Wie kann ich einen Termin von ‘Ausgefallen’ auf ‘Stattgefunden’ umschalten?
Um einen Termin von ‘Ausgefallen’ auf ‘Stattgefunden’ zu ändern, kannst du den Termin einfach wieder “Veröffentlichen”. Gehe dazu in die Terminverwaltung und wähle die entsprechende Funktion aus. Wenn du den Termin veröffentlicht hast, wird die Einheit auch entsprechend abgezogen.Wie kann ich einen Teilnehmer in einer offenen Gruppe stornieren?
Du kannst die Teilnahme eines Teilnehmers in einer offenen Gruppe stornieren, indem Du auf die einzelnen Termine klickst und dort die Teilnahme stornierst, oder direkt über die Übersicht der Teilnehmer:innen. Die Personen in “Alle Teilnehmer:innen” sind die, die jemals an der Gruppe teilgenommen haben.Wie kann ich mehrere Termine für eine Gruppe erstellen?
Um für eine Gruppe mehrere Termine zu erstellen, gehe in die entsprechende Gruppe und erstelle dort einen neuen Termin. Im Formular kannst du dann das Intervall und die Anzahl der Termine angeben. Beachte, dass die Anzahl der fortlaufenden Termine begrenzt ist – zum Beispiel auf maximal 52 oder 500 Termine. Du kannst diese Termine jederzeit bearbeiten, löschen oder neue hinzufügen, um die Buchung für die Teilnehmer zu vereinfachen.Warum ist meine Gruppe für Kunden nicht buchbar?
Deine Gruppe ist aktuell nicht für Kunden buchbar, da die Einstellung für die Buchbarkeit im Voraus begrenzt ist. Aktuell ist festgelegt, dass Kunden erst 2 Wochen vor Kursbeginn buchen können.Wie kann ich Teilnehmer zu einem Gruppentraining wieder hinzufügen, wenn sie storniert wurden?
Wenn Teilnehmer eines Gruppentrainings storniert wurden, weil die gesamte Gruppe auf “Ausgefallen” gesetzt wurde, kannst Du die Termine wieder auf “öffentlich” stellen. Anschließend gehst Du in die einzelnen Termine und kannst die Teilnehmer dort manuell von “storniert” auf “Teilnehmer” setzen, sodass sie wieder im Training dabei sind.Wie kann ich die Preisgestaltung für eine Gruppe, bei der sich die Leute jede Woche neu einbuchen können, anpassen, sodass nur der Einmalpreis angezeigt wird?
Um die Preisgestaltung für deine Gruppe anzupassen, kannst du die Online-Buchbarkeit aktivieren und die Option für Mehrfachkarten deaktivieren. Dadurch wird nur der Preis für die Einzelbuchung angezeigt, ohne Hinweise auf Mehrfachkarten. Deine Kund:innen sehen dann den Einmalpreis von beispielsweise 20 EUR pro Termin. 🎟️Wie lege ich einen Welpenkurs mit zwei Teilen á 6 Stunden an, sodass die Teilnehmer flexibel einsteigen können und der Preis für 6 Stunden klar ersichtlich ist?
Für deinen Welpenkurs kannst du eine halb-offene Gruppe einrichten. Erstelle zunächst eine Mehrfachkarte für den Kurs mit dem Titel “Der Welpenkurs Teil 1 | 198 €/pauschal”, bestehend aus 6 Einheiten. Anschließend legst du eine Leistung für Gruppenstunden an und deaktivierst die öffentliche und online buchbare Option. Verknüpfe diese Gruppenstunden-Leistung mit der Mehrfachkarte und erstelle dann die halb-offene Gruppe mit dieser Leistung. Dadurch wird der Preis für 6 Stunden klar kommuniziert und die Teilnehmer können flexibel einsteigen.Warum kann ich bei der Neuanmeldung zum Welpenkurs am Samstag um 12 Uhr nur die nächsten 2 Wochen auswählen?
Bei Deinem Welpenkurs am Samstag um 12 Uhr ist in den Buchungsoptionen der Gruppe eingestellt, dass Termine nur bis zu 2 Wochen im Voraus buchbar sind. Du kannst diese Einstellung im Gruppenmenü anpassen, um die Auswahlmöglichkeit auf 4 oder 6 Wochen zu erweitern.Warum erscheinen meinen Kunden doppelte Buchungen in der Gruppe?
In Wirklichkeit sind Deine Kunden nicht doppelt in der Gruppe eingetragen. Es sieht nur so aus, weil sie einmal mit ihrem Hund und einmal ohne Hund registriert sind. Wenn kein Hund ausgewählt wird, erscheint der Kunde nur mit seinem Namen. Sobald Du in der Teilnehmendenliste den jeweiligen Hund zuordnest, wird die Übersicht klarer und die “Doppelung” verschwindet.Wie kann ich den Kartenwert einer Kundin verrechnen, wenn ich den Termin selbst anlege?
Wenn du einen Termin selbst anlegst, wird der Kartenwert automatisch verrechnet. In diesem Fall wird die Einheit am geplanten Datum von der Karte der Kundin abgezogen, und du musst nichts weiter tun.Warum kann ich keine weiteren Teilnehmer zu meiner Gruppe hinzufügen oder Termine buchen?
Der Grund, warum Du aktuell keine weiteren Teilnehmer hinzufügen oder Termine buchen kannst, liegt an der Einstellung „Buchbarkeit im Voraus“. Diese ist derzeit auf 2 Wochen eingestellt, während der nächste Termin jedoch über drei Wochen entfernt ist. Um Buchungen zu ermöglichen, kannst Du die Einstellung „Buchbarkeit im Voraus“ auf z. B. 4 Wochen erhöhen.Ist eine flexible Belegung der Teilnehmer in offenen Gruppentrainings möglich?
