Anfragen

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Kann ich Kontakte zu anderen Hundeschulen bekommen, die diese Software nutzen?

Leider können wir aus Datenschutzgründen keine direkten Kontakte zu anderen Hundeschulen bereitstellen, die unsere Software nutzen. Wir verstehen jedoch, dass Du Unterstützung suchst und stehen Dir gerne persönlich zur Verfügung!

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Warum können meine Kunden sich nicht registrieren, um Termine zu buchen?

Es gibt mehrere mögliche Gründe, warum das System die E-Mail-Adresse als “nicht korrekt” anzeigt. Dazu gehören:

• Ein Leerzeichen vor oder nach der E-Mail-Adresse
• Ungültige Zeichen in der Adresse
• Temporäre Probleme im Registrierungsformular

Wir empfehlen, die E-Mail-Adressen der Kunden darauf zu überprüfen. Bei anhaltenden Problemen solltest Du den Support kontaktieren, damit wir das intern prüfen können.

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Was kann ich tun, wenn ich eine doppelte Anfrage habe?

Du kannst die doppelte Anfrage einfach löschen. Dies hilft, den Überblick zu behalten und die Verwaltung deiner Anfragen zu vereinfachen.

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Wo finde ich die Buchungen meiner Kunden im System?

Wenn Du die Buchungen Deiner Kunden im System suchst, gehe zu den Anfragen. Diese findest Du unter dem Menüpunkt “Anfragen”. Hier kannst Du alle eingegangenen Anfragen Deiner Kunden einsehen. Beachte, dass nicht alle Anfragen automatisch Buchungen sind; einige könnten noch unverbindlich sein und daher noch nicht als bestätigte Buchungen im System angezeigt werden. Wenn ein Kunde eine Buchung angefragt hat, aber die Buchung noch nicht bestätigt wurde, wird auch keine Rechnung oder Zahlung im System angezeigt. Um eine Rechnung zu erstellen, musst Du die Buchung bestätigen und den Kunden als Teilnehmer hinzufügen. Danach wird automatisch eine Rechnung erstellt und alle weiteren Prozesse in Gang gesetzt.

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Warum sehe ich eine Anfrage im E-Mail-Fach, die nicht im System vorhanden ist?

Wenn eine Anfrage per E-Mail erfolgt, anstatt über das Anfrageformular auf Deiner Webseite, wird sie nicht im System erfasst. Hast Du die Anfrage möglicherweise direkt per E-Mail erhalten? Um sicherzustellen, dass alle Anfragen im System landen, achte darauf, den Link zum Anfrageformular in Deinen Veröffentlichungen anzugeben.

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Kann ich einen Kunden als Teilnehmer hinzufügen, ohne ihn einer konkreten Gruppe zuzuordnen?

Aktuell ist eine allgemeine Teilnehmer-Zuweisung ohne Zuordnung zu einer bestimmten Gruppenstunde nicht möglich. Es wird empfohlen, dass sich der Kunde direkt registriert und selbst die passende Gruppe bucht, anstatt eine Anfrage zu stellen.

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Wie erkenne ich, dass eine Anfrage bestätigt ist?

Wenn Du eine Teilnahme an einer Anfrage bestätigst, ändert sich der Status der Anfrage von „Neu“ auf „Bestätigt“. Dies kannst Du in der Übersicht Deiner Anfragen sehen. Um den Status genauer zu prüfen, öffne die jeweilige Anfrage und schaue, ob oben der Status „Bestätigt“ angezeigt wird.

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Wird der Kunde automatisch als Anfrage angelegt, wenn er über meine Webseite eine Anfrage stellt oder Buchung tätigt?

Ja, wenn ein Kunde über deine Webseite eine Anfrage stellt oder eine Buchung tätigt, wird er automatisch in deiner Kundendatenbank angelegt. Eine manuelle Eingabe ist nicht erforderlich.

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Wie schnell reagiert der Support auf Anfragen?

Der Support reagiert in der Regel sehr schnell auf Anfragen. Unsere Mitarbeiter sind bestrebt, jede Frage zeitnah und freundlich zu beantworten, unabhängig davon, ob ein Abo bereits abgeschlossen wurde oder nicht.

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Wird eine Antwort eines Neukunden über das Kontaktformular einer bestehenden Anfrage zugeordnet?

