Kund:innen

Im Bereich Kunden findest du deine Kund:innen alphabetisch sortiert, mit ihren Hunden. So hast du Kontaktdaten, Karten und offene Rechnungen auch unterwegs zur Hand – und kannst direkt vor Ort Dinge erledigen, für die du sonst an den Rechner müsstest.

Das kannst du hier tun

Was du siehst und tun darfst, hängt von deinen Rechten ab. Die legt die Inhaber:in im Web unter Rollen fest.

Suchen und finden

• Suche – nach Name, E-Mail, Telefonnummer oder Hundename
• Alphabet – die Liste ist nach Nachnamen gruppiert

Hast du das Recht, Kund:innen zu sehen, erscheinen alle Kund:innen der Hundeschule. Sonst nur die aus deinen eigenen Terminen („Hier erscheinen die Kund:innen deiner Termine.“). Aus einem Termin kommst du über die Teilnahme › Kundenprofil an dieselbe Stelle.

Kund:in anlegen

Wofür: Eine neue Kund:in steht mit ihrem Hund auf dem Platz und möchte spontan mitmachen. Du legst sie direkt an und trägst sie danach ein oder verkaufst ihr eine Karte – ohne Umweg über den Rechner.

1. Im Bereich Kunden oben rechts + tippen.
2. Unter Person Anrede, Vorname und Nachname ausfüllen – das sind die einzigen Pflichtfelder.
3. Unter Kontakt optional E-Mail und Mobil. Mit Adresse hinzufügen kommt die Anschrift dazu: Adresse suchen schlägt passende Adressen vor und füllt Straße, PLZ, Ort und Land aus; du kannst alles von Hand korrigieren. Adresse entfernen nimmt sie wieder heraus.
4. Unter Hund den Namen eintragen. Rasse, Geburtstag und die weiteren Felder deiner Hundeschule sind freiwillig. Kommt die Person ohne Hund, schaltest du Kommt ohne Hund ein.
5. Anlegen (Häkchen oben rechts) tippen.

Danach: Das Kundenprofil der neuen Kund:in öffnet sich mit dem Hinweis „… ist angelegt“ und QR-Code zeigen – siehe In die App einladen. Über + trägst du sie z. B. gleich als Teilnehmer:in ein oder legst eine Karte an.

• Die Kund:in bekommt beim Anlegen keine E-Mail. AGB und Datenschutz bestätigt sie selbst bei ihrer ersten eigenen Buchung, fehlende Angaben zum Hund ergänzt sie dort ebenfalls.
• Gehört die E-Mail-Adresse schon zu einem Konto der Hundeschule, meldet die App das am Feld – die bestehende Kund:in bleibt unverändert. Such sie dann in der Liste.
• Das + sehen nur Mitarbeiter:innen mit dem Recht Kunden verwalten – dasselbe Recht wie zum Anlegen im Web.

In die App einladen

Wofür: Die Kund:in soll die App nutzen – Termine sehen, buchen, Karten im Blick haben. Statt E-Mail und Code scannt sie einfach einen QR-Code von deinem Handy.

1. Im Kundenprofil unter Kontakt In die App einladen tippen (oder + › In die App einladen, direkt nach dem Anlegen QR-Code zeigen).
2. Die Kund:in scannt den QR-Code mit der Kamera ihres Smartphones. Ist die App installiert, ist sie sofort mit deiner Hundeschule verbunden; sonst führt der Link zuerst in den App Store bzw. zu Google Play.

Danach: Der Code gilt 10 Minuten und nur einmal. Ist er abgelaufen oder schon benutzt, erzeugt Neuer Code einen frischen. Mit Link teilen schickst du den Link stattdessen per Nachricht – er gilt genauso nur 10 Minuten.

Per E-Mail einladen

Wofür: Die Kund:in steht nicht neben dir – etwa wenn du ihr gerade im Chat schreibst und siehst, dass sie die App noch nicht nutzt.

1. In die App einladen öffnen, wie oben beschrieben.
2. Unter dem QR-Code Per E-Mail einladen tippen. Darunter steht, an welche Adresse die Einladung geht.

Danach: Die Kund:in bekommt eine E-Mail im Namen deiner Hundeschule:

1. App laden – Links in den App Store und zu Google Play.
2. App öffnen und verbinden – ein Knopf, der die installierte App öffnet und sofort mit deiner Hundeschule verbindet, ohne QR-Code und ohne Code.

Der Knopf gilt 7 Tage und nur einmal. Danach meldet sich die Kund:in in der App mit ihrer E-Mail-Adresse an. Antwortet sie auf die E-Mail, landet die Antwort im Postfach deiner Hundeschule. Ohne hinterlegte E-Mail-Adresse fehlt der Knopf; trag die Adresse dann im Web nach.