Ja, wenn Du eine Gruppe in der Software als offene Gruppe angelegt hast, ist eine flexible Belegung der Teilnehmer möglich. Das bedeutet, dass Teilnehmer unabhängig voneinander an den Terminen teilnehmen können und Du die Belegung je nach Bedarf individuell verwalten kannst. Dies ist ideal für wechselnde Teilnehmer oder flexible Kursmodelle.Warum wird bei einem neu angelegten Gruppentraining ein kostenloser Termin angezeigt?
Der Grund, warum bei der Buchung zunächst 0 € angezeigt werden, liegt daran, dass noch kein konkreter Termin ausgewählt wurde. Solange keine Termin-Auswahl getroffen wurde, zeigt das System standardmäßig 0 € an. Sobald die Kund:innen einen Termin anklicken, wird automatisch der richtige Preis berechnet und angezeigt. Es handelt sich dabei also nur um eine vorübergehende Anzeige im Buchungsprozess.Wie kann ich verhindern, dass Einzelstunden zu normalen Preisen angeboten werden und nur 5er oder 10er Karten verfügbar sind?
Wenn Du nicht möchtest, dass die Einzelstunde online buchbar ist, kannst Du die entsprechende Leistung einfach auf “nicht öffentlich” und “nicht online buchbar” stellen. Dadurch wird es deinen Kund:innen im Buchungsprozess nicht mehr angezeigt, und sie können dann nur noch die 5er- oder 10er-Karten buchen.Was passiert, wenn Teilnehmer weniger als 2 Tage vor einem Gruppentraining stornieren?
Wenn Teilnehmer weniger als 2 Tage vor dem geplanten Gruppentraining stornieren, wird der Status “Nicht erschienen” zugewiesen. Das bedeutet, dass die Stornierung außerhalb der festgelegten Stornofrist liegt und deshalb nicht gültig ist. Daher bleibt die Anmeldung für die Stunde bestehen.Wie kann ich eine gebuchte Gruppenstunde nachträglich über eine 10ner Karte verrechnen?
Wenn die gebuchte Gruppenstunde als „abrechenbar“ markiert ist und nach dem Kaufdatum der 10er-Karte liegt, wird die Einheit automatisch von der Karte abgezogen. Sollte dies nicht geschehen, kannst Du die 10er-Karte in der Verwaltung bearbeiten und dort die verfügbaren Einheiten manuell anpassen.Wie kann ich die Warteliste für eine Gruppe deaktivieren?
Um die Warteliste für eine Gruppe zu deaktivieren, kannst du die folgenden Schritte ausführen:- Gehe zu deinen Buchungsoptionen.
- Wähle die entsprechende Gruppe aus, die du bearbeiten möchtest.
- Deaktiviere die Wartelisten-Funktion in den Einstellungen der Gruppe.
Gibt es die Möglichkeit, Kunden seriell in eine Gruppe für einen ausgewählten Zeitraum einzubuchen?
Ja, du kannst einen Kunden für mehrere Termine gleichzeitig einbuchen. Wähle in der Terminübersicht die gewünschten Termine über die Checkboxen aus und füge dann unter „Aktionen“ → „Teilnehmer:innen hinzufügen“ den Kunden hinzu. So kannst du ihn direkt für die nächsten Wochen in die Gruppe eintragen.Kann ich bereits angelegte Gruppentermine in der Uhrzeit gesamthaft noch ändern oder muss man tatsächlich jeden einzelnen Termin korrigieren?
Ja, du kannst die Uhrzeit mehrerer bereits angelegter Gruppentermine gleichzeitig ändern. Wähle dazu die entsprechenden Termine aus und nutze unter „Aktionen“ die Option „Termine bearbeiten“. So kannst du die Uhrzeit in einem Schritt für alle ausgewählten Termine anpassen.Erhalten Kunden eine E-Mail-Bestätigung, wenn sie sich auf die Warteliste eintragen?
Aktuell erhalten Kunden keine E-Mail-Bestätigung, wenn sie sich selbst auf die Warteliste eintragen. Auch wenn du Kunden manuell von der Warteliste in den Kurs einbuchst, erhalten sie keine Bestätigung. Wenn sich der Kunde jedoch für eine reguläre Teilnahme einträgt, wird eine Bestätigung versendet.Warum stehen bei meinen Teilnahmen so viele vergangene Termine als abrechenbar?
Es gibt einige Gründe, warum vergangene Termine als abrechenbar angezeigt werden können:- Abo-Startdatum: Wenn das Abo eines Kunden erst nach dem Termin beginnt, wird die Teilnahme nicht vom Abo abgezogen.
- Status der Teilnahme: Wenn der Termin archiviert ist, wird die Teilnahme ebenfalls nicht vom Abo oder einer Karte abgezogen.
- Kein Abo: Falls ein Kunde kein Abo hat, wird die Teilnahme ebenfalls als abrechenbar angezeigt.
Warum steht ein Kunde dauerhaft in der Gruppe, obwohl keine Mehrfachkarte gebucht ist?
In einer halb-offenen Gruppe werden Teilnehmer:innen standardmäßig für alle zukünftigen Termine hinzugefügt. Das bedeutet, dass ein Kunde in der Gruppe bleibt, auch wenn keine Mehrfachkarte mehr vorhanden ist. Um dies zu steuern, gibt es zwei Möglichkeiten:- Manuelles Hinzufügen mit Begrenzung: Wenn du Teilnehmer:innen manuell hinzufügst, kannst du ein Startdatum und/oder eine bestimmte Anzahl an Terminen festlegen. Dadurch wird verhindert, dass sie unbegrenzt eingetragen werden.
