Gruppen können wie Kurse und Veranstaltungen über eine Option in den Leistungen verbindlich gebucht werden. Darüber hinaus gibt es weitere Buchungsoptionen für Gruppen.
Buchungsoptionen
Buchbar bis
Optional kann angegeben werden, wie viele Stunden vor Beginn der Gruppentermin noch gebucht werden kann. Wenn kein Wert angegeben wird, ist der Termin bis zum Beginn buchbar.Min. Teilnehmer
Wird die Mindestteilnehmerzahl bis zum Buchungsende (berechnet aus der Option ‘Buchbar bis’) nicht erreicht, wird die Gruppe abgesagt und alle angemeldeten Teilnehmer werden informiert.Buchungsbenachrichtigung
Der oder Die Trainer:innen werden benachrichtigt, sobald sich ein Kunde für die Gruppe anmeldet oder seine Anmeldung storniert.Status
Stornierungen und Buchungen von Kunden werden ab sofort protokolliert. Dadurch könnt ihr im Verlauf einsehen, wie oft ein Kunde einen Termin storniert hat.Offene Gruppe
Mit bestehenden Mehrfachkarten-Guthaben
Kunden können Termine mit ihrem vorhandenen und gültigen Mehrfachkarten-Guthaben buchen. Die Anzahl der Einheiten wird direkt von der Karte abgezogen und die Teilnahme auf bezahlt gesetzt. Zudem werden bereits gebuchte zukünftige Termine von dem Guthaben abgezogen. Die Termine können innerhalb der festgelegten Stornierungsfrist storniert werden und das Guthaben wird der Karte gutgeschrieben. Über diese Änderung werden eure Kunden entsprechend informiert.Kauf einer Mehrfachkarte
Wenn das Guthaben nicht ausreicht, können Kunden eine Mehrfachkarte kaufen. Es besteht die Option, Karten als “online buchbar” festzulegen. Ist diese Option aktiviert, kann der Kunde die Karte direkt erwerben. Nach dem Kauf wird die Mehrfachkarte erstellt, eine Rechnung wird generiert und per E-Mail an den Kunden versendet. In den Leistungseinstellungen für Karten kann nun die Anzahl der Einheiten und eine Gültigkeit angegeben werden (3 Monate, 6 Monate, 12 Monate)
Buchungsbestätigung Mehrfachkarte
Einzelteilnahme
Kunden haben auch die Möglichkeit, einzelne Termine zu buchen. Diese können zu einem gewünschten Zeitpunkt in Rechnung gestellt werden. Optional kann auch festgelegt werden, dass diese Termine im Voraus bezahlt werden müssen. Beispiel: Maria bucht drei Termine für die offene Gruppe “Social Walk”. Sie bucht verbindlich und erhält eine Rechnung über drei Gruppenstunden zum Normalpreis. Intern wird automatisch eine 3er Mehrfachkarte für sie angelegt und die drei Einheiten werden abgezogen. Wenn Maria nun einen oder alle Termine storniert, werden die entsprechenden Einheiten auf ihrer 3er Mehrfachkarte wieder gutgeschrieben.Abonnement
Leistung der Gruppe
Nach dem Update solltet ihr unbedingt die Leistung der Gruppe anpassen, wenn ihr Gruppen über ein Abonnement abrechnet. Wählt dazu die Leistung eine Leistung aus der Kategorie Gruppenstunde aus und aktualisiert die bisherige Abonnement-Leistung in den Einstellungen.
Buchungsbestätigung Abonnement
Pakete
Mehrere Mehrfachkarten können zu Paketen zusammengefasst und vom Kunden gebucht werden. Dazu wird in den Leistungen eine Leistung mit der Kategorie “Paket” angelegt und die enthaltene Karte hinzugefügt.
Beispiel
Das Welpenpaket beinhaltet 5x Gruppenstunden und 5x Einzelstunden. Der Welpengruppe ist die Leistung “Gruppenstunde 20€/Std” zugeordnet und hat die 5er Karte als Mehrfachkarte hinterlegt. Das Welpenpaket wird daher in der Welpengruppe angezeigt.
Halb-Offene / Geschlossene Gruppen
Die oben beschriebenen Änderungen gelten auch für halboffene Gruppen. Hier gibt es jedoch einige zusätzliche Änderungen. In halboffenen Gruppen wird das Guthaben nicht im Voraus von der Mehrfachkarte abgebucht, sondern wie üblich einen Tag nach dem Termin.
Einzelstunden