Das Kundenprofil

Von oben nach unten: Ohne das passende Recht fehlt ein Abschnitt ganz. Ohne Kundendetails einsehen – bei der Rolle Trainer:in der Standard – zeigt das Profil wie die Kundenliste im Web nur Name, Profilbild, Mobilnummer, E-Mail-Adresse und Hunde. Ist die Kund:in in einem deiner Termine, siehst du zusätzlich ihre Notizen und kannst neue anlegen. Auch der Karten- oder Abo-Hinweis in der Kundenliste erscheint nur mit dem Recht darauf.

Kontakt

• Anrufen, Nachricht, E-Mail – die runden Schaltflächen oben starten Telefon, Nachrichten bzw. Mail.
• Kopieren – eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse gedrückt halten.
• In Kontakte sichern (mit „Kundendetails einsehen“) – öffnet einen neuen Kontakt auf deinem Smartphone, bereits ausgefüllt mit Name und Kontaktdaten. Die Hunde stehen als „verwandte Namen“ darin, sodass du bei Anrufen gleich weißt, zu welchem Hund die Person gehört.

Rechnungen

Ein Tipp auf eine Rechnung zeigt Status, Betrag, Eckdaten und Positionen.

• PDF öffnen zeigt die Rechnung als PDF, zum Ansehen oder Teilen.
• Als bezahlt markieren – etwa wenn die Kund:in vor Ort bar bezahlt hat. Nach der Rückfrage wird der volle offene Betrag mit heutigem Datum als Zahlungseingang gebucht und offene Mahnungen werden gestoppt.

Entwürfe erscheinen in der App nicht. Unter Alle Rechnungen stehen alle Rechnungen der Person.

Mit Karte kassieren

Wofür: Die Kund:in möchte eine offene Rechnung direkt vor Ort bezahlen – mit Karte oder Smartphone.

• Zahlungslink zeigen – die App zeigt einen QR-Code. Die Kund:in scannt ihn mit dem eigenen Handy und bezahlt mit Karte, Apple Pay oder Lastschrift. Mit Link teilen schickst du den Link stattdessen per Nachricht. Sobald bezahlt ist, bucht Stripe die Rechnung automatisch als bezahlt. Auf dem iPad ist das immer der Weg.
• Mit Karte kassieren (Tap to Pay, folgt in Kürze) – die Kund:in hält Karte, Handy oder Uhr direkt an dein iPhone. Nach „Karte bereithalten …“ und „Zahlung wird geprüft …“ meldet die App z. B. „149,00 € bezahlt.“ Klappt es nicht, stehen Erneut versuchen und Zahlungslink zeigen zur Wahl. Einrichtung unter Mein Konto › Kasse.

Die App bucht dabei nichts selbst: Als bezahlt gilt die Rechnung erst, wenn Stripe die Zahlung bestätigt hat.

Hund

Ein Tipp auf einen Hund zeigt Besitzer:in, Informationen (Rasse, Geburtstag, Chip usw.), Notizen, Dokumente und Formulare zum Hund. Über + legst du dort direkt ein Formular, eine Notiz oder ein Dokument zum Hund an. Verstorbene Hunde sind mit 🕊️ und grauem Foto gekennzeichnet.

Aktionen im Kundenprofil

Über + oben rechts – dort steht auch In die App einladen (siehe oben):

Einzeltraining

+ › Einzeltraining legt ein Einzeltraining für diese Kund:in an – das Formular ist mit der zuletzt gebuchten Leistung und dem Hund vorbelegt. Alles Weitere unter Einzeltraining anlegen.

Als Teilnehmer hinzufügen

Wofür: Die Kund:in fragt auf dem Platz „Kann ich nächste Woche auch mitkommen?“ – du trägst sie direkt ein.

1. + › Als Teilnehmer hinzufügen.
2. Art wählen: Kurse, Gruppen oder Veranstaltungen.
3. Angebot wählen. Freie Plätze stehen dabei.
4. Bei offenen Gruppen den Termin wählen. Bei geschlossenen Gruppen Teilnahme ab wählen und optional Nur eine Anzahl Termine – ohne Anzahl gilt die Teilnahme für alle folgenden Termine.
5. Hund wählen (oder „Ohne Hund“).
6. Hinzufügen tippen.

Danach: Die App meldet „… nimmt jetzt an … teil.“ Ist das Angebot voll, fragt sie „Ausgebucht – Trotzdem hinzufügen?“. Mit Trotzdem hinzufügen trägst du die Person über die Teilnehmerzahl hinaus ein.