- Option „Terminbegrenzung für Mehrfachkarten“ aktivieren: In den Buchungsoptionen der Gruppe kannst du diese Option aktivieren. Damit werden Kunden nur so lange automatisch eingetragen, wie sie tatsächlich Termine auf ihrer Karte haben. Wenn die Option deaktiviert ist, bleiben die Kunden für alle künftigen Termine eingetragen, unabhängig vom Guthaben auf ihrer Karte.
Wie kann ich die Einzelzahlung für eine halb-offene Gruppe deaktivieren und nur das Abonnement als Zahlungsmöglichkeit anbieten?
Um sicherzustellen, dass nur das Abonnement als Zahlungsmöglichkeit verfügbar ist, setze die Leistung der Gruppe auf nicht öffentlich. Dadurch wird die Einzelzahlung nicht mehr als Option angezeigt und nur das Abo kann gebucht werden.Warum erscheinen die Gruppenstunden und Kurse kostenlos, wenn ich sie buchen möchte?
Wenn noch kein Termin ausgewählt wurde, steht der Preis zunächst auf 0,00 €. Sobald du eine Auswahl triffst, erhöht sich der Betrag entsprechend, zum Beispiel um 30,00 € pro Termin.Wie komme ich zu Terminen und Teilnahmen der Welpengruppe in der Vergangenheit?
Um zu den Terminen und Teilnahmen der Welpengruppe in der Vergangenheit zu gelangen, gehe wie folgt vor:- Öffne die Terminliste.
- Standardmäßig werden nur zukünftige Termine angezeigt.
- Nutze den Filter, um vergangene Termine anzuzeigen. Wähle den entsprechenden Zeitraum oder aktiviere die Option für alle Termine.
Warum werden keine Erinnerungen bei den Gruppen verschickt, obwohl das Häkchen gesetzt ist?
Erinnerungen zu Gruppen werden zu festgelegten Zeiten verschickt. Falls du festgestellt hast, dass diese nicht versendet werden, schaue bitte, ob die letzten Erinnerungen tatsächlich gesendet wurden. Bei Problemen kannst du konkrete Fälle nennen, damit wir diese prüfen können.Wird die Abwesenheit nicht automatisch übernommen für fortlaufende Gruppen?
Aktuell wird die Abwesenheit in fortlaufenden Gruppen nicht automatisch übernommen. Nach dem Anlegen von Abwesenheiten kannst du jedoch entscheiden, ob alle Termine in diesem Zeitraum storniert werden sollen. Beachte bitte, dass die Teilnehmer:innen nicht automatisch über die Stornierung informiert werden. Wenn du sie benachrichtigen möchtest, musst du dies separat tun.Wie kann ich die Teilnehmerzahl für eine Hundetagesstätte (HuTa) auf 10 begrenzen und die Teilnehmer monatlich über ein Abo bezahlen lassen?
Derzeit unterstützen wir die HuTa-Funktion nicht direkt. Du kannst jedoch eine Gruppe erstellen, um die Funktion nachzubilden. Hierzu folge diesen Schritten:- Erstelle eine Gruppe für die HuTa.
- Lege einen Preis pro “Termin” (in deinem Fall pro Tag) fest, zum Beispiel 25 €.
- Verknüpfe das Abonnement mit der Gruppenstunde in den Leistungen.
Warum wurde ich auf die Warteliste für einen Kurs gesetzt, obwohl noch Plätze frei sind?
Die Warteliste kann für jede Gruppe aktiviert werden. Es könnte sein, dass die Gruppe zum Zeitpunkt der Buchung als voll angezeigt wurde, was dazu führt, dass du auf die Warteliste gesetzt wurdest.Wie kann ich Teilnehmer, die in der Übersicht fehlen, wieder hinzufügen?
Wenn Teilnehmer:innen in der Übersicht fehlen, könnte es daran liegen, dass sie nur für bestimmte Termine in halb-offenen Gruppen eingetragen sind. Um das Problem zu lösen, kannst du die folgenden Schritte durchführen:- Lösche den Teilnehmer oder die Teilnehmerin aus der Gruppe.
- Füge sie erneut hinzu, um sicherzustellen, dass sie in der Übersicht korrekt angezeigt wird.
Warum werden bei meinem Gruppentraining nur 6 Termine angezeigt?
Bei fortlaufenden Gruppen werden in der Regel nur die nächsten 6 Termine angezeigt. Wenn du möchtest, dass auch darauf hingewiesen wird, dass weitere Termine folgen, kann es hilfreich sein, dies im Terminangebot zu ergänzen, beispielsweise durch einen Hinweis wie “und weitere Termine folgen”.Kann ich zwei Kunden, die sich einen Hund teilen, als einen einzelnen Gruppenteilnehmer mit 2 Mehrfachkarten anlegen?
Ja, du kannst zwei Kunden, die sich einen Hund teilen, anlegen, indem du für jeden Kunden einen eigenen Hund erstellst. Folgende Schritte sind erforderlich:- Lege zwei Kunden an: Zum Beispiel Anna und Dominic, die jeweils einen Hund mit dem gleichen Namen haben.
- Mehrfachkarten erwerben: Beide Kunden sollten eine eigene Mehrfachkarte für die Gruppe kaufen.
- Teilnehmer hinzufügen: Füge beide Kunden mit ihrem entsprechenden Hund als Teilnehmer zur Gruppe hinzu.
Können sich Kunden wieder für einen Gruppentermin eintragen, nachdem sie sich ausgetragen haben?
In halb offenen Gruppen können die Kunden nach einem Storno des Termines nicht wieder den gleichen Termin buchen. In offenen Gruppen können sich die Kunden jedoch so oft sie möchten wieder für denselben Termin eintragen.Wo gebe ich bei Leistungen in Gruppenstunden oder Kursen die maximale Teilnehmerzahl ein, dass der Kurs nicht überbucht werden kann?
