte die Rechnung neu erstellt werden, um die Rechnungsnummer korrekt anzuzeigen. Du kannst die überarbeitete Version der Rechnung direkt in der Software herunterladen, sobald der Fehler behoben wurde. Bei weiteren Fragen oder Auffälligkeiten kannst Du Dich jederzeit an den Support wenden.

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Kann ich in der Rechnungsfilterfunktion nach einem bestimmten Rechnungsnummernbereich filtern?

Aktuell gibt es die Möglichkeit, bei den Rechnungen in der Filterfunktion nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Der Vorschlag, zusätzlich nach “von Rechnungsnummer … bis Rechnungsnummer …” filtern zu können, wurde aufgenommen und wird intern besprochen. Diese Ergänzung würde die Übersicht und gezielte Suche verbessern.

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Wie kann ich eine bereits erstellte Rechnung ändern?

Solange die Rechnung noch offen ist, kannst du die Positionen bearbeiten. Nach der Bearbeitung kannst du über das (…)-Menü ’> ‘PDF aktualisieren’ drücken und das PDF erneut zum Kunden senden.

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Wie kann ich Rechnungen für DATEV exportieren?

Du kannst alle Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum auf einmal exportieren, entweder als Excel oder als PDF-Archiv. Das PDF-Archiv enthält nicht nur die einzelnen PDFs der Rechnungen, sondern auch die digitale E-Rechnung im XML-Format, die direkt in DATEV importiert werden kann. Eine detaillierte Anleitung findest du in den Hilfeseiten zu Belegen.

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Warum kann ich keine Sammelrechnung für mehrere Teilnahmen erstellen?

Es kann sein, dass eine der Teilnahmen als nicht abreckbar gekennzeichnet ist. Überprüfe die Einstellungen der jeweiligen Teilnahme und stelle sicher, dass alle erforderlichen Teilnahmen abreckbar sind. Wenn das der Fall ist, sollte die Erstellung der Sammelrechnung problemlos funktionieren.

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Kann ich eine bereits erstellte Stornorechnung wieder löschen?

Es ist bedauerlicherweise technisch nicht möglich, eine einmal erstellte Stornorechnung zu löschen. Stornorechnungen sind aus buchhalterischen Gründen fest im System verankert. Solltest du die Rechnung erneut benötigen, empfiehlt es sich, einfach eine neue Rechnung für die entsprechende Leistung zu erstellen. 📄💡

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Wie gehe ich mit stornierten Einzeltrainings in der Abrechnung um?

Stornierte Einzeltrainings sollten nicht in die Abrechnung einfließen. Wenn ein Termin storniert wurde, kann er nicht abgerechnet werden, unabhängig davon, wann die Stornierung stattgefunden hat. Falls du sie bereits abgerechnet hast, solltest du dies anpassen, indem du die entsprechenden Positionen aus der Rechnung entfernst oder manuell als bezahlt markierst.

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Ich habe Probleme beim Rechnungsabgleich und kann Rechnungen in meinem Portal nicht finden. Was kann ich tun?

Wenn Du Schwierigkeiten beim Rechnungsabgleich hast und Rechnungen nicht in Deinem Portal angezeigt werden, kann es daran liegen, dass Dein Zahlungskonto (z.B. PayPal) nicht richtig verknüpft ist. Stelle sicher, dass das Konto mit dem Portal verbunden ist und die neuesten Transaktionen abgerufen werden können. Sollte es weiterhin Probleme geben, überprüfe die Berechtigungen für den Zugang zu Deinem Konto oder kontaktiere den Support für weitere Unterstützung.

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Warum wird meine Rechnung in Lexoffice nicht angezeigt?

Es gibt verschiedene Gründe, warum eine Rechnung möglicherweise nicht in Lexoffice angezeigt wird. Möglicherweise wurde der Beleg nicht korrekt hochgeladen oder es gab ein technisches Problem. Wir empfehlen, den Beleg zu überprüfen und das Lexoffice-Häkchen zu deaktivieren und anschließend den Beleg erneut über das Menü an Lexoffice zu senden. Wenn das Problem weiterhin besteht, melde dich gerne beim Support

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Wie kann ich eine Rechnung in der 123Hundeschule Software erstellen?

Um eine Rechnung in der 123Hundeschule Software zu erstellen, benötigst Du das Premium-Abo. Die Rechnungsstellung ist im Starter-Abo nicht enthalten. Wenn Du das Premium-Abo hast, findest Du die Rechnungsfunktion im Bereich Finanzen der Software.

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Warum kann ich keine Rechnungen schreiben?