Wenn ein Neukunde über das Kontaktformular antwortet, wird eine neue Anfrage erstellt. Diese neue Anfrage wird jedoch automatisch dem gleichen Kundenprofil zugeordnet, sofern die Antwort von der gleichen E-Mail-Adresse kommt. Dadurch behältst Du den Überblick über alle Anfragen des Kunden, die chronologisch im Kundenprofil angezeigt werden.

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Wie kann ich einen Telefontermin für Supportanfragen vereinbaren?

Um einen Telefontermin für Supportanfragen zu vereinbaren, kannst du den Support kontaktieren und deine Wunschzeiten angeben. Das Support-Team wird dir dann Vorschläge machen, wann ein Termin möglich ist. Stelle sicher, dass du auch Alternativzeiten anbieten kannst, falls die ersten Vorschläge nicht passen.

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Kann ich die Buchungsmöglichkeiten so einrichten, dass das Kennenlerntelefonat für jeden buchbar ist, die Ersttermine und Trainings jedoch nur für angelegte Kunden?

Momentan gibt es in der Software keine Möglichkeit, zwischen Neukunden und Bestandskunden zu unterscheiden. Du kannst jedoch in der Beschreibung des Kennenlerntelefonats darauf hinweisen. Wenn ein Kunde versehentlich einen Ersttermin oder ein Training bucht, kannst du die Buchung stornieren oder abbrechen.

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Ist der Support kostenfrei oder fallen dafür Gebühren an?

Der Support per E-Mail und über den Feedback-Button ist kostenlos. Kurz vor Ende der Testphase bieten wir zudem einen kostenlosen Zoom-Termin an, um eventuelle Fragen zu klären und Tipps zu geben.

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Bekomme ich Hilfe von euch beim Datentransfer von unserem alten Programm in dieses Programm?

Wir unterstützen dich beim Import deiner Kundendaten. Du musst uns eine Excel- oder CSV-Datei senden, die du aus deinem aktuellen Programm exportieren kannst. Achte darauf, dass die Datei die wichtigsten Kundeninformationen enthält, damit der Import reibungslos verläuft.

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Kann ich ein interaktives PDF zur Verfügung stellen?

Nein, es ist nicht möglich, ein interaktives PDF zur Verfügung zu stellen. Du kannst jedoch ein PDF online hochladen z.B. über iCloud oder Dropbox und veröffentlichen. Kopiere dann den öffentlichen Link und füge ihn in den Anfragetext ein. So können Benutzer das PDF aufrufen und herunterladen.

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Warum funktioniert die Registrierung manchmal nicht für Kunden?

Die Registrierung kann aufgrund von falsch oder nicht befüllten Feldern fehlschlagen. Insbesondere bei der Verwendung von mobilen Geräten ist es oft nicht klar ersichtlich, ob die Anfrage erfolgreich versendet wurde.

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Wie kann ich mit dem Support-Team kommunizieren, um meine Fragen zu klären?

Du kannst einfach ein persönliches Gespräch mit unserem Support-Team buchen. Das geht unkompliziert über unseren Link für Einführungsgespräche. In diesem Gespräch gehen wir auf Deine individuellen Anforderungen ein und besprechen, wie Du Deine Abläufe umsetzen kannst.

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Warum werden gültige E-Mail-Adressen bei der Anmeldung im System nicht akzeptiert?

Die Prüfung bei der Anmeldung ist sehr streng, um sicherzustellen, dass wirklich gültige und korrekt geschriebene E-Mail-Adressen eingegeben werden. Häufige Ursachen für Probleme sind unsichtbare Leerzeichen, Tippfehler oder ungewöhnliche Sonderzeichen in der E-Mail-Adresse. Es kann hilfreich sein, die eingegebene E-Mail-Adresse auf solche Fehler zu überprüfen.

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Kann man bei den Anfragen für Einzeltermine das Nachrichtenfeld als Pflichtfeld machen?

Aktuell ist es leider nicht möglich, das Nachrichtenfeld bei Anfragen als Pflichtfeld festzulegen. Eine Alternative wäre, unter Einstellungen > Unternehmen im Bereich Kunden ein zusätzliches Einwilligungskästchen zu erstellen. Dazu kannst Du vorher einen passenden Tag anlegen, z. B. “Anliegen geschildert”. Im Einwilligungsfeld kannst Du dann beispielsweise schreiben:

• “Ich habe mein Anliegen ausführlich geschildert”
• “Bitte beantworte diese Fragen: Was genau ist Dein Anliegen? Wie äußert sich das Verhalten? Wo tritt es auf?”

So wird der Kunde beim Absenden der Anfrage gezielt daran erinnert, sein Anliegen zu beschreiben, auch wenn es kein Pflichtfeld ist.

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Wie kann ich das allgemeine Anfragen-Formular in meine Haupt-Seite einbinden?

Um das allgemeine Anfragen-Formular auf deiner Haupt-Seite einzubinden, kannst du den HTML-Code zur Einbettung generieren. Gehe dazu auf die Integrationsseite der 1-2-3-Hundeschule. Dort findest du unter dem Bereich ‘Externe Integration’ verschiedene Optionen, einschließlich des allgemeinen Anfrageformulars. Kopiere einfach den entsprechenden Code und füge ihn an der gewünschten Stelle auf deiner Webseite ein. 👩‍💻

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Warum stehen die Anfragen alle als erledigt in der Liste? Werden die direkt im Status ERLEDIGT generiert?

Ja, verbindliche Buchungen (also keine reinen Anfragen) werden im System direkt mit dem Status „Erledigt“ angelegt. Das liegt daran, dass in diesem Fall alle notwendigen Schritte automatisch durch das System abgewickelt werden:

• Buchung wurde erfolgreich abgeschlossen
• Buchungsbestätigung wurde versendet
• Falls aktiviert, wurde auch die Rechnung erstellt und versendet

In der jeweiligen Anfrage findest Du im Verlauf eine genaue Dokumentation dieser Schritte. Der Status „Erledigt“ bedeutet also, dass systemseitig nichts mehr offen ist – nicht, dass ein:e Trainer:in manuell etwas daran geändert hätte.

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Wie kann ich Unterstützung bei der Nutzung der Software erhalten?

Wenn Du Fragen zur Nutzung der Software hast oder Unterstützung benötigst, kannst Du jederzeit den Support kontaktieren. Wir stehen Dir gerne zur Verfügung, um Dir bei Deinen Anliegen zu helfen.

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Wie kann ich für Themen ohne festen Termin einen Anfragebutton erstellen?

Um für Themen ohne festen Termin einen Anfragebutton für deine Webseite zu erstellen, kannst Du folgende Schritte befolgen:

1. Lege in der Software einen Kurs für jedes Thema an.
2. Gib zunächst ein fiktives Datum für den Kurs an.
3. Nach dem Erstellen kannst Du dieses Datum wieder löschen, sodass der Kurs weiterhin aktiv ist, aber keinen festen Termin hat.
4. Füge in der Kursbeschreibung einen Hinweis wie “Termin nach Absprache” hinzu.

Du kannst dann jeden Kurs als Anfragebutton auf Deiner Website verlinken.

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Warum werden die Emailadressen im Kontaktformular nicht akzeptiert?

Unsere Prüfung der E-Mail-Adressen ist sehr streng. Dabei werden Sonderzeichen, unsichtbare Leerzeichen oder kleine Tippfehler genau geprüft. Es kann sein, dass die Adresse technisch gesehen nicht gültig ist, obwohl sie auf den ersten Blick korrekt aussieht.

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Was kann ich tun, wenn ein Kunde sich nicht anmelden kann und eine Fehlermeldung zur E-Mail erhält?

Wenn ein Kunde bei der Anmeldung eine Fehlermeldung zur E-Mail-Adresse erhält, kann es hilfreich sein, sicherzustellen, dass kein Leerzeichen vor oder hinter der E-Mail-Adresse steht. Das passiert oft beim Kopieren oder bei der Eingabe auf einem Smartphone. Bitte fordere den Kunden auf, die E-Mail-Adresse manuell einzugeben, ohne sie zu kopieren, und achte darauf, dass keine zusätzlichen Leerzeichen vorhanden sind. Das Problem könnte in der fehlerhaften Eingabe liegen.

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Wie erhalte ich eine Benachrichtigung über Buchungen von Schnuppertrainings?

Um sicherzustellen, dass du eine Benachrichtigung über Buchungen von kostenfreien Schnuppertrainings erhältst, musst du in den Buchungsoptionen der Gruppe die Buchungsbenachrichtigung aktivieren. Sobald dies aktiviert ist, erhältst du mit der ersten Buchung eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung, in der auch die gebuchte Karte angezeigt wird.