Um die maximale Teilnehmerzahl für Gruppenstunden oder Kurse festzulegen, kannst du dies direkt bei der Erstellung der Gruppe oder des Kurses machen. Die maximale Teilnehmeranzahl wird unabhängig von der spezifischen Leistung definiert.Wie kann ich eine offene Gruppe absagen und die Teilnehmer darüber informieren?
Um eine offene Gruppe abzusagen, kannst du den Status eines Termins ändern. Wähle dafür die Option “Ausfallen lassen”. Dadurch erhalten die Teilnehmer eine Benachrichtigung über die Absage der Gruppe und müssen nicht separat per E-Mail informiert werden.Wo finde ich meine archivierten Gruppen?
Um deine archivierten Gruppen wieder einblenden zu können, nutzt du einfach den Filter in deinem System. Über diesen Filter kannst du die archivierten Gruppen anzeigen lassen.Wie kann ich sicherstellen, dass Kunden in einer offenen Gruppe alle 5 Gruppentermine nahtlos buchen können?
In offenen Gruppen müssen die Kunden aktuell selbst die Termine auswählen, an denen sie teilnehmen möchten. Wenn du möchtest, dass die Buchung von 5 aufeinanderfolgenden Terminen automatisch erfolgt, solltest du überlegen, eine halb-offene Gruppe zu erstellen. In dieser Art von Gruppe können die Kunden nur einen Starttermin auswählen, und daraufhin werden die weiteren Termine automatisch reserviert. Das sollte die Buchungsprozesse für deine Kunden erleichtern.Wie können Mehrhundehalter gleichzeitig mit mehreren Hunden im selben Training buchen?
Wenn du mehrere Hunde hast, musst du für jeden Hund separat buchen. Das bedeutet, dass du dich mit dem ersten Hund für das Training anmeldest und dann den zweiten Hund auswählst, um denselben Termin erneut zu buchen. So können beide Hunde gleichzeitig an dem Training teilnehmen. Wenn du einen Multipass hast, solltest du in der Lage sein, beide Hunde für das gleiche Training einzutragen, indem du die Buchung für jeden Hund nacheinander vornimmst.Kann ich vergangene Termine einsehen, um zu überprüfen, welche Themen bereits behandelt wurden?
Du kannst in der Gruppenübersicht auf “Vergangene Termine” klicken. Dort kannst du sehen, wer wann an den einzelnen Terminen teilgenommen hat und welches Thema dort behandelt wurde.Kann ich die maximale Teilnehmerzahl für jeden Mantrailing-Termin individuell einstellen?
Ja, in offenen Gruppen kannst du die maximale Teilnehmeranzahl pro Termin individuell einstellen. Diese Einstellung überschreibt die allgemeine maximale Teilnehmeranzahl der Gruppe. Standardmäßig ist die Voreinstellung auf 8 Teams gesetzt, wenn keine andere Anzahl angegeben ist.Warum werden meine stornierten Teilnehmer als nicht erschienen gewertet?
In diesem Fall liegt es daran, dass die Teilnehmer außerhalb der Stornofrist abgesagt haben und dies damit “kostenpflichtig” für den Kunden ist. Dadurch werden sie automatisch als „nicht erschienen“ gewertet und entsprechend abgerechnet. Solltest Du die Teilnehmer dennoch als „storniert“ markieren wollen, kannst Du das über die Teilnehmerliste machen. Klicke zuerst auf „nicht erschienen“, ändere den Status auf „Teilnehmer“ und setze dann auf „Storno“. So wird der Termin für diese Person nicht abgerechnet.Kann ich rückwirkend Termine und Rechnungen für bereits abgehaltene Gruppentrainings eintragen?
Ja, du kannst rückwirkend zu einem bestimmten Datum, wie dem 01.06.2025, deine abgehaltenen Termine eintragen und die entsprechenden Teilnehmer in die Gruppe hinzufügen. Anschließend kannst du die Rechnungen wie gewohnt erstellen. Wenn du nur eine Rechnung für einzelne Kunden benötigst, kannst du auch direkt über das Kundenprofil eine manuelle Rechnung erstellen, unabhängig von einem konkreten Termin.Wie kann ich eine erstellte Gruppe mit Teilnehmern löschen?
Eine Gruppe, in der bereits Aktivitäten stattgefunden haben, kann systemseitig nicht vollständig gelöscht werden. Wenn Du Teilnehmer stornierst oder entfernst, bleiben sie in der Übersicht sichtbar, da sie zu einem früheren Zeitpunkt Teil der Gruppe waren. Stattdessen kannst Du die Gruppe archivieren. Dadurch verschwindet sie aus Deiner aktiven Ansicht, bleibt aber im Hintergrund erhalten – für Deine Übersicht und Dokumentation.Wie kann ich die Termine für meine Gruppe verlängern, ohne jeden einzelnen Termin manuell eingeben zu müssen?
Du kannst die Termine für Deine Gruppe ganz einfach als Terminreihe anlegen. So funktioniert’s:- Gehe in der Gruppe auf den Reiter „Termine“.
- Klicke auf „Termin anlegen“.
- Wähle die Option „Terminreihe“ aus.
- Gib das Startdatum, die Anzahl der Termine und das gewünschte Intervall ein (z. B. wöchentlich).
Warum wird z.B. meine Sozialkontaktgruppe automatisch abgesagt?
Wenn Du für einen Gruppentermin eine Mindestteilnehmerzahl festgelegt hast, prüft das System am Ende der Buchungsfrist, ob diese Zahl erreicht wurde. Wird die Mindestanzahl nicht erreicht, wird der Termin automatisch abgesagt und alle Teilnehmer erhalten eine Absage per E-Mail. Diese Funktion sorgt dafür, dass Du nicht mit zu wenigen Teilnehmern planen musst.Wie kann ich manuell Kunden zu einem Gruppentraining hinzufügen?