Mit dem Starter-Abo ist es nicht möglich, Rechnungen zu erstellen. Diese Funktion steht erst ab dem Plus-Abo zur Verfügung.

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Wie kann ich eine Rechnung für mehrere Stunden für Kunden erstellen, ohne jede Stunde einzeln abzurechnen?

Um eine Rechnung für mehrere Stunden zu erstellen, kannst du folgende Schritte befolgen:

1. Füge alle Teilnehmer:innen dem Kurs hinzu, sodass sie automatisch zu allen Terminen eingetragen sind.
2. Entferne die Teilnehmer:innen von den Terminen, an denen sie nicht teilnehmen, wenn nötig.
3. Markiere alle Teilnehmer:innen und nutze die Aktion „Rechnung erstellen“.
4. Es werden Rechnungen über den Gesamtbetrag des Kurses erstellt (z.B. 100 €). Diese kannst du dann je nach tatsächlicher Teilnahme individuell anpassen.

So kannst du die Abrechnung für mehrere bereits gebuchte Stunden auf einmal durchführen, ohne jede Stunde einzeln abzurechnen.

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Wie kann ich eine E-Mail anlegen und die E-Rechnung trotzdem mit versenden?

Um eine E-Mail anzulegen und die E-Rechnung mitzusenden, musst Du folgendes beachten:

1. Die E-Rechnung im XML-Format wird beim Versenden einer Rechnung nicht automatisch als Anhang mitgeschickt. Du musst die E-Rechnung manuell herunterladen und dann als Anhang in Deine E-Mail einfügen.
2. Wenn Du Rechnungen über die Listenansicht (also mehrere auf einmal) versendest, wird der hinterlegte Rechnungstext als E-Mail-Inhalt verwendet. Bei der Einzelversendung kannst Du jedoch eine eigene Textvorlage verwenden, die Du unter “Allgemeine E-Mails” in den Textvorlagen anlegen und beim Versand auswählen kannst.

Somit hast Du die Möglichkeit, individuelle Texte zu nutzen und dennoch alle relevanten Anhänge mitzusenden.

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Erhält ein Kunde automatisch die Rechnung, wenn er einen Termin bucht?

Ja, Deine Kunden erhalten die Rechnung automatisch per E-Mail, wenn sie Kurse oder Gruppenstunden buchen. Auch bei Einzelstunden werden die Rechnungen automatisch generiert, wenn die gebuchte Leistung in den Einstellungen als “online buchbar” gekennzeichnet ist. Beachte jedoch, dass das automatische Versenden der Rechnungen je nach Zahlungsart deaktiviert werden kann.

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Geht das Geld automatisch zurück zum Kunden, wenn ich eine Rechnung storniere?

In der Regel wird das Geld automatisch an den Kunden zurücküberwiesen, vorausgesetzt, Du hast eine Storno-Rechnung erstellt und der Kunde hat online bezahlt. Das ist der entscheidende Schritt, damit die Rückzahlung korrekt ausgelöst wird.

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Wie kann ich Rechnungen in der 123Hundeschule Software schreiben?

Um Rechnungen in der 123Hundeschule Software zu schreiben, benötigst Du das Plus-Abo oder die Pro-Version. Mit diesen Abonnements kannst Du Rechnungen direkt in der Software erstellen. Das Starter-Abo unterstützt diese Funktion nicht. Wenn Du bereits ein höheres Abo hast, solltest Du in der Lage sein, Rechnungen zu erstellen.

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Wie kann ich eine Rechnung für Hundeartikel erstellen, ohne jeden Artikel einzeln einzugeben?

Du kannst eine freie Rechnung in der 123Hundeschule Software anlegen. Hierbei musst Du nicht jeden einzelnen Artikel als Leistung hinterlegen. Stattdessen kannst Du individuelle Positionen mit frei gewähltem Text, Menge und Preis einfügen, ganz nach Deinem Bedarf. Das erspart Dir viel Zeit und Aufwand!

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Wie kann ich eine Rechnung als PDF speichern?

Um eine Rechnung als PDF zu speichern, folge diesen Schritten:

1. Öffne die Rechnung über den entsprechenden Link.
2. Drücke Strg+P (Windows) oder Cmd+P (Mac).
3. Wähle die Option „Als PDF speichern“ oder „In PDF drucken“.

So kannst Du die Rechnung lokal mit den gewünschten Daten sichern.

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Kann ich das Datum einer bereits bezahlten Rechnung ändern, wenn es falsch ist?

Bei einer bereits bezahlten Rechnung kann das PDF nicht mehr bearbeitet werden, auch nicht das Datum. Wenn das Datum geändert werden soll, bleibt nur die Möglichkeit, die Rechnung zu stornieren und neu auszustellen. Ein falsches Datum kann steuerlich zu Problemen führen, daher wäre die Stornierung die beste Lösung, um Klarheit zu schaffen.

