Einzeltraining

Ein Einzeltraining ist eine individuelle Einheit mit einem Trainer, die als Einzelsitzung, Informationsgespräch, Kaufberatung oder Anamnesegespräch, auch als Telefon- oder Webinartermin durchgeführt werden kann. Ein Einzeltraining kann im Kalender oder über den Bereich Einzeltraining angelegt werden.

Die Fahrtkosten werden automatisch berechnet und bei der Rechnungsstellung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung berücksichtigt. Eine Leistung der Kategorie Einzelveranstaltung wird automatisch ausgewählt und kann nachträglich geändert werden. Über den Button "Rechnung erstellen" kann eine Rechnung als Entwurf erstellt und später geschrieben werden. Kostenlose Termine können auf "Nicht Abrechenbar" gesetzt werden. Kommunikation und Dokumente können im Bereich Kommunikation nachverfolgt werden.

Einzeltraining anlegen

Ein Einzeltraining kann im Bereich Einzeltraining oder direkt über den Kalender angelegt werden. Gehe dazu in den Kalender und markiere einen Bereich in der Wochen- oder Tagesansicht.

Fahrtkosten

Je nachdem, ob Vor Ort beim Kunden oder an einem Trainingsort ausgewählt wurde, werden die Fahrtkosten ab dem eingestellten Abfahrtsort automatisch berechnet. Außerdem wird die Länge der Strecke und die Fahrzeit berechnet und eine Google Maps Route angezeigt. Wird als Standort der Abfahrtsort gewählt, werden keine Fahrtkosten berechnet.

Die berechneten Fahrten werden später auch für die Einnahmen-Überschussrechnung berücksichtigt (Hin und Rückfahrt)

Terminerrinnerung

Standardmäßig erhält jeder Kunde einen Tag vor dem Termin eine Erinnerung per E-Mail. Diese Funktion hilft sicherzustellen, dass der Kunde den Termin nicht vergisst und pünktlich erscheint.

• Für jedes Einzeltraining kann individuell eingestellt werden, ob eine Terminerinnerung einen Tag vorher per E-Mail versendet werden soll.
• Wenn du diese Funktion nicht nutzen möchtest, kannst du sie für das jeweilige Einzeltraining deaktivieren.

Rechnung

Beim Anlegen eines Einzeltrainings wird automatisch eine Leistung der Kategorie Einzelveranstaltung ausgewählt. Diese kann nachträglich geändert werden. Diese Leistung wird dann beim Erstellen der Rechnung als Rechnungsposition inkl. Fahrtkosten angegeben.

Kostenlose Termine können auf Nicht Abrechenbar gesetzt werden und werden bei der automatischen Rechnungserstellung nicht berücksichtigt.

Über den Button Rechnung erstellen wird eine Rechnung als Entwurf erstellt und kann weiter bearbeitet werden. Beim Festschreiben der Rechnung wird ein PDF erstellt und eine Rechnungsnummer generiert. Danach kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.

Bestätigungen

Variante 1: Bestätigung durch den Betreiber

Du kannst als Betreiber der Hundeschule einen Termin direkt bestätigen und dem Kunden eine entsprechende E-Mail senden. Dies erfolgt innerhalb eines Einzeltrainings.

1. Neue E-Mail erstellen:
   • Innerhalb der Terminansicht kannst Du eine neue E-Mail an den Kunden verfassen.
   • Hierbei kannst Du eine passende Textvorlage verwenden, die speziell für Terminbestätigungen erstellt wurde.
   • Diese Vorlage kann je nach Bedarf individuell angepasst werden, um dem Kunden spezifische Informationen oder Anweisungen mitzuteilen.
   • Nachdem Du den Inhalt der E-Mail überprüft und angepasst hast, kannst Du die Bestätigungsmail direkt an den Kunden senden.

Variante 2: Bestätigung durch den Kunden

Mit der Funktion "Einzeltraining-Termin vom Kunden bestätigen lassen" kannst du sicherstellen, dass Termine, die du für deine Kunden erstellst, aktiv von diesen bestätigt oder abgelehnt werden. Dies ermöglicht eine bessere Planung und vermeidet Missverständnisse. Nachfolgend findest du eine ausführliche Erklärung, wie diese Funktion genutzt wird und welche Vorteile sie bietet:

1. Termin vom Kunden bestätigen lassen: Nachdem du einen Termin für einen Kunden erstellt hast, kannst du ihn zur Bestätigung durch den Kunden freigeben. Dazu wählst du die Option "Status wechseln" > "Vom Kunden bestätigen lassen". Der Kunde erhält daraufhin eine E-Mail und muss den Termin entweder bestätigen oder ablehnen.