Wenn Du manuell Teilnehmer:innen zu einem Gruppentraining hinzufügen möchtest, gehe wie folgt vor:- Gehe in der Software auf die Gruppe, zu der Du jemanden hinzufügen möchtest.
- Wähle einen konkreten Termin aus, an dem die Kundin oder der Kunde teilnehmen soll.
- Klicke beim Termin auf “Teilnehmer:in hinzufügen” – dort kannst Du die Person manuell auswählen und hinzufügen.
Warum enden die Termine meiner fortlaufenden Gruppe plötzlich und ich kann keine neuen Termine hinzufügen?
Auch wenn Deine Gruppe als fortlaufend angelegt ist, erstellt die Software nicht automatisch unendlich viele Termine. Wenn das aktuelle Ende erreicht ist, musst Du einfach eine neue Terminreihe zur bestehenden Gruppe hinzufügen – dann läuft alles wie gewohnt weiter. Es kann sein, dass in anderen Gruppen noch zukünftige Termine vorhanden sind, weshalb dort keine Unterbrechung auftritt.Warum erhalte ich keine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ich Teilnehmer aus einem Kurs entferne?
Wenn Du Teilnehmer manuell aus einem Kurs oder einer Gruppe entfernst, wird keine automatische E-Mail an die Kund:innen verschickt. Dies ist so gewollt, damit Du selbst entscheiden kannst, ob und wie Du die betroffene Person informierst.Warum kann ich beim Anlegen einer Gruppe kein Bild aus der Mediathek auswählen?
Aktuell haben wir die Auswahl von Bildern aus der Mediathek vorübergehend deaktiviert, da es damit einige technische Probleme gab. Zurzeit kannst Du nur ein Bild hochladen. Wir arbeiten an einer stabileren Lösung, um die Bildauswahl zukünftig wieder zu ermöglichen. Vielen Dank für Dein Verständnis!Wie kann ich Gruppen absagen und dabei die Teilnehmer informieren?
Um eine Gruppe abzusagen und automatisch alle Teilnehmer zu informieren, setze einfach den Status der Gruppe auf “abgesagt”. Dadurch erhalten alle Teilnehmer/innen eine automatische Benachrichtigung über die Absage. Das ist ganz einfach und schnell erledigt!Welche Möglichkeiten gibt es um den Wechsel zwischen den Gruppen, z.B. von Welpe zu Junghund, zu erleichtern?
Es gibt eine Aktion namens „Teilnehmer:in verschieben“, mit der Du den Wechsel einfach gestalten kannst.Kann ich bestehende offene Gruppen in halb-offene Gruppen umwandeln?
Leider lässt sich eine bestehende offene Gruppe nicht direkt in eine halb-offene umwandeln. Du müsstest dafür eine neue Gruppe anlegen und diese entsprechend einstellen.Wie kann ich die Zeit anpassen, bis wann Stunden bei zu wenig Teilnehmern abgesagt werden?
Du kannst die Zeit, bis wann Teilnehmer buchen können (und somit auch, wann eine Stunde ggf. abgesagt wird), einfach anpassen. Gehe dazu in die Gruppen-Einstellungen und wähle dort „Gruppe bearbeiten“ > „Buchungsoptionen“. Dort findest Du die Einstellung „Buchbar bis“ – hier legst Du fest, wie lange vor Beginn der Stunde noch gebucht werden darf. In Kombination mit der Angabe „Min. Teilnehmer“ funktioniert es so: Wenn bis zur eingestellten Buchungsfrist die Mindestanzahl an Teilnehmern nicht erreicht wurde, wird die Stunde automatisch abgesagt und alle bereits angemeldeten Teilnehmer erhalten eine entsprechende Benachrichtigung. Wenn Dir also z. B. 2 Stunden vorher zu knapp ist, kannst Du „Buchbar bis“ z. B. auf 6 Stunden vorher stellen – dann erfolgt eine Absage entsprechend früher.Warum hat die Teilnehmerin keine E-Mail über die Absage des Gruppen-Termins erhalten?
Wenn ein Gruppen-Termin abgesagt wird, kannst Du festlegen, ob die Teilnehmer:innen automatisch per E-Mail informiert werden sollen. Dazu muss die Checkbox “Teilnehmer:innen informieren” aktiviert sein. Wenn dies übersehen wird, wird keine Mitteilung versendet.Wie kann ein Kunde ein Training buchen, ohne ein Produkt/Mehrfachkarte auszuwählen?
In diesem Fall kann ein Kunde auf die Warteliste gesetzt werden, was noch keine verbindliche Buchung ist und kein Produkt/Mehrfachkarte benötigt. Wenn der Kunde dann manuell von der Warteliste in die Teilnehmerliste verschoben wird, wird dabei keine neue Karte gebucht oder zugeordnet. Das System geht davon aus, dass die Teilnahme bewusst freigegeben wurde. Du musst jedoch selbst prüfen, ob ein Produkt/Mehrfachkarte vorhanden ist und ggf. manuell eine Karte hinzufügen oder die Teilnahme abrechnen.Warum bucht das System nicht alle Stunden automatisch auf die 5er-Karte einer Kundin?
Wenn das System bei einer Kundin nur einige Stunden automatisch auf die 5er-Karte bucht, kann dies daran liegen, dass die entsprechenden Leistungen nicht mit der Karte verknüpft sind. Um sicherzustellen, dass alle gewünschten Stunden korrekt abgerechnet werden, gehe in den Bereich Einstellungen > Leistungen und überprüfe dort die 5er-Karte. Unter verknüpfte Leistungen kannst Du festlegen, für welche Leistungen die Karte gültig sein soll. Füge die gewünschten Leistungen hinzu, um die automatische Buchung zu ermöglichen.Was passiert mit der Kursteilnahme eines Teilnehmers, wenn ich ihn aus einer festen Gruppe entferne?