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Warum kann ich die Rechnungsdateien im XML-Format nicht lesen?

Die XML-Dateien sind für den elektronischen Datenaustausch (z. B. mit dem Finanzamt oder Steuerberater) gedacht und lassen sich nicht wie normale PDFs lesen. Daher erscheinen sie als “Kauderwelsch”, wenn Du versuchst, sie direkt zu öffnen. Um Rechnungen für die Ansicht oder zur Weitergabe an Kund:innen zu verwenden, solltest Du die PDF-Versionen der Rechnungen verwenden.

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Können Kund:innen ihre Rechnungen über das Kundenportal einsehen?

Ja, normalerweise sollten Kund:innen in der Lage sein, ihre Rechnungen direkt über das Kundenportal einzusehen und herunterzuladen. Wenn eine Kundin damit Probleme hat, könnte es an einer fehlenden Verknüpfung oder einem technischen Problem liegen. Es empfiehlt sich, den Support zu kontaktieren und die spezifische Kundin anzugeben, damit das Problem genauer untersucht werden kann.

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Wie erstelle ich eine Rechnung und wie erhält der Kunde diese automatisiert?

Die Rechnungserstellung ist in der aktuellen Starterpaket-Version der Software nicht enthalten. Diese Funktion ist erst ab dem Plus-Paket verfügbar. Hier sind die Schritte, die Du befolgen kannst:

1. Im Starterpaket erstellst Du Rechnungen weiterhin wie gewohnt in Deinem bisherigen Rechnungsprogramm (z. B. Lexware).
2. Wenn Du auf das Plus-Paket wechselst, kannst Du alle Features zur automatischen Rechnungserstellung nutzen und Dein Steuerberater kann direkt auf die Rechnungen zugreifen, wodurch die Verarbeitung erleichtert wird.

Für genauere Informationen zu den enthaltenen Funktionen, kannst Du die Preisübersicht auf der Website der 123Hundeschule einsehen.

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Wie kann ich eine Rechnung löschen?

Um eine Rechnung zu löschen, wende dich an unser Support-Team mit der entsprechenden Rechnungsnummer und einer kurzen Mitteilung. Wir helfen dir gerne dabei!

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Kann ich mehrere Rechnungen gleichzeitig als PDF herunterladen?

Ja, du kannst mehrere Rechnungen gleichzeitig als PDF herunterladen. Wähle einfach die gewünschten Rechnungen aus und exportiere sie gesammelt als ZIP-Datei mit den PDFs. Das spart dir Zeit und erleichtert die Verwaltung deiner Rechnungen.

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Kann ich eine pauschale Fahrtkostenvergütung für Hausbesuche einstellen?

Aktuell ist es in der 123Hundeschule Software leider nicht möglich, eine pauschale Fahrtkostenvergütung direkt über die Einstellungen zu hinterlegen. Was Du aber tun kannst, ist die Pauschale manuell als eigene Position auf der Rechnung hinzuzufügen. Du kannst beispielsweise den Titel „Fahrtkostenpauschale Hausbesuch“ verwenden und den Betrag von 25 € angeben. Dies kannst Du ganz einfach beim Erstellen oder Bearbeiten der Rechnung machen.

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Wie lege ich denn eine Gutschrift an?

In der 123Hundeschule Software gibt es keine klassische Gutschrift. Stattdessen kannst Du zwischen zwei Möglichkeiten wählen:

1. Stornorechnung: Wenn Du den kompletten Betrag einer Rechnung stornieren möchtest.
2. Rechnungskorrektur: Wenn Du nur einen Teilbetrag korrigieren oder zurückerstatten willst.

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Wie kann ich die Rechnungsnummern anpassen, wenn ich zwischenzeitlich ein anderes Programm verwendet habe?

Du kannst den Nummernkreis für Rechnungen ganz einfach anpassen unter: Einstellungen > Unternehmen > Buchhaltung > Nummernkreise. Wichtig: Bereits festgeschriebene Rechnungen können nicht mehr geändert werden – die neue Nummerierung gilt also erst für künftige Rechnungen.

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Wie kann ich eine fehlerhafte Rechnung anpassen oder aktualisieren?

Wenn eine Rechnung bereits auf “bezahlt” steht, kannst du diese leider nicht mehr selbst bearbeiten. In solchen Fällen kannst du dich an unseren Support wenden, um Hilfe zu erhalten. Bei Rechnungen, die noch nicht bezahlt sind, solltest du in der Lage sein, die notwendigen Anpassungen selbst vorzunehmen.