2. Warten auf Bestätigung: Solange der Kunde den Termin noch nicht bestätigt hat, bleibt dieser im Status "Warten auf Bestätigung". Termine in diesem Status werden im internen Kalender mit einem Icon ⏳ gekennzeichnet. Außerdem wird die entsprechende Zeit im Buchungskalender als nicht verfügbar blockiert, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

3. Bestätigung durch den Kunden: Wenn der Kunde den Termin bestätigt, erhält er automatisch eine Terminbestätigung per E-Mail. Gleichzeitig wird der Terminstatus auf "Geplant" gesetzt, und du als Betreiber erhältst ebenfalls eine E-Mail zur Bestätigung des Termins.

4. Ablehnung durch den Kunden: Lehnt der Kunde den Termin ab, wird dies ebenfalls per E-Mail bestätigt. Der Terminstatus ändert sich auf "Storniert", und du erhältst eine Storno-Benachrichtigung per E-Mail.

5. Erinnerung senden: Reagiert der Kunde nicht auf die erste E-Mail, hast du die Möglichkeit, die E-Mail erneut zu senden. Dies kannst du über "Status wechseln" > "E-Mail erneut versenden" tun.

6. Manuelle Statusänderung: Sollte der Kunde gar nicht reagieren, kannst du den Termin manuell als bestätigt oder abgelehnt markieren. Auch in diesen Fällen wird automatisch eine entsprechende E-Mail an den Kunden gesendet.

7. Transparenter Verlauf: Im Verlauf des Einzeltrainings kannst du jederzeit sehen, wer welchen Status zu welchem Zeitpunkt gesetzt hat. Dies sorgt für maximale Transparenz und eine klare Kommunikation.

Kommunikation

Im Bereich Kommunikation findest du alle Kommunikation, die vor deinem Einzeltraining per E-Mail stattgefunden hat, Notizen vom Gespräch während des Trainings und Dokumente wie PDFs, Bilder oder ähnliches, die während des Termins erstellt wurden. Nach erfolgreichem Abschluss des Termins kannst du deinem Kunden/deiner Kundin ein Feedback-Formular zusenden und ihn/sie um eine Bewertung bitten.

Dokumente

Du kannst verschiedene Arten von Dokumenten wie PDFs, Bilder, Videos usw. hinzufügen. Du kannst auch Dokumente aus der deiner Dropbox verlinken. So kannst du Notizen und Dokumente, die du in der Dropbox gespeichert hast, direkt in auf deinem Smartphone- oder Tablet-App öffnen und weiterbearbeiten.

Gesprächsnotizen

Während des Gesprächs kannst du dir Notizen machen, um wichtige Informationen festzuhalten. Du kannst auch Hausaufgaben aufschreiben, die besprochen wurden. So geht nichts verloren.

E-Mails

Nachdem du einen Termin vereinbart hast, kannst du deinem Kunden oder deiner Kundin eine Terminbestätigung per E-Mail schicken. Du hast die Möglichkeit, den Text aus verschiedenen vorgefertigten Vorlagen auszuwählen oder eigene Vorlagen zu erstellen. Platzhalter im Text wie Datum oder Ort des Termins werden automatisch durch die tatsächlichen Angaben ersetzt.

Feedback

Nach erfolgreichem Abschluss eines Termins kannst du deinem Kunden oder deiner Kundin ein Feedback-Formular per E-Mail zusenden. Die Fragen kannst du im Feedback-Bereich selbst definieren. Es stehen verschiedene Fragetypen zur Verfügung, z. B. Sterne-Bewertung, Ja/Nein-Fragen und Freitextfelder. Es müssen nicht alle Fragen beantwortet werden. Das Ergebnis des Feedback-Formulars kann innerhalb des einzelnen Trainings oder gesammelt im Feedback-Bereich eingesehen werden.

Über das (...) Menü kannst du das Feedback-Formular per E-Mail senden.