Gruppentraining

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Wie kann ich einen Termin von ‘Ausgefallen’ auf ‘Stattgefunden’ umschalten?

Um einen Termin von ‘Ausgefallen’ auf ‘Stattgefunden’ zu ändern, kannst du den Termin einfach wieder “Veröffentlichen”. Gehe dazu in die Terminverwaltung und wähle die entsprechende Funktion aus. Wenn du den Termin veröffentlicht hast, wird die Einheit auch entsprechend abgezogen.

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Wie kann ich einen Teilnehmer in einer offenen Gruppe stornieren?

Du kannst die Teilnahme eines Teilnehmers in einer offenen Gruppe stornieren, indem Du auf die einzelnen Termine klickst und dort die Teilnahme stornierst, oder direkt über die Übersicht der Teilnehmer:innen. Die Personen in “Alle Teilnehmer:innen” sind die, die jemals an der Gruppe teilgenommen haben.

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Wie kann ich mehrere Termine für eine Gruppe erstellen?

Um für eine Gruppe mehrere Termine zu erstellen, gehe in die entsprechende Gruppe und erstelle dort einen neuen Termin. Im Formular kannst du dann das Intervall und die Anzahl der Termine angeben. Beachte, dass die Anzahl der fortlaufenden Termine begrenzt ist – zum Beispiel auf maximal 52 oder 500 Termine. Du kannst diese Termine jederzeit bearbeiten, löschen oder neue hinzufügen, um die Buchung für die Teilnehmer zu vereinfachen.

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Warum ist meine Gruppe für Kunden nicht buchbar?

Deine Gruppe ist aktuell nicht für Kunden buchbar, da die Einstellung für die Buchbarkeit im Voraus begrenzt ist. Aktuell ist festgelegt, dass Kunden erst 2 Wochen vor Kursbeginn buchen können.

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Wie kann ich Teilnehmer zu einem Gruppentraining wieder hinzufügen, wenn sie storniert wurden?

Wenn Teilnehmer eines Gruppentrainings storniert wurden, weil die gesamte Gruppe auf “Ausgefallen” gesetzt wurde, kannst Du die Termine wieder auf “öffentlich” stellen. Anschließend gehst Du in die einzelnen Termine und kannst die Teilnehmer dort manuell von “storniert” auf “Teilnehmer” setzen, sodass sie wieder im Training dabei sind.

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Wie kann ich die Preisgestaltung für eine Gruppe, bei der sich die Leute jede Woche neu einbuchen können, anpassen, sodass nur der Einmalpreis angezeigt wird?

Um die Preisgestaltung für deine Gruppe anzupassen, kannst du die Online-Buchbarkeit aktivieren und die Option für Mehrfachkarten deaktivieren. Dadurch wird nur der Preis für die Einzelbuchung angezeigt, ohne Hinweise auf Mehrfachkarten. Deine Kund:innen sehen dann den Einmalpreis von beispielsweise 20 EUR pro Termin. 🎟️

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Wie lege ich einen Welpenkurs mit zwei Teilen á 6 Stunden an, sodass die Teilnehmer flexibel einsteigen können und der Preis für 6 Stunden klar ersichtlich ist?

Für deinen Welpenkurs kannst du eine halb-offene Gruppe einrichten. Erstelle zunächst eine Mehrfachkarte für den Kurs mit dem Titel “Der Welpenkurs Teil 1 | 198 €/pauschal”, bestehend aus 6 Einheiten. Anschließend legst du eine Leistung für Gruppenstunden an und deaktivierst die öffentliche und online buchbare Option. Verknüpfe diese Gruppenstunden-Leistung mit der Mehrfachkarte und erstelle dann die halb-offene Gruppe mit dieser Leistung. Dadurch wird der Preis für 6 Stunden klar kommuniziert und die Teilnehmer können flexibel einsteigen.

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Warum kann ich bei der Neuanmeldung zum Welpenkurs am Samstag um 12 Uhr nur die nächsten 2 Wochen auswählen?

Bei Deinem Welpenkurs am Samstag um 12 Uhr ist in den Buchungsoptionen der Gruppe eingestellt, dass Termine nur bis zu 2 Wochen im Voraus buchbar sind. Du kannst diese Einstellung im Gruppenmenü anpassen, um die Auswahlmöglichkeit auf 4 oder 6 Wochen zu erweitern.

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Warum erscheinen meinen Kunden doppelte Buchungen in der Gruppe?

In Wirklichkeit sind Deine Kunden nicht doppelt in der Gruppe eingetragen. Es sieht nur so aus, weil sie einmal mit ihrem Hund und einmal ohne Hund registriert sind. Wenn kein Hund ausgewählt wird, erscheint der Kunde nur mit seinem Namen. Sobald Du in der Teilnehmendenliste den jeweiligen Hund zuordnest, wird die Übersicht klarer und die “Doppelung” verschwindet.

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Wie kann ich den Kartenwert einer Kundin verrechnen, wenn ich den Termin selbst anlege?

Wenn du einen Termin selbst anlegst, wird der Kartenwert automatisch verrechnet. In diesem Fall wird die Einheit am geplanten Datum von der Karte der Kundin abgezogen, und du musst nichts weiter tun.

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Warum kann ich keine weiteren Teilnehmer zu meiner Gruppe hinzufügen oder Termine buchen?

Der Grund, warum Du aktuell keine weiteren Teilnehmer hinzufügen oder Termine buchen kannst, liegt an der Einstellung „Buchbarkeit im Voraus“. Diese ist derzeit auf 2 Wochen eingestellt, während der nächste Termin jedoch über drei Wochen entfernt ist. Um Buchungen zu ermöglichen, kannst Du die Einstellung „Buchbarkeit im Voraus“ auf z. B. 4 Wochen erhöhen.

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Ist eine flexible Belegung der Teilnehmer in offenen Gruppentrainings möglich?

Ja, wenn Du eine Gruppe in der Software als offene Gruppe angelegt hast, ist eine flexible Belegung der Teilnehmer möglich. Das bedeutet, dass Teilnehmer unabhängig voneinander an den Terminen teilnehmen können und Du die Belegung je nach Bedarf individuell verwalten kannst. Dies ist ideal für wechselnde Teilnehmer oder flexible Kursmodelle.

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Warum wird bei einem neu angelegten Gruppentraining ein kostenloser Termin angezeigt?

Der Grund, warum bei der Buchung zunächst 0 € angezeigt werden, liegt daran, dass noch kein konkreter Termin ausgewählt wurde. Solange keine Termin-Auswahl getroffen wurde, zeigt das System standardmäßig 0 € an. Sobald die Kund:innen einen Termin anklicken, wird automatisch der richtige Preis berechnet und angezeigt. Es handelt sich dabei also nur um eine vorübergehende Anzeige im Buchungsprozess.

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Wie kann ich verhindern, dass Einzelstunden zu normalen Preisen angeboten werden und nur 5er oder 10er Karten verfügbar sind?

Wenn Du nicht möchtest, dass die Einzelstunde online buchbar ist, kannst Du die entsprechende Leistung einfach auf “nicht öffentlich” und “nicht online buchbar” stellen. Dadurch wird es deinen Kund:innen im Buchungsprozess nicht mehr angezeigt, und sie können dann nur noch die 5er- oder 10er-Karten buchen.

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Was passiert, wenn Teilnehmer weniger als 2 Tage vor einem Gruppentraining stornieren?

Wenn Teilnehmer weniger als 2 Tage vor dem geplanten Gruppentraining stornieren, wird der Status “Nicht erschienen” zugewiesen. Das bedeutet, dass die Stornierung außerhalb der festgelegten Stornofrist liegt und deshalb nicht gültig ist. Daher bleibt die Anmeldung für die Stunde bestehen.

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Wie kann ich eine gebuchte Gruppenstunde nachträglich über eine 10ner Karte verrechnen?

Wenn die gebuchte Gruppenstunde als „abrechenbar“ markiert ist und nach dem Kaufdatum der 10er-Karte liegt, wird die Einheit automatisch von der Karte abgezogen. Sollte dies nicht geschehen, kannst Du die 10er-Karte in der Verwaltung bearbeiten und dort die verfügbaren Einheiten manuell anpassen.

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Wie kann ich die Warteliste für eine Gruppe deaktivieren?

Um die Warteliste für eine Gruppe zu deaktivieren, kannst du die folgenden Schritte ausführen:

1. Gehe zu deinen Buchungsoptionen.
2. Wähle die entsprechende Gruppe aus, die du bearbeiten möchtest.
3. Deaktiviere die Wartelisten-Funktion in den Einstellungen der Gruppe.

Nach dieser Anpassung sollten keine Wartelisten mehr angezeigt werden.

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Gibt es die Möglichkeit, Kunden seriell in eine Gruppe für einen ausgewählten Zeitraum einzubuchen?

Ja, du kannst einen Kunden für mehrere Termine gleichzeitig einbuchen. Wähle in der Terminübersicht die gewünschten Termine über die Checkboxen aus und füge dann unter „Aktionen“ → „Teilnehmer:innen hinzufügen“ den Kunden hinzu. So kannst du ihn direkt für die nächsten Wochen in die Gruppe eintragen.

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Erhalten Kunden eine E-Mail-Bestätigung, wenn sie sich auf die Warteliste eintragen?

Aktuell erhalten Kunden keine E-Mail-Bestätigung, wenn sie sich selbst auf die Warteliste eintragen. Auch wenn du Kunden manuell von der Warteliste in den Kurs einbuchst, erhalten sie keine Bestätigung. Wenn sich der Kunde jedoch für eine reguläre Teilnahme einträgt, wird eine Bestätigung versendet.

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Warum stehen bei meinen Teilnahmen so viele vergangene Termine als abrechenbar?

Es gibt einige Gründe, warum vergangene Termine als abrechenbar angezeigt werden können:

1. Abo-Startdatum: Wenn das Abo eines Kunden erst nach dem Termin beginnt, wird die Teilnahme nicht vom Abo abgezogen.
2. Status der Teilnahme: Wenn der Termin archiviert ist, wird die Teilnahme ebenfalls nicht vom Abo oder einer Karte abgezogen.
3. Kein Abo: Falls ein Kunde kein Abo hat, wird die Teilnahme ebenfalls als abrechenbar angezeigt.

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Warum steht ein Kunde dauerhaft in der Gruppe, obwohl keine Mehrfachkarte gebucht ist?

In einer halb-offenen Gruppe werden Teilnehmer:innen standardmäßig für alle zukünftigen Termine hinzugefügt. Das bedeutet, dass ein Kunde in der Gruppe bleibt, auch wenn keine Mehrfachkarte mehr vorhanden ist. Um dies zu steuern, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Manuelles Hinzufügen mit Begrenzung: Wenn du Teilnehmer:innen manuell hinzufügst, kannst du ein Startdatum und/oder eine bestimmte Anzahl an Terminen festlegen. Dadurch wird verhindert, dass sie unbegrenzt eingetragen werden.
2. Option „Terminbegrenzung für Mehrfachkarten“ aktivieren: In den Buchungsoptionen der Gruppe kannst du diese Option aktivieren. Damit werden Kunden nur so lange automatisch eingetragen, wie sie tatsächlich Termine auf ihrer Karte haben. Wenn die Option deaktiviert ist, bleiben die Kunden für alle künftigen Termine eingetragen, unabhängig vom Guthaben auf ihrer Karte.

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Wie kann ich die Einzelzahlung für eine halb-offene Gruppe deaktivieren und nur das Abonnement als Zahlungsmöglichkeit anbieten?

Um sicherzustellen, dass nur das Abonnement als Zahlungsmöglichkeit verfügbar ist, setze die Leistung der Gruppe auf nicht öffentlich. Dadurch wird die Einzelzahlung nicht mehr als Option angezeigt und nur das Abo kann gebucht werden.

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Warum erscheinen die Gruppenstunden und Kurse kostenlos, wenn ich sie buchen möchte?

Wenn noch kein Termin ausgewählt wurde, steht der Preis zunächst auf 0,00 €. Sobald du eine Auswahl triffst, erhöht sich der Betrag entsprechend, zum Beispiel um 30,00 € pro Termin.

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Kann ich die maximale Teilnehmerzahl für jeden Mantrailing-Termin individuell einstellen?

