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Im Bereich Chats schreibst du deinen Kund:innen direkt in der App, so wie du es von WhatsApp oder Signal kennst – aber getrennt von deiner privaten Nummer. Für jede Gruppe, jeden Kurs und jede Veranstaltung, die du trainierst, gibt es einen Gruppen-Chat, über den du alle Teilnehmer:innen auf einmal erreichst.
Chat-Liste der Trainerin Jana mit Kund:innen und Gruppen-Chats, oben der Umschalter Meine und AlleChat mit der Kundin Sophie Wagner, oben zuletzt aktiv und der Anrufen-Knopf
Chats gibt es auf dem iPhone, iPad, auf Android und in der Weboberfläche unter Chats. Was auf Android etwas anders funktioniert, steht unter Die App auf Android.

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Ich nutze doch WhatsApp. Was habe ich davon?

Kurz gesagt: Deine private Nummer bleibt privat, und nach Feierabend ist Ruhe. Die Gruppen pflegen sich selbst aus den Buchungen – du legst nie wieder eine WhatsApp-Gruppe an. Und wenn du im Urlaub bist, übernimmt eine Kollegin, ohne dass ein Chat verloren geht.
Dazu kommt das Rechtliche: Erlaubst du WhatsApp den Zugriff auf deine Kontakte, übermittelt die App laut eigener Datenschutzrichtlinie regelmäßig die Telefonnummern aus deinem Adressbuch an WhatsApp – auch die deiner Kund:innen. Die Chats in der App werden dagegen in der Software deiner Hundeschule gespeichert, geregelt über den Auftragsverarbeitungsvertrag. Mehr dazu unter Chats mit Kund:innen.

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Das kannst du hier tun

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Wer mit wem chattet

  • 1:1-Chats: Jede Kund:in hat mit jeder ihrer Trainer:innen einen eigenen Chat. Deine Kund:innen sind alle, die bei dir einen Termin gebucht haben oder hatten.
  • Gruppen-Chats: Jedes Angebot – Gruppe, Kurs oder Veranstaltung – hat seinen Gruppen-Chat. Darin schreiben die Trainer:innen der Termine mit ihrem Namen, die Teilnehmer:innen lesen, reagieren und stimmen ab. Für Kund:innen erscheint der Chat erst, wenn ihr dort das erste Mal schreibt.
  • Neue Teilnehmer:innen sehen den ganzen Verlauf. Wer nicht mehr dabei ist, kann bis zu ihrem letzten Termin mitlesen.
  • Nach dem letzten Termin eines Angebots wandert der Gruppen-Chat unter Archivierte Chats. Er bleibt lesbar und wird nie gelöscht.

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Die Chat-Liste

Unter Chats stehen deine 1:1-Chats und die Gruppen-Chats deiner Angebote, der neueste oben. Gruppen ohne Nachricht stehen unten.
  • Eine Zahl zeigt ungelesene Nachrichten, die Summe steht am Tab Chats.
  • Die Kreise an deiner letzten Nachricht zeigen gesendet, zugestellt und gelesen (gefüllt). Ein Brief heißt: Die Kund:in nutzt die App nicht, die Nachricht ging per E-Mail.
  • Ein grüner Punkt am Bild zeigt, dass die Kund:in gerade in der App ist.
  • Über das Suchfeld findest du Chats nach Namen und nach Wörtern aus den Nachrichten.
  • Nach rechts wischen heftet einen Chat oben an oder markiert ihn als ungelesen. Auf Android markiert Wischen nach rechts als ungelesen, Wischen nach links heftet an.

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Einer Kund:in schreiben

Wofür: Termin verschieben, Hausaufgaben schicken, kurz nachfragen, wie es mit dem Hund läuft. Du hast drei Wege:
  • Kunden › Kund:in öffnen › Sprechblase oben unter dem Namen.
  • In Mein Tag beim Termin die Teilnahme öffnen › Sprechblase.
  • Chats › Stift oben rechts (Android: Knopf unten rechts) › Kund:in suchen.
Kund:in Sophie Wagner mit den Knöpfen Chat, Anrufen, Nachricht und E-Mail
Danach: Der Chat öffnet sich. Oben stehen Bild und Name der Kund:in, darunter „online“ oder „zuletzt aktiv heute 07:36“. Rechts rufst du die Kund:in mit dem Telefon-Knopf an. Kund:innen sehen von dir weder „online“ noch „zuletzt aktiv“.