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Wie kann ich die Benachrichtigungen für meinen Mitarbeiter aktivieren, damit er bei Kursen und Veranstaltungen informiert wird?

Um die Benachrichtigungen für Deinen Mitarbeiter zu aktivieren, gehe zu den Buchungsoptionen bei Kursen und Veranstaltungen. Dort kannst Du den Punkt “Benachrichtigungen” aktivieren. Damit erhält der eingetragene Trainer automatisch E-Mails zu Anmeldungen und Änderungen.

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Hat die 123Hundeschule bei Buchung eine Widerrufsbelehrung?

Ja, Du kannst in Deinem Unternehmerprofil Deine AGB inkl. Widerrufsbelehrung hinterlegen. Diese werden auf Deiner Buchungsseite unten in der Fußleiste angezeigt und sind dort für Kund:innen jederzeit einsehbar. Bei jeder Buchung müssen Kund:innen die AGBs aktiv bestätigen, bevor sie den Buchungsvorgang abschließen können. Zusätzlich kannst Du auf Deiner Unternehmensseite auch weitere Pflichtangaben oder Checkboxen einfügen – z. B. für spezielle Hinweise oder Einwilligungen.

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Was ist der Anmeldecode und wie funktioniert er?

Der Anmeldecode wird per E-Mail zugesandt und ist nur für die erstmalige Registrierung gedacht. Nach der Registrierung kannst Du Dich mit Deiner E-Mail-Adresse und dem selbst gewählten Passwort anmelden, ohne den Code erneut zu verwenden.

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Kann ich ein neues Test-Portal für eine befreundete Hundetrainerin einrichten und später die E-Mail-Adresse ändern?

Ja, das ist möglich! Du kannst das Test-Portal auf deine private E-Mail-Adresse anlegen. Sollte sich deine Freundin später für das System entscheiden, kannst du den Zugang problemlos auf ihre E-Mail-Adresse umstellen. Außerdem kannst du ihr einen persönlichen Gutschein geben, damit sie einen Monat kostenlos testen kann.

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Warum wird bei der Stornierung auf eine gebührenpflichtige Stornierung hingewiesent?

Die Stornofrist beträgt hier 24 Stunden vor dem Termin. Das bedeutet, Du musst bis spätestens 24 Stunden vor dem Termin stornieren. Wenn ein Termin beispielsweise am Dienstag um 10:00 Uhr stattfindet, muss die Stornierung bis Montag um 10:00 Uhr erfolgen. Eine Stornierung am Montag nach 10:00 Uhr wäre bereits außerhalb der Frist, auch wenn es “noch am Vortag” ist. Die Grenze ist also zeitgenau, nicht datumsbasiert.

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Wie kann ich erfahren, wenn sich ein neuer Kunde registriert?

Du erhältst eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich ein neuer Kunde über das Buchungsportal registriert. Dieser neue Kunde erscheint dann als Anfrage in deinem System, sodass du direkt reagieren kannst.

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Was passiert mit meinen Anfragen, wenn ich sie auf “erledigt” setze?

Wenn Du eine Anfrage auf “erledigt” setzt, ist sie nicht verloren. 😊 Du kannst die erledigten Anfragen jederzeit wieder einblenden, indem Du die entsprechenden Filter verwendest, um sie dir erneut anzuschauen.

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Warum erhalten Teilnehmer, die auf der Warteliste stehen, E-Mails, auch wenn keine Plätze verfügbar sind?

Teilnehmer auf den Wartelistenplätzen werden automatisch informiert, sobald ein Platz frei wird. Dabei gilt das Prinzip „Wer zuerst kommt, bucht zuerst“. Es kann also vorkommen, dass jemand die E-Mail erhält, sie aber etwas später liest und der Platz dann bereits wieder vergeben ist.

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Warum werden in Lexoffice Dubletten bei den Kunden erstellt?

Dubletten entstehen in Lexoffice, wenn beim Übertragen einer Rechnung nach Lexoffice kein vorhandener Kontakt mit der exakt gleichen E-Mail-Adresse gefunden wird. In solchen Fällen wird ein neuer Kontakt ohne E-Mail-Adresse angelegt. Dadurch gibt es mehrere Kontakte, die dieselbe Kundennummer, aber unterschiedliche E-Mail-Adressen haben. Um dieses Problem zu vermeiden, solltest du sicherstellen, dass jeder Kontakt in Lexoffice eine korrekte E-Mail-Adresse zugeordnet hat.