Rollen & Berechtigungen

Rollen in der 123Hundeschule-Software sind eine praktische Möglichkeit, um den Zugriff und die Berechtigungen deiner Mitarbeiter:innen gezielt zu steuern. Mit klar definierten Rollen kannst du sicherstellen, dass jede Person nur auf die Bereiche der Software zugreift, die für ihre Aufgaben relevant sind. Das schützt sensible Daten und verhindert Fehler, indem Funktionen, die nicht benötigt werden, ausgeblendet bleiben. Außerdem helfen Rollen dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, da die richtigen Mitarbeiter:innen die passenden Werkzeuge zur Hand haben, um effizient arbeiten zu können. Besonders in größeren Teams behältst du so den Überblick und sorgst für klare Verantwortlichkeiten.

Basisrollen

Es gibt drei vorkonfigurierte Rollen, die standardmäßig in der Software enthalten sind:

Administrator:in: Hat umfassende Berechtigungen und kann fast alle Funktionen und Einstellungen der Software verwalten.
Mitarbeiter:in: Hat eingeschränktere Berechtigungen und kann nur auf bestimmte Bereiche zugreifen, je nach Zuweisung.
Trainer:in: Hat vor allem Zugriff auf Trainings, Kurse und Veranstaltungen, die sie selbst leiten oder verwalten.

Diese drei Basisrollen können nicht bearbeitet werden, um sicherzustellen, dass mit neuen Software-Updates keine Anpassungen notwendig sind. So bleiben immer die korrekten Berechtigungen für neue Funktionen und Änderungen erhalten.

Rollenanpassungen je nach Abonnement

Starter- und Plus-Abo: In diesen Abo-Varianten kannst Du keine neuen Rollen erstellen oder bestehende Rollen verändern. Die vorkonfigurierten Rollen bleiben unveränderbar.
Premium-Abo: Ab der Premium-Variante hast Du die Möglichkeit, eigene Rollen zu erstellen und die Berechtigungen individuell anzupassen. Du kannst auch existierende Rollen kopieren und als Basis für neue Rollen verwenden.

Es empfiehlt sich, nach Software-Updates zu prüfen, ob deine selbst erstellten Rollen noch optimal auf die aktuellen Funktionen abgestimmt sind.

Mehrere Rollen pro Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter kann eine oder mehrere Rollen zugewiesen bekommen. Wenn jemand mehrere Rollen hat, werden die Berechtigungen dieser Rollen kombiniert. Das bedeutet, dass ein Mitarbeiter alle Rechte erhält, die in den zugewiesenen Rollen enthalten sind. Du kannst also spezifische Rollen erstellen, wie z.B. „Zugriff auf Einzeltraining“ und „Zugriff auf Finanzen“, und diese dann einer Person gemeinsam zuweisen.

Berechtigungen im Detail

roles

Die Berechtigungen in der 123Hundeschule-Software sind in verschiedene Funktionsgruppen unterteilt. Hier einige Beispiele, welche Rechte du für verschiedene Bereiche vergeben kannst:

Hundeschule

Zugriff auf Hundeschule-Bereiche: Allgemeiner Zugriff auf die Trainingsverwaltung.
Einzeltrainings verwalten: Einzeltrainings erstellen, bearbeiten und löschen.
Eigene Einzeltrainings verwalten: Nur die eigenen Einzeltrainings einsehen, bearbeiten und löschen.
Gruppentraining verwalten: Gruppentrainings erstellen, bearbeiten und löschen.
Eigene Gruppen verwalten: Nur die eigenen Gruppen einsehen und bearbeiten.

Allgemeine Verwaltung

Mehrfachkarten verwalten: Mehrfachkarten erstellen, bearbeiten und löschen.
Anfragen verwalten: Anfragen von Kunden einsehen, bearbeiten und löschen.
Teilnahmen verwalten: Überblick über die Teilnahme an allen Terminen.
Aufgaben verwalten: Aufgaben für andere Mitarbeiter erstellen, bearbeiten und löschen.

Kundenverwaltung

Kundenliste einsehen: Zugriff auf die Liste aller Kunden mit Basisinformationen.
Kundendetails einsehen: Zugriff auf detaillierte Kundendaten, inklusive Bankdaten und Kommunikationshistorie.
Kunden verwalten: Kunden erstellen, bearbeiten und löschen.
Hundedaten einsehen: Hundedaten einsehen und verwalten.

Finanzverwaltung

Rechnungen verwalten: Rechnungen einsehen, bearbeiten und löschen.
Zahlungen einsehen: Zahlungen einsehen und bearbeiten.
Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Zugriff auf die EÜR und damit verbundene Auswertungen.

Einstellungen

Konten verwalten: Benutzerkonten erstellen, bearbeiten und löschen.
Rollen verwalten: Neue Rollen erstellen, bearbeiten und löschen (nur im Premium-Abo).
Erweiterungen verwalten: Erweiterungen aktivieren und deren Einstellungen anpassen.
Textvorlagen verwalten: Vorlagen für E-Mails, Rechnungen und andere Texte erstellen und bearbeiten.

Wichtig zu wissen

Wenn Du neue Rollen erstellst oder bestehende Rollen änderst (ab Premium-Abo), achte darauf, dass alle relevanten Berechtigungen enthalten sind. Falls es nach einem Software-Update neue Funktionen gibt, kann es notwendig sein, selbst erstellte Rollen anzupassen.

Indem Du das Rollensystem effizient nutzt, kannst Du sicherstellen, dass Deine Mitarbeiter:innen genau die Berechtigungen haben, die sie für ihre täglichen Aufgaben benötigen, ohne unnötige Zugriffsmöglichkeiten zu gewähren.