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Wie kann ich Ratenzahlungen in der Software abbilden?

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie du die Ratenzahlung in unserer Software umsetzen kannst:

1. Gesamtrechnung mit Teilzahlungen:
   • Erstelle eine Rechnung über den Gesamtbetrag und füge in den Rechnungsdetails einen Hinweis hinzu, dass der Betrag in Raten eingezogen wird. Die Rechnung bleibt so lange offen, bis der vollständige Betrag beglichen ist.
2. Befristetes „Abo“ für 10 Monate:
   • Du kannst ein zeitlich befristetes Abo über 10 Monate anlegen. In diesem Fall generiert die Software automatisch 10 separate Rechnungen, die dann wie gewohnt eingezogen werden können. Diese Methode bietet eine übersichtliche Abwicklung, da jeder Zahlungsvorgang ein eigenes Dokument hat.

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Wenn ein Kunde einen Kurs/Einzelstunde/Gruppenstunde bucht, wird dann automatisch eine Rechnung gestellt?

Ja, es kann so eingestellt werden, dass der Kunde direkt eine Rechnung erhält – auch ohne Online-Zahlung. Diese Rechnung kannst du dann als PDF herunterladen.

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Warum hat die Kundin eine Rechnung erhalten, obwohl niemand im Team sie erstellt hat?

Die Kundin hat sich selbst eine Rechnung erstellt und versendet, da im Zusammenhang mit dem Junghundekurs eine automatische Rechnungserstellung und -versendung erfolgt, wenn eine verbindliche Buchung vorgenommen wird.

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Wie kann ich den Text für eine Stornorechnung anpassen?

Für eine Stornorechnung ist der Text standardmäßig identisch mit dem Text der ursprünglichen Rechnung. Dies ist so, da eine Stornorechnung im Grunde genommen einfach eine Kopie der Originalrechnung ist, nur mit einem -ST am Ende der Rechnungsnummer. Aus diesem Grund kann der Text der Stornorechnung nicht separat geändert werden. 🧾

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Warum steht die Stornorechnung auf ‘Bezahlt’ obwohl ein Fehler vorliegt?

Das “Bezahlt” bei der Stornorechnung zeigt an, dass das System automatisch davon ausgeht, dass die ursprüngliche Rechnung und die Stornorechnung sich ausgleichen. Das System kann jedoch nicht erkennen, ob das Geld tatsächlich zurücküberwiesen wurde. Die doppelte Stornierung wurde zwar korrigiert, aber die Rücküberweisung muss gegebenenfalls manuell von deiner Mitarbeiterin durchgeführt werden.

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Wieso kann ich eine Rechnung erneut erstellen, nachdem sie bereits erstellt wurde?

In einigen Bereichen ist es gewollt, dass eine Rechnung doppelt erstellt werden kann. Andernfalls verhindert das System automatisch die Erstellung doppelter Rechnungen. Der Button zum Erstellen einer Rechnung bleibt sichtbar, um die Nutzerführung zu erleichtern. Falls eine Rechnung nicht erneut erstellt werden darf, zeigt das System eine entsprechende Fehlermeldung an.

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Wie kann ich eine Rechnung für eine Firma in meinem System anlegen und welche Besonderheiten sind dabei zu beachten?

Wenn du eine Rechnung für eine Firma anlegen möchtest, beachte bitte, dass du beim Anlegen eines Kunden keinen Firmennamen eingeben kannst. Du musst stattdessen einen Ansprechpartner anlegen und die Firma später beim Bearbeiten eintragen. Du hast die Option, eine abweichende Rechnungsadresse über ein Textfeld hinzuzufügen. Für das Erstellen einer Rechnung gehst du wie folgt vor:

1. Gehe zu ‘Rechnungen’.
2. Wähle ‘Rechnungen anlegen’.
3. Wähle den entsprechenden Kunden oder Ansprechpartner aus.
4. Speichere die Rechnung.
5. Im nächsten Schritt kannst du die Rechnungspositionen hinzufügen.

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Warum werden Zahlungen aus Lexoffice nicht automatisch zugeordnet?

Wenn Zahlungen aus Lexoffice nicht automatisch zugeordnet werden, kann das an einer deaktivierten Lexoffice-Integration liegen. Um dies zu überprüfen, solltest du die Integration in deinen Einstellungen aktivieren. Manchmal kann eine Änderung in der API von Lexoffice auch dazu führen, dass die Verbindung aufgehoben wird. In diesem Fall kann es helfen, die Integration erneut zu aktivieren.

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Ich habe ein Problem mit einer Rechnung, der Beleg taucht nicht in Lexoffice auf. Was kann ich tun?

Wenn ein Beleg nicht in Lexoffice angezeigt wird, prüfe Folgendes:

1. Haken setzen: Stelle sicher, dass du den Haken gesetzt hast, um den Beleg zu aktivieren.
2. Übertragung prüfen: Gelegentlich kann es vorkommen, dass der Beleg nicht korrekt übertragen wurde. Wenn du dir unsicher bist, kontaktiere den Support für eine erneute Übertragung.
3. Zahlung überprüfen: Stelle sicher, dass die Zahlung tatsächlich eingegangen ist und korrekt verbucht wurde. Du kannst in deinem Zahlungssystem nachsehen, ob die Zahlung dort sichtbar ist.

Wenn all diese Schritte nicht helfen, wende dich an das Support-Team für weitere Unterstützung.

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Muss die Rechnung manuell storniert werden, wenn die Teilnahme storniert wird?

Ja, das Stornieren der Teilnahme und das Stornieren der Rechnung sind zwei getrennte Schritte. Wenn Du eine Teilnahme storniert hast, muss die Rechnung manuell storniert werden, damit sie nicht weiterhin als offen angezeigt wird.

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Wie kann ich Geld an eine Kundin zurückerstatten, die nicht teilnehmen konnte?

Wenn die Kundin nicht teilnehmen konnte und Du das Geld zurückerstatten möchtest, kannst Du die Rechnung stornieren. Da der Betrag nicht online eingezogen wurde, erfolgt keine automatische Rückzahlung über die Software. Du müsstest den Betrag also manuell zurücküberweisen. Eine separate Gutschrift ist in diesem Fall nicht nötig.

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Warum kann ein Kunde nur die offiziell versendeten Rechnungen sehen?

Der Kunde sieht tatsächlich nur die Rechnungen, die offiziell als „versendet“ markiert wurden. Nicht versendete Rechnungen sind für den Kunden nicht sichtbar, da sie möglicherweise noch bearbeitet oder angepasst werden sollen. Erst wenn die Rechnung als final freigegeben wird (also der Haken bei „versendet“ gesetzt wird), erscheint sie auch im Kundenbereich. Du kannst jederzeit eine Rechnung manuell auf „versendet“ setzen, dann wird sie dem Kunden direkt angezeigt, auch ohne nochmalige E-Mail. Bei online buchbaren Terminen wird die Rechnung automatisch erstellt und sofort versendet – daher sieht der Kunde diese auch direkt nach der Buchung. Der Grund ist, dass nur freigegebene Rechnungen sichtbar sein sollen, damit Kund:innen keine Entwürfe oder Zwischenstände sehen.

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Wie storniere ich eine vom Kunden versehentlich gekaufte Karte und die zugehörige Rechnung?

Um eine versehentlich gekaufte Karte und die zugehörige Rechnung zu stornieren, gehe bitte folgendermaßen vor:

1. Rechnung stornieren: Öffne die Rechnung der versehentlich gekauften Karte und wähle die Option „stornieren“ aus.
2. Karte löschen: Lösche die gekaufte Karte im Kundenprofil, damit sie nicht mehr zur Verfügung steht.

Durch das Stornieren der Rechnung wird automatisch ein Storno-Beleg erstellt, und beide Belege (die ursprüngliche Rechnung und das Storno) werden korrekt an deine Buchhaltungssoftware übertragen. So ist alles sauber dokumentiert.

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Warum kann ich eine Rechnung nicht versenden?

Um sicherzustellen, dass das PDF korrekt generiert wird, empfehlen wir, nach dem Festschreiben der Rechnung ein paar Sekunden zu warten, bevor Du den Versand versuchst. Dann sollte der Versand in der Regel problemlos klappen. Sollte das Problem erneut auftreten oder länger bestehen bleiben, kontaktiere bitte den Support mit der Rechnungsnummer und dem Kundennamen zur weiteren Überprüfung.

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Wie kann ich manuell die Rechnungsnummer nachträglich einfügen?

Die Rechnungsnummer wird automatisch beim Festschreiben der Rechnung erzeugt – erst in diesem Schritt erhält die Rechnung ihre endgültige Nummer. Ein nachträgliches Einfügen oder Ändern der Rechnungsnummer ist aus rechtlichen Gründen leider nicht möglich. Wenn Du eine bestimmte Nummernlogik brauchst, kannst Du das aber vor dem Festschreiben im Nummernkreis unter „Einstellungen > Unternehmen > Buchhaltung > Nummernkreis anlegen“ anpassen.