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Nachrichten und Anhänge

Unten im Chat schreibst du wie in jedem Messenger:
  • + öffnet anstelle der Tastatur deine letzten Fotos und die Knöpfe Fotos, Datei, Umfrage (nur in Gruppen) und Standort. Auf Android steht statt der letzten Fotos die Kachel Fotos auswählen (Fotoauswahl von Android, ohne Zugriff auf alle Fotos).
  • Die Kamera im Textfeld nimmt direkt ein Foto oder Video auf; auf Android fragt sie vorher, ob Foto oder Video.
  • Das Mikrofon gedrückt halten nimmt eine Sprachnachricht auf (bis 5 Minuten), Loslassen sendet. Nach links schieben bricht ab, nach oben aufs Schloss – oder kurz antippen – nimmt freihändig auf; dann lässt sich die Aufnahme pausieren, anhören und fortsetzen.
  • Eine Nachricht lange drücken zum Reagieren, Antworten, Kopieren, Bearbeiten (15 Minuten lang) und Löschen für alle.
Das Feld unter dem Plus mit Fotos, Datei und Umfrage im Gruppen-ChatGruppen-Chat Rückruf-Training mit Umfrage, darunter Stimmen und Beenden
Danach: Fotos und Dateien legt die App automatisch als Dokument ab – aus einem 1:1-Chat intern bei der Kund:in, aus einem Gruppen-Chat beim Angebot, sichtbar für die Teilnehmer:innen. Sprachnachrichten werden nicht abgelegt.

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Gruppen-Chats

Wofür: Treffpunkt geändert, Regen angesagt, Hausaufgabe für alle – eine Nachricht statt zwanzig.
  1. Chats › den Gruppen-Chat des Angebots öffnen.
  2. Nachricht schreiben und senden.
Danach: Alle jetzigen Teilnehmer:innen bekommen eine Mitteilung bzw. eine E-Mail, wenn sie die App nicht nutzen. Deine Nachricht steht mit deinem Namen in deiner Farbe. Halte sie lange gedrückt, steht dort „Gelesen von 6 von 15“.
Teilnehmer:innen schreiben in Gruppen-Chats nicht. Fragen kommen über die Gruppen-Details in deinen 1:1-Chat – so bleibt der Gruppen-Chat übersichtlich.

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Umfragen

Wofür: Ersatztermin für einen Feiertag finden, Mitfahrgelegenheiten abfragen, Ideen für das nächste Treffen sammeln.
  1. Im Gruppen-Chat auf + › Umfrage tippen.
  2. Unter Frage die Frage eingeben.
  3. Unter Optionen die Antworten eintragen. Ist die letzte Zeile gefüllt, erscheint automatisch eine neue (bis zu zehn).
  4. Bei Bedarf Mehrere Stimmen zulassen einschalten.
  5. Mit dem Pfeil oben rechts senden.
Neue Umfrage mit Frage, zwei Optionen und dem Schalter Mehrere Stimmen zulassen
Danach: Teilnehmer:innen stimmen in der App ab oder, wenn sie die App nicht nutzen, über einen Link in der E-Mail. Sie können ihre Stimme ändern oder zurückziehen.
  • Unter der Umfrage zeigt Stimmen dir die Namen je Antwort. Teilnehmer:innen sehen nur die Zahlen.
  • Beenden schließt die Umfrage, danach kann niemand mehr abstimmen.

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Info an alle

Wofür: Du stehst schon auf dem Platz und willst allen Teilnehmer:innen des heutigen Termins schnell Bescheid geben.
  1. In Mein Tag den Gruppentermin öffnen.
  2. Oben rechts ··· tippen und unter Benachrichtigungen Info an alle wählen.
  3. Text schreiben und Senden tippen.
Menü des Termins mit Info an alle, Terminerinnerung senden und Warteliste benachrichtigenInfo an alle mit dem Text Heute treffen wir uns am Parkplatz Schlossgarten
Danach: Die Info erscheint im Gruppen-Chat des Angebots. Wer die App nicht nutzt, bekommt sie per E-Mail.