Wenn Du einen Teilnehmer aus einer festen (geschlossenen) Gruppe entfernst, wird er oder sie ab diesem Zeitpunkt aus allen zukünftigen Terminen entfernt. Die vergangenen Kursteilnahmen und die Historie bleiben jedoch vollständig im System gespeichert. Du kannst somit später noch nachvollziehen, an welchen Terminen die Person teilgenommen hat.Was passiert, wenn ein Kunde ein Gruppentraining stornieren möchte?
Wenn ein Kunde ein Gruppentraining storniert, bleibt er im Reiter „Teilnehmer“ der Gruppe sichtbar. Dies ist so gewollt, damit Trainer immer nachvollziehen können, wer früher dabei war. Die aktuellen und kommenden Teilnahmen mit Status (z. B. wer teilnimmt oder storniert hat) kannst Du im Reiter „Übersicht“ einsehen.Wie erfahre ich als Trainer von Stornierungen?
Als Trainer kannst Du im Reiter „Übersicht“ alle Termine mit deren Status einsehen. Dort kannst Du sehen, wer aktuell teilnimmt oder eine Stornierung vorgenommen hat.Kann ich geschlossene Gruppen anbieten, die dauerhaft laufen, und können Kunden selbst 5er oder 10er Karten buchen?
Ja, das ist möglich! Für Dein Vorhaben eignen sich sogenannte halb-offene Gruppen – dabei handelt es sich um dauerhaft laufende Gruppen. Du kannst 5er- oder 10er-Karten anbieten, und die Buchung erfolgt ganz flexibel durch Deine Kunden, ähnlich wie bei bestehenden Gruppen.Warum funktioniert die Weiterleitung zu meinem Gruppenangebot auf meiner Webseite nicht?
Es könnte sein, dass das Problem nicht bei der 123Hundeschule liegt. Bitte versuche die folgenden Schritte:- Browser-Cache leeren: Manchmal kann der Cache veraltete Informationen speichern, die die Funktionalität beeinträchtigen.
- Anderen Browser oder Gerät verwenden: Teste die Links auf einem anderen Browser oder Gerät, um sicherzustellen, dass das Problem nicht spezifisch für deine aktuelle Umgebung ist.
Warum überschreiben sich die Buchungsoptionen von Mehrfachkarten und Abos auf alle Gruppen?
Das Verhalten ist so gewollt: Der Preis, zum Beispiel ‘Gruppenstunde € 20,00’, ist global mit den Karten und Abos verknüpft. Wenn du in einer Gruppe eine Karte oder ein Abo hinzufügst, wird diese Änderung automatisch bei allen Gruppen übernommen. Um dies zu vermeiden, solltest du für jede Gruppe, die eigene Karten oder Abos haben soll, einen separaten Preis anlegen. Danach kannst du die passenden bestehenden Karten zuordnen. So bleiben die Einstellungen je Gruppe unabhängig.Wie kann ich ein Gruppentraining absagen, wenn nur eine Teilnehmerin vorhanden ist?
Um ein Gruppentraining abzusagen, öffne bitte den entsprechenden Termin und ändere den Status auf “Absagen”. So kannst du den Termin effektiv als ausgefallen markieren.Wie kann ich einen ausversehend doppelten Teilnehmer aus einer Gruppe entfernen, um doppelte Belastungen und doppelte Mails zu vermeiden?
Um einen Teilnehmer vollständig aus einer Gruppe zu entfernen, befolge diese Schritte:- Gehe zur entsprechenden Gruppe.
- Entferne den doppelten Teilnehmer komplett aus der Gruppe, indem du die entsprechende Option auswählst.
- Stelle sicher, dass der Teilnehmer auch aus allen Terminen herausgenommen wird.
- Füge den Teilnehmer dann manuell wieder zur Gruppe hinzu.
Wie kann ich in Zukunft Buchungen auf eine andere Karte übertragen?
Um Buchungen auf eine andere Karte zu übertragen, öffne die entsprechende Karte und klicke unter ‘Aktionen’ auf ‘Einlösungen verschieben’. Dort kannst Du die Buchungen auf die gewünschte Karte übertragen.Wie kann ich geschlossene Gruppen wieder öffnen oder in offene Gruppen umwandeln?
Der Gruppentyp (geschlossen/offen) kann nachträglich nicht geändert werden. Wenn Du eine geschlossene Gruppe in eine offene Gruppe umwandeln möchtest (z. B. für flexible Buchungen im Freilauf oder Trainingsgruppen), musst Du eine neue offene Gruppe anlegen und die Teilnehmer:innen manuell übertragen.Warum werden Teilnehmer mit Mehrfachkarten in der Sporthundegruppe nicht angezeigt?
Es kann sein, dass die betroffenen Kunden nicht dauerhaft in den Terminen eingetragen sind. Dadurch enden ihre Teilnahmen automatisch in der geschlossenen Gruppe, da sie diese nicht selbst buchen können. Um dies zu beheben, kannst du die Teilnehmer manuell in die Termine eintragen oder sie ohne Begrenzung zur Gruppe hinzufügen, damit sie für zukünftige Termine automatisch eingetragen sind.Geht es, dass Abos/Gruppen/Buchungen erst nach einem Erstgespräch möglich sind?
Du kannst Buchungen auf bestimmte Kundengruppen beschränken. Nach dem Erstgespräch kannst Du den Kunden zum Beispiel den Tag „Bestandskunde“ geben. Nur Kunden mit diesem Tag können buchen.Warum wird nur ein Termin in der Übersicht “Alle Teilnahmen” angezeigt und nicht jeder einzelne Termin?