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Wie kann ich den Betrag auf einer Rechnung ändern?

Du kannst die Rechnung ganz einfach bearbeiten, indem Du in der geöffneten Rechnung weiter unten auf die Rechnungsposition “bearbeiten” klickst. Dort kannst Du den Betrag manuell anpassen, falls z. B. fälschlicherweise nach „pro Stunde“ berechnet wurde.

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Wie kann ich eine abweichende Rechnungsadresse für eine Stiftung in der 123Hundeschule Software hinterlegen?

Um eine abweichende Rechnungsadresse für eine Stiftung in der 123Hundeschule Software zu hinterlegen, gehe bitte wie folgt vor:

1. Öffne das Kundenprofil oder lege einen neuen Kunden an.
2. Gehe zu Finanzen > Bankdaten > Abweichende Rechnungsadresse.
3. Trage die Firmenbezeichnung und die gewünschte Rechnungsadresse der Stiftung ein.
4. Die private Adresse der Kundin kannst Du zusätzlich im Kundenprofil als Kontaktadresse hinterlegen.

Auf diese Weise wird die Rechnung korrekt auf die Stiftung ausgestellt, während die Daten der Kundin im System sauber getrennt bleiben.

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Wie kann ich alle Rechnungen für ein Jahr ausdrucken?

Du hast zwei einfache Möglichkeiten:

1. Excel-Export: Du kannst im Rechnungsbereich alle Rechnungen aus 2024 markieren und dann als Excel-Datei exportieren. Diese Liste kannst Du ausdrucken oder z. B. zur Übersicht in einem Ordner ablegen.
2. PDF-Download: Alternativ kannst Du in den Bereich „Belege“ gehen, dort ebenfalls alle gewünschten Rechnungen markieren und Dir diese als ZIP-Datei mit PDFs per E-Mail zusenden lassen. Diese kannst Du dann gesammelt herunterladen und bei Bedarf ausdrucken.

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Wird die Teilnahmegebühr automatisch zurückerstattet, wenn eine Kundin ihre Teilnahme an einer Veranstaltung absagt?

Wenn eine Kundin ihre Teilnahme an einer Veranstaltung absagt und Du die Teilnahme im System storniert, wird die Zahlung nicht automatisch zurücküberwiesen. Wenn die Rechnung bereits bezahlt wurde (zum Beispiel per Überweisung), musst Du die Rückzahlung manuell über Dein Bankkonto vornehmen.

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Wie komme ich an die Rechnungen für meine Steuerberater?

Wenn Du die Rechnungen für Deine Steuerberater brauchst, kannst Du die Belege in der Software exportieren – entweder als Excel-Datei oder als ZIP-Archiv mit allen PDF-Rechnungen. Hier eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung:

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Excel-Datei (ideal für Deine Steuerberater):

1. Gehe im Menü auf Belege.
2. Filtere den Zeitraum, z. B. vom 01.01.2023 bis 31.12.2023.
3. Klicke auf Alle markieren.
4. Wähle oben im Auswahlfeld Exportieren (Excel).
5. Die Datei wird automatisch in Deinem Download-Ordner gespeichert.

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PDF-Dateien (Rechnungen als ZIP):

1. Gehe ebenfalls auf Belege.
2. Filtere wieder den gewünschten Zeitraum.
3. Klicke auf Alle markieren.
4. Wähle Belegdateien exportieren (ZIP).
5. Du bekommst in wenigen Minuten eine E-Mail mit einem ZIP-Archiv mit allen PDF-Rechnungen.

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Wie kann ich die Preise für Einzeltraining und Gruppenstunden bei der Rechnungserstellung ändern?

Um die Preise für Einzeltraining oder Gruppenstunden anzupassen, gehe in den Rechnungseinstellungen zu den jeweiligen Leistungen. Wenn Du beispielsweise den Preis für ein Einzeltraining auf 90 € für 1,5 Stunden festlegen möchtest, ändere die Einheit auf “pauschal” oder eine andere passende Bezeichnung. Somit wird der Preis unabhängig von der genauen Dauer der Einheit stets als fixer Betrag berechnet. Das bedeutet, dass bei einer Angabe von 1,5 Stunden der Preis immer 90 € beträgt anstatt automatisch anhand der Dauer berechnet zu werden. Du kannst die Rechnungsposition außerdem jederzeit im Einzelfall manuell anpassen.

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Wie kann ich eine Rechnung stornieren?