Karte anlegen

Wofür: Die Kund:in kauft vor Ort eine Mehrfachkarte, z. B. eine 10er-Karte.

1. + › Karte anlegen.
2. Leistung wählen – die Karten-Leistungen legst du im Web an.
3. Optional unter Weitere Optionen: Gesamt und Verfügbar (weniger verfügbar als gesamt übernimmt einen Restbestand, z. B. von einer Papierkarte), Gekauft am und Gültig bis.
4. Rechnung festlegen:
   • Rechnung erstellen + Versenden – die Rechnung wird festgeschrieben und per E-Mail an die Kund:in geschickt.
   • nur Rechnung erstellen – die Rechnung bleibt ein Entwurf im Web, den du dort prüfen und versenden kannst.
   • ohne Rechnung – nur die Karte wird angelegt.
5. Anlegen tippen.

Danach: Die App meldet z. B. „Karte angelegt, Rechnung … an … gesendet.“ und öffnet die Rechnung bzw. die Karte.

Formular erstellen

Wofür: Die Kund:in soll z. B. einen Anamnesebogen oder eine Einverständniserklärung ausfüllen.

1. + › Formular erstellen.
2. Vorlage wählen – Formular-Vorlagen legst du im Web an.
3. Per E-Mail senden ein- oder ausschalten.
4. Erstellen tippen.

Danach: Du bekommst einen Link, den du mit Link kopieren oder Link teilen z. B. per Nachricht weitergibst. Mit E-Mail-Versand geht er sofort an die Kund:in. Die Kund:in füllt das Formular ohne Anmeldung aus. Ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, teilst du den Link selbst. Sitzt die Kund:in gerade bei dir, öffnest du das Formular mit Jetzt ausfüllen sofort – siehe Formular gemeinsam ausfüllen.

Formular gemeinsam ausfüllen

Wofür: Einen Anamnesebogen oder Befund im Termin zusammen mit der Kund:in durchgehen, statt ihn vorher allein ausfüllen zu lassen.

1. Kundenprofil oder Hund öffnen.
2. Unter Formulare beim offenen Formular Ausfüllen tippen. Direkt nach dem Erstellen heißt der Knopf Jetzt ausfüllen.
3. Das Formular öffnet sich bildschirmfüllend. Ihr geht es Schritt für Schritt durch, gespeichert wird nach jedem Schritt.
4. Im letzten Schritt gib das Gerät der Kund:in: Einwilligungen und eine Unterschrift bestätigt sie selbst. Dann Formular absenden.
5. Formular schließen.

Danach: Du bist zurück im Profil, das Formular steht auf Ausgefüllt. Wie beim Ausfüllen über den Link landen die Antworten als PDF bei der Kund:in bzw. beim Hund, Angaben wie Rasse oder Geburtstag werden übernommen, und die Inhaber:in wird benachrichtigt. Ausfüllen gibt es bei jedem offenen Formular – auch bei Formularen, die du im Web angelegt hast oder die bei einer Buchung automatisch verschickt wurden. Ausgefüllte Formulare zeigen keinen Knopf mehr.

Notiz

Wofür: Beobachtungen, Absprachen oder Hausaufgaben festhalten.

1. + › Notiz.
2. Text schreiben, optional mit Fett, Kursiv und Listen.
3. Für Kund:in sichtbar – aus (Standard): nur das Team sieht die Notiz. An: die Kund:in sieht sie in der App und im Kundenportal.
4. Sichern tippen.

Eigene Notizen kannst du später antippen und ändern oder per Wischen löschen; Inhaber:innen und Admins auch die Notizen anderer. Bei Notizen aus Vorlagen schaltest du in der App nur Für Kund:in sichtbar um, den Text änderst du im Web. Mit Für Kund:in sichtbar bekommt die Kund:in beim ersten Freigeben eine Mitteilung in der App, aber keine E-Mail. Freigegebene Notizen sieht sie unter Mein Konto › Notizen, Notizen am Hund beim Hund.

Dokument

Wofür: Trainingspläne, Fotos vom Impfpass, Videos einer Übung oder unterschriebene Unterlagen ablegen.

1. + › Dokument.
2. Quelle wählen: Dokument scannen, Foto oder Video aufnehmen (Videos bis 2 Minuten), Aus Fotos wählen oder Aus Dateien wählen.
3. Optional eine Notiz ergänzen und Für Kund:in sichtbar einstellen (Standard: nur intern).
4. Hochladen tippen.

Ist Für Kund:in sichtbar an, bekommt die Kund:in beim ersten Freigeben eine Mitteilung in der App. Eigene Dokumente kannst du später über Bearbeiten ändern (Notiz, Sichtbarkeit) oder löschen.