Termin und Teilnehmer:innen

Tippst du in Mein Tag auf einen Termin, öffnet sich das Termin-Detail. Hier verwaltest du Teilnehmer:innen, Wartelisten, Notizen und Zeiten – ohne Laptop, direkt auf dem Platz.

Das kannst du hier tun

Aufbau des Termins

Oben stehen Art („Gruppentraining“, „Kurs · 2/4“), zeitlicher Status („Heute · in 3 Std.“, „Läuft gerade“) und die Belegung („8 / 8 · +1 Warteliste“). Darunter:

1. Wann und Wo mit Karte, Adresse, Hinweisen und Foto zum Treffpunkt und Anfahrt starten (mit dem Externe Map Link des Trainingsorts, wenn einer hinterlegt ist)
2. Teilnehmer – alle Angemeldeten mit Hund, Status und Abrechnung
3. Stornierte / Warteliste – eingeklappt, ein Tipp klappt die Liste auf
4. Zeiterfassung, Thema (mit Unterlagen zum Thema), Notizen und Dokumente

Anwesenheit erfassen

Wofür: Nach dem Training festhalten, wer da war. In der Teilnehmerliste:

• nach rechts wischen – Teilnahme bestätigen (grün)
• nach links wischen – Nicht erschienen (orange)

Jede Zeile zeigt zwei Kennzeichen:

• Status – Teilnehmer:in ✅, Warteliste ⏳, Storniert ❌ oder Nicht erschienen ❗
• Abrechnung – z. B. Abrechenbar (wird per Rechnung abgerechnet), Abo oder die genutzte Mehrfachkarte

Status einer Teilnahme ändern

Wo: Teilnehmerzeile gedrückt halten › Status: … – oder die Teilnahme öffnen und die Zeile Status antippen. Die App bietet nur die Wechsel an, die im aktuellen Zustand erlaubt sind. Nur beim Stornieren fragt sie nach. Danach:

• Stornieren ist kostenlos und bucht eine genutzte Einheit von Mehrfachkarte oder Abo zurück.
• Zu Teilnehmer hinzufügen bucht bei offenen Gruppen eine Einheit von Mehrfachkarte oder Abo ab. Kurse und geschlossene Gruppen sind bereits als Ganzes bezahlt.
• Die Kund:in bekommt dabei keine E-Mail.

Im Menü beim Gedrückthalten findest du außerdem Kund:in öffnen, Hund öffnen und In Termin verschieben.

Die Teilnahme

Ein Tipp auf eine Teilnehmerzeile öffnet die Teilnahme mit allem zu dieser Person in diesem Termin:

• Anrufen, Nachricht, E-Mail – direkt aus der App
• Kundenprofil – Kontakt, Karten, Termine und Verlauf (je nach deinen Rechten), siehe Kund:innen
• Hund – Informationen, Notizen und Dokumente zum Hund
• Status – wie oben beschrieben
• Terminerinnerung senden und In Termin verschieben – siehe unten
• Abrechnung – womit die Teilnahme abgerechnet wird (Karte, Abo oder Rechnung). Offene Rechnungen stehen in Rot und lassen sich antippen. Karte bzw. Abo öffnen sich per Tipp, wenn du das Recht auf Mehrfachkarten bzw. Abonnements hast; sonst steht nur der Stand da.

In Termin verschieben

Wofür: Eine Person kann nicht und möchte stattdessen an einem anderen Termin teilnehmen. Nur bei Gruppen.

1. In der Teilnahme In Termin verschieben tippen.
2. Im Kalender einen Tag wählen. Tage mit Gruppenterminen haben einen Punkt.
3. Den gewünschten Termin antippen. Volle Termine sind ebenfalls wählbar („Termin ist voll – Verschieben trotzdem möglich.“).
4. Unter Verschieben bestätigen stehen Von und Nach. Mit Jetzt verschieben abschließen.

Ist der gewählte Termin inzwischen nicht mehr verfügbar (z. B. abgesagt oder vorbei), zeigt die App einen Hinweis und du wählst aus der aktualisierten Liste neu. Danach: Die bisherige Teilnahme wird kostenlos storniert und im neuen Termin neu eingetragen – mit demselben Hund. Die Abrechnung richtet sich nach dem neuen Termin. Es betrifft nur diesen einen Termin, nicht die Mitgliedschaft in der Gruppe. Die Kund:in bekommt keine E-Mail; sag ihr am besten direkt Bescheid.