Um eine Rechnung zu stornieren, gehe in den Bereich ‘Rechnungen’ und suche die entsprechende Rechnung. Dort hast du die Option, die Rechnung zu stornieren. Es ist wichtig zu beachten, dass eine stornierte Rechnung nicht wiederhergestellt werden kann. Stelle daher sicher, dass du die richtige Rechnung auswählst, bevor du die Stornierung bestätigst. 👍

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Ist es möglich, dass die Kunden den Kurs buchen, ohne dass automatisch eine Rechnung festgeschrieben wird?

Ja, wenn ein Kurs auf „Anrechenbar“ steht, wird keine Rechnung automatisch erstellt. Du kannst die Rechnung manuell erstellen, wenn du sie benötigst.

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Was kann ich tun, wenn ich Probleme bei der Rechnungserstellung oder Abo-Änderungen habe?

Wenn Du Probleme bei der Rechnungserstellung oder bei Abo-Änderungen hast, könnte es an einem veralteten Cache liegen. Hier sind die Schritte, um den Cache in Safari zu leeren:

1. Öffne Safari.
2. Drücke die Tastenkombination Befehl (⌘) + Wahltaste (⌥) + E, um den Cache direkt zu leeren. (Hinweis: Diese Tastenkombination funktioniert nur, wenn das Entwicklermenü aktiviert ist.)
3. Wenn das Entwicklermenü nicht aktiviert ist, gehe zu Safari > Einstellungen > Erweitert und aktiviere die Option “Menü Entwickler in der Menüleiste anzeigen”.
4. Danach findest Du in der Menüleiste den Punkt “Entwickler”. Klicke dort auf “Cache-Speicher leeren”.
5. Starte Safari neu und versuche erneut, ob Du Rechnungen festschreiben und Abos ändern kannst.

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Ich kann plötzlich die Rechnungen nicht mehr versenden und auch nur noch über Umwege festschreiben. Was kann ich dagegen tun?

Das Problem beim Versenden von Rechnungen oder beim Festschreiben kann durch veraltete Daten im Browser-Cache verursacht werden. Du kannst Folgendes ausprobieren:

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Cache leeren / Seite hart neu laden

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In Google Chrome:

• Drücke Strg + Umschalt (Shift) + R (Mac: Cmd + Shift + R)

Oder manuell:

1. Klicke oben rechts auf die drei Punkte (⁝)
2. Wähle „Weitere Tools“ → „Browserdaten löschen“
3. Wähle „Zwischengespeicherte Bilder und Dateien“
4. Klicke auf „Daten löschen”

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In Mozilla Firefox:

• Drücke Strg + Umschalt (Shift) + R (Mac: Cmd + Shift + R)

Oder manuell:

1. Klicke auf die drei Linien oben rechts (☰)
2. Wähle „Einstellungen“ → „Datenschutz & Sicherheit“
3. Scrolle zu „Cookies und Website-Daten“
4. Klicke auf „Daten entfernen“
5. Aktiviere „Zwischengespeicherte Webinhalte“ und lösche diese

Nach dem Leeren des Caches lade bitte die Seite erneut und probiere das Versenden oder Festschreiben der Rechnung noch einmal.

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Kann ich mit der Software eine vollständige Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen, oder brauche ich dafür Lexware?

Ja, Du kannst mit unserer Software sowohl Einnahmen als auch Ausgaben zuordnen und erhältst dadurch eine vollständige Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Wenn Du keine Umsatzsteuer-Voranmeldung machen musst und Dein Steuerberater mit unseren Auswertungen klarkommt, könnte unsere Lösung für Deine Buchhaltung ausreichend sein. Wenn jedoch komplexere Anforderungen bestehen, könnte Lexware sinnvoll bleiben.

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Wie kann ich eine Rechnung erneut versenden, nachdem ich die E-Mail-Adresse des Kunden korrigiert habe?

Wenn Du die E-Mail-Adresse des Kunden bereits korrigiert hast, kannst Du die Rechnung ganz einfach erneut versenden. Gehe dazu direkt in die Rechnung und klicke auf „Rechnung versenden“. Die E-Mail wird dann an die neu hinterlegte, korrekte Adresse geschickt. Du musst sonst nichts weiter tun.

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Warum steht der Status der Rechnung auf „erfolgreich versendet“, obwohl die E-Mail nicht zugestellt werden konnte?

Der Status bleibt auf „erfolgreich versendet“, weil unser System die Bestätigung für den E-Mail-Versand unmittelbar beim Sendevorgang erhält. Die E-Mail wird als erfolgreich markiert, wenn sie technisch korrekt an den Mailserver übergeben wurde. Eine mögliche Zustellungsproblematik, wie ein Tippfehler in der E-Mail-Adresse, erfahren wir erst nachträglich durch eine Rückmeldung vom Mailserver des Empfängers. Diese Rückmeldung kann verzögert kommen und ist nicht direkt mit der ursprünglichen E-Mail verknüpft.