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Kund:innen ohne App

Nutzt eine Kund:in die App nicht (kein aktives Gerät in den letzten 30 Tagen), steht oben im Chat „… nutzt die App nicht – Nachrichten gehen per E-Mail.“ mit Zur App einladen. Der Knopf zeigt einen QR-Code, mit dem die Kund:in die App sofort verbindet. Steht sie nicht neben dir, tippst du darunter auf Per E-Mail einladen: Sie bekommt die Links zu den App-Stores und einen Knopf, der die App nach dem Installieren direkt verbindet (mehr dazu).
Chat mit Laura Lange mit dem Hinweis, dass sie die App nicht nutzt, und Zur App einladen
Nutzt die Kund:in die App, hat aber Mitteilungen ausgeschaltet, steht stattdessen „… hat Mitteilungen aus – neue Nachrichten kommen zusätzlich per E-Mail.“ Dann bekommt sie deine Nachrichten in der App und zur Sicherheit auch per E-Mail; eine Einladung braucht es nicht. Danach: Deine Nachrichten gehen trotzdem raus: Kommt etwas Neues, wartet die Hundeschule 5 Minuten und schickt dann alles Ungelesene gebündelt in einer E-Mail. Statt der Haken siehst du einen Brief. Antwortet die Kund:in auf die E-Mail, landet die Antwort im Postfach deiner Hundeschule, nicht im Chat. Mehr dazu unter Chats in der Weboberfläche.

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Deine Erreichbarkeit

Wofür: Kund:innen sollen wissen, wann du antwortest – damit am Sonntagabend niemand auf eine Antwort wartet.
  1. Mein Konto › Profilkarte antippen.
  2. Unter Erreichbarkeit im Chat einen kurzen Text eintragen, zum Beispiel „Ich antworte Mo–Fr bis 18 Uhr.“
  3. Sichern tippen.
Profil von Jana Becker mit Über mich und dem Feld Erreichbarkeit im Chat
Danach: Deine Kund:innen sehen den Text oben in ihrem Chat mit dir und in den Details. In deiner eigenen Ansicht erscheint er nicht.
Ruhezeiten für Mitteilungen stellst du über den Fokus deines iPhones ein, zum Beispiel „Feierabend“, auf Android über „Bitte nicht stören“ mit Zeitplan. In Gruppen-Chats kannst du einzelne Chats zusätzlich stumm schalten.

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Meine und Alle

Mit dem Recht Alle Chats siehst du oben in der Liste den Umschalter Meine · Alle. Unter Alle stehen sämtliche Chats der Hundeschule – fremde 1:1-Chats heißen dann zum Beispiel „Marc ↔ Felix Krause“. Du kannst darin lesen und schreiben, etwa wenn eine Kollegin im Urlaub ist; deine Nachrichten stehen mit deinem Namen. Mitteilungen bekommst du nur für deine eigenen Chats.
Chat-Liste unter Alle mit dem fremden Chat Marc und Felix Krause
Das Recht vergibt die Inhaber:in unter Einstellungen › Rollen (siehe Rollen und Rechte). Inhaber:innen und Administrator:innen haben es von Anfang an.

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Details eines Chats

Tippe oben im Chat auf Bild und Namen:
  • Stumm – keine Mitteilungen für 1 Stunde, 8 Stunden oder immer.
  • Suchen – im Verlauf suchen.
  • Anrufen – bei 1:1-Chats, wenn eine Telefonnummer hinterlegt ist.
  • Bei Gruppen: Nächste Termine, die Medienübersicht und alle Trainer:innen und Teilnehmer:innen. Die Sprechblase neben einer Person öffnet euren 1:1-Chat, ein Brief neben dem Namen heißt „nutzt die App nicht“.
Details des Gruppen-Chats Rückruf-Training mit Stumm, Suchen, nächsten Terminen und Mitgliedern

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Mitteilungen

Neue Nachrichten kommen als Mitteilung, du antwortest auch direkt aus der Mitteilung (lange drücken, auf Android Antworten unter der Mitteilung). Unter Mein Konto › Einstellungen › Mitteilungen schaltest du das Thema Chats ein oder aus. Mehr unter Mitteilungen.
Wer die App nicht nutzt, sieht neue Nachrichten in der Weboberfläche unter Chats – mit der Zahl ungelesener Chats im Menü. Nachrichten von Kund:innen kommen dann nach 5 Minuten gebündelt per E-Mail, mit einem Knopf direkt in den Chat (mehr dazu).

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Nächste Schritte