Terminerinnerung senden

• Einzeln: in der Teilnahme Terminerinnerung senden – eine E-Mail an diese Person. Ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, ist die Schaltfläche gesperrt.
• Alle: über … oben rechts › Terminerinnerung senden – eine E-Mail an alle Teilnehmer:innen und die Warteliste.

Die App meldet, wie viele Erinnerungen gesendet wurden. Wer Erinnerungen in seinen Benachrichtigungseinstellungen abgeschaltet hat, bekommt keine.

Aktionen für den ganzen Termin

Über … oben rechts:

Warteliste benachrichtigen

Wofür: Ein Platz ist frei geworden und die Warteliste soll davon erfahren. Danach: Alle auf der Warteliste bekommen eine E-Mail „Ein Platz ist frei geworden“. Der Platz wird nicht reserviert – wer zuerst bucht, bekommt ihn. Am Termin wird eine Notiz angelegt.

Termin absagen

Wofür: Einen einzelnen Gruppentermin ausfallen lassen, z. B. wegen Unwetter.

1. … › Termin absagen.
2. Teilnehmer:innen per E-Mail benachrichtigen ein- oder ausschalten (standardmäßig an).
3. Optional einen Grund eintragen.
4. Mit Termin absagen bestätigen.

Danach: Alle Teilnahmen werden kostenlos storniert, genutzte Einheiten von Karten und Abos zurückgebucht, bereits erstellte Rechnungen bleiben bestehen. Mit Benachrichtigung bekommen die angemeldeten Teilnehmer:innen eine E-Mail mit dem Grund; die Warteliste nicht. Der Grund steht außerdem in einer Notiz am Termin. Abgesagt werden können nur veröffentlichte Termine und Entwürfe. Sonst meldet die App „Dieser Termin kann nicht (mehr) abgesagt werden“. Mehrere Termine eines Tages sagst du über Alle Termine absagen ab.

Zeiterfassung

Im Abschnitt Zeiterfassung erfasst du Vorbereitung und Nachbereitung zu genau diesem Termin (Premium-Paket). Bereits erfasste Zeiten stehen darunter. Details unter Mein Tag › Zeiterfassung.

Notizen und Dokumente

• Notiz – über + bei Notizen. Du formatierst mit Fett, Kursiv und Listen. Mit Für Kund:in sichtbar legst du fest, ob nur das Team die Notiz liest (Standard) oder auch die Kund:innen in App und Kundenportal.
• Dokument – über + bei Dokumente: scannen, fotografieren, filmen (bis 2 Minuten) oder aus Fotos bzw. Dateien wählen. Auch hier legst du fest, ob Kund:innen es sehen.

Gibst du eine Notiz oder ein Dokument für Kund:innen frei, bekommen alle Teilnehmer:innen des Termins eine Mitteilung in der App – einmal pro Eintrag, beim ersten Freigeben. Mehrere Einträge kurz hintereinander kommen gesammelt an. Eine E-Mail gibt es dafür nicht. Eigene Notizen und Dokumente kannst du später ändern oder löschen. Kund:innen werden dabei nicht noch einmal informiert.

Einzeltraining

Ein Einzeltraining ist einfacher aufgebaut:

• Wann und Wo, Kund:in mit Kundenprofil und Hund, Abrechnung, Zeiterfassung, Notizen und Dokumente (z. B. Hausaufgaben)
• keine Teilnehmerliste und kein Status
• im Menü …: Erinnerung senden und Einzeltraining absagen
• angefragte Einzeltrainings aus dem Buchungsportal haben oben Bestätigen und Ablehnen

Anlegen, Anfragen beantworten und Absagen beschreibt die Seite Einzeltraining.

Termine anderer Trainer:innen

Öffnest du aus einem Kundenprofil einen Termin, den jemand anderes leitet, steht oben „Nicht dein Termin – nur zum Nachsehen.“ Du siehst alle Infos, kannst aber nichts ändern: keine Aktionen, keine Statuswechsel, keine Zeiterfassung, keine neuen Notizen oder Dokumente. Fremde Termine öffnen sich nur mit dem Recht auf alle Termine dieser Art, z. B. „Gruppentraining verwalten“ oder „Einzeltrainings verwalten“ – wie im Web. Ohne dieses Recht stehen sie im Kundenprofil ohne Pfeil und lassen sich nicht antippen. Auch eigene Termine sind nur zum Nachsehen, wenn dir das Recht auf eigene Termine (z. B. „Eigene Gruppen“) fehlt.