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Was kann ich tun, wenn die Rechnungsnummer auf meiner PDF-Rechnung nicht angezeigt wird?

Wenn die Rechnungsnummer auf deiner PDF-Rechnung nicht angezeigt wird, kannst du den Support kontaktieren, um das Problem zu melden. Das Support-Team kann die Rechnung überprüfen und ein neues PDF mit der korrekten Rechnungsnummer erstellen.

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Wie berechnet das System die Preise für Buchungen von Einzelstunden die länger als eine Stunde gehen?

Um sicherzustellen, dass das System die Preise korrekt berechnet, musst du die Einheit der Leistung auf ‘Stunden’ setzen. Dadurch wird der Betrag je nach Dauer des Termins genau berechnet. Wenn du die Leistung als ‘pauschal’ einstellst, gilt ein fester Betrag und die Zeit wird nicht berücksichtigt.

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Wie kann ich meine Rechnungen von paddle.net als PDF herunterladen?

Um deine Rechnungen von paddle.net als PDF zu speichern, gehst du einfach auf die Rechnungsseite in deinem Browser. Dort wählst du die Option ‘Drucken’. In den Druckoptionen kannst du dann ‘Als PDF speichern’ auswählen. So erhältst du eine saubere PDF-Datei, die du für deine Buchhaltung oder Archivierung verwenden kannst.

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Warum kann ich das Paket nicht in Rechnung stellen?

Aktuell müssen manuell gebuchte Pakete auch manuell in Rechnung gestellt werden. Selbst wenn die Einzel- und Gruppenstunden bereits im Kundenprofil hinterlegt sind, erfolgt keine automatische Rechnungsstellung. Um die Rechnung für das Paket zu erstellen, befolge diese Schritte:

1. Gehe in der Software zu Finanzen > Rechnungen > Rechnung erstellen.
2. Wähle die Kundin aus.
3. Passe bei Bedarf die Rechnungsvorlage an (z. B. Betreff, Zahlungsziel, etc.).
4. Speichere die neue Rechnung.
5. Füge manuell Rechnungspositionen hinzu, indem du das Paket auswählst, falls es bereits als Produkt angelegt ist.
6. Speichere, festschreibe und versende die Rechnung wie gewohnt.

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Wo finde ich die Funktion, um Rechnungen erneut an Lexoffice zu übertragen?

Du findest die Funktion zum erneuten Übertragen von Rechnungen an Lexoffice im Bereich “Belege”. So gehst Du vor:

1. Gehe in der linken Navigation zu Finanzen > Belege.
2. Dort siehst Du alle Rechnungen, die für den Export an Lexoffice vorgesehen sind.
3. Klicke auf den entsprechenden Beleg.
4. Über das (…) Drei-Punkte-Menü oben rechts kannst Du dann die Option „Erneut an Lexoffice übertragen“ auswählen.

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Warum kann ich für eine nachträglich hinzugefügte Teilnehmerin im Kurs keine Rechnung erstellen?

Wenn Du eine Teilnehmerin einem Kurs nachträglich hinzufügst und keine Rechnung erstellen kannst, liegt das wahrscheinlich daran, dass die Teilnahme bereits im System als “Bezahlt” markiert ist. Das System verhindert aus Sicherheitsgründen die Erstellung einer zusätzlichen Rechnung für bereits bezahlte Teilnahmen, um Doppelabrechnungen zu vermeiden. So kannst Du das Problem lösen:

1. Öffne in der Kurs- oder Teilnehmerübersicht die Detailansicht der Teilnahme der betreffenden Person.
2. Prüfe, ob der Status der Teilnahme manuell oder durch das System auf “Bezahlt” gesetzt wurde.
3. Wenn der Status fälschlicherweise auf “Bezahlt” gesetzt wurde, kannst Du ihn wieder auf “Abrechenbar” ändern.
4. Danach solltest Du in der Lage sein, die Rechnung wie gewohnt zu erstellen.

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Ist es möglich, in der Software Mahnungen zu erstellen?

Aktuell ist es in der Software nicht möglich, klassische Mahnungen zu erstellen. Es gibt jedoch die Möglichkeit, Zahlungserinnerungen zu versenden. Diese Funktion findest Du im Bereich Rechnungen. Dort kannst Du für offene Rechnungen eine Zahlungserinnerung per E-Mail verschicken. Die Nachricht lässt sich mit einer Textvorlage personalisieren, sodass Du den Ton der Erinnerung selbst festlegen kannst – ob freundlich oder etwas bestimmter.