Ja, in offenen Gruppen kannst du die maximale Teilnehmeranzahl pro Termin individuell einstellen. Diese Einstellung überschreibt die allgemeine maximale Teilnehmeranzahl der Gruppe. Standardmäßig ist die Voreinstellung auf 8 Teams gesetzt, wenn keine andere Anzahl angegeben ist.

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Warum werden meine stornierten Teilnehmer als nicht erschienen gewertet?

In diesem Fall liegt es daran, dass die Teilnehmer außerhalb der Stornofrist abgesagt haben und dies damit “kostenpflichtig” für den Kunden ist. Dadurch werden sie automatisch als „nicht erschienen“ gewertet und entsprechend abgerechnet. Solltest Du die Teilnehmer dennoch als „storniert“ markieren wollen, kannst Du das über die Teilnehmerliste machen. Klicke zuerst auf „nicht erschienen“, ändere den Status auf „Teilnehmer“ und setze dann auf „Storno“. So wird der Termin für diese Person nicht abgerechnet.

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Kann ich rückwirkend Termine und Rechnungen für bereits abgehaltene Gruppentrainings eintragen?

Ja, du kannst rückwirkend zu einem bestimmten Datum, wie dem 01.06.2025, deine abgehaltenen Termine eintragen und die entsprechenden Teilnehmer in die Gruppe hinzufügen. Anschließend kannst du die Rechnungen wie gewohnt erstellen. Wenn du nur eine Rechnung für einzelne Kunden benötigst, kannst du auch direkt über das Kundenprofil eine manuelle Rechnung erstellen, unabhängig von einem konkreten Termin.

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Wie kann ich eine erstellte Gruppe mit Teilnehmern löschen?

Eine Gruppe, in der bereits Aktivitäten stattgefunden haben, kann systemseitig nicht vollständig gelöscht werden. Wenn Du Teilnehmer stornierst oder entfernst, bleiben sie in der Übersicht sichtbar, da sie zu einem früheren Zeitpunkt Teil der Gruppe waren. Stattdessen kannst Du die Gruppe archivieren. Dadurch verschwindet sie aus Deiner aktiven Ansicht, bleibt aber im Hintergrund erhalten – für Deine Übersicht und Dokumentation.

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Wie kann ich die Termine für meine Gruppe verlängern, ohne jeden einzelnen Termin manuell eingeben zu müssen?

Du kannst die Termine für Deine Gruppe ganz einfach als Terminreihe anlegen. So funktioniert’s:

1. Gehe in der Gruppe auf den Reiter „Termine“.
2. Klicke auf „Termin anlegen“.
3. Wähle die Option „Terminreihe“ aus.
4. Gib das Startdatum, die Anzahl der Termine und das gewünschte Intervall ein (z. B. wöchentlich).

So kannst Du bequem mehrere Termine auf einmal erstellen, ohne jeden einzeln eintragen zu müssen.

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Warum wird z.B. meine Sozialkontaktgruppe automatisch abgesagt?

Wenn Du für einen Gruppentermin eine Mindestteilnehmerzahl festgelegt hast, prüft das System am Ende der Buchungsfrist, ob diese Zahl erreicht wurde. Wird die Mindestanzahl nicht erreicht, wird der Termin automatisch abgesagt und alle Teilnehmer erhalten eine Absage per E-Mail. Diese Funktion sorgt dafür, dass Du nicht mit zu wenigen Teilnehmern planen musst.

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Wie kann ich manuell Kunden zu einem Gruppentraining hinzufügen?

Wenn Du manuell Teilnehmer:innen zu einem Gruppentraining hinzufügen möchtest, gehe wie folgt vor:

1. Gehe in der Software auf die Gruppe, zu der Du jemanden hinzufügen möchtest.
2. Wähle einen konkreten Termin aus, an dem die Kundin oder der Kunde teilnehmen soll.
3. Klicke beim Termin auf “Teilnehmer:in hinzufügen” – dort kannst Du die Person manuell auswählen und hinzufügen.

Bitte beachte, dass Du Teilnehmer:innen bei Gruppen immer direkt zum Termin hinzufügst und nicht zur gesamten Gruppe auf einmal.

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Warum enden die Termine meiner fortlaufenden Gruppe plötzlich und ich kann keine neuen Termine hinzufügen?

Auch wenn Deine Gruppe als fortlaufend angelegt ist, erstellt die Software nicht automatisch unendlich viele Termine. Wenn das aktuelle Ende erreicht ist, musst Du einfach eine neue Terminreihe zur bestehenden Gruppe hinzufügen – dann läuft alles wie gewohnt weiter. Es kann sein, dass in anderen Gruppen noch zukünftige Termine vorhanden sind, weshalb dort keine Unterbrechung auftritt.

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Warum erhalte ich keine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ich Teilnehmer aus einem Kurs entferne?

Wenn Du Teilnehmer manuell aus einem Kurs oder einer Gruppe entfernst, wird keine automatische E-Mail an die Kund:innen verschickt. Dies ist so gewollt, damit Du selbst entscheiden kannst, ob und wie Du die betroffene Person informierst.

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Warum kann ich beim Anlegen einer Gruppe kein Bild aus der Mediathek auswählen?

Aktuell haben wir die Auswahl von Bildern aus der Mediathek vorübergehend deaktiviert, da es damit einige technische Probleme gab. Zurzeit kannst Du nur ein Bild hochladen. Wir arbeiten an einer stabileren Lösung, um die Bildauswahl zukünftig wieder zu ermöglichen. Vielen Dank für Dein Verständnis!

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Wie kann ich Gruppen absagen und dabei die Teilnehmer informieren?

Um eine Gruppe abzusagen und automatisch alle Teilnehmer zu informieren, setze einfach den Status der Gruppe auf “abgesagt”. Dadurch erhalten alle Teilnehmer/innen eine automatische Benachrichtigung über die Absage. Das ist ganz einfach und schnell erledigt!

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Welche Möglichkeiten gibt es um den Wechsel zwischen den Gruppen, z.B. von Welpe zu Junghund, zu erleichtern?

Es gibt eine Aktion namens „Teilnehmer:in verschieben“, mit der Du den Wechsel einfach gestalten kannst.

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Kann ich bestehende offene Gruppen in halb-offene Gruppen umwandeln?

Leider lässt sich eine bestehende offene Gruppe nicht direkt in eine halb-offene umwandeln. Du müsstest dafür eine neue Gruppe anlegen und diese entsprechend einstellen.

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Wie kann ich die Zeit anpassen, bis wann Stunden bei zu wenig Teilnehmern abgesagt werden?

Du kannst die Zeit, bis wann Teilnehmer buchen können (und somit auch, wann eine Stunde ggf. abgesagt wird), einfach anpassen. Gehe dazu in die Gruppen-Einstellungen und wähle dort „Gruppe bearbeiten“ > „Buchungsoptionen“. Dort findest Du die Einstellung „Buchbar bis“ – hier legst Du fest, wie lange vor Beginn der Stunde noch gebucht werden darf. In Kombination mit der Angabe „Min. Teilnehmer“ funktioniert es so: Wenn bis zur eingestellten Buchungsfrist die Mindestanzahl an Teilnehmern nicht erreicht wurde, wird die Stunde automatisch abgesagt und alle bereits angemeldeten Teilnehmer erhalten eine entsprechende Benachrichtigung. Wenn Dir also z. B. 2 Stunden vorher zu knapp ist, kannst Du „Buchbar bis“ z. B. auf 6 Stunden vorher stellen – dann erfolgt eine Absage entsprechend früher.

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Warum hat die Teilnehmerin keine E-Mail über die Absage des Gruppen-Termins erhalten?

Wenn ein Gruppen-Termin abgesagt wird, kannst Du festlegen, ob die Teilnehmer:innen automatisch per E-Mail informiert werden sollen. Dazu muss die Checkbox “Teilnehmer:innen informieren” aktiviert sein. Wenn dies übersehen wird, wird keine Mitteilung versendet.

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Was passiert mit der Kursteilnahme eines Teilnehmers, wenn ich ihn aus einer festen Gruppe entferne?

Wenn Du einen Teilnehmer aus einer festen (geschlossenen) Gruppe entfernst, wird er oder sie ab diesem Zeitpunkt aus allen zukünftigen Terminen entfernt. Die vergangenen Kursteilnahmen und die Historie bleiben jedoch vollständig im System gespeichert. Du kannst somit später noch nachvollziehen, an welchen Terminen die Person teilgenommen hat.