In der Übersicht unter “Alle Teilnahmen” wird aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht jeder einzelne Termin angezeigt. Dies ist so gewollt, um die Übersicht zu vereinfachen. Nur bei Gruppen werden die einzelnen Teilnahmen pro Datum aufgelistet.Warum kann ich keine bestehenden Karten für eine halb-offene Gruppe verwenden?
Bei halb-offenen Gruppen funktioniert die Abrechnung etwas anders: Die Einheiten von der Mehrfachkarte werden erst nach dem Termin automatisch abgezogen. Wenn Deine Teilnehmer:innen bereits eine 10er Karte haben, müssen sie beim Buchen die Option „Einzelteilnahme“ auswählen. Dann erkennt das System die vorhandene Karte und nach jedem Termin wird eine Einheit automatisch abgebucht.Warum kann ich einen Termin stornieren, wenn ich die Frist von 24 Stunden einhalte?
Du kannst einen Termin kostenlos stornieren, wenn du dies mindestens 24 Stunden vor dem Termin tust. In diesem Fall wird der Betrag für die Teilnahme nicht berechnet und die Teilnahme wird entsprechend storniert. Solltest du eine irreführende Meldung erhalten, die darauf hinweist, dass eine Stornierung nicht mehr möglich ist, könnte das ein technisches Problem sein, das wir überprüfen müssen.Was kann ich tun, wenn ich feststelle, dass ein Gruppentraining doppelt im Kalender angezeigt wird und ein Kunde somit doppelt abgezogen wird?
Wenn Du ein Problem mit doppelt angezeigten Gruppentrainingseinträgen feststellst, überprüfe zunächst, ob der Eintrag möglicherweise versehentlich mehrmals hinzugefügt wurde. Wenn Du den doppelten Eintrag findest, kannst Du ihn einfach entfernen. Sollte das Problem bei einem Kunden auftreten und die Einheiten doppelt abgezogen werden, kontaktiere den Support und gib das Datum sowie einen Screenshot des Problems an, damit wir das genauer überprüfen können. Wir helfen gerne weiter!Wie kann ich die Gruppengröße im Nachhinein verändern?
Um die Gruppengröße für einen bestimmten Termin zu ändern, gehe einfach in die Detailansicht der Gruppe. Wähle dann den gewünschten Termin aus und passe die maximale Teilnehmerzahl unter “Max. Teilnehmer” an.Was bedeutet das Ausrufezeichen bei einem Termin?
Das Ausrufezeichen bei einem Termin bedeutet, dass der Teilnehmer vermutlich nicht zum Termin erschienen ist. Dieses Symbol hilft dir dabei, im Nachhinein schnell zu erkennen, wer gefehlt hat – zum Beispiel für Nachholtermine oder die Abrechnung.Warum wird bei den Kartenzahlern der Betrag für eine neu erstellte Gruppe als “nicht bezahlt” angezeigt?
Es wird angezeigt, dass der Betrag “nicht bezahlt” ist, weil dies vom Typ der Gruppe abhängt:- Halb-offene Gruppe: Die Einheit der Mehrfachkarte wird erst nach dem Termin (oder am Folgetag) abgezogen. Während dieser Zeit steht bei den Kartenzahlern “nicht bezahlt” - das ist normal.
- Offene Gruppe: Die Einheit wird sofort beim Buchen abgezogen und die Teilnahme wird direkt auf “bezahlt” gesetzt.
Wie kann ich halb-offene Gruppen oder offene Gruppen einrichten, damit Teilnehmer für einzelne Termine wechseln können, ohne automatisch für alle Folgetermine angemeldet zu werden?
Variante A – Offene Gruppe (maximale Flexibilität): Richte die Gruppe als offen ein, sodass Deine Kund:innen selbst einzelne freie Termine buchen können, ohne für alle Folgetermine eingetragen zu werden. Die “Stamm-Teilnehmer:innen” kannst Du bei Bedarf manuell im Admin pro Termin hinzufügen. Dies ermöglicht eine komplette terminweise Steuerung ohne Auto-Eintragen. Variante B – Halb-offene Gruppen (Stammliste + manuelles Umschichten): Wenn Du eine feste Stammliste benötigst, kannst Du halb-offene Gruppen erstellen. Dabei entfernst Du, wenn nötig, einzelne Personen aus einem konkreten Termin und setzt sie in einen anderen Termin oder Gruppe. So hast Du eine gewisse Flexibilität, behältst jedoch eine Liste der Stammpersonen.Wie wird die Rechnung für mehrere Gruppentermine behandelt, wenn ein Termin storniert wird?
Wenn ein Kunde mehrere Gruppentermine in einem Buchungsvorgang auswählt, erstellt das System im Hintergrund automatisch eine interne Mehrfachkarte. Diese bündelt die Termine und sorgt dafür, dass bei Stornierungen Einheiten zurückgebucht werden.- Einzelstorno eines Termins: Die Einheit wird der Karte gutgeschrieben und die Rechnung bleibt im Entwurf.
- Alle Termine stornieren: In diesem Fall kann auch die komplette Karte storniert werden, also die gesamte Buchung.
Wie kann ich die Uhrzeit von zukünftigen Terminen für meine Gruppe ändern?
Du kannst ganz einfach bei den Terminen alle zukünftigen Termine markieren (z. B. 40 Stück bei Deiner Gruppe). Sobald Du das machst, erscheint rechts das Menü „Aktionen“. Dort kannst Du dann „Termine bearbeiten“ auswählen und die Uhrzeit für alle Termine gleichzeitig ändern.Warum werden Teilnahmen in den Gruppen nicht mehr von der Mehrfachkarte abgezogen?
Wenn Teilnahmen in den Gruppen nicht mehr von der Mehrfachkarte abgezogen werden, kann das daran liegen, dass die Gruppen nicht korrekt mit den Mehrfachkarten verknüpft sind.Erhalten Teilnehmer in einer Gruppenstunde im Entwurfmodus Erinnerungsmails?
Nein, im Entwurfmodus werden noch keine Erinnerungsmails verschickt.Wie kann ich die E-Mail-Benachrichtigungen für Gruppentrainings regulieren?
Du kannst die E-Mail-Benachrichtigungen für Stornierungen direkt in den Einstellungen bei den Buchungsoptionen jeder einzelnen Gruppe abwählen. So entscheidest du selbst, zu welchen Gruppen du Mails erhalten möchtest.Wie können Kunden einen vollen Termin buchen und sich auf die Warteliste setzen lassen?
Um sich auf die Warteliste für einen vollen Termin setzen zu können, müssen die Kunden zuerst ein Konto bei dir haben und sich anmelden. Die Warteliste ist nur für Bestandskunden verfügbar, die bereits registriert sind und sich einloggen können.Wie funktioniert die Buchung von Terminen mit mehreren Hunden?
Wenn eine Kundin mit mehreren Hunden an einem Gruppen- oder Einzeltermin teilnehmen möchte, muss für jeden Hund eine eigene Teilnahme hinterlegt werden. Das bedeutet, dass du die Kundin für jeden Hund einzeln für den Termin einbuchen musst. Nur so wird auch jeweils eine Einheit von der Mehrfachkarte abgebucht.Kann ich Teilnehmer von der Warteliste manuell in die aktive Gruppe umbuchen?
Ja, du kannst den Status der Teilnehmer:innen manuell ändern, um jemanden von der Warteliste in die aktive Gruppe zu verschieben. Alternativ kannst du die Warteliste informieren, damit die Teilnehmer:innen selbstständig buchen – nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, malt zuerst“.Wie kann ich eine fortlaufende Gruppe im System umsetzen?
Für die Umsetzung einer fortlaufenden Gruppe im System empfiehlt es sich, eine halb-offene Gruppe mit einer festen 5er-Karte zu erstellen. Durch dieses System können Teilnehmer jederzeit einsteigen und sind für fünf aufeinanderfolgende Termine verbindlich angemeldet. Dies erleichtert den Einstieg für Neukunden und sorgt für mehr Flexibilität im Kursangebot. Weitere Informationen findest du unter: 123 Hundeschule - Fortlaufender KursWarum landet eine Kundin auf der Warteliste, obwohl nur 2 von 4 Anmeldungen vorliegen?
Das kann passieren, wenn der Termin zwar noch Plätze frei hat (2/4), aber nicht mehr direkt buchbar ist. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn bei den Buchungsoptionen die Einstellung “Buchbar bis: 24 Stunden vor Beginn” aktiv ist und diese Frist bereits abgelaufen ist. In solchen Fällen können Kund:innen sich nur noch auf die Warteliste setzen, damit sie nicht “verloren gehen” und du sie bei Bedarf manuell nachrücken lassen kannst. Wenn du das nicht möchtest, kannst du die Gruppe oder den Termin unter Buchungsoptionen → Buchbar bis anpassen.Wie kann ich Feedbackfragen für das Gruppentraining versenden?
Du kannst das Versenden der Feedbackfragen direkt in der Gruppen-Detailansicht durchführen. Gehe dazu einfach in das Menü der Gruppe und wähle die Option „Feedbackformular senden“. Dort hast Du die Möglichkeit, die Fragen an alle oder ausgewählte Teilnehmer der Gruppe zu senden.Warum wird eine gebuchte Stunde in der Welpengruppe im System direkt als bezahlt hinterlegt?
Die Teilnahme wird nach der Buchung automatisch auf “bezahlt” gesetzt, auch wenn noch keine tatsächliche Zahlung erfolgt ist. Dies geschieht, weil die Zahlung durch den Erwerb einer Mehrfachkarte erfolgt. Die zugehörige Rechnung bleibt jedoch offen und gilt als Forderung. Wenn die Teilnahme dann storniert wird, wird das Guthaben als Mehrfachkarte hinterlegt, aber der Betrag bleibt weiterhin offen.Wie kann ich eine Gruppe so einstellen, dass sie nicht im Kalender und bei den möglichen Einzeltrainings angezeigt wird?
Um sicherzustellen, dass deine Gruppe weder im Kalender noch bei den möglichen Einzeltrainings angezeigt wird, kannst du den Status der Gruppe auf “Archiviert” setzen. Damit bleibt die Gruppe im System erhalten, wird aber ausgeblendet und nicht mehr aktiv angezeigt.Wie kann ich Gruppenkurse, die das ganze Jahr über laufen und über einen Monatsbeitrag bezahlt werden, anlegen?
Um Gruppenkurse, die das ganze Jahr über laufen, anzulegen, kannst Du einfach den letzten Termin eines bestehenden Gruppenkurses auswählen und diesen kopieren. Im Feld Intervall gibst Du eine Dauer von z. B. 52 Wochen ein, damit der Kurs automatisch das ganze Jahr über weiterläuft.Wie kann ich eine Gruppe anlegen, die nur die Kunden sieht, die ein bestimmtes Tag im Kundenstamm haben?
Um eine Gruppe zu erstellen, die nur für Kunden mit einem bestimmten Tag sichtbar ist, folge diesen Schritten:- Vergib im Kundenstamm bei den gewünschten Kund:innen das entsprechende Tag.
- Öffne dann deine Gruppe (Gruppentraining) und gehe zu den Buchungsoptionen.
- Aktiviere die Option „Buchung auf bestimmte Kundengruppen beschränken“ und wähle das entsprechende Tag aus.