Migration auf die 123Hundeschule Software

Die Umstellung auf ein neues System kann eine Herausforderung sein. Mit der 123Hundeschule Software möchten wir Dir den Übergang so einfach und reibungslos wie möglich gestalten. In dieser Anleitung erfährst Du Schritt für Schritt, wie Du Kundendaten, Kurse und Mitarbeiter aus Deinem bisherigen System oder manuellen Aufzeichnungen in unsere Software überträgst. Dabei gehen wir sowohl auf den Datenimport als auch auf die Einrichtung der wichtigsten Funktionen wie Gruppen, Kurse und Mehrfachkarten ein. Außerdem geben wir Dir hilfreiche Tipps, wie Du den Migrationsprozess optimieren und Kundenfragen gezielt bearbeiten kannst.

Diese Dokumentation ist Dein Leitfaden für eine erfolgreiche und stressfreie Systemumstellung.

Du hast spezielle Anforderungen?

Du hast mehrere Excel-Dateien mit Kunden, Hunden und Teilnahmen oder möchtest Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführen? Kein Problem! Wir übernehmen gerne die Migration Deines Systems. Sprich uns einfach darauf an.

Kundendaten als CSV/Excel bereitstellen

Falls Du bereits ein bestehendes System nutzt, exportiere die Kundendaten als CSV oder Excel-Datei. Die meisten Systeme bieten eine solche Exportfunktion an. Falls Du bisher nur Excel-Listen oder Zettel verwendet hast, kannst Du diese Daten manuell in eine CSV-Datei übertragen. Wichtig ist, dass die reinen Kundendaten bereitgestellt werden, entweder mit oder ohne Informationen zu ihren Hunden.

Import der Kundendaten in die 123Hundeschule

Nach der Bereitstellung der CSV- oder Excel-Datei werden die Daten in das System der 123Hundeschule importiert. Überprüfe dabei die Datenfelder auf Richtigkeit und achte darauf, dass alle wichtigen Informationen vollständig übernommen werden.

Erstellung der Gruppen, Kurse und Veranstaltungen

Nachdem die Kundendaten eingepflegt wurden, erstellst Du die Gruppen, Kurse und Veranstaltungen:

Typ entscheiden: Lege fest, ob es sich bei der Veranstaltung um eine Gruppe, einen Kurs oder ein einzelnes Event handelt.
Preis und Leistung anlegen: Gib für die jeweiligen Angebote die Preise ein.
- Falls Mehrfachkarten angeboten werden, erstelle diese und verknüpfe sie mit den jeweiligen Veranstaltungen.
- Ebenso kannst Du Abos erstellen und diese mit passenden Kursen oder Gruppen verbinden.

Im Fall von Mehrfachkarten

Falls Dein Angebot Mehrfachkarten umfasst, gehe folgendermaßen vor:

Lege die bestehenden Mehrfachkarten für die jeweiligen Kunden im System an.
Trage das noch verfügbare Guthaben jeder Karte direkt beim Anlegen ein.
Du kannst die Karten mit einer internen Notiz kennzeichnen, um die Migration zu dokumentieren.
Vereinbare einen Stichtag, um das verfügbare Guthaben abschließend zu überprüfen und eventuell anzupassen.

Mitarbeiter anlegen und Rollen auswählen

Lege alle Mitarbeiter in der 123Hundeschule Software an. Weise ihnen die korrekten Rollen und Berechtigungen zu, die ihrem Verantwortungsbereich entsprechen. Achte darauf, dass jeder Zugang passend konfiguriert ist, damit alle Prozesse reibungslos funktionieren.

Hinweise

Für größere Hundeschulen empfiehlt es sich, die Kurse und Gruppen schrittweise zu migrieren. So kannst Du das Feedback der Kunden und mögliche Fragen gezielter bearbeiten.
Falls es Dir hilfreich erscheint, kannst Du das Buchungsportal zunächst deaktiviert lassen und die Teilnahmen manuell im System erfassen.
Nimm Dir Zeit für die Kontrolle und Feinabstimmung der Daten nach der Migration, um Fehler zu vermeiden und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen.